1. Стандартизація первинного обліку

1. Первинний облік, носії первинної економічної інформації та їх характеристика.

2. Нормативні вимоги до документації та документів.

3. Правила обробки і перевірки документів.

4. Класифікація документів як передумова їх стандартизації.

5. Напрямки вдосконалення документації та побудови документів.

6. Порядок зберігання документів.

7. Стандартизація інвентаризації.

1.1.Первинний облік, носії первинної економічної інформації та їх характеристика

Носії первинної інформації — це те, на чому фіксується інформація (звичайний папір, картки, дискети тощо) і за допо­могою чого здійснюється зв’язок між інформацією та людиною для прийняття відповідних управлінських рішень. Фіксуєть­ся інформація за допомогою комп’ютерів або вручну. Але яка б не була інформація — вхідна чи вихідна — і як би вона не об­роблялась, основним її носієм залишається документ, а носієм первинної економічної інформації — бухгалтерський документ, бухгалтерський облік здійснює суцільне і безперервне спосте­реження за господарськими процесами, відображаючи його в документах, які складають на кожну господарську операцію. бухгалтерські документи (лат. documentum — доказ, свідоц­тво) — це письмове свідоцтво певної форми і змісту про факт здійснення господарської операції. У документах зазначаються з всі відомості, потрібні для економічної та юридичної характеристики зафіксованих у них господарських операцій, для контролю і збереження власності і для визначення господар­ської доцільності та ефективності здійснюваних процесів.

Отже, документ є основним, найважливішим носієм пев­ної сукупності економічної інформації. Кілька однорідних сукупностей інформації (однорідних документів) називають масивом інформаційної сукупності.

У бухгалтерському обліку господарські операції, тобто пев­ну сукупність економічної інформації, записують на рахунках, розміщених у різних облікових регістрах, тільки на підставі документів. Тому перш ніж записати певну сукупність еконо­мічної інформації на рахунках, її слід оформити належними документами.

Процес фіксації певної сукупності економічної інформації в документах називається документуванням господарських операцій. Тільки зафіксована в документах сукупність еконо­мічної інформації може бути відображена на рахунках бухгал­терського обліку. Тому бухгалтерський облік називається ще документальним обліком.

З оформлення певної сукупності економічної інформації в документі починається бухгалтерський облік. Документуван­ня цієї інформації є основним змістом первинного обліку.

У процесі документування здійснюється спостереження за господарською операцією, з’ясовуються її законність і економіч­на доцільність. Тобто здійснюється економічний і юридичний контроль. Тому документація господарських операцій — не тех­нічна робота, а важливий контрольно-економічний процес. Документація в бухгалтерському обліку — це спосіб суціль­ного і безперервного спостереження за здійснюваними госпо­дарськими операціями, оскільки кожна господарська операція відображається в документі.

Всі господарські операції у процесі їх фіксації в документі щоденно контролюються і відображаються на рахунках бухгал­терського обліку. Крім того, документація створює умови для використання інших складових методу бухгалтерського обліку (рахунків, подвійного відображення процесів тощо). Справді, якби господарські операції не оформлювалися документами, то нічого було б відображувати на рахунках бухгалтерського об­ліку відповідно до методу подвійного запису та балансового уза­гальнення.

Документ і документація становлять єдине ціле. Бланк до­кумента певної форми і змісту є матеріальним засобом до­кументації і стає бухгалтерським документом тільки після того, як у ньому буде зафіксовано господарську опера­цію відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мі­ністерства фінансів України від 24.05.95 № 88. Документ, крім свого основного призначення, використовується також як засіб обґрунтування облікових записів, як знаряддя попереднього і наступного контролю за здійснюваними господарськими опе­раціями. Фіксуючи господарські операції в документі, зазна­чають усі основні дані, що характеризують зміст операції: де, коли, від кого і що надійшло, а також підстави для їх здійснен­ня. Ці відомості і дають можливість використовувати документ для обґрунтування облікових записів для попереднього (до або в момент здійснення) і

наступного (після здійснення) контро­лю за господарськими операціями. Всі операції з використан­ням засобів у господарстві фіксуються в документах, а пра­вильність і законність такого використання перевіряється. Таку перевірку здійснюють працівники обліку, які є не простими реє­страторами, а державними контролерами, зобов’язаними сте­жити за доцільністю і законністю всіх господарських операцій, відображених у документах, здійснювати контроль за охоро­ною приватної та державної власності. Таким чином, бухгал­терські документи як носії первинної економічної інформації є основою для забезпечення суцільного і безперервного спосте­реження за здійснюваними господарськими операціями шля­хом обґрунтування в них облікових записів. Нормативні вимоги до документації та документів

Одним із найголовніших завдань бухгалтерського обліку є своєчасна документація господарських операцій. Якість бухгалтерського обліку, його достовірність майже повністю за­лежать від правильного оформлення документів, повного і до­стовірного відбиття в них господарських процесів. Неточне чи неповне відображення господарських операцій призводить до того, що дані та бухгалтерського обліку не відбиватимуть справ­жнього стану господарства. Тому документальне оформлення господарських операцій є одним із найважливіших питань бух­галтерського обліку.

У процесі документального оформлення первинного обліку необхідно керуватись нормативними правовими документами. До них слід віднести:

1. Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.99 № 996-ХІУ.

2. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88.

Ці нормативні акти висувають загальні вимоги до докумен­тації та документів.

Крім нормативних правових актів (документів) загально­го призначення щодо порядку ведення документації та доку­ментів є цілий ряд нормативних актів, які мають конкретне відношення до того чи іншого об’єкта обліку, тобто специ­фічних.

Так, у процесі документального оформлення первинного обліку матеріалів і сировини крім вище названих нормативних актів слід керуватись також і такими, як:

Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвер­джена наказом МФУ від 16.05.96 № 99.

1. Наказ Міністерства фінансів України “Про зміни і допов­нення до інструкції про порядок реєстрації виданих, поверне­них і використаних довіреностей на одержання цінностей” від

96. №226.

2. Наказ Міністерства статистики України “Типові форми первинних облікових документів з обліку сировини та матеріа­лів” від 21.06.96 № 193.

3. Наказ Міністерства статистики України “Про затверджен­ня типової форми первинного обліку М-2” від 21.06.96 № 192.

Як загальні, так і специфічні нормативні акти відобража­ють ті вимоги, яким має відповідати документ, та юридичні норми документації господарських операцій, що зводяться до такого: документальному оформленню підлягають всі госпо­дарські операції у момент їх здійснення.

Підставою для облікових записів господарських операцій можуть бути лише правильно оформлені документи.

Документ слід складати своєчасно, як правило, в момент здійснення операції. Він повинен мати достовірні дані, необхідні для контролю за здійснюваними господарськими операціями і для одержання вичерпних відомостей про них. У бухгалтерському обліку такі відомості називаються реквізитами документа.

Реквізити документа — це найважливіші відомості про певну господарську операцію, які задовольнили б перелічені вище вимоги.

У Законі України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.99 № 996-XIV визначено основні реквізити, обов’язкові для всіх документів, а саме:

а) назва документа (накладна, рахунок-фактура, наряд, лі­мітно-забірна картка тощо). Сама назва документа певною мірою визначає зміст операції і вимоги до її оформлення;

б) дата і місце складання документа;

в) назва підприємства, від імені якого складено документ;

г) зміст та обсяг господарської операції та підстава для неї;

ґ) вимірники операції (натуральні і грошові);

д) підписи осіб, відповідальних за здійснення операції та правильне її оформлення;

е) особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифі­кувати особу, яка здійснювала господарську операцію.

Основні реквізити, обов’язкові для всіх документів. Без них документ вважається неправильно оформленим і втрачає свою юридичну силу. Крім основних, обов’язкових, кожен документ має й інші реквізити, зумовлені характером господарських опе­рацій, які називаються доповнюючими.

Вимоги щодо оформлення документа такі:

• усі документи заповнюються державною мовою, тобто українською. Відповідно до статті 11 Закону України “Про мови в Україні” одночасно з українською мовою може застосовува­тись інша мова національних меншин;

• записи можна здійснювати тільки чорнилами темного кольору, пастою кулькових ручок, на друкарській машинці або за допомогою комп’ютера в момент виконання господарської операції чи після її завершення;

• не допускається заповнення документів червоним ко­льором;

• вільні рядки в документах прокреслюються;

• виправлення в документах мають бути зроблені з дотри­манням відповідних правил: шляхом акуратного закреслення неправильного запису і написання потрібного. Таке виправлен­ня має супроводжуватись надписом “Виправлено” та підтвер­джуватись підписами осіб, що підписали цей документ із за­значенням дати виправлення. У первинних документах, які призначені для відображення грошових коштів, виправлення не допускаються. Такі документи анулюються;

• якщо документи складаються у декількох примірниках, то їх виписування здійснюється з використанням копіюваль­ного паперу;

• усі документи мають бути відповідного стандарту;

• у випадках, встановлених законодавством, а також Міні­стерствами і відомствами України, бланки первинних доку­ментів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Блан­ки суворої звітності друкуються за зразками типових та стан­дартизованих форм, затверджених відповідно Державним комітетом статистики і Міністерством фінансів України, із обо­в’язковим друкуванням на бланках квитанцій, квитків, та­лонів, абонентів їх номінальної вартості.

Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації. Порядок використання та обліку бланків первинних документів суворої звітності, а також його господарських операцій, оформлення яких проводиться на таких бланках, встановлюється окреми­ми нормативними актами.

Правила обробки і перевірки документів

Матеріально відповідальна особа й оперативні працівни­ки зобов’язані юридично правильно оформлювати докумен­ти на здійснені господарські операції і в установлені голов­ним бухгалтером терміни здавати їх до бухгалтерії. Як пра­вило, документи здають разом з регістром у двох примірниках. На одному примірнику працівники бухгалтерії розписуються в одержанні документів і повертають його матеріально відпові­дальній особі, для якої цей примірник регістру є розпискою в тому, що документи здано до бухгалтерії. Документи, що надій­шли до бухгалтерії, обробляються і перевіряються (арифметична перевірка, формальна, чи юридична, і за суттю). Після цьо­го документи готові до занесення в облікові регістри.

При арифметичній перевірці документа переконуються в тому, що всі арифметичні дії в документі виконано правиль­но. З цією метою документи таксують, перевіряють підсумки, обчислюють знижки чи надбавки та здійснюють усі інші розра­хунки, відбиті в документі.

При формальній (юридичній) перевірці переконуються в наявності всіх необхідних реквізитів, у правильності їх запов­нення та виправлення помилок.

При перевірці документів за суттю необхідно перевіри­ти достовірність здійснених операцій та відповідність їх сум, зафіксованих у документі, тобто впевнитися, чи не є цей доку­мент фіктивним. Після цього з’ясовується законність операції, тобто встановлюється відсутність порушень визначених норм, розцінок, лімітів та доцільність господарської операції на пев­ному підприємстві, її економічна ефективність.

У процесі перевірки документа з’ясовують обґрунтованість облікових записів і здійснюють попередній контроль за госпо­дарськими операціями. Документи, прийняті до обліку, групу­ють за певними ознаками, однорідністю операцій і за кожною групою підбивають підсумки за допомогою обчислювальних машин. На підставі перевірених документів бухгалтер відділу чи головний бухгалтер складає меморіальний ордер.

При журнально-ордерній і автоматизованій формах обліку меморіальних ордерів не складають, а на самих документах за­значають, у дебеті і кредиті яких рахунків потрібно записати господарську операцію. На підставі перевірених і опрацьованих документів операції записують на синтетичних і аналітичних рахунках відповідних облікових регістрів. Записи в регістрах бухгалтерського обліку можуть здійснюватися як ручним спо­собом, так і з використанням електронних способів реєстрації первинних даних.

