Лабораторное занятие 8. Автоматизация трудоемких операций в Word

1. Основные средства автоматизации трудоемких операций

Текстовый процессор Word позволяет снизить трудоемкость многих операций, выполняемых при подготовке документов. Средствами автомати­зации документов Word являются поля (элементы документов, автоматически вычисляемые Word), специальные команды, автоматизирующие трудоемкие операции (команды слияния, поиска и замены, проверки правописания, автозамены и т.д.), макросы, а также средства, позволяющие задать правила оформления документов, их макеты (стили и шаблоны) и т. д.

1.1. Использование полей

Поле - это специальный код (набор инструкций), вставляемый в до­кумент и предназначенный для размещения автоматически вычисляемой информации определенного вида в определенных местах документа. Поля динамичны, их значения можно обновлять. Обновление происходит либо автоматически, либо по команде пользователя.

В Word используются десятки полей различного типа. Некоторые поля просты в использовании, они вставляются с помощью соответствующих их типу команд (например, номера страниц, оглавления). Другие достаточно сложны, их использование требует знания навыков программирования.

Над полями выполняется четыре операции:

• вставка поля в документ с помощью диалогового окна Поле (команда Встав­ка, Поле...) или с помощью специальной команды для соответст­вующего типа поля (номеров страниц, даты и времени и т.п.));

• обновление поля (информации, вычисляемой полем) осуществляется командой Обновить поле, выполняемой в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши по полю;

• просмотр полей (значения и коды можно просмотреть, установив указатель мыши на поле и выполнив в его контекстном меню команду Коды/значения полей);

• переход к следующему полю можно выполнить, нажав клавишу F11, а к предыдущему - Shift+F11.

1.2. Слияние документов

Организация делопроизводства предполагает необходимость тиражи­рования документов, имеющих общую «основу», отличающихся лишь небольшими фрагментами текста (например, рассылка писем-уведомлений или приглашений всем клиентам фирмы, печать справок для целой группы лиц и т.п.).

Для создания большого тиража какого-либо документа (письма, распоряжения, приказа и т.д.), все экземпляры которого отличаются только несколькими словами, можно использовать команду слияния, которая позволяет создать множество экземпляров документа на основе одного подготовленного «образца».

При выполнении команды слияния используются два документа:

• основной документ, являющийся «образцом», «макетом», с которого «печатается тираж»;

• источник данных - документ, из которого выбирается информация для заполнения тех фрагментов документа, которыми различаются его копии.

В качестве основного может использоваться документ, представляющий собой бланк, созданный на основе шаблона, наклейка и т.д.

Источником данных может служить таблица, содержащаяся в документе Word, или внешняя база данных.

Основной документ и источник данных могут быть созданы заранее или в ходе выполнения команды слияния. При выполнении команды слияния эти документы можно отредактировать.

В основной документ, в те его места, где информация должна меняться в различных экземплярах, вставляются специальные поля, которые в ходе выполнения команды слияния будут заменяться информацией из источника данных. Каждое поле содержит информацию, позволяющую сопоставить его с данными из источника данных.

Каждая строка таблицы, содержащейся в источнике данных, представ­ляет собой запись, информация из которой служит для заполнения одного экземпляра, создаваемого на базе основного документа. Запись состоит из полей, каждое из которых сопоставляется с полем в основном документе: данные из поля в таблице при слиянии (объединении) вносятся в соответствующее поле экземпляра основного документа (рис.61). Сопоставление производится по имени поля (имя содержится в коде поля в основном документе и в заголовке столбца таблицы в источнике данных).

В более сложных случаях перед заполнением основного документа с помощью слияния можно выполнить отбор данных, а при заполнении - сформировать значения полей в зависимости от заданных в команде условий.