Делопроизводство

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНСТИТУТ ТРУДОВЫХ И СОЦИАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ

Кафедра социально-гуманитарных дисциплин

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Пособие

Гомель 2006

УДК 35.077.1 ББК 65.050.2 я 73 Д 29

Автор-составитель: В.А. Скачкова, кандидат филологических наук, доцент кафедры социально-гуманитарных дисциплин ГФ УО ФПБ «МИТСО»

Рецензенты: Н.М. Дубровская, старший преподаватель кафедры социальногуманитарных дисциплин Гомельского филиала Международного института трудовых и социальных отношений В.В. Невзоров, кандидат технических наук, доцент кафедры коммерческих технологий и торговли БТЭУ ПК

Рекомендовано научно-методическим советом Гомельского филиала УО ФПБ «Международного института трудовых и социальных отношений» 14.09.2005 г., протокол № 1 для студентов Гомельского филиала МИТСО.

Д29 Делопроизводство: пособие / Автор-составитель В.А. Скачкова. – Гомель: ГФ УО ФПБ «МИТСО», 2006.

ББК 65.050.2

© Автор-составитель: Скачкова В.А., 2006 © ГФ УО ФПБ «МИТСО», 2006

2

ПРЕДИСЛОВИЕ

В настоящее время знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

Цель настоящего учебного пособия – ознакомить студентов и практических работников с требованиями стандартов и методических рекомендаций по составлению важнейших документов, использующихся в коммерческой работе различных предприятий.

Учебное пособие содержит материал, который позволит студентам приобрести необходимые знания и умения читать, составлять и оформлять организаци- онно-распорядительные документы, вести служебную переписку по важнейшим вопросам коммерческой деятельности, составлять документы по товарным операциям.

3

1.ПРЕДМЕТ «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

1.Понятие делопроизводства

2.Задачи делопроизводства

3.Документирование

4.Документооборот

Делопроизводство, или документационное управление, представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих функций.

В основе управленческой деятельности любой организации (от министра до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов.

Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Задачи делопроизводства в организации:

•изготовление необходимых документов;

•отражение работы организации в документах;

•обеспечение быстрого поиска нужной информации;

•контроль над своевременным исполнением и правильным оформлением документов;

•сохранность коммерческой (государственной, служебной) тайны;

•экономия затрат времени и сил работников организации.

Структура делопроизводства включает документирование и документооборот. В свою очередь документирование состоит из двух частей: системы документации и системы документирования.

Документирование – процесс фиксации информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование строго регламентировано нормативными актами.

Система документации – это совокупность документов, определенным образом упорядоченных, взаимосвязанных и составляющих целостное системное образование.

В учреждениях и организациях система документации определяется номенклатурой дел – систематизированным перечнем наименований дел, оформленных в установленном порядке, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения), с указанием сроков их хранения.

Документооборот – это процесс прохождения документа по инстанциям с момента его создания (получения) и до завершения исполнения (отправки).

Процесс документооборота состоит из следующих стадий:

• прием и первоначальная обработка документов и корреспонденции (ознакомление, сортировка, регистрация, рассмотрение документов руководителями, нало-

4

жение резолюций);

•непосредственное исполнение документов;

•отправка документов и корреспонденции;

•контроль и проверка исполнения документов;

•хранение документов.

Выполнение задач делопроизводства возлагается на секретариаты (канцелярии), которые обеспечивают прием и регистрацию документов; учет документации, поступающей в организацию, отправляемой или хранящейся; передачу документов исполнителям; контроль над исполнением документов.

2.ДОКУМЕНТ

1.Значение документов в управлении

2.Понятие документа

3.Функции документов

Любое управленческое решение выносится на основе информации. Правильность принятого решения зависит:

•от полноты представленной информации;

•достоверности информации;

•своевременности ее представления. Информация может быть представлена:

•в устной форме;

•в документированной форме.

Термин «документ» появился в России в ХVII в. и означал «способ доказательства».

Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т. к. они:

•отражают деятельность организации;

•на их основе принимаются управленческие решения;

•являются главным аргументом в спорных ситуациях;

•являются гарантом прав на недвижимость, собственность. Документ обеспечивает:

•закрепление информации;

•сбор информации;

•обработку информации;

•использование информации;

•хранение информации.

Формы управления тесно связаны с видами документов, например:

•учет – с написанием различных отчетов;

•планирование – с составлением планов;

•инструктирование – с разработкой методик, инструкций;

•руководство – с изданием приказов, распоряжений.

Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм

5

и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на чтолибо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документы используются в различных областях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Система документирования представляет собой составление, оформление и изготовление документов.

Вшироком смысле слова документом принято считать материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенной для ее передачи во времени и пространстве. Документ в узком смысле слова – это деловая бумага, юридически подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо.

Вправовом отношении под документом понимаются письменные доказательства, факты, события, имеющие значение для правильного разрешения дела. В гражданском процессе и праве документом признается составленная по соответствующей (или произвольной) форме бумага, подтверждающая чьи-либо права на что-либо. В управленческой деятельности документом считается соответствующим образом оформленный материальный носитель информации, имеющий юридическую силу.

Впроцессе управления для передачи информации используются различные материальные носители: бумага, магнитная лента, фотопленка, дискеты и др.

Потребность в переносе информации на какой-либо материальный носитель обусловлена необходимостью постоянно передавать ее во времени и пространстве.

