Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
ИТ / М 3 Офісні програмні системи / Додаток / Зан_доп Т10 Лк - Засоби планування робочого часу.doc
Скачиваний:
72
Добавлен:
19.02.2016
Размер:
2 Mб
Скачать

Тема лекції:

«Засоби планування робочого часу»

ПЛАН

Вступ

1. Планування і раціональна організація роботи з інформацією

2. Огляд персональних інформаційних менеджерів (програм-органайзерів)

3. Функціональні можливості програми Microsoft Outlook

Висновки

ЛІТЕРАТУРА

  1. Топорков С.С. Microsoft Outlook. – М.: ДМК Пресс, 2006. -344 с.

  2. Фролов И.М. Энциклопедия Microsoft Office 2003. – М.: Бук-пресс, 2006. с. 369-391.

ВВЕДЕНИЕ

Информация во все времена была основой любого дела. Зная, что и где происходит, что, как и, главное, когда необходимо делать, человек достигает успеха быстрее остальных.

Как ни странно, но даже ежедневно выполняемые задачи требуют пристального внимания. Решить подобные проблемы призваны специальные программные средства, называемые персональными информационными менеджерами (ПИМ) или программами-органайзерами.

Они специально разработана, чтобы помочь правильно организовать рабочий день каждого пользователя, независимо от сферы его деятельности. Главное их достоинство — автоматическое выполнение большинства задач. В распоряжении пользователя могут быть самые совершенные текстовые редакторы, процессоры электронных таблиц и баз данных, но только ПИМ поможет организовать деятельность на протяжении трудового дня, назначить встречи, отправить почтовые сообщения и не забыть о важных мероприятиях.

Среди множества подобных программ выделяется Microsoft Outlook, интегрированный в пакет Microsoft Office.

С помощью Outlook можно выполнить привычные ежедневные задачи:

  • найти телефонный номер сотрудника;

  • не пропустить важное совещание;

  • спланировать рабочий день и проверить выполнение графика;

  • зафиксировать выполненные задачи и проанализировать полученные данные.

Outlook относится к программам, которые называют персональным менеджером информации (в Microsoft их называют настольными менеджерами информации). Такие программы помогают пользователю обрабатывать поступающие данные и выполнять возложенные на него задачи. С помощью менеджера легко разделять личные и рабочие обязанности и выполнять их максимально эффективно.

Целью лекции является раскрытие возможностей современных программных средств планирования рабочего времени.

1. Планирование и рациональная организация работы с информацией

Планирование в любой организации невозможно без определения основных принципов ее существования, которые будут определять в дальнейшем все стороны ее деятельности. Формулируются эти принципы в так называемой миссии организации, которая отвечает на вопрос, чем она намерена заниматься, в чем смысл ее существования, ее роль и жизненная философия.

Миссия – это база для последовательного формирования целей, начиная от стратегических и заканчивая функциями отдельных подразделений.

Миссия компании определяется из ответа на вопрос, что получат участники, так или иначе связанные с ее деятельностью (рис. 1.1).

Рис. 1.1.Чем определяется миссия компании

На основе миссии формулируются цели, формируется стратегия, определяются функции, роль каждого сотрудника, формулируются должностные инструкции и пр.

По целям, охвату и срокам планирование делится на стратегическое, тактическое и оперативное (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Виды планирования

Любая компания имеет иерархию планирования:

  • стратегическое (долгосрочное развитие компании с учетом планирования развития и изменения видов производства, сфер сбыта и т.п.);

  • тактическое (планирование условий хозяйственных операций, производственных мощностей, средств производства, капиталов, инвестиций и т.д.);

  • оперативное (планирование конкретных действий на краткосрочный период).

Цель стратегического планирования – дать обоснованную оценку будущей рентабельности различных подразделений компании и на этой основе принять решение по поводу прекращения одного вида предпринимательской деятельности и внедрения другого.

Тактическое и оперативное планирование основываются на показателях стратегического плана. Основным документом оперативно-тактического планирования является годовой план – документ определяющий объем производства, использования рабочей силы, капиталовложений, выпуска и продажи продукции.

Оперативным планированием охватываются отдельные функциональные области предприятия. Сравнение параметров стратегического, тактического и оперативного планирования приведено в таблице 1.1.

Таблица 11. Сравнение параметров стратегического, тактического и оперативного планирования

Стратегическое

Тактическое

Оперативное

Задачи планирования

Обеспечение реализации миссии компании;

определение программы деятельности

Вопросы финансирования, инвестирования, сбыта, снабжения, персонала

Обеспечение надежности повседневного функционирования

Уровень планирования

Уровень отрасли

Уровень предприятия

Уровень функциональных отделов

Носители идей планирования

Менеджмент высшего уровня

Менеджмент высшего и среднего уровня

Менеджмент среднего и низшего уровня

Горизонт планирования

Длительные сроки; широкий спектр альтернатив

Средние сроки (1-5 лет)

Короткие сроки, ограниченный спектр альтернатив

Планирование рабочего времени сотрудника. Самое важное – уметь отличить важное от срочного.

