Методичка для ЛР з ДІЛ ІІ

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ КРЕМЕНЧУЦЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ІМЕНІ МИХАЙЛА ОСТРОГРАДСЬКОГО

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ЩОДО ВИКОНАННЯ ЛАБОРАТОРНИХ РОБІТ

З НАВЧАЛЬНОЇ ДИСЦИПЛІНИ «ДІЛОВОДСТВО»

ДЛЯ СТУДЕНТІВ ДЕННОЇ ТА ЗАОЧНОЇ ФОРМ НАВЧАННЯ ЗА НАПРЯМОМ ПІДГОТОВКИ

6.020105 – «ДОКУМЕНТОЗНАВСТВО ТА ІНФОРМАЦІЙНА ДІЯЛЬНІСТЬ»

(І КУРС, ІІ СЕМЕСТР)

КРЕМЕНЧУК 2013

Методичні вказівки щодо виконання лабораторних робіт з навчальної дисципліни «Діловодство» для студентів денної та заочної форм навчання за напрямом підготовки 6.020105 – «Документознавство та інформаційна діяльність» (І курс, ІІ семестр)

Укладач	асист. В. І. Саранча
Рецензент	к.філ.н., доц. О. М. Тур

Кафедра українознавства

Затверджено методичною радою Кременчуцького національного університету імені Михайла Остроградського Протокол № ____ від “___” ________ 2013 р.

Голова методичної ради __________ проф. В. В. Костін

ЗМІСТ

Вступ ……………………………………………………………….………….….... 4

1 Рекомендації щодо виконання та оформлення лабораторної

роботи……………………………………………………………………………. 7

2Критерії оцінювання результатів виконання та захисту лабораторної роботи……………………………………………………………………………..7

3Перелік лабораторних робіт……………………………...………………….......9 Лабораторна робота № 1 Конструювання бланка організації……………..9 Лабораторна робота № 2 Оформлення табличних форм…………………16

Лабораторна робота № 3 Оформлення текстів службових документів…19 Лабораторна робота № 4 Оформлення організаційних документів……..22 Лабораторна робота № 5 Оформлення розпорядчої документації………26

Лабораторна робота № 6 Оформлення фінансово-облікової документації………………………………………………………………….30

Лабораторна робота № 7 Оформлення господарсько-договірної та

господарсько-претензійної документації…………………………………..33 Список літератури ……………………………...………………………………… 35 Додаток А Зразок оформлення титульної сторінки звіту про виконання лабораторної роботи ….…………………………………………………………... 37 Додаток Б Завдання до лабораторної роботи № 3……………………………….38 Додаток В Завдання до лабораторної роботи № 4………………………………44 Додаток Г Завдання до лабораторної роботи № 4……………………………….53 Додаток Д Завдання до лабораторної роботи № 5……………………………....54 Додаток Ж Завдання до лабораторної роботи № 6……………………………...55 Додаток И Завдання до лабораторної роботи № 7………………………………56 Додаток К Завдання до лабораторної роботи № 7………………………………59

3

ВСТУП

Діловодство є однією з форм управлінської діяльності, що здійснюється в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності. Його нормативне та науково-методичне забезпечення завжди було в центрі уваги не лише документознавців і архівознавців, а й суспільства в цілому, оскільки від організації діловодних процесів залежить не тільки повнота репрезентації достовірних джерел історичної інформації в архівах, а й якість керування будь-

якою установою.

В останнє десятиліття організація діловодства в Україні зазнала кардинальних змін, пов’язаних з процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури,

впровадженням новітніх інформаційних технологій, впливом міжнародного досвіду з керування документацією.

Процеси, що відбуваються сьогодні в Україні в галузі економіки,

виробництва, науки, інших сферах суспільного життя, передбачають підвищення рівня їх інформаційно-аналітичного і документаційного забезпечення. У зв’язку з цим виникає необхідність підготовки фахівців,

здатних професійно працювати у принципово нових умовах ринкових відносин,

використовуючи при цьому широкий спектр сучасної документаційної бази.

Навчальна дисципліна «Діловодство» викладається для студентів факультету права, гуманітарних і соціальних наук, які навчаються за напрямом підготовки «Документознавство та інформаційна діяльність» і є однією із базових, загальнопрофесійних дисциплін документознавчого циклу.

Мета навчальної дисципліни − формування знань і навичок сучасного діловодства на основі науково обґрунтованих принципів і методів його удосконалення; навчання студентів основам роботи зі складання та оформлення документів, ознайомлення із загальними положеннями документаційного

4

забезпечення управління, методам організації документообігу відповідно до вимог чинного законодавства України та з використанням сучасних технологій.

Методичні вказівки щодо виконання лабораторних робіт з навчальної дисципліни «Діловодство» мають на меті формування у студентів практичних навичок щодо оформлення основних видів організаційно-розпорядчої,

обліково-фінансової та господарсько-договірної документації; засвоєння і поглиблення теоретичних знань, отриманих на лекціях та під час самостійної роботи; допоможуть студентам з’ясувати основні терміни та поняття з діловодства.

Методичні вказівки складаються зі вступу, переліку лабораторних робіт,

списку літератури. Кожна лабораторна робота має чітко сформульовану тему,

мету, містить короткі теоретичні відомості, завдання, контрольні запитання та літературу до теми.

5

1 РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ВИКОНАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ

ЛАБОРАТОРНОЇ РОБОТИ

Виконання лабораторної роботи складається з роботи студента у комп’ютерному класі, а також самостійної роботи. Самостійна робота студента передбачає теоретичну підготовку до наступної роботи, підготовку відповідей на контрольні питання, що наведені у роботі та оформлення звітів про виконання лабораторних робіт.

