Учебный элемент

Код

Наименование: Ведение договора поставки

Профессиональная область: Коммерция

Дата издания Санкт-Петербург, 1999

Стр. 3

УЧЕБНЫЙ

ЭЛЕМЕНТ

Наименование:

Ведение Договора поставки

Профессиональная область:

Коммерция

Код:

ЦЕЛИ

Изучив данный учебный элемент, Вы сможете:

• обработать договор

• обработать документы, подтверждающих выполнение условий договора

ОБОРУДОВАНИЕ, МАТЕРИАЛЫ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ СРЕДСТВА

Количество	Название и описание
1 1	Папка-регистратор Журнал регистрации

СОПУСТВУЮЩИЕ УЧЕБНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ И МАТЕРИАЛЫ

• Ведение учета информации о поставщиках

• Оформление деловой переписки

• Обработка и регистрация деловой переписки

· Примерное время работы с учебным элементом – 2 час.

Введение: Что такое ведение Договора?

После того, как вы оформили Договор поставки (см. учебный элемент “Составление проекта Договора поставки”),

Вам нужно:

• обработать Договор;

• следить за исполнением поставщиком условий Договора

Работа, связанная с контролем за исполнением поставщиком условий Договора, и называется введением Договора.

Ведение Договора фактически означает обработку Договора и документов, поступающих от поставщика, по мере исполнения условий Договора.

Таким образом, работа, связанная с ведением Договора поставки включает в себя два этапа:

I. Обработка Договора

II. Обработка документов, подтверждающих выполнение условий договора

Для обработки Договора и документов, подтверждающих выполнение его условий Вам понадобятся следующие материалы:

• Журнал регистрации Договоров

• Папка-регистратор для подшивки Договора

• Договор поставки

• счет об оплате товара

• накладная о поступлении товара на склад.

• картотека поставщиков

I. Обработка Договора

Для того, чтобы обработать Договор Вам Нужно:

1. Провести регистрацию Договора

2. Подшить Договор.

1. Регистрация Договора

Регистрацию Договоров проводят для учета договорных отношений с поставщиками и контроля за исполнением условий по Договору.

Регистрация Договора заключается в том, что Вам нужно:

• завести журнал регистрации Договоров, если он еще не был заведен

• внести данные Договора в журнал регистрации Договоров

Какую информацию о Договоре Вам следует внести в журнал регистрации?

Как правило, она сводится к следующей:

• номер Договора и дата составления Договора

• наименование поставщика

• вид товара и его количество

• сумма поставки

• срок оплаты и форма оплаты

• срок поставки товара

• срок исполнения Договора

• дату оплаты товара

• дату поступление товара

Вы можете по своему усмотрению уменьшить или увеличить перечень регистрируемой информации.

Формуляр журнала регистрации Договоров может иметь следующий вид:

Образец формуляра в журнале регистрации Договоров:

№ п\п

Дата составления

наименование поставщика

Наименование товара

Количество товара

Сумма поставки

Срок оплаты

Форма оплаты

Срок постав ки

Срок исполнения Договора

Дата оплаты товара

Дата поступления товара

¶

·

¸

¹

º

»

¼

½

¾

¿

¶¶

¶·

Позиция ¶

Указание на порядковый номер

Каждому Договору присваивается порядковый номер.

Порядковый номер берется из журнала регистрации Договоров, в котором есть номер последней записи. Регистрируемому Договору присваивается следующий по порядку номер. Например, если последняя запись в журнале была за № 4, то следующая идет под № 5.

Например:

	5.

Позиция ·

Указание на дату составления Договора

Дата включает в себя день, месяц и год. Допускается запись даты цифрами.

Например:

	25.05.99г.

Позиция ¸

Указание на наименование поставщика

Допускается запись наименования поставщика в сокращенном виде. Наименование поставщика выписываете из преамбулы Договора.

Например:

	ЗАО “Дизайн Плюс”

Позиции ¹

Указание на наименование товара

Здесь записывается наименование товара так, как записано в предмете Договора. Это может быть вид товара или группа товаров.

Например:

	холодильник Минск-200

или

	холодильники

Позиция º

Указания на количество товара

Количество товаров по Заказу записывается вместе с единицей измерения. Допускается общепринятое сокращение единиц измерения. Главное, чтобы было понятно.

Например:

	24 шт. (кг, меш., кор., пач. и т.д.)

Позиция »

Указание на сумму поставки

Сумма поставки по Договору пишется цифрой вместе с ценой платежа. Сумму поставки выписываете из предмета Договора.

Например:

	12,5 тыс. руб.

Позиции ¼, ¾, ¿

Указание на срок оплаты - Позиция ¼,

срок поставки товара - Позиция ¾,

срок исполнения Договора - Позиция Ó

Срок включает в себя день, месяц и год. Допускается запись даты цифрами.

Например:

	25.05.99г.

Позиция ½

Указание на форму оплаты

Форму оплаты Вы записываете словами, взятыми из Договора.

Например:

	в форме 100 % предоплаты

Позиции ¶¶ и ¶· не заполняются при регистрации Договора.

Эти позиции заполняются тогда, когда наступает момент исполнения действия по Договору (см. РазделII “Обработка документов подтверждающих выполнение условий по Договору”

Позиция ¶¶

Указание на дату оплаты

Вы заполняете после поступления счета об оплате товара.

Позиция ¶·

Указание на дату поступления товара

Вы заполняете после поступления товара на склад по накладной.

2.Подшивка Договора.

Помните, что договор составляется в двух экземплярах, один экземпляр храниться у Вас, другой – у поставщика.

Для учета заключенных Договоров, Вы должны завести папку, в которой Вы будете хранить свои экземпляры Договоров. На этой папке Вы пишете ее название: “Договора”.

Если эта папка уже была ранее заведена, Вы подшиваете свой экземпляр оформленного Договора, после того как его зарегистрировали.

Подшивка осуществляется снизу вверх по порядку оформления Договоров - сверху всегда лежит последний оформленный и зарегистрированный Договор.

На этом обработка Договора поставки заканчивается. После этого Вам необходимо следить за исполнение его условий поставщиком.