56

Введение

В условиях развития современного общества информационные технологии глубоко проникают жизнь людей. Они очень быстро превратились в жизненно важный стимул развития не только мировой экономики, но и других сфер человеческой деятельности. Сейчас трудно найти сферу, в которой сейчас не используются информационные технологии. Так, в промышленности информационные технологии применяются не только для анализа запасов сырья, комплектующих, готовой продукции, но и позволяют проводить маркетинговые исследования для прогноза спроса на различные виды продукции, находить новых партнеров и многое другое.

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.

Информационные технологии - это один из современных способов общения, главными преимуществами которого являются общедоступность. Используя информационные технологии можно с легкостью получить доступ к интересующей информации.

Информационные технологии управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Управление персоналом занимает ведущее место в системе управления предприятием и считается основным фактором его экономического успеха. Методологически эта сфера управления обладает специфическим понятийным аппаратом, имеет отличительные характеристики и показатели деятельности, специальные процедуры и методы – аттестация, эксперимент и другие; методы изучения и направления анализа содержания труда различных категорий персонала.

Актуальность темы исследования объясняется тем, что на сегодняшний день объем работ специалиста по кадрам настолько велик, что автоматизация ряда рабочих процессов стала насущной необходимостью. А повышенные законодательные требования в отношении учета сотрудников, усложняет процесс расчета вознаграждений. Этой рутинной работы не избежать, в то время как на иные процедуры, требующие творческих решений, остается не так много времени. Все это и приводит к большей востребованности информационных систем и стимулирует разработку новых продуктов.

Современные автоматизированные информационные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий и играют большую роль в повышении производительности их труда. Менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов. Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость.

Хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но оно порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Объектом исследования является аптечная сеть «ИП Якупова Е.К.» – коммерческая организация, основные виды деятельности которой – это обеспечение населения и лечебно-профилактических учреждений лекарственными средствами, медикаментами, парафармацевтикой, медицинской техникой, диетпитанием, предметами санитарии и гигиены, перевязочными материалами и другими средствами медицинского назначения..

Предметом исследования является существующая в организации система управления персоналом.

Целью данного дипломного проекта является автоматизация системы управления персоналом «ИП Якупова Е.К.».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

– изучить теоретические и методологические основы автоматизированных информационных технологий управления персоналом;

– дать общую характеристику аптечной сети «ИП Якупова Е.К.»;

– проанализировать уровень автоматизации системы управления персоналом в организации;

– разработать рекомендации по внедрения автоматизированной информационной системы управления персоналом.

Дипломный проект выполнен на материалах законодательных и нормативных актов, учебников и учебных пособий, публикаций в печати и данных отчетности объекта исследования.

Структура дипломного проекта состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

В первой главе рассмотрены теоретические основы и развитие автоматизированных информационных технологий управления персоналом

Во второй главе проведен анализ уровня автоматизации процесса управления в аптечной сети «ИП Якупова Е.К.».

В третьей главе предложены меры по внедрению автоматизированной информационной системы управления персоналом в аптечную сеть «ИП Якупова Е.К.».

Глава 1. Теоретические основы автоматизированных информационных технологий управления персоналом.

1.1. Сущность и развитие автоматизированных информационных технологий

В конце XX века, когда человечество готовилось встретить новое тысячелетие, произошло не менее грандиозное событие - смена технологического базиса нашего Общества. На смену эпохе машин пришла эпоха информационных технологий. В XIX-XX веках человек овладел тайнами превращения вещества и энергии, а созданные на их основе машины существенно изменили его жизнь. Но наряду с материальной составляющей на человека огромное влияние оказывает информация - самые разнообразные сведения и знания, которые он получает в процессе своей жизни. С каждым веком, десятилетием и годом увеличивается объем информации, накапливаемой человечеством, растет и ее роль в жизни человека. Вместе с этим развивались информационные технологии (ИТ) - процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта). Потребность человека общаться с окружающими его людьми, то есть выразить и передать информацию, привела к появлению языка - древнейшей информационной технологии. Дальше последовало изобретение письменности, библиотек, книгопечатания, почты, телеграфа, телефона, радио, телевидения и, наконец, компьютеров и Интернета. Особенно значение информационных технологий возросло с изобретением компьютера - машины для приема, переработки, хранения и выдачи информации. Широкое распространение компьютеров предоставило человеку новые возможности для поиска, получения, накопления, передачи и, главное, обработки информации. Первоначально компьютер был создан как средство для автоматизации вычислений. Однако постепенно к его вычислительным возможностям добавились функции почти всех предшествовавших средств коммуникации, превратив его в главное орудие построения современного информационного общества. Сегодня уже трудно перечислить все сферы применения компьютера. Следующей вехой в развитии информационных технологий стала возможность создания компьютерных сетей. И как высшего их проявления - Интернета, глобальной компьютерной сети, дающей возможность каждому пользователю располагать информационными возможностями всей сети и передавать одновременно свою информацию всем ее пользователям. Это дало возможность любому владельцу персонального компьютера приобщиться к информационным ресурсам всего человечества и даже внести в них свой вклад, создать один общий банк информации для всех пользователей этой сети. Теоретические основы информационных технологий были обобщены в новом разделе научных знаний - информатике, науке об общих свойствах и закономерностях информации, методах ее поиска, передачи, хранения, обработки и использования в различных сферах деятельности человека. В последние годы информационные технологии проникли практически во все сферы жизни человека и Общества: государственное и муниципальное управление, экономику, хозяйственную деятельность, научные исследования, образование, медицину и частную жизнь человека. Не является исключением и управление персоналом, деятельность кадровых служб предприятий и организаций. Для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия создается информационная система (ИС). Обычно такие системы обозначаются аббревиатурой HRMS (Human Resource Management Systems - системы управления трудовыми ресурсами). В самом полном - комплексном варианте эти системы охватывают все уровни управления предприятием - операционный, тактический и стратегический; а в функциональном плане - кадровый учет, расчеты с персоналом и систему управления трудовыми ресурсами, включающую в себя модули найма и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала¹.

