Лабораторное занятие 5. Взаимодействие текстового документа с объектами
Возможности современных текстовых процессоров не ограничиваются работой с текстом. В документ Word легко вставить (или присоединить к нему) любой распознаваемый файл, а также связать документ с файлом. В этом случае файлы называются объектами. Это означает возможность работы с файлами, созданными в других программах, даже не обязательно имеющих отношение к Microsoft Office. В качестве объектов могут быть использованы звуковые файлы, электронные таблицы, видеоклипы, формулы, таблицы баз данных, картинки, файлы с презентациями, другие документы Word и т.д.
1. Связывание и внедрение объектов
Можно скопировать файл или его части в буфер обмена, а затем вставить их в документ. Например, в итоговый отчет за год можно скопировать фрагменты итоговых отчетов за каждый месяц. Однако в этом случае встанет проблема обновления часто меняющихся данных. Документ устареет, если вы скопировали в него лист электронной таблицы, а через некоторое время файл Excel изменится. Проблема решается путем связывания объектов с исходными файлами способом внедрения или связывания (OLE – object linking and embedding) и динамического обмена данными (DDE – Dynamic Data Exchange).
На первый взгляд связывание и внедрение очень похожи, но на самом деле это два разных процесса с разными задачами:
Связывание документа с файлом создает соединение между исходным файлом (источник) и файлом, в который скопированы данные (адресат). При изменении данных в файле-источнике файл-адресат обновляется.
Внедрение файла в документ создает копию файла-источника в файле-адресате, но можно редактировать файл-адресат, не выходя их Word.
Связывать документ с объектом имеет смысл, если вы собираетесь хранить в документе обновленную информацию. Приведем несколько примеров:
Идет работа над черновиком итогового отчета, в котором присутствуют незаконченные слайды презентации PowerPoint. Когда презентация будет закончена, все изменения отобразятся в документе.
Вы разрабатываете новый логотип и применяете его на фирменных бланках.
Готовится отчет о продажах, но на данный момент отсутствуют данные от некоторых региональных менеджеров. Свяжите документ с листом Excel, который будет обновлен позже, и отчет также обновится.
Внедрение объекта удобно, если его не нужно обновлять, но требуется редактировать непосредственно в документе. Перечислим несколько вариантов:
Нужно передать коллеге «снимок» листа Excel, но его содержимое может изменяться.
Вы собираетесь включить в документ крупноформатную таблицу, но хотите в последствии изменить формат или некоторые значения.
В создаваемый документ добавляется устав организации, но при представлении документа разным людям предполагается смещать акценты путем выборочного удаления пунктов устава.
Если имеет значение размер документа, то лучше воспользоваться связыванием. Файл-адресат увеличивается не намного, поскольку содержит только указатель на файл-источник.
Методика связывания объектов будет подробно рассмотрена после изучения других приложений Office. В ходе данного занятия основное внимание будет уделено работе с внедренными объектами.