От чего зависит план каждого сотрудника компании? От его положения в компании, от организации работы в этой компании, от ее размера, от корпоративной культуры.

Как у предприятия, которое четко видит свою цель, имеется некоторая миссия, так и у менеджера, планирующего свое будущее, должна быть выработана своя миссия. И конечно, вклад менеджера в дело компании будет оптимальным, если его миссия и миссия компании совпадают на данном отрезке времени.

Чтобы достигать поставленных целей, важно четко представить бюджет времени и совокупность своих задач, это позволяет перепоручать менее важные дела и уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.

Основные проблемы с нехваткой времени заключаются в попытке переделать слишком много дел, направляя силы на несущественные, кажущиеся необходимыми задачи.

Существует ряд простых правил, которые позволяют спланировать время.

1. Принцип Парето «Соотношение 80:20» позволяет ранжировать выполняемые задачи и устанавливать их очередность. В общем виде этот принцип гласит, что внутри множества имеются составляющие, которые имеют намного большую значимость, чем это соответствует их удельному весу в группе, например, 20% клиентов дают 80% оборота, 20% сотрудников организации получают 80% зарплаты, 20% компонентов определяют 80% стоимости готового изделия. Применительно к планированию времени менеджера (рис. 1.3) принцип Парето можно сформулировать следующим образом: можно затратить 80% отпущенного на проект времени на многочисленные «второстепенные» проблемы и получить при этом всего 20% итогового результата, а можно выбрать ограниченный круг первоочередных проблем и, затратив на их выполнение всего 20% времени, получить 80% итогового результата.

Рис. 1.3. Принцип Паретто применительно к планированию времени

2. Принцип ABC – это механизм установления приоритетов, который позволяет разбивать задачи на категории и планировать время в соответствии с важностью этих задач.

Принцип АBC показывает, что наиболее важных дел немного, а их доля в общем количестве дел менеджера примерно постоянна. Согласно этому принципу, все дела можно разбить на три группы:

А) Важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается менеджер. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.

B) Важные задачи – на них приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%.

С) Менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а значимость их составляет всего лишь около 15%.

Чтобы применить принцип ABC, необходимо составить список задач и сгруппировать их. Задачи категории А руководитель должен выполнять сам; задачи категории B следует частично перепоручить; оставшиеся задачи (С) подлежат обязательному перепоручению. Возможно, от части этих задач следует и вовсе отказаться.

3. Планирование 60:40 – это принцип, выведенный опытным путем и свидетельствующий, что при коллективной работе в офисе целесообразно составлять план лишь на 60% рабочего времени. 40% нельзя запланировать заранее, они могут уйти на непредвиденные встречи, посетителей, телефонные разговоры и т.п.

4. Принцип приоритетности – предписывает разделить предстоящие дела на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.

5. Принцип временных норм предписывает установить на все задачи временные нормы. На выполнение задания, как правило, тратится тем больше времени, чем его есть в распоряжении. Следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности и корректировать их, если они оказываются невыполнимыми.

6. Принцип «я руковожу работой, а не она мной» должен лежать в организации рабочего дня менеджера. Достаточно часто неопытный менеджер приходит на работу, слушает голосовую почту, читает электронную почту, получает несколько телефонных звонков и начинает выполнять ту работу, которая кажется ему важной только потому, что кто-то напомнил о необходимости ее выполнения в данный момент.

На самом деле менеджер должен формировать набор задач и постоянно ранжировать их по степени важности. Менеджеру может приходить масса поручений, просьб, заданий, жалоб. Они могут иметь разную эмоциональную окраску. Реагирование на эмоциональные жалобы может привести к потере контроля над делами, которые «не кричат» в данный момент, но обернутся реальными проблемами в будущем.

Очевидно, что без контроля деятельности подчиненных нельзя добиться оптимального выполнения порученных им задач. То же самое справедливо и с точки зрения самоконтроля, о чем многие забывают. Необходимо регулярно проверять свои планы, осуществлять контроль над результатами труда, анализировать свою деятельность и свое время. Диалектика планирования говорит о том, что для того, чтобы себя разгрузить, необходимо добавить себе нагрузку в виде самоконтроля.

Кроме того, доказано, что у разных людей работоспособность различна в разные периоды времени. Пик работоспособности у разных людей приходится на разное время суток – это следует учитывать при планировании своего рабочего дня.

