3

Лабораторна робота № 1.

ПЛАНУВАННЯ РОБІТ ЗА ДОПОМОГОЮ EXCEL

1.1. Основні задачі управління

Для успішного виконання робіт ними потрібно управляти. Структурна схема управління, яка не залежить від кількості і змісту задач, що вирішуються, показана на рис. 1.1.

Рисунок 1.1. Структурна схема управління

Об'єкт управління виконує конкретні роботи, що необхідні для досягнення мети.

Орган управління приймає рішення і забезпечує контроль виконання прийня­тих рішень.

Управлінський вплив - це заходи, що направлені на забезпечення прийнятого рішення.

Зворотний зв'язок потрібен для представлення в орган управління інформації про виконання прийнятого рішення.

Основними етапами управління, як показано на рис. 1.2, є:

• Представлення інформації.

• Прийняття рішення.

• Контроль за виконанням робіт.

Результатом прийнятого рішення повинен бути документ, що визначає, кому, що, коли слід робити. Тому в подальшому результат прийняття рішення будемо на­зивати планом.

Наступним етапом управління є контроль виконання робіт, який, на жаль, до­сить часто на практиці не виконується. При серйозному підході краще не мати при­йнятого рішення, чим прийняти рішення і не перевіряти, як воно виконується.

Якщо виявиться, що є відхилення фактичного стану робіт від плану, то відпо­відна інформація направляється в орган управління для прийняття необхідного рі­шення. Таким чином, процес управління є неперервним.

Рисунок 1.2. Етапи управління

Основа управління роботами - планування, що визначає зміст робіт, виконавців і строки виконання.

Класифікація планування, яке доцільно застосовувати при управлінні, роботами, показана на рис 1.3.

Рисунок 1. 3. Класифікація планування

1.2. Складання календарного плану

Складання календарного плану виконується за схемою, яка наведена на рис 1.4.

Рисунок 1.4. Схема складання календарного плану

Вхідними даними при плануванні є такі документи:

• журнал вхідної документації;

• опис внутрішніх документів;

• доручення керівника.

Складання календарного плану виконується за алгоритмами 1-3.

Алгоритм 1. Формування вхідних даних для календарного плану

1. Викликати Журнал вхідної документації (рис. 1.5).

2. Виконати команду ФайлСохранить как...

3. Ввести ім'я папки і файла. У прикладі вводимо ім'я файла Вхідний журнал.

4. Заповнити форму (рис. 1.5.). На екрані відображається заповнена форма Журналу вхідної документації.

5. Аналогічно на основі форм Опису внутрішніх документів (рис. 1.6.) та Доручення керівника (рис. 1.7.) можна створити документи, наведені на рис 1.6-1.7.

Рисунок 1.5. Журнал вхідної документації

Рисунок 1.6. Внутрішній документ

Рисунок 1.7. Доручення керівника

Після формування початкових даних слід розпочати створення Узагальненого документа, форма якого наведена на рис.1.8

Рисунок 1.8. Форма узагальненого документа

Алгоритм 2. Створення узагальненого документа

1. Викликати форму Узагальненого документа (рис. 1.8).

2. Виконати команду ФайлСохранить как...

3. Ввести ім'я папки і файла.

4. Заповнити форму Узагальнений документ.

5. Викликати на екран заповнений Вхідний журнал (рис. 1.5).

6. Скопіювати в Узагальнений документ необхідні дані із Вхідного журналу. На ек­рані з’явиться Узагальнений документ, заповнений даними із Вхідного журналу (рис. 1.9).

Рисунок 1.9. Узагальнений документ

7. Аналогічно в Узагальнений документ скопіювати необхідні дані із джерел: Опис внутрішніх документів (рис. 1.6) і Доручення керівника (рис. 1.7). На екрані — по­вністю заповнений Узагальнений документ (рис. 1.10).

Рисунок 1.10. Узагальнений документ

Наступним етапом роботи є впорядкування даних, скопійованих із трьох до­кументів. Таке впорядкування відбувається за допомогою процедури, яка називаєть­ся сортуванням.