- •Лекция 8
- •3. Требования к подготовке документов
- •3.1. Составление текстов документов
- •3.1.1. Текст документа и его содержание
- •3.1.2. Содержание текста документа и его конструкции
- •3.1.3. Основные правила составления текста
- •3.1.4. Оформление управленческих документов
- •1. Общие требования
- •2. Оформление управленческих документов
- •3. Правила оформления отдельных реквизитов
- •3.1.4 Реквизит «Регистрационный номер»
- •3.2.2 Реквизит «Код организации»
- •3.2.3 Реквизит «Наименование организации»
- •3.2.4 Реквизит «Справочные данные об организации»
- •3.3 Реквизиты, идентифицирующие адресат
- •3.4 Реквизиты, определяющие содержание документа
- •3.4.1 Реквизит «Заголовок к тексту»
- •3.4.2 Реквизит «Текст»
- •3.5.2 Реквизит «Печать»
- •3.5.3 Реквизит «Гриф утверждения»
- •2 Утверждено Приказом директора оао «Рубин» от 12.09.2003 № 45 вариант:
- •3.5.4 Реквизит «Гриф согласования»
- •10.02.2003
- •3.5.5 Реквизит «Резолюция»
- •3.5.6 Реквизит «Отметка о заверении копии»
- •3.6 Реквизиты, содержащие сведения о прохождении и исполнении документа
- •3.6.1 Реквизит «Отметка о контроле»
- •3.6.2 Реквизит «Отметка об исполнителе»
- •3.6.3 Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
- •3.6.4 Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»
- •Оао «Вымпел»
- •3.6.5 Реквизит «Идентификатор электронной копии документа»
Лекция 8
3. Требования к подготовке документов
3.1. Составление текстов документов
3.1.1. Текст документа и его содержание
Документирование управленческой деятельности начинается с выбора вида документа, соответствующего данной ситуации.
Вид документа определяет требования к изложению и форме документа.
Текст служебного документа - это, выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст документа должен содержать:
достоверную и аргументированную информацию,
изложенную ясно, убедительно и кратко,
при нейтральном тоне автора.
Краткость достигается:
отбором необходимой и достаточной информации,
исключением повторений текста,
исключением излишних подробностей.
Ясность и подбор слов достигается:
смысловой точностью подбора слов
использованием прямого порядка слов в предложении, когда
- сказуемое следует за подлежащим
- определяемое за определением.
Например:
«осложнения возникли», «кредит предоставлен»
или
«некачественный товар», «исполненное обязательство»
В русских письмовниках XIX века говорится, что составитель письма должен был неукоснительно соблюдать «Табель о рангах»: «... первая обязанность пишущего - помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем».
Тексты служебных документов состоят, как правило, из трех частей:
Введение - призвано объяснить, чем вызвана необходимость составления данного документа;
Констатирующая (описательная) - приводятся факты, описываются события, доказываются обстоятельства;
Заключение - содержит выводы, предложения, распоряжения, просьбы и т.п.
Содержание текста должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами (связанные документы).
3.1.2. Содержание текста документа и его конструкции
Текст документа, как правило, имеет несколько аспектов содержания.
Под аспектом понимается мысль, выраженная одним или несколькими предложениями.
Составление текста предполагает:
Выделение аспектов содержания;
Их формализация;
Форматирование в абзац.
Стандартная синтаксическая конструкция (ССК) - это одно или несколько предложений в едином целом, т.е. в одном аспекте.
Для построения ССК используются наборы готовых фраз или словосочетаний в соответствии, с которыми можно было бы сформулировать свою мысль.
Модель ССК |
Варианты реализации модели |
«Извещаем, что ...»
«Напоминаем Вам, что ...» |
... мы сократили на ... месяц срок ...
... по истечении указанного срока фирма не несет ответственности за ... |
Модели и ССК используемые во ВВЕДЕНИИ (Объяснение мотивов) | |
«В связи ...» |
... с необходимостью проведения ... ... с тяжелым положением ... ... с производственной необходимостью ... |
«На основании ...» |
... ранее принятых решений ... ... приказа директора от ... № ... |
«В соответствии ...» |
... с условиями договора ... ... с ранее достигнутой договоренностью ... ... планом мероприятий по ... ... с Законом РФ ... от ... № ... |
«С целью ...» |
... совершенствования ... ... достижения эффективности ... ... обеспечения выполнения ... |
«В ответ ...» |
... на Вашу просьбу о ... ... на Ваше письмо ... |
«В подтверждение ...» |
... нашей договоренности ... ... нашего телефонного разговора ... |
«Согласно ...» |
... Вашей просьбе ... ... постановлению Правительства РФ ... от ... ... договору аренды от ... № ... ... приказу директора ... от ... № ... |
«Ввиду ...» |
... срочности заказа ... ... непредвиденных обстоятельств ... ... невозможности взыскания ... |