Документи, на підставі яких зроблено запис в облікові регі­стри, використовуються і для наступного контролю у формі 18 документальної ревізії (планової — один раз на квартал чи рік — або раптової). Ревізії проводять з метою перевірки законності та доцільності здійснених господарських операцій, правиль­ності їх документального оформлення. Також документи вико­ристовуються при проведенні аудиту та оперативного економіч­ного аналізу.

1.2. Класифікація документів як передумова їх стандартизації

Як було вже зазначено, вимоги до документів ставляться виходячи з нормативних актів — як загальних, так і специфіч­них. Специфічність нормативних актів, які визначають вимо­ги до того чи іншого документа, підкреслює те, що є багато різних документів, які відрізняються один від одного своїм при­значенням, виконуваними функціями, ступенем узагальнення господарських операцій, характером і змістом.

З метою правильного застосування документів на прак­тиці їх класифікують за такими ознаками: ступенем уза­гальнення господарських операцій, місцем складання, при­значенням, способом заповнення (рис. 1.1).

За ступенем узагальнення господарських операцій докумен­ти поділяються на первинні і зведені.

Первинні — це такі документи, в яких фіксують госпо­дарські операції в момент їх здійснення. Вони є першим фор­мальним доказом того, що господарська операція відбулася. Прикладом первинних документів є накладні, приймальні кви­танції, вимоги, лімітно-забірні картки, облікові листки, наря­ди на ремонтні та будівельні роботи тощо. Первинні документи в свою чергу поділяються на разові і нагромаджувальні.

Разові документи складають окремо на кожну господарську операцію в момент її здійснення. Це вимоги, акти, приймальні квитанції тощо.

Документи, в яких поєднуються розпорядження і його ви­конання, називаються виправдними (лімітно-забірна картка, наряди тощо).

Документи бухгалтерського оформлення складають пра­цівники бухгалтерії на підставі виконавчих і виправдних доку­ментів з метою полегшення і прискорення запису операцій на рахунках бухгалтерського обліку. До таких документів належать меморіальні ордери, а також бухгалтерські довідки, якими оформ­ляють різні перерахування з рахунка на рахунок, виправлення помилок, групування і розподіл видатків. Ці довідки ґрунтують­ся на виправдних документах, про що обов’язково треба робити застереження в тексті. Документи бухгалтерського оформлен­ня не пов’язані з реальним рухом коштів, тому самостійного зна­чення не мають і виконують в обліку допоміжну роль.

Документи, які поєднують у собі розпорядження, його ви­конання і бухгалтерське оформлення, називаються комбінова­ними. Прикладом комбінованого документа є видатковий касо­вий ордер. Він містить розпорядження про видачу грошей, дані про виконання розпорядження (підпис одержувача про одер­жання і касира про видачу грошей, дані про бухгалтерське оформ­лення). У ньому зазначаються кореспондуючі рахунки.

За способом заповнення документи поділяються на такі, що заповнюються ручним способом, і такі, що заповнюють­ся із застосуванням електронних способів запису, але без введення інформації в ОМ, і електронним способом з прямим введенням інформації в ОМ.

Запропоновані ознаки класифікації документів мають не тільки суто теоретичне значення. Класифікація документів за цими ознаками дає змогу здійснювати більш науковий і твор­чий підхід до стандартизації документів, що має, в свою чергу, велике значення для вдосконалення практики ведення бухгал­терського обліку.

Напрямки вдосконалення документації та побудови документів

Велика кількість форм документів ускладнює облік, робить його громіздким, знижує його якість, збільшує затрати на його ведення. За своєю економічною природою і характером багато господарських операцій однорідні й однотипні, тому є реальні можливості оформлювати такі операції однотипними первин­ними документами. Ось чому основним завданням праців­ників обліку є зменшення кількості форм первинних доку­ментів шляхом розробки типових, уніфікованих документів раціональної конструкції з метою використання їх у багатьох сферах економіки України. Документи за своїми формами і бу­довою мають бути зручними й економними, складатись і опра­цьовуватись у короткі строки, використовуватись у різних га­лузях народного господарства як при ручному, так і машинно­му опрацюванні. Спрощення і скорочення кількості форм пер­винних документів має йти шляхом стандартизації, типізації та уніфікації.

Стандартизація документів — це розробка бланків доку­ментів найбільш раціональних розмірів і форм з чітко визначе­ним розташуванням реквізитів. Нині використовують багато стан­дартних бланків, з яких найбільш поширеними є рахунки-фактури, касові ордери, авансові звіти, банківські документи тощо.

Стандартизація бланків документів спрощує і полегшує тех­нологію облікової роботи, знижує її собівартість, дає значну економію паперу і підвищує якість обліку.

Під типізацією документів слід розуміти розробку бланків документів, які можна було б використовувати для оформлен­ня однорідних операцій в різних галузях народного господар­ства. Всі типові документи стандартні за формою.

Для розробки типових документів стандартної форми слід визначити коло і характер операцій, які здійснюються в усіх або багатьох галузях народного господарства, встановити не­обхідні й оптимальні реквізити для визначеного кола операцій.

У практиці широко використовують такі типові докумен­ти, як прибуткові й видаткові касові ордери, банківські доку­менти, рахунки-фактури, авансові звіти та ін. Майже всі ос­новні документи в галузях народного господарства є типовими.

Уніфікація документів є подальшим розвитком роботи з їх типізації. Під уніфікацією слід розуміти роботу зі створення документа, який за своїм змістом і формою може бути викорис­таний для оформлення широкого кола господарських операцій усіх або багатьох галузей народного господарства. Якщо типо­вими документами оформляють окремі однорідні операції, то уніфікованими — широке коло господарських операцій галу­зей народного господарства.

Уніфікація сприяє скороченню кількості форм первинних документів. Проте для оформлення уніфікованих документів порівняно з типовими документами затрачається більше часу, що призводить до зниження продуктивності праці, зменшення можливості відображувати специфічні сторони облікованих операцій. Поки що уніфіковані документи не набули такого поширення, як типові.

Порядок зберігання документів

Використавши документи для обґрунтованого відображен­ня господарських операцій на рахунках бухгалтерського об­ліку, їх передають на збереження, а в міру потреби використо­вують для контролю і ревізії, тобто для перевірки, економічної і юридичної оцінки діяльності господарства, а також для про­ведення аудиту.

Документи, на підставі яких здійснено записи в облікових реєстрах, називаються використаними. Використані докумен­ти передаються в архів, який поділяється на поточний і постійний. У поточному архіві зберігаються документи тільки поточного року (звідки походить і його назва — поточний архів), а в постійному — всі документи попередніх років. У постійно­му архіві крім бухгалтерських документів зберігаються об­лікові регістри, оборотні відомості, баланси, звіти, а також до­кументи попередніх років усіх інших відділів підприємства. Виправдні документи зберігаються окремо від реєстрів синте­тичного й аналітичного обліку.

У кінці кожного місяця документи поточного місяця, що стосуються певного облікового регістру, формуються для збереження в окремій папці. На обкладинці зазначають: назву і номер папки, рік і місяць, шифр синтетичного рахунка, номе­ри документів (з № по № включно) та кількість до­кументів.

Касові ордери, авансові звіти, виписки банку з документа­ми, що додаються до них, а також інші документи, на основі яких здійснене витрачання коштів, мають бути підібрані в по­рядку послідовності їх номерів і переплетені в окремі папки.

Сформовані за місяць у такому порядку документи пере­даються до поточного архіву і зберігаються протягом року, після чого передаються у постійний архів. У постійному архіві має бути забезпечене абсолютне зберігання документів та розроб­лені методи простого і зручного користування необхідними до­кументами у разі потреби будь-якої довідки. З цією метою для постійного архіву відводиться окреме приміщення і призначаєть­ся відповідальна за збереження архівних документів особа. На зберігання приймаються тільки належно оформлені доку­менти, при цьому вони реєструються у спеціальній архівній книзі, яка ведеться за довільною формою.

Принцип зберігання прийнятих у постійний архів доку­ментів — за роками і місяцями. У межах року і місяця залежно від характеру і змісту документів зберігання їх організовується:

а)у хронологічному порядку — всі документи в папках підібрані у порядку їх реєстрації в облікових реєстрах

б) у предметному порядку — документи підбираються в папки за видами матеріальних цінностей або характером опе­рацій. Так, при журнально-ордерній формі обліку документи до кожного журналу-ордера зберігаються в окремій папці, тоб­то за характером операцій;

в) у кореспондентському порядку — документи групують­ся в папки за організаціями й особами, з якими підприємство мало господарські зв’язки, і відповідно ці організації є корес­пондентами підприємства (звідки і походить назва цього поряд­ку зберігання). Окремі папки документів відкриваються для розрахунків з постачальниками, покупцями, підзвітними осо­бами та ін.

Загальна відповідальність за збереження бухгалтер­ських документів в архіві покладена на головного бухгалте­ра підприємства. Справи з бухгалтерського архіву видаються тільки за його письмовим дозволом. Вилучати документи з ар­хіву можна лише за письмовим розпорядженням судово-слідчих органів і з дозволу керівника господарства. На місце вилучено­го документа вкладають його копію (надруковану або сфото­графовану) з розпискою представника організації, що вилучила документ, та із зазначенням на звороті підстави і дати вилу­чення оригіналу. В окремих випадках за розсудом керівника господарства документи грошово-матеріальної звітності (рахун­ки, наряди тощо) видаються судово-слідчим органам за актом з точним переліком усіх виданих документів (назва, номер до­кумента, дата його складання, сума та ін). Цей акт зберігаєть­ся на місці виданих документів. В архівній книзі про це роб­лять відповідні помітки (ким, коли і на якій підставі вилучено документ). Після повернення в архів документи кладуть на по­переднє місце, копії (або акт) вилучаються і зберігаються у спра­вах архіву. Одночасно в архівній книзі робиться відмітка про дату повернення документів. Для зберігання документів перед­бачено терміни їх зберігання. Передбачено, що прибуткові й видаткові касові ордери та квитанції з обліку товарно-матері­альних цінностей зберігаються 3 роки; авансові звіти — не мен­ше 3 років, розрахунково-платіжні відомості на виплату заро­бітної плати робітникам і службовцям — 5 років; річні баланси і звіти — постійно, квартальні — 3 роки, місячні — один рік; інвентаризаційні описи будівель і споруд — 10 років і т. д.).

Після закінчення терміну зберігання документи підля­гають знищенню. На них складається акт, і вони передаються організаціям, що заготовляють вторинну сировину. В архівній книзі про це робиться відповідна відмітка із зазначенням номе­ра і дати акта. При цьому передача архівних документів заготі­вельним організаціям оформляється приймально-здавальною накладною, в якій зазначаються кількість включених до акта справ і загальна їх вага. Документи, термін зберігання яких більше п’яти років, можна знищувати тільки з дозволу відпо­відних архівних установ.

Документи постійного зберігання знаходяться у постійно­му бухгалтерському архіві безстроково. При реорганізації або ліквідації господарства ці документи передаються в місцевий відділ державного архіву на безстрокове зберігання.