Рациональная работа с информацией. Для того чтобы экономить свое время, руководителю необходимо разработать рациональный подход к обработке и обмену информацией.

1. Скоропечатание. Прошли те времена, когда начальник писал тексты от руки и их перепечатывала секретарша. Сегодня и топ-менеджерам и исполнителям приходится печатать все тексты самостоятельно. Системы автоматического распознавания с голоса пока малоэффективны и то, насколько быстро менеджер умеет набирать тексты, существенно определяет скорость его работы с информацией. Существуют десятки тренажеров клавиатуры, которые позволяют овладеть десятипальцевым методом набора текста. Потратив месяц на работу с такой программой, вы всю жизнь будете экономить время.

2. Рациональное владение офисными программами. В MS Office существует множество способов выполнения одной и той же команды. Новичку удобнее «танцевать от печки», выбирая необходимые команды в меню при помощи мышки, опытный работник помнит специальные сочетания горячих клавиш, экономя время на работу с панелями меню, профессионал готов написать макросы и оптимизировать свою работу в еще большей степени. Навыки быстрой и грамотной работы с приложениями MS Office позволяют существенно экономить время.

Основной принцип состоит в том, что если пользователь не хочет что-либо настраивать, то за него это должна сделать сама система. Вследствие этого большинство настроек в программе установлено для среднестатистического пользователя, и 80% тех, кто пользуется программой от случая к случаю, так никогда и не узнают, что они работали нерационально. Для пользователей, не стремящихся вникать в систему настройки, даже реализована специальная технология (IntelliSense), которая заключается в том, что система сама отслеживает, какими инструментами вы пользуетесь, и именно эти инструменты оставляет на панелях меню. Данная модель идеально подходит для тех, кто работает с программами от случая к случаю, и экономия на каждодневных операциях для них не важна.

Но те, кто ежедневно по несколько часов работает с офисными программами, могут существенно увеличить свой КПД путем индивидуальных настроек.

3. Рациональное чтение. Рациональное чтение включает два понятия: скорочтение и выборочное чтение.

Скорочтение – это умение не проговаривать про себя текст и не водить взглядом по строчке.

Выборочное чтение – это умение составить впечатление о документе, прочитав минимум текста. Перед началом чтения надо просмотреть названия разделов, пробежать глазами содержание, предисловие, введение, иллюстрации. Возможно, этого будет достаточно для того чтобы убедиться, что данный источник не представляет интереса.

Умение обрабатывать тексты в процессе чтения поможет существенно сэкономить время. Желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца. Особенно важно делать комментарии при обсуждении электронных документов. Кстати, Word дает полный набор средств для включения в текст комментариев, пометок, выделения цветом и т.п.

4. Рациональное общение по электронной почте и телефону. Перед тем как звонить, нужно продумать ход беседы и иногда записать вопросы, которые необходимо обсудить. Важно правильно перераспределить свои коммуникации между телефоном, электронной, голосовой почтой и т.п.

Если необходимо донести некоторую информацию, уведомить человека и желательно избежать обсуждения, электронная почта – идеальное средство. Если вопрос требует обсуждения, воспользуйтесь телефоном. Если трудно дозвониться, перейдите на почту, умелое варьирование средств коммуникации поможет сэкономить время. Если почту игнорируют, указывайте в поле "Копия" (CC) сотрудников, которые дублируют или контролируют данный вопрос.

Электронная почта должна очищаться от мусора, а сообщения – организовываться и обрабатываться по приоритетам. Почтовые программы позволяют применять самые разнообразные способы автоматической обработки корреспонденции. Например, возможности использовать цветовое выделение писем позволяют не пропустить важное письмо. Так, выделяя цветом письмо от вашего начальника, вы значительно снижаете риск пропустить его в большом потоке писем.

Причины потери рабочего времени. Важно проанализировать и понять, в чем состоят причины потери рабочего времени сотрудником. Возможно, это связано с недостаточным делегированием задач подчиненным или недостаточными навыками использования информационных технологий, которые приводят к долгому поиску информации в файловой системе и Сети. Пожирателями времени могут быть ненужные звонки, посетители, непрошенная электронная почта.

Возможно, причинами потери рабочего времени являются неопределенные приоритеты и нечетко поставленные задачи. Слишком большая занятость не оставляет времени на то, чтобы думать. Помните, важно помогать сотрудникам, но не следует брать на себя их обязанности.

В настоящее время большое распространение получили различного рода карманные компьютеры с функциями организации персональной информации. Среди настольных офисных приложений большой популярностью пользуются персональные информационные менеджеры, например, Microsoft Outlook, программа, которая активно применяется для планирования дел, отслеживания их выполнения, создания списка задач и заметок.