Создание и функционирование информационных систем в управлении экономикой тесно связано с развитием информационных технологий - главной составной частью автоматизированных информационных систем².

Автоматизированная информационная технология (АИТ) – совокупность методов и средств сбора, регистрации, обработки, передачи, накопления, поиска и защиты информации на базе применения программного обеспечения, вычислительной техники и средств связи, а также совокупность способов, с помощью которых информация предлагается клиентам³.

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом¹.

Спрос в условиях рыночных отношений на информацию и информационные услуги привел к тому, что современная технология обработки информации ориентирована на применение широкого спектра технических средств, вычислительных машин и средств коммуникаций. На их основе создаются вычислительные системы и сети различных конфигураций с целью накопления, хранения, переработки информации, максимального приближения терминальных устройств к рабочему месту специалиста или лицу, принимающему решение².

В своем развитии человечество прошло путь длиною в несколько десятков тысячелетий. Большую часть исторического пути люди имели дело с материальными объектами. Все это время человек учился преобразовывать энергию и материальные объекты и информационные технологии путем регистрации и накопления информационных образов. Началом развития информационных технологий можно считать пещерную и наскальную живопись, счет, появление искусства, письменности. Материальными носителями информации были камни, кости, дерево, глина, папирус, шелк, бумага.

В древности информационная технология заключалась в передаче знаний и профессиональных навыков по наследству - от отца к сыну. Доступ к знаниям и информации был ограничен, поэтому знания не могли существенно влиять на производственный процесс. Обработка данных велась вручную. Производство было ремесленным, индивидуальным и мелкосерийным. Появление первого печатного станка и книгопечатания произвело первую информационную революцию, которая длилась примерно 500 лет. Знания стали тиражироваться. Они уже могли влиять на производство. Появились станки, паровые машины, фотография, телеграф, радио.

Появление в конце 1950-х годов ЭВМ и их стремительное совершенствование создало предпосылки для автоматизации управленческого труда, формирования рынка информационных продуктов и услуг. Развитие АИТ шло параллельно с появлением новых видов технических средств обработки и передачи информации, совершенствованием форм использования ЭВМ и ПЭВМ, насыщением инфраструктуры новыми средствами коммуникаций¹.

Различают пять этапов развития АИТ, каждый из которых характеризуется тремя признаками: поколением используемых ЭВМ, классом решаемых задач и типом используемой информационной технологии: ²

Первый этап – конец 1950 – начало 60-х.

1946 г . – начало эры электронно-вычислительных машин (ЭВМ). Впервые был создан способ записи и долговременного хранения формализованных знаний, при котором эти знания могли непосредственно влиять на режим работы производственного оборудования.

В этот период эксплуатировались ЭВМ первого и второго поколения для решения отдельных расчетных (инженерных) и наиболее простых, но трудоемких экономических задач, например, материального учета. Тип используемой автоматизированной информационной технологии можно назвать частичной электронной обработкой данных.

Второй этап – 1960 – начало 1970.

В этот период в круг работ, выполняемых с помощью ЭВМ, входила электронная обработка плановой и текущей информации, хранение в памяти ЭВМ нормативно-справочных данных, выдача машинограмм на бумажных носителях. Если говорить о типе автоматизированной информационной технологии, то ее можно назвать электронная система обработки данных (ЭСОД).

В 1970-х годах используются ЭВМ третьего поколения для обработки информации на всех этапах управления деятельностью предприятия, осуществляется переход к разработке подсистем автоматизированных систем управления (АСУ) (материально-технического снабжения, товародвижения, контроля запасов и транспортных перевозок, учета реализации готовой продукции и т. д.). Тип используемой в то время автоматизированной информационной технологии управления (АИТУ) можно назвать централизованной автоматизированной обработкой информации в условиях вычислительных центров коллективного пользования.

В конце 1970-х годов был сконструирован персональный компьютер – инструмент, позволивший формализовать и сделать широкодоступными для автоматизации многие из трудноформализуемых процессов человеческой деятельности и открывший эру новой информационной технологии, отличительной чертой которой является диалоговый режим работы в масштабе реального времени.