Стандартизація інвентаризації

За допомогою документації обліковують усі операції відразу після їх здійснення. Однак у господарській діяльності можуть мати місце такі зміни засобів, які технічно неможливо або еко­номічно недоцільно визначити й облікувати в процесі їх здійснен­ня. Це можуть бути природні втрати: всихання, випаровування, розпилювання матеріалів; можуть бути нестачі або лишки мате­ріалів з інших причин (неточність вимірювальних пристроїв, зловживання матеріально відповідальних осіб, неакуратність тощо). Зміни господарських засобів, які викликають розбіжності між даними поточного обліку і дійсною наявністю господарських засобів, джерел їх формування, виявляють лише за допомогою інвентаризації. Відповідно до статті 10 Закону України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” від 16.07.99 № 996-XIV проведення інвентаризації є необхідним для забез­печення достовірності даних як бухгалтерського обліку, так і фінансової звітності та документального підтвердження наяв­ності, стану й оцінок активів і зобов’язань.

Інвентаризація — це спосіб виявлення та обліку тих за­собів і джерел, які не знайшли відображення у поточному об­ліку за допомогою документів.

Окремого положення (стандарту) бухгалтерського обліку щодо стандартизації інвентаризації окремих об’єктів бухгал­терського обліку не розроблено, тому в ролі її стандартизації використовують такі нормативні правові документи: Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.99 № 996-XIV, Положення про інвентариза­цію майна державних підприємств, які приватизуються, а та­кож майна державних підприємств і організацій, які переда­ються в оренду, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 02.03.93 № 158, та Інструкція по інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Міні­стерства фінансів України від 11.08.94 № 69.

До основних завдань проведення інвентаризації на під­приємствах слід віднести:

• виявлення фактичної наявності господарських засобів у натуральному і грошовому вираженнях шляхом їх переважу­вання, обміру та підрахунку;

• шляхом порівняння фактичної наявності виявлених ін­вентаризацією засобів з даними бухгалтерського обліку вияв­лення лишку або їх нестачі;

• виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частко­во втратили свою первісну якість (застарілих фасонів і моделей), або таких, що не використовуються на даному підприємстві;

• перевірку дотримання умов та порядку збереження мате­ріальних і грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних фондів;

• перевірку реальності вартості зарахованих на баланс об’єктів обліку відповідно до діючих принципів оцінки.

Кількість, порядок і строки проведення інвентаризації визначає керівник підприємства (товариства), крім ви­падків, коли проведення інвентаризації згідно з названими вище правовими документами є обов’язковим, зокрема:

• при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство тощо;

• перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов’язань, інвентаризація яких проводилась не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних фондів може проводитись один раз у три роки, а бібліотечних фондів — один раз у п’ять років;

• при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

• при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

• за приписом судово-слідчих органів;

• у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ);

• при передачі підприємств та їх структурних підрозділів І на дату передачі). Інвентаризація може не проводитись у разі передачі підприємств та їх структурних підрозділів у межах єдиного органу, до сфери управління якого входять ці підприєм­ства;

• у разі ліквідації підприємства.

Також проведення інвентаризації є обов’язковим у випад­ку, коли при колективній (бригадній) відповідальності змі­нюється керівник колективу (бригадир), вибуває з колективу (бригади) більше половини його членів, а також за вимогою хоча б одного члена колективу (бригади).

Інвентаризації підлягають усі види майна, яке є власністю підприємства або їй не належне і знаходиться на обліку поза балансом.

У ході проведення річної інвентаризації крім майна в обов’язковому порядку інвентаризуються:

• розрахунки з покупцями, постачальниками, підзвітними особами;

• депоновані суми;

• розрахунки за позиками, виданими працівникам іншими дебіторами і кредиторами;

• розрахунки з бюджетом;

• розрахунки з відшкодування заподіяних підприємству збитків;

• розрахунки з банком за позовами.

Підлягають інвентаризації також наявні на підприємстві бланки суворої звітності.

На кожному підприємстві для проведення інвентаризації повинні бути створені постійно діючі інвентаризаційні комісії. До їх складу мають входити: голова комісії — керівник підприємства або його заступник; члени комісії — головний бухгалтер, керівники структурних підрозділів, спеціалісти. На тих підприємствах, де є значний обсяг робіт, для безпосеред­нього проведення інвентаризацій створюються робочі інвента­ризаційні комісії. До їх складу входять: голова комісії — пред­ставник керівника підприємства; члени комісії — інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економі­сти, бухгалтери та інші досвідчені працівники підприємства,\ які добре обізнані з питаннями визначення кількості, якості, комплектності матеріальних цінностей та цін на них, а також добре обізнані з організацією первинного обліку. Персональний склад інвентаризаційної комісії та її чисельність своїм наказом (розпорядженням) визначає керівник підприємства, з яким вони повинні бути ознайомлені. Якщо під час проведення інвен­таризації відсутній хоч один із членів інвентаризаційної комісії, то її результати можуть бути визнані недійсними.

Робота інвентаризаційної комісії складається з підготовчо­го етапу, етапу перевірки наявності майна у натурі, етапу підве­дення підсумків інвентаризації та їх оцінки.

На підготовчому етапі голова інвентаризаційної комісії ставить до відома матеріально-відповідальну особу (а при ко­лективній відповідальності — всю бригаду) про те, що керівни­ком підприємства призначена інвентаризація, пред’являючи при цьому розпорядження на її проведення, і представляє склад комісії. Після цього інвентаризаційна комісія опломбовує всі приміщення, в яких перебувають цінності, що закріплені за матеріально відповідальною особою, перевіряє справність ва­говимірювальних приладів і додержання встановлених термінів їх клеймування і вимагає подати в бухгалтерію або комісію усі прибуткові та видаткові документи. Останні прибуткові та видаткові документи візуються головою комісії з позначкою “до інвентаризації на “ ” (дата)”, а також відбирається розписка від матеріально відповідальної особи (при колективній матеріальній відповідальності — від усіх 11 членів) про те, що на дату проведення інвентаризації немає неоприбуткованих або неописаних у видаток окремих назв цінностей. Складання цієї розписки передбачено в спеціальній частині документа (інвентаризаційному описі), яким оформля­ються фактичні результати інвентаризації цінностей.

На другому етапі проведення інвентаризації — етапі пере­вірки майна в натурі — інвентаризаційна комісія у присут­ності матеріально відповідальних осіб здійснює ретельний підрахунок, зважування або обмір кожного виду (сорту) товар­но-матеріальних цінностей чи грошових коштів. Підсумки інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінно­стей, документів суворої звітності та іншого мають бути оформ­лені інвентаризаційною комісією за формою інвентаризаційно­го опису. Одержані фактичні результати інвентаризації зано­сять до інвентаризаційного опису, в якому вказують назву, сорт, кількість і вартість матеріальних цінностей.

Оформлення результатів інвентаризації грошових коштів у касі підприємства, витрат майбутніх періодів, дорогоцінних металів і виробів з них, матеріалів та товарів, які перебувають у дорозі, та ряду інших активів здійснюється за допомогою актів інвентаризації. Нормативних правових документів щодо затвердження форм інвентаризаційних описів, актів інвента­ризації та порівняльних відомостей не розроблено, тому для оформлення наслідків інвентаризацій у практичній діяльності суб’єктів господарювання можуть бути використані їх форми, що були затверджені постановою Держкомстату СРСР від 28.12.89 № 241, зокрема:

• форма № ІНВ-1 “Інвентаризаційний опис основних за­собів”;

• форма № ІНВ-2 “Інвентаризаційний ярлик”;

• форма № ІНВ-3 “Інвентаризаційний опис товарно-мате­ріальних цінностей”;

• форма № ІНВ-4 “Акт інвентаризації товарів відванта­жених”;

• форма № ІНВ-5 “Інвентаризаційний опис товарно-матері­альних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання”;

• форма № ІНВ-6 “Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі”;

• форма № ІНВ-8 “Акт інвентаризації дорогоцінних металів і виробів з них”;

• форма № ІНВ-8а “Інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, що містяться в напівфабрикатах, вузлах і деталях, приладах та інших виробах”;

• форма № ІНВ-9 “Акт інвентаризації дорогоцінних ка­менів, природних алмазів і виробів з них”;

• форма № ІНВ-10 “Акт інвентаризації незакінчених ре­монтів основних засобів”;

• форма № ІНВ-11 “Акт інвентаризації видатків майбутніх періодів”;

• форма № ІНВ-15 “Акт інвентаризації наявності грошових коштів”;

• форма № ІНВ-16 “Інвентаризаційний опис цінностей і бланків документів суворої звітності”;

• форма № ІНВ-17 “Акт інвентаризації розрахунків з покуп­цями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами”;

• форма № ІНВ-18 “Порівняльна відомість результатів ін­вентаризації основних засобів”;

• форма № ІНВ-19 “Порівняльна відомість результатів ін­вентаризації товарно-матеріальних цінностей”.

При складанні інвентаризаційного опису (акта інвентари­зації) слід дотримуватися такого порядку:

• особи, відповідальні за збереження цінностей, на початку інвентаризаційного опису дають розписку такого змісту: “До початку проведення інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на товарно-матеріальні цінності, поступивши на мою (нашу) відповідальність, оприбутковані, а вибувши, списані у видаток”. Такі ж розписки дають особи, які мають грошові кош­ти для придбання цінностей або довіреність на їх отримання;

• на кожній сторінці інвентаризаційного опису вказується прописом число порядкових номерів цінностей і їх загальна кількість у натуральних показниках, записаних на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах тощо) вони відображені. На останній сторінці інвентаризаційного опису проставляється прописом загальна кількість товарно-матеріальних цінностей, виявлених інвентаризацією і внесених в опис, підписи всіх членів комісії та відбирається від матеріально-відповідальної особи (при колективній відповідальності — осіб) розписка такого змісту: “Всі цінності, пойменовані в цьому Інвентаризаційному описі з № по № ,

комісією перевірені в натурі в моїй (нашій) присутності і внесені в опис, в зв’язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю (не маємо). Цінності, перераховані в описі, зна­ходяться на моєму (нашому) відповідальному зберіганні”;

• забороняється залишати рядки описів незаповненими. На останніх сторінках незаповнені рядки прокреслюються;

• виправлення помилок проводиться шляхом закреслення 1 написання зверху правильних даних. Виправлення мають бути вмотивовані і підписані всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальними особами;

• матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відо­мості, протоколи) є підставою для відображення результатів інвентаризації в бухгалтерському обліку;

• при інвентаризації основних засобів одночасно з перевіркою їх наявності слід перевірити і наявність технічної документації, документів на основні засоби, здані (або прийняті) в оренду, на відповідальне зберігання або у тимчасове користування. При їх відсутності необхідно належно оформити нові. Про встановленні необлікованих об’єктів належить провести їх оцінку відповідно до сучасної відновної вартості і визначити їх знос згідно з дійсним технічним станом;

• на товарно-матеріальні цінності, що не належать підприєм­ству, складається окремий інвентаризаційний опис, у якому робиться посилання на документи, що підтверджують прийман­ня цих цінностей на відповідальне зберігання тощо;

• товарно-матеріальні цінності, здані для переробки на інші підприємства, вносяться до інвентарного опису на підставі підтвердних документів із зазначенням їх найменування і кількості, назви переробника, дати передачі в переробку, но­мера і дати документа;

• малоцінні і швидкозношувані предмети інвентаризують­ся як такі, що перебувають на складі, так і такі, що перебува­ють в експлуатації (незважаючи на те, що в експлуатації вони числяться тільки в кількісному вираженні);

• при виявленні в ході інвентаризації не придатних до по­дальшого використання товарно-матеріальних цінностей скла­даються окремі інвентаризаційні описи.

Перший примірник опису передається до бухгалтерії для виведення остаточних результатів, другий залишається у ма­теріально відповідальної особи. При зміні матеріально відпові­дальних осіб інвентаризаційний опис (акт інвентаризації) скла­дається у трьох примірниках, з яких перший передається в бух­галтерію, а другий і третій — особі, яка здає і приймає цінності.

