Лабораторное занятие 11. Коллективная работа с документами

При работе с достаточно большими документами становится важной их целостность и непрерывность. Необходимо быть уверенным в том, что различные части документа используют одинаковый стиль, единообразно обрабатывают таблицы и графические элементы, имеют согласованные колонтитулы. К тому же хочется иметь возможность проверки всей структуры документа, чтобы оценить логичность описания тем и убедиться в том, что они упорядочены наилучшим образом.

Это легко сделать при работе с документом, содержащим 20 или 30 страниц. Но что делать при работе над проектом длиной в целую книгу, для которого каждый из авторов пишет одну или две главы, кто-то другой дополняет главы, а руководитель проекта осуществляет проверку всего документа? В такой ситуации незаменимыми оказывается средства коллективной работы с документами, в частности средства работы с главными и вложенными документами. Например, поручив по одной главе каждому члену команды, руководитель может снова объединить отдельные главы в один документ, извлечь максимум пользы из коллективной работы и ускорить выполнение проекта, застраховав себя от повреждения целостности и последовательности документа.

1. Особенности работы с главными и вложенными документами

Целью использования главного документа является объединение набора отдельных файлов. Главный документ может создаваться для обработки следующих проектов:

1. Рукописей книг, в которых каждый участник команды пишет и редактирует отдельную главу.

2. Заявки на предоставление гранта, в котором различные члены комитета ответственны за различные части (например, исполнительный директор пишет резюме, экономист предоставляет бюджет, а председатель комитета развития описывает цели и задачи разделов).

3. Ежегодный отчет в учреждении, который собирается из различных разделов.

4. Техническое руководство, являющееся результатом сотрудничества специалистов нескольких отделов и т.д.

Механизм главного документа позволяет эффективно решать следующие задачи:

1. Отслеживание отдельных разделов более удобное, более быстрое (чем при работе с отдельными файлами) открытие и печать разделов.

2. Координация частей проекта, распределенных между разными членами команды.

3. Просмотр и простое переупорядочение длинного документа.

4. Управление стилями, полями и другими элементами формата в длинном документе.

5. Работа с длинным документом как единым целым при выполнении печати, проверки правописания и поиска.

Режим Структура удобен для создания, проверки и изменения базовой структуры документа. Главные документы построены исходя из той же самой идеи, только на более высоком уровне. Работая с «полной картиной» документа, легко увидеть, как сопоставляются разделы и главы, что необходимо передвинуть и какие части следует передать другим членам команды. Наилучшим местом для такой полной картины является режим просмотра Структура – в нем работают с главным и вложенными документами.

Любой документ может быть превращен в главный документ. В главный документ может быть вставлено любое число вложенных документов. В качестве вложенного документа может быть представлена любая часть главного документа. Главный документ и каждый вложенный документ хранятся в отдельном файле и могут содержать текст, графику, диаграммы – все то, что можно поместить в обычный документ.

Если над одним и тем же документом работают несколько человек, то его разработку лучше начать с создания плана. Рассмотрите все аспекты документа и спланируйте все типы заданий до начала работы. Помимо распределения различных частей проекта между людьми, необходимо подумать о физическом расположении файлов: куда они будут поступать и откуда раздаваться. Все файлы главного и вложенных документов должны храниться в одной папке, иначе Word не сможет найти встроенные части.

Выберите папку, в которой будете хранить главный и вложенные файлы. Если вы работаете в сети, то убедитесь в том, что папка расположена на общедоступном диске. Если предполагается использовать существующие документы для вставки в главный, переместите их в созданную папку до начала процесса формирования главного документа.