С 1980 г. наблюдается тенденция к децентрализации обработки данных, к решению задач в многопользовательском режиме и широкое применение автоматизированных систем управления технологическими процессами, систем автоматизированного проектирования, производственных, отраслевых и общегосударственных АСУ. Тип используемой АИТУ можно отнести к специализации технологических решений на базе мини-ЭВМ, персональных компьютеров и удаленного доступа к массивам данных с одновременной универсализацией способов обработки информации на базе мощных супер-ЭВМ.

Совокупность научных методов и технологических приемов, ориентированных на обработку данных с помощью ЭВМ, стали называть информатикой. Появились наукоемкие изделия, в себестоимости которых затраты на научные исследования составляли до 5%, а в производстве ЭВМ – 10 – 20%. И хотя производство стало крупносерийным, изделия стандартизировались и темпы роста производства повышались, номенклатура выпускаемых изделий расширялась медленно.

Последний этап: с конца 1980-х годов по настоящее время характеризуется применением ЭВМ пятого поколения, а также широким кругом возможностей и решаемых задач:

комплексным решением экономических задач;

объектно-ориентированным подходом в зависимости от системных характеристик предметной области;

широким спектром приложений;

сетевой организацией информационных структур;

преобладанием интерактивного взаимодействия пользователя в ходе эксплуатации вычислительной техники;

реализацией интеллектуального человеко-машинного интерфейса;

реализацией систем поддержки принятия решений и информационно-советующих систем.

Тип автоматизированных информационных технологий управления можно определить как новую информационную технологию, сочетающую средства вычислительной техники, связи и современной оргтехники для обеспечения интерактивного взаимодействия пользователя и машины¹.

Не секрет, что в современной высококонкурентной бизнес-среде резко возросла потребность предприятий в высококвалифицированных сотрудниках. Усилился спрос руководства и кадровых служб предприятий на более специализированные данные о персонале, которые помогают лучше спланировать будущие потребности предприятий в персонале и реализовывать свои планы путем продуманного рекрутинга, назначения и сохранения в штате талантливых и высококвалифицированных сотрудников. Именно поэтому сегмент приложений управления персоналом является сейчас одним из наиболее быстро развивающихся на мировом рынке бизнес-приложений.

По прогнозу IDC (отчет «2008: A Workforce Management Odyssey, Workforce Management Applications Market Forecast and Analysis, 2007-20011») объем мирового рынка приложений управления персоналом (workforce management application) должен увеличиться с $1,5 млрд в 2007 г. до более чем $4 млрд в 20011 г. (c ежегодными темпами роста в 29%). Для сравнения, ежегодные темпы роста всего рынка бизнес-приложений составят лишь 15%. Доля приложений управления персоналом на мировом рынке бизнес-приложений увеличится с 1,8% в 2006 г. до 3,4% в 20010 г. (отчет «Workforce Management Applications in 2007: Overview and Vendor Strategies»). По мнению IDC, в состав приложений управления персоналом входят коллаборативные, транзакциональные и аналитические программные средства, которые должны помочь кадровым службам в найме, назначении и сохранении высококвалифицированных сотрудников.

Разработчики приложений управления персоналом в настоящее время стремятся к быстрейшей их адаптации у заказчиков. По мнению аналитиков, скорость адаптации WFM-приложений теперь более, чем раньше, зависит от того, какие ресурсы их разработчики инвестируют в обучение пользователей и передачу им соответствующих знаний и навыков до и после продажи ПО. Прежде всего, производителям WFM-приложений необходимо убедить потребителей в выгоде их использования¹.

По мнению экспертов, наблюдается следующие тенденции развития рынка автоматизированных информационных технологий управления персоналом².

• во-первых, в ближайшем будущем рынок WFM-приложений продолжит свою консолидацию (по мере того как их разработчики обеспечат в них достаточную функциональность).

• во-вторых, постоянный спрос потребителей на предложения ПО в сферах отслеживания кандидатов на вакансии, планирования и сохранения рабочего времени сотрудников, а также управления компенсациями для сотрудников будет способствовать появлению как новых поставщиков пакетов приложений управления персоналом, так и новых разработчиков однофункциональных приложений.

• в-третьих, идет расширение функциональности WFM-приложений.

Новые функциональные возможности для WFM-приложений заключаются в следующем:

• автоматическая синхронизация условий контракта сотрудников с фактическими результатами их работы;

• расширение WFM-функциональности на Интернет для найма персонала, его назначения на соответствующие должности и сохранения;

• добавление возможностей групповой работы, более совершенной работы с контентом и аналитики к общей функциональности WFM-приложений.

Существуют также оценки аналитиков, что в новых WFM-приложениях будут реализованы возможности управления расходами на персонал, учета рабочего времени персонала и управления его деятельностью. Позднее будут также адаптированы приложения по управлению навыками персонала, управления наймом группы сотрудников и др.