Запис проводиться за кожною окремою назвою, сортом, но­менклатурним номером цінностей. На непридатні і зіпсовані цінності складаються відповідні акти та окремі інвентари­заційні описи.

З метою посилення відповідальності за якісне проведення інвентаризації постійно діюча інвентаризаційна комісія з учас­тю членів робочих інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб після закінчення інвентаризації може про­водити контрольну перевірку інвентаризації, результати якої оформляє в акті контрольної перевірки. У випадку виявлення значних розходжень між даними інвентаризаційного опису і даними контрольної перевірки керівником підприємства ви­дасться наказ (розпорядження) на призначення нового складу робочої інвентаризаційної комісії для проведення повторної суцільної інвентаризації цінностей та приймається відповідне рішення щодо притягнення до відповідальності першого скла­ду комісії.

Певну особливість має порядок проведення та документаль­ні! оформлення інвентаризації розрахунків. При проведенні інвентаризації розрахунків слід враховувати такі особливості:

а) всім дебіторам підприємства-кредитори повинні переда­ні виписки про їх заборгованість, які пред’являються інвента­ризаційній комісії для підтвердження реальності заборгова­ності. Підприємства-дебітори зобов’язані протягом десяти днів Із дня отримання виписок підтвердити заборгованість або за­явити свої заперечення;

б) на рахунках обліку розрахунків з покупцями і замовни­ками, постачальниками і підрядчиками, іншими дебіторами і кредиторами повинні залишатися виключно погоджені суми.

В окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіж­ності не усунені або залишились не з’ясованими, розрахунки з дебіторами і кредиторами відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, що випливають із записів у бухгалтер­ському обліку і визнаються нею правильними.

Зацікавлена сторона зобов’язана передати матеріали про розбіжності на вирішення відповідних органів;

в) суми за розрахунками з установами банків, фінансовими І податковими органами мають бути погоджені ними. Залишен­ня в обліку неурегульованих сум за цими розрахунками не до­пускається;

г) до акта інвентаризації розрахунків додається довідка про дебіторську і кредиторську заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув, із зазначенням осіб, винних у прохо­дженні терміну позовної давності дебіторської заборгованості, а також назви й адреси дебіторів або кредиторів, суми, причи­ни, дати і підстави виникнення заборгованості. Оформлення ре­зультатів інвентаризації розрахунків з кожним контрагентом слід оформити Актом звіряння розрахунків, затвердженим на­казом Міністерства економіки та з питань європейської інтег­рації України, Міністерства фінансів України та Державного комітету статистики України від 10.11.98М 148/234/383. Цей акт виконує роль виписки про заборгованість контрагента. На підставі належним чином оформлених актів звіряння розра­хунків оформляється Акт інвентаризації розрахунків з покуп­цями, постачальниками та іншими дебіторами і кредитора­ми (ФОРМА № ІНВ-17), затверджений постановою Держкомстату СРСР від 28.12.89 № 241. До акта інвентаризації додаєть­ся Довідка розрахунків з покупцями, постачальниками, інши­ми дебіторами і кредиторами.

На заключному етапі проведення інвентаризації — підве­дення підсумків інвентаризації та їх оцінка — бухгалтерія в інвентаризаційних описах проставляє наявність цінностей за даними обліку та визначає результат інвентаризації: їх неста­чу та лишки. Працівниками бухгалтерії за участі членів робо­чої інвентаризаційної комісії виводиться результат інвентари­зації. За результатами інвентаризації членами комісії оформ­ляється відповідний протокол результатів інвентаризації. Крім даних про результати інвентаризації у протоколі наводять­ся відомості про стан складського господарства, пропозиції про зарахування, списання нестач у межах норм природних втрат і наднормативних нестач і втрат від псування цінностей, зазна­чаються заходи, прийняті з метою їх недопущення надалі. По­стійно діюча інвентаризаційна комісія розглядає можливості зарахування пересортування, але остаточне рішення з цього пи­тання приймає тільки керівник підприємства.

Протягом року працівники бухгалтерії заповнюють відо­мість результатів інвентаризацій, проведених у звітному році. Її дані використовуються при складанні пояснювальної записки до річного фінансового звіту. Ця відомість складається в одному примірнику і зберігається в бухгалтерії.

Результат відображається у порівняльній відомості. Мате­ріально відповідальна особа повинна дати письмове пояснення виникнення нестачі або лишків. Остаточні результати інвента­ризаційної комісії оформляються актом інвентаризації, в яко­му мають бути відображені кінцеві висновки щодо оцінки ре­зультатів інвентаризації, зокрема: сума нестачі або лишків; висновок про можливе взаємне зарахування лишків і нестач однойменних цінностей у тотожних кількостях (так зване пе­ресортування); віднесення суми нестачі за рахунок природних витрат за тими видами цінностей, на які встановлено норми при­родного збитку. За відсутності затверджених норм природного збитку нестача вважається як понаднормова і відноситься на винних осіб. На винних осіб також відноситься вартість зіпсованих цінностей за цінами, за якими визначається розмір шко­ди від крадіжок, нестач, знищення і псування цінностей, а у випадках, коли винних осіб не встановлено або в утриманні з винних осіб судом відмовлено, відносяться на збитки підприєм­ства згідно з Порядком визначення розміру збитку від роз­крадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних ціннос­тей, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від № 116 (з наступними змінами від 27.08.96 № 1009, під 20.01.97 № 34, від 15.12.97 № 1402). Надлишкові цінності, у тому числі й вартісні різниці, що утворились у результаті пе­ресортування, підлягають оприбуткуванню і віднесенню на ре­зультати фінансово-господарської діяльності підприємства. Результати інвентаризації, оформлені протоколом інвентари­заційної комісії, мають бути затверджені керівником підприєм­ства у 5-денний термін і відображені на рахунках бухгалтерського обліку в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня місяця звітного року.

Запитання і завдання для самоперевірки та самоконтролю

1. Що ви розумієте під поняттями “носії первинної інфор­мації”, “бухгалтерський документ”, “документальний облік” і “документація” та яка їхня роль у бухгалтерському обліку?

2. У якому випадку бланк документа може стати бухгал­терським документом?

З . Від чого переважно залежить якість бухгалтерського об­ліку?

А. Якими загальними і специфічними нормативними пра­вовими документами потрібно керуватись при документаль­ному оформленні господарських операцій?

4. Які документи можуть служити підставою для записів в облікових регістрах?

5. Що таке реквізити документа? Назвіть обов’язкові рек­візити для первинних документів.

6. Які вимоги до оформлення документів?

7. Назвіть правила виправлення документів. У яких доку­ментах виправлення взагалі не допустимі?

8. Які вимоги ставляться до оформлення і використання бланків документів суворої звітності?

9. У чому полягає сутність арифметичної, формальної (юридичної) перевірки і перевірки документів за суттю?

10. Перелічіть основні ознаки класифікації первинних доку­ментів.

11. Як поділяють документи за призначенням?

12. Яким шляхом має йти спрощення і скорочення кількості форм первинних документів?

13. Які документи вважаються використаними?

14. Який порядок формування документів для передачі в по­точний бухгалтерський архів?

15. Хто відповідає за ведення справ у постійному архіві підприємства, і який порядок вилучення документів з архіву? Які принципи зберігання прийнятих до постійного ар­хіву документів?

16. Яким нормативним правовим документом визначено терміни зберігання документів у поточному архіві підприєм­ства, і який їх термін зберігання встановлено для більшості опрацьованих первинних документів?

17. З якої дати починається відлік часу терміну зберіган­ня документів, і який порядок їх знищення по закінченні тер­міну їх зберігання?

18. Які причини вимагають періодичного проведення інвен­таризації окремих об’єктів бухгалтерського обліку?

19. Які нормативні правові документи регулюють правові основи проведення інвентаризації об'єктів бухгалтерського обліку?

20. Які основні завдання інвентаризації?

21. В яких випадках проведення інвентаризації є обов’яз­ковим?

22. Які об’єкти бухгалтерського обліку підлягають інвен­таризації?

23. Назвіть функції і склад постійно діючих і робочих інвен­таризаційних комісій.

24. З яких етапів складається інвентаризаційний процес на підприємстві? Охарактеризуйте зміст кожного з них.

25. Яких умов треба дотримуватись при заповненні інвен­таризаційних описів з інвентаризації товарно-матеріальних цінностей?

26. Які особливості треба враховувати при проведенні та документальному оформленні інвентаризації розрахунків?

27. Яким документом оформляються результати розгля­ду матеріалів робочою інвентаризаційною комісією?

28. Який порядок приймання документів інвентаризації в бухгалтерії підприємства і виявлення її результатів?

31 .Я ким документом оформляються остаточні результа­ти інвентаризації, що в ньому має бути відображено?

32. Який порядок розгляду постійно діючою інвентариза­ційною комісією результатів інвентаризації?

2.СТАНДАРТИЗАЦІЯ АНАЛІТИЧНОГО ТА СИНТЕТИЧНОГО ОБЛІКУ

1. Облікові регістри як умова стандартизації аналітичного та синтетичного обліку.

2. Стандарти ведення та організації обліку.

3. Стандартизація регістрів бухгалтерського обліку.

1. Стандартизація регістрів з обліку грошових коштів.

2. Стандартизація регістрів з обліку довгострокових та корот­кострокових позик.

3. Стандартизація регістрів з обліку розрахунків довгостро­кових та поточних зобов’язань.

4. Стандартизація регістрів з обліку необоротних активів та фінансових інвестицій.

5. Стандартизація регістрів з обліку витрат.

2.3.6. Стандартизація регістрів з обліку доходів, результатів діяльності, власного капіталу та забезпечення зобов’язань.

Облікові регістри як умова стандартизації аналітичного та синтетичного обліку

На першому етапі облікових робіт кожна господарська опе­рація має бути документально оформлена. Лише на підставі бухгалтерських документів проводяться облікові записи за ра­хунками, відомостями, а в подальшому формуються показни­ки звітності.

На практиці господарські операції на підставі даних первин­них документів відображаються в облікових регістрах.

Облікові регістри — це система таблиць певної форми, які призначенні для групування, зведення й узагальнення даних, що відображені в первинних документах. Процес відображення господарських операцій в облікових регістрах називають обліковою реєстрацією.

В обліковій практиці застосовують регістри різних форм. Це зумовлено неоднорідністю господарських операцій, які вини­кають у процесі життєвого циклу підприємства.

Облікові регістри класифікують за такими ознаками: харак­тером запису, видами обліку, зовнішнім виглядом, способом графлення.

За характером запису облікові регістри можуть бути хро­нологічні, систематичні та комбіновані.

У регістрах хронологічного запису господарські операції відображаються в порядку їх здійснення.

У регістрах систематичного запису господарські операції групуються за економічним змістом на відповідних рахунках бухгалтерського обліку.

У регістрах комбінованого запису поєднуються хронологіч­не і систематичне відображення господарських операцій.

За ступенем деталізації записів регістри поділяються на регістри аналітичного і синтетичного обліку, комбіновані.

У регістрах аналітичного обліку господарські операції відображаються на аналітичних рахунках.

У регістрах синтетичного обліку господарські операції відображаються на рахунках синтетичного обліку.

У комбінованих регістрах поєднуються риси регістрів ана­літичного і синтетичного обліку. Господарські операції в них відображаються в розрізі аналітичних рахунків з одночасним накопиченням даних на рахунках синтетичного обліку.

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на картки, вільні листи, книги.

Картки — це таблиці певної форми, виготовлені з цупкого паперу.