Лабораторні роботи слід оформляти на аркушах формату А4 у

друкованому вигляді (комп’ютерний набір) через півтора міжрядкових інтервали з використанням шрифту Times New Roman розміром 14. Береги:

лівий – 30 мм, правий – 10 мм, верхній – 20 мм, нижній – 20 мм. Вирівнювання тексту за шириною сторінки. Зразок оформлення титульної сторінки звіту наведено у Додатку А.

Звіт про виконання складається окремо для кожної лабораторної роботи.

До складу кожного звіту повинні входити: номер, назва, мета роботи, а також розділи, вказані у підпункті «Зміст звіту» вказівок до кожної конкретної лабораторної роботи.

Лабораторну роботу студент подає до терміну, вказаного викладачем.

Захист робіт відбувається на лабораторних заняттях або на консультаціях, які призначає викладач.

6

2 КРИТЕРІЇ ОЦІНЮВАННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ ВИКОНАННЯ ТА

ЗАХИСТУ ЛАБОРАТОРНОЇ РОБОТИ

Основна мета перевірки виконання лабораторного практикуму – виявлення здатності студента одержувати нові знання в процесі практичної діяльності, узагальнювати, систематизувати та фіксувати їх. Захист роботи відбувається після її виконання на основі письмового звіту за умови повного додержання вимог до його оформлення.

5 балів ставиться, якщо студент демонструє знання про методи одержання, узагальнення та систематизації наведеного в звіті матеріалу на рівні

95-100 % та своєчасного захисту; 4 бали – якщо студент демонструє знання про методи одержання,

узагальнення та систематизації наведеного в звіті матеріалу на рівні 85-95 %; 3 бали – якщо студент демонструє знання про методи одержання,

узагальнення та систематизації наведеного в звіті матеріалу на рівні 75-85 %; 2 бали – якщо студент демонструє знання про методи одержання,

узагальнення та систематизації наведеного в звіті матеріалу на рівні 65-75 %; 1 бал – якщо студент демонструє знання про методи одержання,

узагальнення та систематизації наведеного в звіті матеріалу на рівні 50-65 %; 0 балів – якщо студент не знає про методи одержання, узагальнення та

систематизації більш ніж половини наведеного в звіті матеріалу.

7

3 ПЕРЕЛІК ЛАБОРАТОРНИХ РОБІТ

Лабораторна робота № 1 Тема Конструювання бланка організації

Мета роботи: навчитися використовувати текстовий процесор MS Word

для оформлення різних типів бланків документів

Лабораторне забезпечення: персональні комп’ютери, програмне

забезпечення

Завдання:

1.Виготовити шаблон бланка для службового листа з кутовим сцентрованим розташуванням постійних реквізитів.

2.Виготовити шаблон бланка для службових листів із поздовжнім сцентрованим розташуванням постійних реквізитів.

3.Виготовити шаблон загального бланка організації.

Короткі теоретичні відомості

Будь-який новий документ у текстовому редакторі типу Microsoft Word

створюється на основі шаблону, яким може бути чиста сторінка з певним набором параметрів оформлення документа (розмір паперу, берегів, шрифти тощо), установлених «За замовчуванням». Шаблон може мати також стандартний текст, графіку, особливе оформлення тощо. Набір шаблонів, у

яких відображено управлінські ситуації, дає змогу значно прискорити процес підготування документів, поліпшити їх оформлення, досягти уніфікації, а отже,

полегшити сприйняття документа.

Для виготовлення службових документів використовують переважно папір форматів А4 та А5. У комп’ютерних програмах, навіть локалізованих,

задано формати паперу й розміри берегів, що можуть не відповідати вітчизняним державним стандартам. Тому, починаючи працювати в Microsoft Word, треба зробити таке:

8

-у рядку головного меню вибрати пункт «Сервіс»/ «Параметри» й на вкладці «Загальні» як одиницю вимірювання задати «Сантиметри», натиснути кнопку «ОК»;

-у рядку головного меню вибрати пункт «Файл»/»Параметри сторінки» й

на вкладці «Розмір паперу» задати «А4 210 х 297 мм»;

-установити береги, використовуючи вкладку «Береги»: лівий – 3 см,

правий - 1 см, верхній і нижній - по 2 см (для документів формату А5 нижній –

1,6 см); після цього натискують кнопку «За умовчання».

Якщо необхідно, щоб реквізити документа розташовувалися паралельно довгій стороні аркуша (це стосується переважно виготовлення табличних форм і схем), то на вкладці «Розмір паперу» в пункті «Орієнтація» слід вибрати

«Альбомна».

Хід роботи

1 Виготовлення шаблону бланка для службового листа з кутовим центрованим розташуванням постійних реквізитів.

1.1 У рядку головного меню вибрати пункт «Файл»/«Створити».

Відкриється діалогове вікно «Створення документа». Вибрати вкладку

«Загальні», позначити «Шаблон», задати «Новий документ»/ «ОК» (рис. 1.1).

Відкриється чиста сторінка Word. Установити потрібні параметри сторінки.

Увійти в колонтитул, для чого в рядку головного меню натиснути «Вид»/ «Колонтитули» (рис. 1.2).

1.2 У вікні «Колонтитули» відкрити діалогове вікно «Параметри сторінки». На вкладці «Макет» вибрати: «Почати розподіл із наступної сторінки», «Вертикальне вирівнювання за верхнім краєм», «Застосувати до всього документа» і, щоб емблема не з’являлася на наступних сторінках багатосторінкового документа, обов’язково задати «Розрізняти колонтитули першої сторінки»/ «ОК» (рис. 1.3).

9

Рисунок 1.1 – Діалогове вікно «Створення документа»

Рисунок 1.2 – Діалогове вікно «Колонтитули»

10