Лек16_2Т_2011р

Лекция 16

Тема 10. Перечень входной и выходной информации

10.1. Определение характеристик входной и выходной информации

В сложных социально-экономических системах, которыми являются предприятия (в том числе АТП), с помощью информации получают сведения о внутреннем состоянии предприятия и окружающей его среде, о процессах, которые происходят внутри и снаружи предприятия.

С кибернетической точки зрения каждый хозяйствующий субъект (предприятие, организацию) можно рассматривать как объект регулирования со свойственной ему информационной системой. В эту систему поступает информация, разделяемая на внешнюю и внутреннюю.

Внешняя информация - данные о разных аспектах экономической, экологической, политической, социальной и других сфер, которые окружают предприятие. Для внешней информации характерная неточность, противоречивость. Она может описывать состояние рынка и конкурентов, прогнозы процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации. По своей природе она имеет вероятностный характер и поэтому ее обработка стандартными методами достаточно обременительна. Внешняя информация труднодоступная и дорого стоит. Каналами получения такой информации являются следующие: экспертные опросы; статистические исследования конъюнктуры рынка; изучение тенденций в производстве и сбыте тех или иных товаров; средства массовой информации. Источниками внешней информации могут быть поставщики, покупатели, государство; внутренней - подразделения предприятия.

Внутренняя информация на предприятии - это данные, возникшие преимущественно в системе учета; они отображают различные интервалы времени и состояние объекта управления. Как правило, эти данные измеряются, и точная информация фиксируется в управленческих документах. Характер и объем информации также разные, но она более доступна, поскольку создается на самом предприятии. Если на предприятии внедрена автоматизированная система документооборота и учета, то вся необходимая информация находится в корпоративных базах данных, которые в зависимости от масштабов предприятия и системы автоматизации могут быть как однотипными, так и скомбинированными из нескольких типов баз данных.

Выходная информация также разделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя выходная информация - сведения в определенных формах первичных и сводных документов, которые предоставляются внешним пользователям информации. Внутренняя выходная информация - сведения, которые предоставляются внутренним пользователям информации и применяются для управления предприятием.

Основой технологии обработки информации является три подхода:

прагматический - обусловлен необходимостью определения ценности и полезности использования информации для разработки управленческого решения и для возможности отобрать необходимую информацию для каждого уровня управления;

семантический - обеспечивает изучение содержания информации и определение связей между отдельными ее составными частями;

синтаксический - позволяет устанавливать параметры информационных потоков, рассматривать формы представления информации, ее носители и способы кодировки независимо от содержания.

Информация является одним из основных ресурсов роста эффективности работы АТП, поскольку именно она позволяет следующее:

1) устанавливать стратегическую цель и задание предприятия и использовать возможности, которые при этом открываются;

2) принимать своевременные и обоснованные управленческие решения;

3) координировать действия разрозненных подразделений, направляя их усилие на достижение поставленных целей.

Информация, необходимая для управления предприятием, представляет собой разные сообщения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и другого содержания. Управленческая информация обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение заданий организационно-экономического управления народным хозяйством и отдельными предприятиями.

В информационном процессе, которым является управленческая деятельность, информация выступает как один из самых важных ресурсов вместе с энергетическими, материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами.

В технологии обработки информации первичные сообщения о производственных и хозяйственных операциях АТП и деятельности персонала выполняют роль предметов труда, а результативная информация и прибыль - роль продуктов труда; они используется для анализа и принятия управленческих решений.

Свойства информации определяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования компьютеров при сборе информации, ее накоплении, передаче и обработке, что в свою очередь требует умения определять структуру и объемы обрабатываемой информации.

Основными требованиями к свойствам являются следующие: достоверность, своевременность, полнота и точность, надежность (с определенным риском), комплексность, адресность, многократное использование, высокая скорость сбора, обработка и передачи, кодирование и декодирование, документальность.

Компьютеризованная обработка информации требует структуризации и формализованного описания отдельной ее совокупности. Элементарными неделимыми единицами информации является реквизит - логически неделимый элемент показателя, который отображает отдельные определенные свойства объекта или процесса. Совокупность логически связанных реквизитов образует показатель, состоящий из совокупности реквизитов.

На основании показателей заполняются документы. Документы, которые используются в процессе управления, планирования и учета, могут содержать один или несколько показателей с обязательным указанием лиц, которые отвечают за размещенную в документах информацию.

Группа однородных документов, объединенных по определенным признакам, образует информационный массив. К массиву, например, относятся данные отчетов за определенный срок времени (путевые листы, финансовые отчеты, справки).

Массив (файл) является основной структурной единицей при автоматизированной обработке данных. Информационный массив, как упорядоченная по определенными признаками совокупность всех видов информации, используется для разработки управленческих решений.

Под информационной технологией понимают систему методов и способов поиска, сбора, накопления, хранения и обработки информации на основе применения вычислительной техники.

Каждая информационная технология ориентирована на обработку информации определенных видов:

1) данных - системы программирования и алгоритмические языки, системы управления базами данных, электронные таблицы;

2) текстовой информации - текстовые процессоры и гипертекстовые системы;

3) статической графики - графические редакторы;

4) динамической графики - анимация, видеоизображение, звук.

Информационные технологии различаются по типам обрабатываемой информации, но могут и объединяться, образовывать интегрированные системы с разными технологиями. Информационные технологии прошли длинный путь развития, каждый этап которого характеризовался своими средствами обработка информации и информационными носителями.

Особенностью информационных технологий является то, что у них и предметом и продуктом труда является информация, а орудиями труда - средства вычислительной техники и связи. Информационная технология как наука о производстве информации возникла потому, что информация стала рассматриваться как полностью реальный производственный ресурс. Производство информации и ее верхнего уровня - знаний - имеет решающее влияние на модификацию и создание новых промышленных технологий.

Современный уровень развития информационной технологии имеет название новой информационной технологии, признаками которой являются распределенная компьютерная техника, развитые коммуникации, диалоговый режим общения пользователя с компьютером. Современная информационная технология дает возможность интегрировать разнообразные функции обработки информации на одном рабочем месте.

Современные методы и технологии реализуются с помощью средств компьютеризации - техники, математических методов и специального программного обеспечения, которые применяются для сбора, хранения и обработки информации, необходимой для управления, учебы, получения разного рода информационных и вычислительных услуг.

Компьютеризация требует технического обеспечения - комплекса взаимосвязанных технических средств, предназначенных для автоматизированного сбора, накопления, обработки, передачи, обмена и отображения учетной информации.

Основными компонентами технического обеспечения являются следующие:

• средства вычислительной техники;

• периферийное оборудование - средства накопления и хранения данных; средства вывода результативной информации и средства автоматического чтения данных (сканеры);

• коммуникационное оборудование;

• аппаратура передачи и обмена данными;

• сетевое оборудование.

Состав и количество используемых технических средств определяются объемами и интенсивностью потоков информации и технологией реализации функций управления.

3