Вільні листи — це аркуші паперу, розграфлені за певною формою.

Книги — це зброшуровані листи.

За способом графлення облікові регістри поділяються на односторонні, двосторонні і шахові (багатографні).

В регістрах односторонньої будови в лівій частині зазнача­ються дата і зміст господарських операцій, а в правій — суми за дебетом і кредитом відповідного рахунка в кореспонденції з іншими рахунками.

У двосторонніх регістрах записи за дебетом і кредитом здійснюються на різних сторонах регістрів, відповідно в лівій і правій сторонах.

Регістри шахової будови — це таблиці, в підметі (за рядка­ми) яких відображаються рахунки, що дебетуються, а в присуд­ку (колонках) — рахунки, що кредитуються. На перетині цих рядків і колонок записуються суми за відповідними господар­ськими операціями.

В усіх регістрах підрахунок підсумкових даних перевіряєть­ся в шаховому порядку, а саме: підсумок сум по вертикалі має дорівнювати підсумку даних по горизонталі.

Облікові регістри складаються щомісяця. їх підписують ви­конавці та головний бухгалтер або особа, на яку покладено ве­дення бухгалтерського обліку підприємства.

Ведення облікових регістрів та контирування документів первинного обліку здійснюються із застосуванням, щонаймен­ше, коду класу рахунків і коду синтетичного рахунка.

Формування аналітичних даних здійснюється групуванням однакових за економічним змістом даних первинних документів у відомостях, підсумки з яких переносяться до відповідних журналів. Розріз (деталізація) аналітичної інформації у регіст­рах бухгалтерського обліку підприємством може розширюва­тися, змінюватися.

У випадках, коли потрібну аналітичну деталізацію показ­ників за об’єктами обліку на окремих рахунках (запасів, ви­трат, доходів тощо) безпосередньо у журналах забезпечити не­можливо, дані первинних документів попередньо групуються у потрібному аналітичному розрізі (в аркушах-розшифровках), а підсумки з них записуються до журналів.

Аналітичні дані в облікових регістрах мають узгоджу­ватися з даними синтетичного обліку на останнє число місяця. Господарські операції відображаються в облікових ре­гістрах під час надходження первинних документів або підсум­ками за місяць залежно від характеру і змісту операцій. Інфор­мація до облікових регістрів переноситься після перевірки пер­линних документів за формою та змістом. Підсумкові записи в журналах звіряються з даними первинних документів, які були підставою для записів, та з відомостями.

На документах, дані яких включено до облікових регістрів, зазначають номери відповідних облікових регістрів і порядкові номери записів у них (номер рядка). За документами, дані яких відображено в облікових регістрах загальним підсумком, номер регістру і номер запису вказують на окремому аркуші, який додається до зброшурованих документів. В облікових регістрах, показники яких переносять у Головну книгу або в інші облікові регістри, роблять відповідну позначку про це у відповідному рядку регістру. В облікових регістрах підчистки і необумовлені виправлення тексту та цифрових даних не допускаються.

Помилки в облікових регістрах виправляються корек­турним способом, тобто неправильний текст та/або цифри за­креслюються, і над закресленим подається правильний текст та/або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою, так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помил­ки має супроводжуватися надписом “виправлено” та підтвер­джуватися підписами осіб, що підписали цей регістр, із зазна­ченням дати виправлення.

Помилки в облікових регістрах за звітний рік, що вияв­ленні після записів підсумків облікових регістрів у Головну книгу, виправляються способом “сторно”. Цей спосіб перед­бачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пас­тою кулькових ручок тощо або у дужках, а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до регістру бухгалтерського обліку і Головної книги у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображаються правильна сума і кореспонденція рахунків бух­галтерського обліку.

Виправлення помилок минулих років оформляється бух­галтерською довідкою, в якій наводиться зміст помилки, сума та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку, якою ви­правляється помилка. У місяці складання бухгалтерської до­відки її дані записуються до відповідного регістру бухгалтер­ського обліку і Головної книги.

Головна книга використовується для узагальнення даних журналів, взаємної перевірки правильності записів за окреми­ми рахунками і складання фінансової звітності. До Головної кни­ги з журналів заносяться підсумки оборотів з кредиту рахунків.

У Головній книзі відображаються: сальдо на початок і кінець поточного місяця; обороти за поточний місяць за креди­том цього рахунка, які наводяться однією сумою; обороти за поточний місяць за дебетом цього рахунка, які наводяться су­мою за кореспондуючими рахунками із журналів.

Ведеться Головна книга протягом календарного року. На кожний синтетичний рахунок у Головній книзі відводять ок­рему сторінку.

Перевірку правильності записів у Головній книзі здійсню­ють підрахунком суми оборотів і сальдо за всіма рахунками. Суми дебетових і кредитових оборотів, а також сальдо за дебе­том і кредитом мають бути відповідно рівними. Для перевірки правильності складання облікових регістрів підприємства мо­жуть застосовувати оборотну відомість за рахунками бухгал­терського обліку, яка складається з даних оборотів на рахун­ках бухгалтерського обліку Головної книги після занесення до неї оборотів з усіх журналів. Обороти за дебетом рахунків і кре­дитом рахунків також мають бути рівними.

Інформація про господарські операції підприємства за звітний період (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів ви­користовується для складання фінансової звітності.

Регістри бухгалтерського обліку побудовані за кореспонден­цією рахунків бухгалтерського обліку, що встановлена інструк­цією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій під­приємств і організацій, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 № 291 і зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 21.12.99 за № 893/4186.

Таким чином, цей наказ передбачає стандартизацію регіс­трів бухгалтерського обліку і тим самим аналітичного та синте­тичного обліку.

Стандарти ведення та організації обліку

Стандартами ведення та організації бухгалтерського обліку є форми бухгалтерського обліку.

Форма бухгалтерського обліку як певна система регістрів бухгалтерського обліку, порядку і способу реєстрації та узагаль­нення інформації в них обирається підприємствами самостійно з додержанням єдиних засад бухгалтерського обліку та з ура­хуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних.

Форма бухгалтерського обліку — це система взаємопов’я­заних облікових регістрів, послідовність і технологія бухгалтер­ських записів.

На ранніх етапах бухгалтерського обліку широке застосуван­ня знайшли облікові регістри у вигляді книги. Першою формою бухгалтерського обліку була книжна форма. Про таку форму пи­сав ще італійський вчений Лука Пачолі в роботі “Трактат про рахунки і записи”, яка була видана у Венеції в 1494 р. Він писав про три книги: Меморіал (Книга пам’яті), Журнал і Головну книгу. В Меморіалі реєструвалися господарські операції у по­слідовності їх здійснення. У Журналі — разом з господарськи­ми операціями фіксувалися кореспондуючі рахунки. Головна книга — це регістр синтетичного запису, де господарські операції відображалися на відповідних рахунках бухгалтерського обліки. При цій формі поєднувався аналітичний та синтетичний обліки.

Збільшення об’єктів бухгалтерського обліку потребувало відокремлення аналітичного обліку від синтетичного. Тому на зміну старій італійській формі прийшла нова, за якою Головна книга стала регістром синтетичного обліку, а аналітичний облік здійснювався в окремих книгах.

З метою посилення контролю для обліку окремих об’єктів використовувалися спеціальні книги. Так, при німецькій формі розмежовувалися касові та некасові операції. При французькій формі використовувалось багато журналів, зокрема: обліку ка­сових операцій, обліку товарів, обліку продажу, обліку купівлі та інші. У цих журналах вели хронологічні записи господар­ських операцій. На основі зазначених журналів складався зве­дений журнал, а на його основі — Головна книга.

У кінці XX ст. широке застосування знайшла американська одножурнальна форма, за якою в одній книзі поєднувались хро­нологічні і систематичні записи.

З розвитком виробництва, створенням великих підприємств книжкова форма стає незручною для використання, і на зміну їй приходить карткова і копіювальні форми. При цих формах знайшли широке використання облікові регістри у вигляді кар­ток і вільних листів, які можуть складатися як ручним, так і механізованим способами.

У нашій країні нині застосовуються такі форми бухгалтер­ського обліку: меморіально-ордерна, журнально-ордерна, ма­шинна. Назви цих форм визначаються основним регістром (стандартом) синтетичного обліку.

При меморіально-ордерній формі використовуються такі регістри синтетичного обліку: меморіальний ордер, реєстра­ційний журнал, Головна книга й оборотна відомість. Для аналі­тичного обліку використовуються картки і книги (рис. 2.1).

Меморіальний ордер складається на підставі первинних до­кументів та нагромаджених відомостей, в яких відображені

Рис. 2.1. Послідовність облікових робіт при меморіально-ордерній формі обліку

однорідні документи. У меморіальному ордері (табл. 2.1) пода­ються зміст запису або документ, на підставі якого робиться запис, кореспондуючі рахунки і сума.

Після перевірки підписані головним бухгалтером ордери фіксуються у реєстраційному журналі, де зазначаються номер І дата складання ордера, сума (табл. 2.2). У кінці кожного місяця в цьому журналі підраховується загальна сума обороту за меморіальними ордерами.

Після реєстрації дані меморіальних ордерів відображають­ся у Головній книзі (записують суми за дебетом і кредитом відповідних рахунків із зазначенням кореспондуючих рахунків (табл. 2.3). Після закінчення місяця у кожному синтетичному рахунку підраховують дебетові і кредитові обороти, і ці дані пе­реносять в оборотну відомість.

Таблиця 2.1. Меморіальний ордер № 1 за вересень 2013р.

Підстава	Д-т	К-т	Сума, грн
Нарахована зарплата (на підставі розрахунково-платіжної відомості): 1. Робітникам основного виробництва	23	66	2200
2. Робітникам, які обслуговують машини й обладнання	23	66	1400
3. Робітникам допоміжного виробництва	23	66	200
4. Адміністративно-управлінському персоналу	92	66	80
Всього	X	X	3880

Таблиця 2.2. Реєстраційний журнал за вересень 2013 р.

№ п/п меморіального	Дата	Кореспонденція рахунків		Сума, грн
ордера		Д-т	К-т
001	02	20	63	24 000
049	13	23	20	3 000
140	31	23, 92	66	3 880
150	31	36(31)	70	21 000
Всього за вересень	X	X	X	51 880

Таблиця 2.3. Листок Головної книги за рахунком 20 “Матеріали”

Меморі­ альний ордер		3 кредиту рахунків	Всього за дебетом	Меморі­ альний ордер		В дебет рахунків	Всього за кредитом
Дата	№	23, 63		Дата	№	23, 36
10.04 15.04	25 63	3 000 100 7 000 4900	3 100 11 900	12.04 20.04	49 84	1 500 600 6 500	2 100 6 500
Всього		10 000 5 000	15 000	Всього		8 000 600	8 600

Різновидом меморіально-ордерної форми обліку є Журнал- Головна книга. Це спрощений варіант меморіально-ордерної форми.

Основним регістром хронологічного і систематичного запи­ту при цій формі є Журнал-Головна книга, що поєднує реєстра­ційний журнал господарських операцій і Головну книгу. Запи­ти в ній здійснюються на підставі первинних документів або меморіальних ордерів. У кінці місяця за кожним рахунком и вираховують дебетовий і кредитовий оборот і визначають саль­до на кінець місяця.

Меморіально-ордерна форма обліку проста для розуміння, йде трудомістка. Її використовують на невеликих підприємствах при ручній обробці інформації.

Журнал-Головну книгу застосовують на таких підприєм­ствах, де для відображення господарської діяльності викорис­товують обмежену кількість рахунків бухгалтерського обліку.

