Лекция 3

2. Организация работы с документами предприятия

2.1. Номенклатура дел, ее сущность и содержание. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел

2.1.1. Номенклатура дел: определение и функциональное назначение

2.1.2. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел: общий порядок и особенности

2.1. Номенклатура дел, ее сущность и содержание. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел

Организация эффективного делопроизводства немыслима без предварительного создания для этого соответствующих условий. Одним из таких условий является разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.

Сводной номенклатуре дел должна предшествовать разработка номенклатур дел структурных подразделений.

Функциональное назначение номенклатуры дел заключается:

1. в организации группировки исполненных документов в дела;

2) в обеспечении правильного и быстрого поиска дел и документов, хранящихся в составе соответствующих дел;

3) в систематизации и учете дел, закреплении их индексов;

4) в определении сроков хранения дел, а также документов, хранящихся в составе соответствующих дел.

Кроме того номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, а также для разработки информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия.

2.1.2. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел: общий порядок и особенности

Номенклатура дел вновь образованных в составе предприятия структурных подразделений подлежит разработке в течение месяца, исчисляемого с момента внесения соответствующих изменений в штатное расписание предприятия.

В этом случае документы, образующиеся в процессе деятельности предприятия, сразу будут распределяться между соответствующими делами, а не накапливаться в неприспособленных для этой цели местах. Номенклатура дел разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства.

Разработка номенклатуры дел предусматривает:

1. изучение руководящих документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий, и сроки их хранения;

2) предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение;

3) предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов;

4) составление и оформление проекта номенклатуры дел;

5) согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в необходимых случаях – его уточнение и дополнительное оформление;

6) утверждение проекта номенклатуры дел руководителем предприятия.

При определении перечня документов, образующихся в деятельности предприятий, и сроков их хранения следует руководствоваться:

1. учредительными документами предприятия;

2) положениями о структурных подразделениях предприятия;

3) перечнями документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения;

4) номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет;

5) описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

6) документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.

Особое внимание следует обратить на содержание Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения. Перечень построен по функциональному признаку и состоит из 2-х частей.

Первая часть – «Документы, образующиеся в управленческой деятельности»:

документацию, отражающую организационно-распорядительные функции управления;

документацию по планированию деятельности;

документацию по ценообразованию, финансированию, кредитованию и налогообложению деятельности;

документацию по отчетности и учету результатов деятельности;

документацию по организации экономических, научно-технических и культурных связей;

документацию по информационному обслуживанию;

документацию по организации труда и трудовым отношениям;

документацию по кадрам;

документацию по материально-техническому обеспечению;

документацию по административно-хозяйственному обслуживанию;

документацию по социально-бытовому развитию;

документацию по вопросам деятельности профсоюзов.

Документы в составе перечня расположены в порядке убывания значимости, в логической последовательности. Сроки хранения, указанные в Перечне, являются едиными для соответствующих документов, независимо от формы собственности организаций. При переформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года) изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период – в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. На основе полученных сведений производится предварительное определение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.

Определение примерных формулировок заголовков дел должно производиться согласно нижеследующим общим правилам:

1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную и видовую принадлежность.