Информация используется для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, является основанием для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Вуправленческой деятельности документ выступает и как предмет труда и как результат труда.

Основные функции документов:

1. Информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

2. Организационная. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.

3. Коммуникативная. Внешние связи предприятий и организаций.

4. Юридическая. Содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

5. Воспитательная. Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

6. Функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества

6

3.КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

1.Понятие классификации документов

2.Виды классификации

Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания. Формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Условно документы можно разделить на следующие группы.

В зависимости от места возникновения и направления движения документы подразделяются на:

•исходящие – документы, которые отправляются гражданам или из одной организации в адрес другой;

•входящие – документы, поступающие в организацию из других адресов;

•внутренние – документы, созданные в самой организации и не подлежащие отправлению.

В зависимости от количества лиц, участвующих в создании документов:

•односторонние;

•двухсторонние (многосторонние).

По ограничению доступа к документам:

•секретные (особой важности, совершенно секретные и секретные);

•несекретные.

По форме документы могут быть:

•индивидуальные (создаются в произвольной форме);

•типовые (представляют собой образец, на основе которого строятся тексты документов аналогичного содержания);

•трафаретные (часть документа отпечатана заранее).

По способу фиксации информации документы подразделяются на рукописные,

печатные, электронные, графические, звуковые, видео- и фотодокументы.

По срокам хранения различают документы постоянного и временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет.

По роду деятельности документы подразделяются на системы документации:

•организационно-правовая документация;

•плановая документация;

•распорядительная документация;

•информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

•отчетная документация;

•документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

•финансовая документация; документация по материально-техническому

7

обеспечению; договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Различают документы-подлинники – документы, соответствующим образом оформленные и подписанные (утвержденные) автором (исполнителем, руководите-

лем) и документы-копии.

Копия – это документ, воспроизводящий подлинник.

Виды копий:

•факсимильная копия – это копия документа, отражающая все без исключения особенности подлинника (фотокопия, ксерокопия);

•свободная копия, содержащая всю информацию подлинника, но без графического соответствия последнему (воспроизводится лишь содержание подлинника);

•выписка – копия, содержащая полное воспроизведение какой-либо части документа (выписка из протокола, инструкции, положения);

•дубликат-копия – создается взамен утраченного или поврежденного подлинника и имеет юридическую силу подлинника.

В последнее время выделяют еще один классификационный признак – форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и фак-

совые отправления.

Однако электронная почта и телефакс используются для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлениями.

4. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)

1.Понятие службы ДОУ

2.Функции ДОУ

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.

п.).

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции:

•внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;

•разработку и внедрение рациональных форм документов, организацию работы

сучетом ведомственной специфики;

•контроль над соблюдением стандартов на документы;

•экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям;

•регистрацию документов и учетно-справочную работу;

•контроль над исполнением документов;

•формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования;

8

•оформление, издание и рассылку документов;

•машинописное изготовление, копирование и размножение документов;

•организационное и методическое руководство, контроль над работой с документами в структурных подразделениях организации.

5.УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.Понятие унификации

2.Формуляр-образец

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава реквизитов и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения их количества, типизации форм, снижения трудоемкости обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники и ПЭВМ.

Унифицированный документ должен иметь оптимальное число необходимых реквизитов, постоянное место расположения их на бумаге, а также определенный формат бумаги.

Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположением на носителе информации в опреде-

ленном порядке, представляют унифицированную форму документа (УФД).

УФД должны соответствовать требованиям международных и межгосударственных документов, устанавливающих структуру, состав реквизитов, форм.

УФД на бумажном носителе рекомендуется проектировать на основе формуля-

ра-образца.

Формуляр-образец строится для одного или нескольких документов, относящихся к одной кодекс-теме УСД по ОК РБ 010-95 (Общегосударственный классификатор Республики Беларусь). Он должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные исходные документы.

Формуляр-образец состоит из трех частей: заголовочной, основной и оформляющей (Приложение 1 – 2).

Разработка единой схемы построения организационно-распорядительной документации (ОРД) на основе формуляра-образца позволяет:

•значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;

•упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;

•облегчить поиск и обработку документов;

•повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники;

•укрепить государственную дисциплину.

Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифи-

9

цированные системы документов (УСД). УСД – это система документации, соз-

данная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (СТБ 6.10.1–95).

Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов, а также совокупности их размещения.

Основными задачами УСД являются:

•обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов;

•сокращение количества существующих форм документов;

•упорядочение информационных потоков.

Работы по унификации документов включают:

•установление номенклатуры действующих форм;

•построение единой модели документов для группы однородных задач с использованием формуляра-образца;

•разработку структур документов;

•создание общих синтаксических правил построения документа;

•определение методов контроля информации документа.

Унифицированные системы документации включают:

•документы международных организаций, устанавливающие унифицированные системы документов;

•межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, которые применяются органами, управлениями и организациями стран СНГ;

•стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, которые применяются на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивают единый порядок проведения этих работ;

•нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения.

Для достижения большего единообразия документов необходимо установить единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики. Стандартизируется также терминология, где каждому термину дается четкое однозначное определение.

Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Термин «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами:

1)она устанавливает на длительное время общегосударственные общеобразовательные нормы создания документов с гарантией их соблюдения;

2)это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров,

10