Журнально-ордерна форма обліку ґрунтується на застосуванні таких регістрів синтетичного обліку, як журнали-ордери, допоміжні відомості та Головна книга (рис. 2.2). В окремих журналах-ордерах ведеться як синтетичний, так і аналітичний обліки за певними рахунками. В інших випадках для аналітичного обліку використовують картки, книги, відомості.

Всі журнали-ордери побудовані за кредитовим принципом, тобто в журналі-ордері відображаються операції за кредитом даного рахунка в кореспонденції з дебетом інших рахунків. Дебетовий оборот за рахунками відображається у відповідних відо­мостях. У журналах-ордерах, які призначенні для синтетич­ного й аналітичного обліків, записи робляться як за кредитом, пік і за дебетом рахунка.

Заповнюються журнали-ордери на підставі первинних до­кументів або накопичувальних відомостей. У кінці місяця підраховуються дані журналів-ордерів і переносяться у Голов­ну книгу. У цій книзі кредитовий оборот відображається однією сумою, оскільки він підрахований у відповідному журналі-ордері, Дебетовий оборот в

Рис. 2.2. Послідовність робіт при журнально-ордерній формі обліку

Головній книзі деталізований частковими сумами, що відображені на дебеті того чи іншого рахунка в кореспонденції з кредитом інших рахунків. На основі даних про сальдо на початок звітного періоду, дебетового і кредитово­го обороту в Головній книзі розраховується сальдо на кінець звіт­ного періоду.

Журнально-ордерна форма обліку менш трудомістка по­рівняно з меморіально-ордерною формою, але не пристосована до автоматизованого способу обробки інформації.

Машинна форма обліку — це результат застосування елек­тронних обчислювальних машин, які забезпечують автомати­зований процес збирання, реєстрації та опрацювання обліко­вої інформації. Інформація про господарські операції, а також постійна нормативно-довідкова інформація, може вводитись в

І'ІОМ за допомогою спеціальних пристроїв, ручного запису або їм допомогою машинних носіїв інформації. Оскільки для обробки облікової інформації використовуються ЕОМ, то машинну форму ще називають автоматизованою, комп’ютерною тощо.

Порядок опрацювання інформації передбачається системою програмного забезпечення ЕОМ. Опрацьовані дані видаються у вигляді машинограм (регістрів аналітичного і синтетичного об­ліку, форм звітності тощо), тобто таблиць певної форми. Нині машинна (автоматизована) форма обліку ґрунтується на побу­дові автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ).

Технологія облікового процесу в АРМБ зводиться до такого:

• формування первинних документів на паперових та ма­шинних носіях;

• технологічний процес їх обробки;

• формування нормативно-довідкової інформації;

• формування математичного забезпечення програм бухгалтерського обліку;

видача вихідної інформації.

2.3.Стандартизація регістрів бухгалтерського обліку

2.3.1.Стандартизація регістрів з обліку грошових коштів

Узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів (у національній та іноземній валютах у касах, на поточних, валютних та інших рахунках у банках), грошових документів (у національній та іноземній валютах), які перебувають у касі підприємства (поштових марок, сплачених проїзних документів тощо), та коштів у дорозі здійснюється в Журналі 1 і відомостях до цього Журналу 1.1, 1.2, 1.3 ( табл. 2.4).

Таблиця 2.4. Перелік регістрів аналітичного та синтетичного обліку

Номери		Найменування та призначення регістрів	Формат бланка
жур­ налів	відомо­ стей
1	2	3	4
Облік грошових коштів та грошових документів
1		Журнал 1 за кредитом рахунків 30, 31, 33	на 4 сто­рінках формату А4х1,5
	1.1	Відомість за дебетом рахунка 30
	1.2	Відомість за дебетом рахунка 31
	1.3	Відомість за дебетом рахунка 33
Облік довгострокових та короткострокових позик
2		Журнал 2 за кредитом рахунків 50, 60	на 4 сто­рінках формату А4
Облік розрахунків, довгострокових та поточних зобов’язань
3		Розділ І Журналу 3. Облік розрахунків за товари, роботи, послуги, інших розрахунків і резерву сумнівних боргів (за кредитом рахунків 16, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68)	на 1 сто­рінці формату А4х1,5
		Розділ II Журналу 3. Облік розрахунків з бюджетом, облік довгострокових та поточних зобов’язань (за кредитом рахунків 17, 52. 53, 54, 55, 61, 64, 67, 69)	Те саме
	3.1	Відомість аналітичного обліку розрахунків з покупцями та замовниками	А4х1,5
	3.2	Відомість аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами	Те саме

Продовження табл. 2.4

1	2	3	4
	3.3	Відомість аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками	А4х1,5
	3.4	Відомість аналітичного обліку виданих та отриманих векселів	Те саме
	3.5	Відомість аналітичного обліку розрахунків за іншими операціями	<
	3.6	Відомість аналітичного обліку розрахунків з бюджетом	<
Облік необоротних активів та фінансових інвестицій
4		Розділ І Журналу 4. Облік основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів та зносу необоротних активів (за кредитом рахунків 10, 11, 12, 13, 19)	на 1 сто­рінці фор­мату А4
		Розділ II Журналу 4. Облік капітальних і фінансових інвестицій та інших необоротних активів (за кредитом рахунків 14, 15, 18, 35)	Те саме
	4.1	Відомість аналітичного обліку капітальних інвестицій	<
	4.2	Відомість аналітичного обліку фінансових інвестицій	<
	4.3	Відомість аналітичного обліку нематеріальних активів	<

Продовження табл. 2.4

1	2	3	4
Облік витрат
5; 5А		Розділ І Журналу 5 і Журналу 5А за кредитом рахунків 90, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99 і розділ II Журналу 5 і Журналу 5А за кре­дитом рахунків з Журналів 1, 2, 3, 4, 6	на 1 сто­рінці фор­мату А4х1,5
		Розділ III Журналу 5 за кредитом рахунків 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65, 66, 91	на 2 сто­рінках формату А4х1,5
		Розділ ІІІА Журналу 5А за кре­дитом рахунків 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65, 66, 80, 81, 82, 83, 84, 91	Те саме
		Розділ ІІІБ Журналу 5А за кре­дитом рахунків 20, 22, 39, 65, 66	<
		Розділ IV Журналу 5 і Журналу 5А. Аналітичні дані до рахунка 28 “Товари”	на 1 сто­рінці формату А4х1,5
	5.1	Відомість аналітичного обліку запасів	на розво­роті 2 сто­рінок формату А4
Облік доходів і результатів діяльності
6		Журнал 6 за кредитом рахунків 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 79	на 2 сто­рінках формату А4
		Розділ II “Аналітичні дані про доходи”	Те саме

Закінчення табл. 2.4

1	2	3	4
Облік власного капіталу та забезпечення зобов’язань
7		Журнал 7 за кредитом рахунків 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49	на 1 сто­рінці фор­мату А4
	7.1	Відомість аналітичних даних рахунка 42 “Додатковий капітал”	Те саме
	7.2	Відомість аналітичних даних рахунка 44 “Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)”	<
	7.3	Відомість аналітичних даних рахунка 47 “Забезпечення майбутніх витрат і платежів”	<
	8	Відомість позабалансового обліку	на 1 сто­рінці фор­мату А 4
		Головна книга	аркуш формату А4
		Регістр депонованої заробітної плати	аркуш формату А5
		Бухгалтерська довідка	на 1 сто­рінці фор­мату А6
		Аркуш-розшифровка	на 1 сто­рінці фор­мату А5

Журнал 1 використовується для відображення оборотів за кредитом рахунків: ЗО “Каса”, 31 “Рахунки в банках”, 33 “Інші кошти”. У відомостях до Журналу 1 відобража­ються обороти за дебетом рахунків ЗО, 31,33. Записи у Жур­налі 1 та Відомостях здійснюються на підставі первинних та зведених облікових документів (звітів касира і доданих до них прибуткових та видаткових касових ордерів, виписок банку і доданих до них документів тощо) у розрізі кореспондуючих ра­хунків у хронологічному порядку підсумками за 2—3 дні. Мож­ливе накопичення даних про операції з грошовими коштами за кожний день попередньо у допоміжній відомості у потрібному аналітичному розрізі з наступним перенесенням підсумкових оборотів за місяць до Журналу 1 і Відомості до нього.

Для відображення операцій, здійснених в іноземній валюті, використовується Журнал 1 і Відомості до нього, які заповню­ються у валюті здійснення операцій. Для кожної іноземної ва­люти, в якій здійснювалися операції, ведеться Журнал 1 і Відо­мості до нього, які позначаються назвою валюти, в якій вони заповнюються.

Аналітичні дані про грошові кошти в іноземній валюті на­водяться у гривнях і одночасно в тій валюті, в якій здійснюва­лась операція в іноземній валюті. Залишок на відповідних ра­хунках у відомостях на кінець місяця встановлюється як різни­ця між сумою сальдо на початок місяця і дебетових оборотів на рахунку за поточний місяць і сумою кредитових оборотів за місяць. Сальдо рахунків перевіряється за відповідними доку­ментами (звітами касира, виписками банку тощо).

2.3.2.Стандартизація регістрів з обліку довгострокових та короткострокових позик

У Журналі 2 відображаються операції з одержання дов­гострокових і короткострокових позик та інші операції, облік яких ведеться на рахунках 50 “Довгострокові позики” і 60 “Короткострокові позики” (табл. 2.4).

У цьому Журналі відображаються обороти за кредитом рахунків 50 і 60 у розрізі кореспондуючих рахунків. Записи здійснюються на підставі виписок банку і доданих до них до­кументів та інших документів, що засвідчують рух залучених позикових коштів.

У розділі III цього Журналу відображаються аналітичні дані до рахунків 50 і 60. У графі 3 відображаються позикодавці (бан­ки) кредитів (позик) і строки їх погашення. У графі 7 таблиці аналітичних даних до рахунка 50 відображаються суми одер­жаних довгострокових позик, а також переведення коротко­строкових (відстрочених) у довгострокові позики, у графі 6 — погашення заборгованості за ними та переведення до поточної заборгованості за довгостроковими зобов’язаннями. У графі 7 таблиці аналітичних даних до рахунка 60 відображаються суми одержаних довгострокових кредитів (позик), у графі 6 — сума їх погашення та переведення до довгострокових зобов’язань у разі відстрочення кредитів (позик). У графах 9 і 10 наводяться дані про нараховані відсотки (проценти) за користування дов­гостроковими позиками та окремо за короткостроковими по­зиками за поточний місяць і за період з початку року до кінця місяця, за який складається Журнал 2.

2.3.3.Стандартизація регістрів з обліку розрахунків довгострокових та поточних зобов’язань

Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками, покупцями і замовниками, різними дебіторами і кредиторами, за податками і платежами, облік виданих та отриманих короткострокоових векселів, виданих довгострокових векселів, довго­строкових і поточних зобов’язань (крім зобов’язань, облік яких ведеться у Журналі 2), відстрочених податкових активів і зобо­в'язань здійснюється у Журналі 3 та Відомостях аналітичного обліку 3.1—3.6. У Журналі 3 відображаються обороти за кре­дитом рахунків (табл. 2.4): у розділі І — 16, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68; у розділі II — 17, 52, 53, 54, 55, 61, 64, 67, 69. Запи­си в цьому Журналі здійснюються на підставі підсумкових да­них Відомостей 3.1—3.6 та первинних документів. Відомості аналітичного обліку ведуться в цілому за синтетичним рахун­ком. Облік векселів ведеться у Відомості 3.4 з розподілом на одержані і видані, на короткострокові і довгострокові в націо­нальній та іноземній валютах (рахунки 16, 34, 51, 62). Відо­мості аналітичного обліку 3.1, 3.2, 3.3, 3.5 підприємства мо­жуть вести (заповнювати) для окремих рахунків (субрахунків) 36, 37, 63 і 68 з наступним включенням підсумків таких відо­мостей у Журнал 3.

