практика / ссылка 7

Утверждено

Председателем Агентства

Республики Казахстан

по делам государственной

службы А.Байменовым

«16» октября 2012 года

Правила

документирования и управления документацией в Агентстве

Республики Казахстан по делам государственной службы

1. Общие положения

1. Правила документирования и управления документацией в Агентстве Республики Казахстан по делам государственной службы (далее - Правила) разработаны в соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах», Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570.

2. Правила устанавливают порядок организации документирования управленческой деятельности, порядок организации работы с документами несекретного характера, независимо от вида носителя, включая электронные документы, имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) и распространяются на организационно-распорядительную документацию.

3. За организацию единой системы документооборота, методическое руководство делопроизводством и контроль за выполнением требований настоящих Правил осуществляет Отдел административной работы (далее - Отдел).

4. Вновь принимаемых сотрудников руководители структурных подразделений Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы (далее – Агентство) знакомят под роспись с Положением, Регламентом, Правилами Агентства и другими документами, регламентирующими работу.

5. Порядок работы с документами, установленный настоящими Правилами обязателен для всех сотрудников Агентства.

6. Ответственность за ведение делопроизводства, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», обеспечение своевременного доведения документов и поручений руководства до исполнителей, принятие мер по сохранности и оформлению документов в соответствии с требованиями настоящих Правил, а также контроль за своевременным исполнением документов и поручений руководства в структурных подразделениях Агентства возлагается на заместителей Председателя, в курируемой отрасли.

Информирование руководства Агентства о состоянии делопроизводства и исполнительской дисциплины в подразделениях осуществляет Отдел административной работы, общее руководство осуществляет Руководитель Аппарата Агентства.

При смене руководителя структурного подразделения, при увольнении или переводе сотрудника Агентства, документы и дела (в том числе и в электронном варианте) передаются вновь назначенному должностному лицу по акту согласно приложению 1.

При увольнении все сотрудники Агентства обязаны получить роспись в обходном листе ответственных лиц согласно приложению 2.

7. Сотрудники Агентства, нарушившие требования настоящих Правил, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

8. Настоящими Правилами не регулируется порядок:

1) работы с обращениями граждан, а также приема граждан в Агентстве, который устанавливается Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц»;

2) ведения секретного делопроизводства и секретной переписки с использованием специальных видов связи, который устанавливается отдельными специальными инструкциями;

3) ведения Единой системы электронного документооборота (далее - ЕСЭДО), который регулируется постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430 «Об утверждении Правил электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан» с внесенными дополнениями и изменениями от 26 января 2011 года № 35, от 31 октября 2012 года № 1380.