Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Розгляд, реєстрація та розподіл документів.doc
Скачиваний:
47
Добавлен:
19.02.2016
Размер:
257.54 Кб
Скачать

39

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Національний авіаційний університет

Науково-навчальний гуманітарний інститут

Кафедра історії та документознавства

_________

дата захисту

Розгляд документів, їх реєстрація та розподіл

Курсова робота

студентки 322 групи ННГМІ

напрям підготовки 6.020105

«Документознавство

та інформаційна діяльність»

Каліновської Вікторії Ігорівни

Науковий керівник:

кандидат історичних наук,

доцент кафедри історії та документознавства,

Божук Людмила Володимирівна

Київ 2015

ЗМІСТ

ВСТУП......................................................................................................................3

ВСТУП 4

ВСТУП

Практично будь-яка сфера людського життя пов'язана зі створенням і використанням документів. Документи відіграють виключно важливу роль у сфері соціально-економічного управління, так як прийняття та реалізація значної частини управлінських рішень пов'язана безпосередньо з ними. Документи являють собою специфічний предмет і результат управлінської діяльності.

Не рідко в багатьох організаціях постають проблеми регулювання діловодства та документообігу, проблеми впровадження та використання сучасних комп'ютерних систем та техніки. Великий вклад у вдосконалення роботи з документами може внести секретар організації, так як значна частина операцій з документами проходить на його робочому місці. Саме секретар може об'єктивно оцінити ефективність прийнятої на підприємстві системи документообігу і внести суттєві зауваження та пропозиції по його удосконаленню або зміні. Адже як свідчать наукові дослідження та багаторічна практика, при правильній організації документообігу проходження документів виконується з мінімальними затратами часу та праці.

Всі документи, які надходять до підприємства, в тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії (офісі). Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби документування. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені тощо), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові.

Документація, що надійшла до підприємства, підлягає обов’язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії (або секретарем чи офіс-менеджером). Мета попереднього розгляду полягає у виявленні тих документів, з якими неодмінно має бути ознайомлене керівництво установи або виконавці відповідно до функціональних обов’язків, у визначенні необхідності реєстрації документів, а також установленні термінів виконання документів, що передаються до структурних підрозділів чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд документів здійснюють у день їх одержання або в перший робочий день (якщо вони надійшли в неробочий час чи день).

На великих підприємствах для забезпечення ритмічності їхньої роботи канцелярія за погодженням із керівниками підприємства й структурних підрозділів розробляє графік доставляння кореспонденції керівництву й до структурних підрозділів.

У кожній організації формується своя номенклатура справ та їх номери, порядок розміщення, термін зберігання тощо.

Основними шляхами покращання діловодства в будь-якій організації є застосування режиму «фільтрації» документів, передавання права підпису другорядного значення документів, підвищення швидкості обробки документів, покращання умов праці працівників апарату управління.

Актуальність роботи полягає в тому, що часто ведення діловодства і архіву покладається на секретаря.

Секретар-референт у структурі управління займає «ключове» місце. Він є своєрідним координатором, «диригентом», від якого залежить «гра» всього оркестру, тобто колективу організації чи фірми. В обов'язки секретаря входить контролювати левову частку інформаційного потоку підприємства, правильно розподіляти, направляти її за призначенням. Документообіг (як зовнішні документи, так і внутрішні), ділове спілкування з партнерами, відвідувачами, колегами (як візуальне, так і каналами зв'язку), поштові відправлення (як звичайні, так і електронні) ­– все це сфера діяльності секретаря. Вже означена сфера діяльності накладає на референта особливу роль. Адже вся ця інформація не повинна «загубитися», її необхідно грамотно обробити, посортувати за ступенями важливості і спрямувати в необхідному напрямі – безпосередньо виконавцям.

Таким чином, робота секретаря-референта є дуже важливою в процесі документообігу організації, адже саме через нього проходить вся вхідна, внутрішня та вихідна документація.

Даній темі приділяли увагу в своїй працях такі науковці як С. Г. Кулешов, Ю. І. Палеха, В. М. Варенко, М. В. Комова, Г. В. Беспянська, В. В. Бездрабко, Н. Н. Анодіна, Г. Г. Асєєв, В. А. Кудряєв та інші дослідники, які внесли значний внесок у визначення поняття «длокументообігу» та процесів розгляду, реєстрації та розподілу документів зокрема.

Метою роботи є ознайомлення з процесом розгляду, реєстрації та розподілу документів в системі документообігу.

Завдання курсової роботи:

  • охарактеризувати етапи приймання документів;

  • розглянути процес попереднього розгляду вхідної документації та її розподілу;

  • визначити вимоги щодо реєстрації документів в організації;

  • ознайомитися з правилами прийому вхідних документів;

  • описати специфіку роботи секретаря-референта зі зверненнями громадян.

Об’єктом дослідження є документообіг в організації.

Предметом курсової роботи є процес документообігу в організації, його етапи та особливості роботи секретаря-референта з документами.

Методи дослідження. Методологічну основу дослідження складає метод порівняльного аналізу при дослідженні еволюції вироблення визначення поняття документообігу в організації, зокрема при розгляді самого «документообігу». Також описовий метод, за допомогою якого охарактеризовано етапи приймання документів, процес попереднього розгляду вхідної документації та визначенні специфіки роботи секретаря-референта зі зверненнями громадян. Поряд із цим використані також метод системного аналізу при визначенні вимог щодо реєстрації документів та проаналізовано правила прийому вхідних документів.

Використано також метод узагальнення при написанні висновків та бібліографічний метод при складанні списку використаних джерел та літератури.

Структура роботи. Курсова робота складається зі вступу, двох розділів, п’яти підрозділів, висновків, списку використаних джерел та літератури й додатків. Список використаних джерел становить 23 найменування. Обсяг основного тексту – 34 сторінок, повний обсяг роботи –37 сторінок.