Якщо у поточному місяці операцій за рахунком (субрахун­ком) не відбувалося, то відповідна відомість у поточному місяці не ведеться. Відомість 3.1 призначена для аналітичного обліку розрахунків з покупцями та замовниками за відвантажену про­дукцію, товари, виконані роботи й послуги, що відображають­ся на рахунку 36 “Розрахунки з покупцями та замовниками”, крім заборгованості, яка забезпечена векселем.

Підсумки граф 13—20 (рядок “Усього за рахунком 36”) цієї Відомості переносяться до графи 5 розділу І Журналу 3.

Відомість 3.2 призначена для аналітичного обліку поточної дебіторської заборгованості (з підзвітними особами, за аванса­ми виданими, за претензіями, за відшкодуванням завданих збитків, за позиками членів кредитних спілок та за іншими опе­раціями). У Відомості 3.2 для обліку розрахунків кожному де­бітору відводиться необхідна кількість рядків. Сальдо визна­чається за кожним дебітором і також переноситься до граф 5 і 6 Відомості 3.2 на наступний місяць.

Підсумки граф 16—21 (рядок “Усього за рахунком 37”) цієї Відомості переносяться до графи 6 розділу І Журналу 3.

Відомість 3.3 призначена для аналітичного обліку розра­хунків з постачальниками та підрядниками за одержані товар­но-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги, що відображаються на рахунку 63 “Розрахунки з постачальника­ми та підрядниками”. Протягом місяця записи у Відомості здійснюються в міру визнання зобов’язання за матеріальні цінності, нематеріальні активи, роботи і послуги та проведен­ня розрахунків з постачальниками та підрядниками на підставі первинних облікових документів (товаро-транспортних наклад­них, накладних на відпуск товарно-матеріальних цінностей, актів приймання матеріалів, робіт, послуг, прибуткових та ви­даткових касових ордерів, виписок банку тощо).

За кредитом рахунка 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом — її погашення, списан­ня тощо. Сальдо на кінець місяця наводиться за кожним поста­чальником та підрядником і переноситься в графу 6 Відомості 3.3 на наступний місяць.

У графі 20 Відомості 3.3 відображається загальна сума, що належить сплаті постачальнику, підряднику за одержані товар­но-матеріальні цінності, нематеріальні активи, прийняті робо­ти і послуги.

Підсумки граф 13—19 (рядок “Усього за рахунком 63”) цієї Відомості переносяться до графи 10 розділу І Журналу 3.

Відомість 3.4 призначена для аналітичного обліку заборгованості покупців, замовників та інших дебіторів за відвантаже­ну продукцію (товари), виконані роботи, надані послуги та за іншими операціями, яка забезпечена одержаними векселями, а також для розрахунків за зобов’язаннями постачальникам, підрядникам та іншим кредиторам за одержані сировину, мате­ріали, товари, послуги, роботи та за іншими операціями, за яки­ми підприємством видані векселі (рахунки 16 “Довгострокова дебіторська заборгованість”, 34 “Короткострокові векселі одер­жані”, 51 “Довгострокові векселі видані”, 62 “Короткострокові векселі видані”). У заголовку над рядками 8—12 і 15—17 Відо­мості 3.4 підприємством вказується номер синтетичного рахун­ка, до якого відкрито аркуш цієї Відомості, а у самому заголовку відомості 3.4 вписується словами об’єкт обліку (одержаних ко­роткострокових векселів, виданих короткострокових векселів).

Підсумки граф 15—17 (рядок “Усього”) цієї Відомості пере­носяться відповідно у графи 3, 4 та 8,9 розділу І Журналу 3.

Відомість 3.5 призначена для аналітичного обліку внутріш­ніх, внутрішньогосподарських розрахунків, розрахунків за на­рахованими відсотками, за авансами одержаними та за інши­ми операціями, що відображаються на рахунку 68 “Розрахун­ки за іншими операціями”.

Підсумки граф 15—20 (рядок “Усього”) цієї Відомості пере­носяться до графи 11 розділу І Журналу 3.

У розділі II Журналу 3 відображаються відстрочені подат­кові активи і відстрочені податкові зобов’язання, довгострокові зобов’язання, зобов’язання за податками і платежами, дивіден­дами (за кредитом рахунків 17, 52, 53, 54, 55, 61, 64, 67, 69).

Відомість 3.6 призначена для узагальнення інформації про розрахунки підприємства за усіма видами платежів до бюдже­ту, включаючи прибутковий податок з працівників підприєм­ства, фінансові санкції, що справляються у дохід бюджету.

У Відомості за кожним видом податків і платежів щоміся­ця відображаються нараховані та такі, що підлягають відшко­дуванню з бюджету суми податків і платежів, їх сплата, спи­сання тощо. Сальдо на кінець місяця визначається окремо за кожним видом податків і платежів.

У рядках 1.1—1.9 відображаються сальдо, сплата, списан­ня, суми, належні до відшкодування з бюджету, тощо та нара­хування за кожним видом податків і платежів. У рядку 1.10 наводиться підсумок рядків 1.1—1.9 за відповідними графами.

У рядках 2.1—2.8 відображаються сальдо, сплата та нара­хування інших платежів до бюджету, зокрема мита, різниць між сумою відшкодування і втратами від нестач і псування цінностей. У рядку 2.9 наводиться підсумок рядків 2.1—2.8 за відповідними графами.

У рядках 3.1—3.3 відображаються сальдо, обороти за дебе­том і кредитом субрахунки 643 “Податкові зобов’язання”. У рядку 3.4 наводиться підсумок рядків 3.1—3.3 за відповідни­ми графами.

У рядках 4.1—4.3 відображаються сальдо, обороти за де­батам і кредитом субрахунка 644 “Податковий кредит”. У рядку 4.4 наводиться підсумок рядків 4.1—4.3 за відповідними графами.

У рядку 5 наводиться підсумок рядків 1.10, 2.9, 3.4, 4.4, підсумки граф 13—20 рядка 5 “Усього” за рахунком 64 “Розрахунки за податками й платежами” переносяться у графу 9 розділу II Журналу 3.

2.3.4.Стандартизація регістрів з обліку необоротних активів та фінансових інвестицій

Для узагальнення інформації про наявність та рух основ­них засобів, інших необоротних матеріальних активів, не­матеріальних активів та знос необоротних активів, а та­кож для відображення капітальних і фінансових інвестицій призначений Журнал 4 за кредитом рахунків 10,11,12,13, I I, 15,18,19, 35 та відомості аналітичного обліку 4.1—4.3 (табл. 2.4).

Аналітичний облік основних засобів, інших необоротних матеріальних активів (крім інструментів, приладів та інвента­рю, малоцінних необоротних матеріальних активів, інвентар­ної тари, інших необоротних матеріальних активів), нематеріальних активів та зносу цих необоротних активів ведеться за кожним об’єктом окремо з розподілом на власні та отримані на умовах фінансової оренди, виробничі та невиробничі об’єкти необоротних активів у картках обліку відповідних необоротних активів.

Записи в Журналі 4 ведуться на підставі первинних та зве­дених облікових документів (акта приймання-передачі (внут­рішнього переміщення) основних засобів, акта списання, роз­рахунку амортизації тощо).

У графах 3, 4 і 5 розділу І цього Журналу відображається вибуття відповідно основних засобів, інших необоротних мате­ріальних активів та нематеріальних активів внаслідок прода­жу їх, безоплатної передачі, неможливості отримання підприєм­ством надалі економічних вигод від їх використання або не­відповідності критеріям визнання активом, а також сума оцін­ки, яка відображається за кредитом відповідних рахунків бух­галтерського обліку необоротних активів. У графі 6 розділу І Журналу відображаються сума нарахованої амортизації та сума збільшення зносу необоротних активів внаслідок їхньої дооцін­ки та зменшення їх корисності.

У графі 7 відображається вартість негативного гудвілу, що виник внаслідок придбання або об’єднання підприємств.

У розділі II Журналу 4 відображаються капітальні інвес­тиції (введення в дію необоротних активів, вибуття внаслідок продажу, уцінка тощо), інші необоротні активи та фінансові інвестиції (їх погашення, списання тощо) (за кредитом рахунків 14, 15, 18, 35).

Відомість 4.1 ведеться за дебетом рахунка 15 і призначена для аналітичного обліку капітальних інвестицій в розрізі ви­трат капітального характеру (будівельні, монтажні, проектні роботи, вартість придбаного устаткування, що потребує і не по­требує монтажу, затрати на придбання (виготовлення, спору­дження) інших необоротних матеріальних (спеціальних інстру­ментів, інвентарної тари, тимчасових нетитульних споруд, предметів прокату, бібліотечних фондів) і нематеріальних ак­тивів, фінансова оренда) з поділом інвестицій у капітальне бу­дівництво, що виконані підрядним і господарським способами. У цій Відомості також відображаються витрати на проведення модернізації, модифікації, дообладнання (субрахунок 152), ре­конструкції, добудови (субрахунок 151) об’єкта, що приводить до збільшення первісно очікуваних від його використання май­бутніх економічних вигід.

Облік капітального виробництва ведеться за фактичними витратами. Для визначення фактичної вартості кожного окре­мого об’єкта капітального будівництва, реконструкції добудо­ви, модернізації, модифікації, що здійснюється у кількох звіт­них періодах, застосовується вкладний аркуш формату Відо­мості 4.1 із зазначенням назви об’єкта.

У Відомості 4.1 відокремлюється сума податкового креди­ту, що визначається законодавством у зв’язку з попередньою оплатою (авансом) вартості необоротних активів, устаткуван­ня, і будівельно-монтажних робіт.

Після одержання (прийняття) необоротних активів, устат­кування, що потребує монтажу, і будівельно-монтажних робіт гума податкового кредиту способом сторно відображається (у цій Відомості і Журналі 3) за дебетом рахунка 15 “Капітальні Інвестиції” і кредитом субрахунки 644 “Податковий кредит” і по включається до первісної вартості побудованих (змонтова­них, введених в експлуатацію) основних засобів.

У Відомості 4.2 узагальнюються аналітичні дані про фінан­сові інвестиції в асоційовані, дочірні підприємства, у спільну діяльність, облік яких ведеться за методом участі в капіталі, а також еквівалентів грошових коштів, інших інвестицій. Для короткострокових і довгострокових фінансових інвестицій ве­дуться окремі відомості.

Аналітичний облік нематеріальних активів ведеться у Відо­мості 4.3, в яку з регістрів аналітичного обліку за попередній рік переносяться дані на початок поточного року до граф 1—8. 11протягом звітного року помісячно на підставі первинних облікових документів позиційним способом записуються до граф 1— К дані про придбані, отримані, створені нематеріальні активи, до граф 9—11 — дані про переоцінку, зменшення, відновлення корисності нематеріальних активів, до граф 12—14 — дані про набуття. На кінець кожного місяця наводиться сальдо вартості нематеріальних активів (графа 5) та їх зносу (графа 6) як ре­зультат підрахунків показників у цих графах на початок міся­ця, записів за поточний місяць у цих графах, а також у графах 9 14 з урахуванням відповідної суми амортизації з графи 8.

При необхідності Відомість 4.3 продовжується додатковими ар­кушами такого самого змісту і формату.

