Программа семинара: 1. Техника самоменеджмента · Время как ресурс · Цели и функции самоменеджмента · Временной капитал · Инвентаризация времени · Оценка собственной организованности 2. Постановка целей · Поиск и нахождение целей · Система целей: долгосрочные, среднесрочные и текущие цели 3. Планирование времени · Принципы и правила планирования рабочего времени · Дневной план (метод "Альпы", дневник времени ДВ) 4. Принятие решений · Принятие решения - установление приоритетности дел · Соотношение временных затрат и получаемых результатов ( принцип Парето) · Установление приоритетов при помощи анализа АБВ · Принятие оперативного решения по установлению приоритетов в условиях лимита времени (техника Кови) 5. Бюджетирование времени · Нормирование затрат времени · База корпоративных нормативов времени по видам задач и операций · Метод аналогий · База личных нормативов · Хронометраж ("фотография") рабочего дня 6. Организация рабочего дня · Индивидуальный ритм работоспособности · Самоменеджмент на основе биоритма (подъёмы и спады, саморазгрузка) · Как начинать и как заканчивать рабочий день · Как экономить время в течение рабочего дня · Составление рамочного плана дня 7. Контроль и самоконтроль · Анализ прошедшего дня, оценка результатов · Выявление и устранение причин потерь рабочего времени 8. Деловые коммуникации · Организация деловых совещаний (затраты рабочего времени на совещаниях, подготовка и проведение совещаний, анализ результатов) · Приём посетителей (управление потоком посетителей, собеседования с сотрудниками, общение с незаявленными посетителями) · Ведение деловой корреспонденции (способы рационализации) 9. Отчеты о потраченном времени · Структура Timesheet · Регулярнность заполнения · Точность оценки времени · Потери (поглотители) 10. 10 правил экономии рабочего времени
Введение 3
1. Причины дефицита времени 4
2. Инвентаризация времени 5
3. Самоменеджмент 6
3.1. Постановка цели 6
3.2. Планирование 9
3.3. Принятие решений
11
3.4. Реализация и организация 15
3.5. Контроль 17
3.6. Информация и коммуникация 17
4. Как я управляю своим временем 21
Заключение 24
Список используемой литературы 26
Введение
Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и
добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования.
Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех
выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным если он не будет
правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как
время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и
сырьём. Менеджер всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и
будущем. Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать.
Оно проходит безвозвратно. К сожалению в России с давних времён сложилось
представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством
свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, тем более
значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о
низком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное
и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной
практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.
Здесь было бы уместно процитировать высказывания разных авторов о значении
времени: Алан Лэкейн: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени,
выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в
руках свою жизнь»; Питер Друкер: «Время – самый ограниченный капитал, и
если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим»;
Ульрих Зиверт: «Умение распоряжаться временем наряду с правильным
руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который
предопределяет Ваш успех и неудачу».
Таким образом, мы можем смело сказать, что успех каждого руководителя
зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как
он распоряжается самым ценным достоянием – временем.
1. Причины дефицита времени.
Для того, чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде
всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:
1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже
сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный
момент. Следовательно, он не думает о других способах решения,
которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум
первым.
2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься
различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого
распределения работ по степени важности и он не занимается анализом
ключевых, перспективных вопросов.
3. Постоянные доработки дома. При этом время, отведённое на отдых
расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что
сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном
итоге ведёт к упадку здоровья.
4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной
спешки.
5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также
иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.
6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только
самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.
7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая
производительность, а соответственно она порождает хроническую
нехватку времени.
2. Инвентаризация времени
Необходимо проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней,
чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих
дефицитов времени. Симптомы тревожащей руководителя временной проблемы
можно определить по следующим признакам:
1) отсутствие чёткого расписания работы на текущий день (руководитель
не знает, что ему сегодня предстоит сделать в первую очередь, что –
во вторую);
2) секретарь не в курсе дел своего шефа (секретарь – прежде всего
помощник своего руководителя);
3) несвоевременность ответа на деловые письма (потому что руководителю
всё как-то некогда);
4) продолжение работы над деловыми бумагами дома, по вечерам (в
служебные часы не хватает времени);
5) непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными звонками
и наплывом посетителей (руководитель стремится со всеми
разговаривать сам);
6) постоянное выполнение работы за своих подчинённых (в частности, и
потому, что руководителю кажется: так надёжней);
7) большой поток всевозможных рутинных дел (руководитель буквально
«тонет» в мелочах);
8) частая спешка при выполнении заданий со стороны вышестоящего
руководства (очень часто вызвана несвоевременностью начала работы
над ними).
Анализ использования времени
Анализ временных потерь
Разбор “поглотителей” времени Техника самоменеджмента
Анализ использования времени.
Сперва необходимо проанализировать все виды деятельности в которых
учавствовал руководитель. Для этого могут использоваться такие таблицы,
как:
. Анализ видов деятельности и расхода времени;
. Листок дневных помех.
Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных,
т.е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.
Анализ временных потерь.
Необходимо вспомнить весь рабочий день и постараться понять где было
затрачено времени больше, чем нужно для той или иной задачи. Только при
этом можно понять какие были допущены временные ошибки.