УЧЕБНЫЙ

ЭЛЕМЕНТ

Наименование:

Ведение учета информации по поставщикам

Профессиональная область:

Коммерция

Код:

ЦЕЛИ

Изучив данный учебный элемент, Вы сможете:

• Создавать карточки с данными по поставщикам для картотеки.

• Обновлять информацию на карточках.

  ОБОРУДОВАНИЕ, МАТЕРИАЛЫ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ СРЕДСТВА

Количество	Название и описание
1	Картотека с набором карточек

СОПУСТВУЮЩИЕ УЧЕБНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ И МАТЕРИАЛЫ

• "Поиск, систематизация и анализ коммерческой информации"

• "Поиск информации о поставщиках"

• "Информационное обеспечение маркетинга"

• Ш.Атре "Структурный подход к организации баз данных"

· Примерное время работы с учебным элементом –

Введение: Зачем нужна картотека поставщиков

Эффективным и простым средством ведения учета информации о поставщиках является работа с картотекой – набором карточек, на которых записывается необходимая информация.

Преимущества картотеки:

• Простота и дешевизна ведения - для ведения картотеки необходимы только бумажные карточки определенного размера и ящичек или папка для их хранения

• Возможность структурировать информацию на карточке – то есть помещать одинаковую информацию о каждом поставщике в одном и том же месте карточки

• Возможность группировать информацию произвольным образом – как правило информация располагается по алфавиту названий поставщиков, но можно разложить карточки в любом другом порядке.

• Простота внесения изменений – при необходимости, вы можете просто добавить новую карточку либо скрепив ее со старой, либо заменив старую карточку новой.

Вид стандартной карточки для картотеки формата А6 147х105 мм (см:

I. Создание карточки с данными по поставщикам для картотеки.

При работе с картотекой вам с самого начала нужно продумать:

• какая информация о поставщиках вам нужна;

• как расположить информацию на карточке.

Какая информация о поставщиках вам нужна?

1. Поисковая информация

   это информация, которая позволит вам быстро найти нужную карточку или сгруппировать карточки по какому либо признаку.

2. Идентификационная информация

   это информация, которая позволит вам однозначно определить данного конкретного поставщика

3. Контактная информация

   это информация, которая понадобиться вам для быстрого установления связи с поставщиком

4. Информация о предлагаемой продукции

   это информация, которая позволит вам получить необходимое представление о товарах или услугах, реализуемых поставщиком.

5. Дополнительная информация

   это информация, которая нужна вам для сравнения условий поставки данного поставщика с другими.

6. Информация об актуализации

эта информация, которая поможет вам выяснить, насколько актуальна записанная на карточке информация о поставщике.

Как расположить информацию на карточке?

Традиционное расположение информации на карточке представлено на рис.2.

Обычно ее распределяют так (см. рисунок 2):

2. Поисковая информация:

1. Название поставщика

2. Регион

3. Основной вид деятельности

4. Номер карточки в картотеке

Располагается поисковая информация в верхней строке карточки.

1. Идентификационная информация:

1.ИНН

2.Организационно-правовая форма

3. Коды по ОКОНХ и ОКПО

4. Юридический адрес, включающий почтовый индекс, страну, город

5. Фактический адрес, включающий почтовый индекс, страну, город

6. Банковские реквизиты

Располагается идентификационная информация в левой верхней части карточки.

На случай изменения каких-либо реквизитов вам обязательно нужно предусмотреть место для внесение добавлений или исправлений.

0. Контактная информация

1. Телефон

2. Факс

3. Электронная почта

4. Интернет-сайт

5. Телетайп

6. Фамилии, имена и отчества контактных лиц и руководителей поставщика с необходимой личной информацией (дни рождения, увлечения, имена супругов и детей)

Располагается контактная информация в правой верхней части карточки.

На случай изменения каких-либо реквизитов вам обязательно нужно предусмотреть место для внесения добавлений или исправлений.

0. Информация о предлагаемой продукции

1. Наименование товара или услуги

2. Параметры качества - описание

3. Технические характеристики - описание

Располагается эта информация в средней части карточки. Чаще всего она оформляется в виде таблицы.

0. Дополнительная информация

1. Минимальные и максимальные отгружаемые партии товара

2. Транспортировка

3. Оплата

4. Наличие необходимых сертификатов или лицензий

5. Наличие национальных и религиозных праздников

Располагается дополнительная информация внизу карточки слева.