Добавил:

Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Белорусский государственный экономический университет

Предмет:

[НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Файл:

Руководство для MS Office 2010

.pdf

Скачиваний:

Добавлен:

20.02.2016

Размер:

4.12 Mб

Скачать

☆

<<< < Предыдущая 1 2 3 45 / 165 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 > Следующая >>>

Рис. 4.28 Окно Получатели слияния

Этап 5. Просмотрите результат слияния, используя кнопки панели Слияние и щелкните по ссылке Далее. За-

вершение слияния;

Этап 6 – при необходимости распечатайте результаты слияния.

Сохраните и закройте документ Письма.

Рис. 4.29 Вид основного документа

Задание 3. Выполнить редактирование основного документа и источника данных в документе слияния Письма.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю Откройте файл Письма.

В открывшемся окне Microsoft Word (рис. 4.30) нажмите [Да]. Откроется страница документа слияния, которая содержит текст уведомления о выиг-

рыше с полями.

Просмотрите письма для всех адресатов, нажав на вкладке Рассылки в

группе Просмотр результатов кнопку [Просмотреть результаты].

Измените в основном документе дату выплаты выигрыша, например, на 10

августа. Убедитесь, что изменения произошли во всех письмах, используя кнопки навигации.

Рис. 4.30 Запрос на разрешение слияния

Добавьте в таблицу источника данных новую запись об участнике акции:

нажмите кнопку [Изменить список получателей] в группе инструмен-

тов Начало слияния;

в открывшемся окне Получатели слияния в списке Источник дан-

ных выберите Список_выигрыш и нажмите [Изменить];

в открывшемся окне Изменение источника данных нажмите [Со-

здать запись];

в открывшемся окне с чистыми полями введите информацию еще об одном студенте из своей группы и нажмите [ОК], а затем [ОК] в окне

Получатели слияния.

Просмотрите подготовленные письма, используя кнопки навигации.

Сохраните и закройте документ Письма.

Задание 4. Для рассылки писем создать документ слияния Конверты, со-

держащий конверты для рассылки, на основе источника данных Спи-

сок_выигрыш.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю Откройте новый документ.

Создайте конверты для рассылки писем:

нажмите кнопку [Начать слияние] на вкладке Рассылки;

в открывшемся окне выберите и нажмите [Конверты];

в открывшемся окне Параметры конверта настройте параметры кон-

верта, например, следующим образом:

-Размер конверта – DL (110х220 mm),

-в группе Адрес получателя – нажмите [Шрифт] и установите Arial

16 пт, в счетчике слева введите 18 см,

-на вкладке Параметры печати укажите Способ подачи конверта на принтер, например, адресом вверх и нажмите [ОК];

На странице будут указаны области ввода адреса отправителя и полу-

чателя.

Выберите источник данных Список_выигрыш. Нажмите кнопку [Выбрать получателей]/ Использовать существующий список и укажите путь к фай-

лу Список_выигрыш.

Заполните конверты:

введите с клавиатуры адрес отправителя, например, БГЭУ, пр-т Пар-

тизанский, 26, 220006, г. Минск;

введите адрес получателя. Для этого на вкладке Рассылки в группе

Составление документа и вставка полей нажмите кнопку [Блок адре-

са] и выберите поля адреса получателя, например, как на рис. 4.31.

Нажмите [ОК]. Результат – конверты с адресами рассылки. Просмотрите их, используя кнопки навигации.

Рис. 4.31 Настройка заполнения адреса получателя

Сохраните документ слияния с именем Конверты в папке Word.

Задание 5. Представить преподавателю результаты работы в папке Word с

файлами Форма, Письма и Конверты.

Задания для самостоятельной работы Задание 1. Создать таблицу Ведомость начислений (рис. 4.3) с интерак-

тивным вводом числа отработанных дней (столбец Отработано дней) (по умолчанию значение 22). Введенные значения использовать в формулах столбца Начислено.

Задание 2. Создать документ слияния Приглашение, содержащий основной документ – приглашение на встречу выпускников, и источник данных с ин-

формацией об одногруппниках.

Задание 3. Для рассылки приглашений создать документ слияния Конверты1 на основе документа слияния Приглашение.

5 СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ТАБЛИЧНОЙ ИНФОРМАЦИИ

5.1 Создание таблицы и построение диаграмм

5.1.1 Настройка рабочей среды Excel

Задание 1. Изучить интерфейс и настроить рабочую среду приложения Excel.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

Откройте табличный процессор Excel командой главного меню Windows

Пуск/Программы/ Microsoft Office/Microsoft Excel 2010.

Ознакомьтесь со структурой окна Microsoft Excel (рис. 5.1).

Проверьте наличие строки формул, сетки, заголовков строк и столбцов.