2.3.5.Стандартизація регістрів з обліку витрат

Для обліку витрат діяльності і відображення кредито­вих оборотів на рахунках обліку запасів, розрахунків з опла­ти праці, відрахувань на соціальні заходи застосовують­ся Журнал 5 або 5А і Відомість 5.1 обліку руху запасів (табл. 2.4). В обох варіантах Журналу є однаковими за змістом і порядком заповнення розділи І (з кредиту рахунків 90, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99 в дебет рахунків), II “Витрати з податку на прибуток, витрати фінансової та інвестиційної діяльності, інші витрати” та IV “Аналітичні дані до рахунка 28 “Товари”.

Розділ І Журналу 5 і Журналу 5А заповнюється після скла­дання розділів II і III (або ІІІА) цих журналів, окремі дані до яких переносяться зі складених журналів 1,2,3, 4, 6, 7 (з роз­ділу ІІІБ Журналу 5А).

Усі витрати за підприємством в цілому незалежно від того, на яких синтетичних рахунках вони обліковуються, відобра­жаються (збираються в розрізі кореспондуючих рахунків) в од­ному регістрі. У цьому Журналі забезпечується узагальнення всіх витрат на виробництво за елементами і статтями витрат. Для цього з графи “Усього” журналів 1,2,3, 4, 6, 7 до Журналу 5 переносяться дані про витрати підприємства, які за побудо­вою журналів відображені у відповідних регістрах.

При опрацюванні первинних облікових документів із заро­бітної плати і витрачання матеріальних ресурсів записи в регі­страх обліку витрат здійснюються безпосередньо з первинних документів. Нарахована заробітна плата, витрачання матеріа­лів, відрахування на соціальні заходи, інші витрати розподі­ляються за напрямками витрат (за рахунками, субрахунками, статтями тощо) при відображенні даних у Журналі 5. Для роз­поділу можуть застосовуватися аркуші-розшифровки.

За кредитом рахунка 66 “Розрахунки з оплати праці” відоб­ражаються операції, пов’язані з нарахуванням працівникам підприємства основної і додаткової заробітної плати, премії,допомоги при тимчасовій непрацездатності тощо. Операції з виплати заробітної плати та інші обороти за дебетом рахунка 11(1 “Розрахунки з оплати праці” відображаються в журналах

і. а, б, 7.

Аналітичний облік розрахунків за не отриману у встановлений для виплати з каси підприємства термін суму з оплати праці (розрахунків з депонентами) ведеться в регістрі депонованої заробітної плати. Регістр складається касиром, який за­при має платіжну відомість, за кожний період виплати заробіт­ної плати окремо і перевіряється головним бухгалтером. Працівник підприємства, який веде облік депонованої заробітної плати на підставі видаткових касових ордерів, платіжних до­ручень та бухгалтерських довідок про списання заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув, робить відмітку про ' плату (перерахування, списання, перенесення) депонованої заробітної плати (графи 7—10) і своїм підписом підтверджує кожну відображену операцію.

На початок року невиплачені суми депонованої заробітної плати із реєстрів за попередній рік переносяться у регістр депонованої заробітної плати поточного року.

Підприємства, які не застосовують рахунки класу 8 “Ви­грати за елементами” у складі Журналу 5, ведуть розділ III "Цитрати діяльності”.

Дані за рядком 9 “Усього за розділом III” з граф 3—16 Журналу 5 переносяться до Головної книги. Підсумки рядків за графами 3—16 і за графами 18—23 (із журналів 1, 2, 3, 4, 6, 7) наводяться у відповідному рядку графи 24 як фактичні витрати за наведеними напрямами (статтями) витрат операційної і надзвичайної діяльності, а в графі 25 накопичуються такі дані /і л а складання звітності за період з початку року.

У графі 2 за рядками 1.1—1.6 розділу III підприємства вказують об’єкти витрат (види, групи продукції, послуг основного ми рибництва, об’єкти будівництва, допоміжні (підсобні) виробництва). У графах 3 і 4 цього розділу та розділів ІІІА і ІІІБ підприємства витрачання виробничих запасів можуть наводи­ти за сумою їх облікової вартості та сумою розподілених транс­портно-заготівельних витрат.

Підприємства, які застосовують одночасно рахунки класу 8 “Витрати за елементами” і класу 9 “Витрати діяльності” у складі Журналу 5А, ведуть розділи ІІІА “Витрати діяльності” і ІИБ “Витрати за елементами”.

На підставі первинних облікових документів (та/або аркушів-розшифровок) на витрачання виробничих запасів, нара­хування заробітної плати, відрахувань на соціальні заходи тощо записуються дані у графи 3—12 розділу ІІІБ за складовими відповідних елементів витрат. У графи 14—19 розділу ІІІБ з журналів 1, 2, 3, 4, 6, 7 (з аркушів-розшифровок до них) запи­суються дані про складові відповідних елементів витрат.

Підсумкові дані (рядок 6 “Усього за розділом ІІІБ”) за графа­ми 3—12 з розділу ІІІБ “Витрати за елементами” разом з підсум­ком за відповідними рахунками у графах 3—15 розділу ІІІА за­писуються до підсумкового рядка 10 “Разом за розділами ІІІА і ІІІБ” розділу ІІІА Журналу 5А, а звідти — до Головної книги.

Підсумкові дані (графа 20) розділу ІІІБ переносяться у розділ ІІІА до відповідної статті (напряму) витрат за графами 17 (з кредиту рахунка 80 “Матеріальні витрати”), 18 (з кредиту ра­хунка 81 “Витрати на оплату праці”), 19 (з кредиту рахунка 82 “Витрати на соціальні заходи”), 20 (з кредиту рахунка 83 “Амор­тизація”), 21 (з кредиту рахунка 84 “Інші операційні витрати”). Дані підсумкового рядка 9 розділу ІІІА за графами 16—21 та­кож заносяться до Головної книги.

У графі 21 розділу ІІІБ накопичуються дані за складовими елементів витрат за період з початку звітного року, включаючи звітний (поточний) місяць.

У графі 23 розділу ІІІА накопичуються дані про складові витрат діяльності (рахунки, субрахунки, статті) за період з по­чатку звітного року.

У розділі IV узагальнюються аналітичні дані про операції з товарами і торговою націнкою.

Облік виробничих запасів за синтетичними рахунками (або субрахунками) ведеться у Відомості 5.1 за центрами відповідальності (матеріально відповідальними особами, місцями збе­рігання) та місцями витрат (синтетичними рахунками або суб­рахунками обліку витрат). У Відомості визначається сума і рівень транспортно-заготівельних витрат (відхилень фактичної собівартості виробничих запасів від їх поточної облікової оцінки), а також фактична собівартість витрачених (вибулих) за­пасі н, якщо застосовується метод оцінки вибуття запасів за се­редньозваженою собівартістю.

Записи у Відомість 5.1 проводяться на підставі документів (звітів), в яких узагальнено надходження до матеріально відповідальних осіб (складів, цехів, дільниць) виробничих запасів та і витрачання, вибуття з відповідних місць зберігання за звітний місяць (або за більш короткий проміжок часу — декада тощо).

У графі 2 видаток показується групуванням за кореспондуючими рахунками (субрахунками, статтями). Суми внутрішнього обороту (надходження, видаток) виробничих запасів (від однієї матеріально відповідальної особи до іншої, зі складу в цех, з цеху в інший цех, склад тощо) за місяць виділяються окреми­ми сумами і мають бути між собою рівними.

2.3.6.Стандартизація регістрів з обліку доходів, результатів діяльності, власного капіталу та забезпечення зобов’язань

Журнал 6 призначено для узагальнення інформації про до­ходи від операційної, інвестиційної і фінансової діяльності під­приємства та фінансові результати підприємства від звичайної /Щільності та надзвичайних подій (за кредитом рахунків 70, 71, 72. 73, 74, 75, 76, 79). У Відомості 6.1 накопичуються дані про теремі складові доходів підприємства.

У Журналі 7 відображаються операції про зміни у складі її масного капіталу підприємства, про нарахування, одержання І витрачання забезпечень, майбутніх витрат та платежів і і опитів цільового призначення (за кредитом рахунків 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49). Відомості 7.1, 7.2, 7.3 забезпечу­ють накопичення аналітичних даних щодо додаткового капі­талу, використання прибутку, забезпечень майбутніх витрат і платежів за період з початку поточного року.

Аналітичний облік в розрізі об’єктів позабалансового обліку ведеться у Відомості 8, в яку з регістрів аналітичного обліку за попередній рік переносяться дані на початок поточного року (до граф 1—6). За простою системою позиційним способом зано­сяться дані до граф 1—6 про надходження (одержання, надан­ня тощо), до граф 7—12 -— про вибуття (використання, списан­ня, повернення, сплату тощо) об’єктів позабалансового обліку (орендовані основні засоби, матеріальні цінності, на відповід­ному зберіганні, устаткування, прийняте для монтажу, матеріа­ли, прийняті для переробки, товари, прийняті на комісію, спи­сана дебіторська заборгованість, невідшкодовані нестачі і втра­ти від псування цінностей та ін). На кінець кожного місяця на­водиться вартість залишку об’єктів позабалансового обліку (гра­фа 5) як результат підрахунків показників у цій графі на поча­ток місяця, записів за поточний місяць у цій графі, а також у графах 8 і 11. За необхідності Відомість 8 продовжується додат­ковими аркушами такого самого змісту і формату.

Підсумкові записи з журналів після підписання їх голов­ним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бух­галтерського обліку, переносяться до Головної книги за кож­ним рахунком окремо.

Сума підсумків Журналу за горизонтальним підрахунком (сума рядків) дорівнює сумі підсумків цього самого Журналу за вертикальним підрахунком (сума граф). Регістри бухгал­терського обліку (журнали відомості, таблиці аналітичних да­них, аркуші-розшифровки) за всіма господарськими операція­ми заповнюються у гривнях і копійках, а регістри, що, крім того, ведуться окремо за операціями в іноземних валютах, — у відповідних вимірниках іноземної валюти.

Відомості аналітичних даних заповнюються, як правило, після складання Журналу.

Запитання і завдання для самоперевірки та самоконтролю

1. Що таке обліковий регістр і облікова реєстрація і яке їх значення для бухгалтерського обліку?

2. За якими ознаками класифікують облікові регістри?

3. Який порядок облікової реєстрації документів в обліко­вих регістрах?

А. Назвіть способи виправлення помилок в облікових регі­страх, в яких випадках їх доцільно застосовувати?

5. Для якої мети призначені Головна книга й оборотна відомість за синтетичними рахунками?

6. Що являють собою стандарти ведення та організації бухгалтерського обліку?

7. Дайте визначення форми бухгалтерського обліку.

8. Охарактеризуйте в історичному аспекті розвиток форм бухгалтерського обліку.

9. Порівняйте меморіально-ордерну та журнально-ордерну форми бухгалтерського обліку, їх переваги і недоліки.

10. Назвіть особливості облікової реєстрації в умовах за­стосування сучасних електронних обчислювальних машин і створення автоматизованого робочого місця бухгалтера.

11. Розкрийте призначення і зміст Журналу 1 і Відомостей

і)о цього Журналу 1.1,1.2, 1.3.

5. Охарактеризуйте призначення і зміст Журналу 2.

6. Назвіть призначення і зміст Журналу 3 і Відомостей 3.1—3.6.

7. Які призначення і зміст Журналу 4 і Відомостей 4.1 —4.3?

8. У чому особливість призначення і змісту Журналу 5, 5А І Відомості 5.1?

9. Назвіть призначення і зміст Журналу 6.

1 7. Розкрийте призначення і зміст Журналу 7 і Відомостей 7.1 —7.3.

18. Яке призначення Відомості 8?