Если эти составляющие окна Excel отсутствуют, включите их, установив со-

ответствующие флажки на вкладке Вид в группе Показать;

Задайте направление перехода курсора после нажатия [Enter]. Для этого выберите команду Файл/Параметры и в группе Дополнитель-

но/Параметры правки в списке Направление выберите Вправо,

Рис. 5.1 Окно табличного процессора Excel:

1) заголовок окна; 2) лента; 3) панель быстрого доступа; 4) поле имени; 5) строка формул; 6) полосы прокрутки; 7) ярлычки рабочих листов; 8) строка состояния; 9) ползунок масштаба документа; 10) кнопки быстрого переключения режимов отображения; 11).активная ячейка

В окне Параметры Excel в группе Дополнительно установите режим отображения строки формул, вертикальной и горизонтальной полос прокрут-

ки, заголовков строк и столбцов, установив соответствующие флажки в раз-

делах Экран, Показать параметры для следующей книги и Показать па-

раметры для следующего листа.

Разместите на Панели быстрого доступа в заголовке окна Excel нужные кнопки, например, кнопку [Просмотр и печать]:

щелкните по кнопке [Настройка панели быстрого доступа] и выбе-

рите Другие команды;

в открывшемся окне Параметры Excel/Панель быстрого доступа из раскрывающегося списка Выбрать команды из, выберите категорию

Все команды;

найдите и выделите нужную кнопку, например, [Просмотр и печать],

нажмите [Добавить] и затем [ОК];

убедитесь, что на Панели быстрого доступа появилась нужная кнопка.

5.1.2 Создание и использование макета таблицы

Технологию создания макета таблицы многоразового использования рассмотрим на примере таблицы Ведомость расхода бензина для авто-

предприятия (рис. 5.2). В таблице должен производиться расчет отклонения фактического расхода бензина от расхода по норме и стоимости израсходо-

ванного бензина на доставку грузов в указанные города.

Рис.5.2 Вид таблицы Ведомость расхода бензина

Задание 2. В папке Excel создать рабочую книгу Макет с заготовкой макета таблицы многоразового использования Ведомость расхода бензина

(рис. 5.3).

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

В личной папке создайте папку Excel для размещения в ней файлов по изучаемой теме.

Сохраните в папке Excel открытую автоматически книгу Книга1 с именем

Макет, воспользовавшись на вкладке Файл командой Сохранить или кноп-

кой [Сохранить] на Панели быстрого доступа.

Рис.5.3 Заготовка макета таблицы Ведомость расхода бензина

Введите текст заголовка и шапки таблицы:

введите заголовок таблицы Ведомость расхода бензина в ячейку А1;

введите текст первой строки шапки таблицы в ячейки строки 3 от A3

до H3. Обратите внимание, что в ячейку F3 ничего не вводится, в ней будет отображаться текст из ячейки E3;

в строке 4 введите текст второй строки шапки в ячейки E4 и F4.

Отформатируйте заголовок и шапку таблицы:

заголовок расположите по центу над всей таблицей. Для этого выде-

лите весь диапазон ячеек над шапкой А1:H1 и объедините их, нажав кнопку [Объединить и поместить в центре], на вкладке Главная в

группе Выравнивание;

задайте форматы шрифта заголовка (например, Times New Roman, по-

лужирный, 14 пт., синий), используя группу Шрифт вкладки Главная;

объедините нужные ячейки в шапке таблице. Для этого выделяйте нужные ячейки, например E3:F3, и нажимайте кнопку [Объединить и поместить в центре]. Аналогично объедините нужные ячейки по верти-

кали, например А3:А4, B3:B4 и т.д.;

выделите всю шапку таблицы и откройте окно Формат ячеек коман-

дой контекстно-зависимого меню Формат ячеек или помощью кнопки вызова диалогового окна в группе Выравнивание вкладки Главная;

Примечание. Окно Формат ячеек можно открыть сочетанием клавиш [Ctrl + 1].

на вкладке Выравнивание выберите из раскрывающихся списков по горизонтали – по центру, по вертикали – по центру; в группе Отоб-

ражение поставьте флажок переносить по словам;

на вкладке Шрифт установите параметры шрифта шапки (например, Times New Roman, полужирный, 12 пт.) и нажмите [ОК], закрыв окно

Формат ячеек.

Отрегулируйте ширину колонок таблицы, обеспечив удобное отображение

содержимого ячеек, перетаскиванием правой границы столбца.

Пронумеруйте столбцы таблицы, используя автозаполнение:

в ячейку A5 введите цифру 1 и выделите мышью ячейку A5;

установите указатель мыши на маркер автозаполнения (квадратик в правом нижнем углу обрамляющей рамки), удерживайте нажатой кла-

вишу [Ctrl] и тяните вправо до ячейки H5 при нажатой левой кнопке мыши.

Отформатируйте строку 5 произвольным образом.

Примечание. Для автозаполнения арифметической прогрессии с шагом, отличным от единицы, нужно ввести два элемента прогрессии в соседние ячейки, выделить их и автозаполнить перетягиванием маркера автозаполнения.

Выполните обрамление таблицы:

выделите всю таблицу (диапазон ячеек А3:H11) или ее фрагмент,

например, шапку;

откройте окно Формат ячеек и на вкладке Граница выберите тип и цвет линий и укажите их расположение на образце щелчком мыши или соответствующими кнопками. Нажмите [ОК].