Проектирование и создание таблиц Понятие БД. СУБД ACCESS База данных (БД) - это любая совокупность связанной информации, объединненная вместе по определенному признаку. Пример: 1)расписание движения поездов, 2)книга регистрации заказов. Большинство БД для хранения данных используют таблицы. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в компьютере называются записями и полями (соответственно). Пример: Список работников отдела. Основное назначение баз данных - быстрый поиск содержащейся в них информации. Широкое распространение получили реляционные БД, в них информация хранится в одной или нескольких таблицах. Связь между таблицами осуществляется посредством значения одного или нескольких совпадающих полей. Каждая строка таблицы уникальна. Для обеспечения уникальности используются ключи, которые включают одно или несколько полей таблицы. Ключи хранятся в упорядоченном виде, что обеспечивает прямой доступ к записям во время поиска. Для взаимодействия пользователя с БД используетсясистема управления базами данных (СУБД) ACCESS, которая обеспечивает: а) набор средств для управления данными и обеспечения целостности данных; б) развитый пользовательский интерфейс, что позволяет вводить и модифицировать информацию, выполнять поиск и представлять информацию в текстовом и графическом виде; в) средства программирования высокого уровня, с помощью которых можно создать соответствующие приложения; г) выполнение различных вычислений в процессе подготовки отчетов или выбора данных из таблицы. К оглавлению Компоненты MS Access Таблицы - основа БД. Вся информация содержится в таблицах. Формы - используются для ввода и просмотра таблиц в окне формы. С помощью конструктора форм могут создаваться формы любой степени сложности. Отчеты - используются для отображения информации, содержащейся в БД, можно разработать собственный отчет. Запросы - является средством извлечения информации из БД, причем запросы могут составляться из нескольких таблиц. Макросы - предназначены для автоматизации часто воспроизводящихся операций. Каждый может содержать одну или несколько макрокоманд, каждая из которых выполняет определенное действие, открывает форму или печатает отчет. Файлы БД ACCESS имеют расширение *.mdb. К оглавлению Проектирование таблиц Типы отношений между таблицамиОтношение “один-к-одному” Каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице. Связь между таблицами поддерживается при помощи совпадающих полей. Отношение “один-ко-многим” Связь основана на совпадении значений полей. Одна запись в одной таблице соответствует нескольким записям в другой. Например, таблица Клиенты и таблица Заказы (один клиент может сделать несколько заказов). Отношение “много-к-одному”. Несколько записей в одной таблице соответствует одной записи в другой таблице. Например, отношение между сделанными заказами и клиентами (много заказов соответствуют одному клиенту). Отношение “много-ко-многим”. Много записей ко многим записям. Например, таблица Поставки и Товары. На каждый товар много поставок; на каждую поставку много товаров.Этапы проектирования таблиц1. Определение всей необходимой для решения задач в этой области информации 2. Распределение этой информации в различные таблицы в соответствии с процедурой нормализации 3. Описание структуры каждой таблицы: имена полей, типы полей, дополнительные свойства полей.К оглавлению Нормализация таблиц Нормализация отношений — это процесс построения оптимальной структуры таблиц и связей в реляционной БД (процесс уменьшения избыточности информации). В процессе нормализации данные группируются в таблицы, представляющие классы объектов и их взаимодействие. Цели, которые преследуются при построении наиболее эффективной структуры данных: 1) обеспечить быстрый доступ к данным; 2) исключить ненужное повторение данных, которое может являться причиной ошибок при вводе, а также привести к нерациональному использованию дискового пространства; 3) обеспечить целостность данных, т.о. чтобы при изменении одних объектов автоматически происходило соответствующее изменение связанных с ними объектов Теория нормализации отношений работает с 5 нормальными формами таблиц. Каждая последующая форма должна отвечать требованиям предыдущих форм плюс некоторые дополнительные требования. Однако, на практике обычно используется нормализация до третьей нормальной формы. Первая нормальная форма (1НФ) Таблица, находящаяся в первой нормальной форме должна отвечать следующим требованиям: 1) таблица не должна иметь повторяющихся записей. 2) в таблице должны отсутствовать повторяющиеся группы полей. Вторая нормальная форма (2НФ) Таблица, находящаяся во второй нормальной форме должна отвечать всем требованиям 2. .1НФ, а также любое неключевое поле должно однозначно идентифицироваться полным набором ключевых полей 2НФ применяется к таблицам, которые имеют составной ключ. Третья нормальная форма (3НФ) Таблица, находящаяся в третьей нормальной форме должна отвечать всем требованиям 2НФ, а также ни одно из неключевых полей не должно идентифицироваться при помощи другого неключевого поля. Другими словами в таблице нет полей, которые не зависят от ключа. К оглавлению Типы полей MS Access 1) Текстовые поля. По умолчанию полю присваивается тип Текстовый с шириной 50 символов (буквы, цифры, специальные символы). Изменение – в поле Размер свойств задать число. 2) Числовые поля. Только над числовыми полями возможно выполнение арифметических операций. Существуют: Целое (2 байта), Длинное целое (4 байта ), С плавающей точкой (4 байта ). Свойство АВТО служит для автоматической установки количества знаков после занятой. 3) Поля денежного типа. Число десятичных знаков–2 4) Поле типа Счетчик. Предназначено для хранения данных, значения которых устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу (+1). 5) Поля дат/времени. Специальный формат, который устанавливается в свойстве Формат поля. Можно вводить дату от 1 января 100г. до 31 декабря 9999г. Занимает 8 байт. Каждый из типов имеет свойства К оглавлению Свойства полей

Назначение и виды запросов

Понятие Запрос имеет широкое значение. Его трактуют как некоторую команду на выбор, просмотр, изменение, создание или удаление данных. Также, запросы применяются для анализа данных. При создании запроса в памяти сохраняется только его структура. При запуске запроса на выполнение пользователь видит только что отобранные из таблиц сведения, соответствующие структуре запроса (т.н. динамический набор данных). Таким образом, пользователь получает только актуальные данные. Виды запросов: 1. Запросы на выборку. 1.1. Простые запросы на выборку. Позволяют отобрать поля из одной или нескольких связанных таблиц и оставить те из них, которые соответствуют определенным условиям. Например, запрос, позволяющий отобрать всех поставщиков из Киева, сделавших заказы в ноябре 2003 года. 1.2. Параметрические запросы. Позволяют вместо конкретного условия обора использовать параметр, задавая значение которого можно вводить различные условия отбора при каждом запуске запроса на выполнение. Например, запрос, позволяющий вводить каждый раз новую фамилию менеджера, чтобы определить количество оформленных им заказов. 1.3. Запросы с группировкой. Позволяют объединить записи с одинаковыми значениями полей и обработать такие записи различными математическими или статистическими функциями (Sum, Max, Min, Avg, Count и др). Например, запрос, позволяющий определить среднее количество товаров определенного вида, заказываемых каждый месяц. 1.4. Запросы с вычисляемыми полями. Позволяют получить значения, которые не хранятся в исходных таблицах, так как их можно получить путем математических преобразований имеющихся в таблицах данных. Например, запрос, позволяющий определить стоимость каждой партии товара, если в исходных таблицах хранятся только цена и количество. 1.5. Перекрестные запросы. (в Excel –аналог Сводные таблицы) Позволяют на основании данных одной или нескольких таблиц получить новую таблицу, заголовками строк и столбцов в которой служат поля исходной таблицы. Например, запрос, позволяющий узнать сколько всего товаров поставлялось от каждого поставщика к каждому заказчику. Названия поставщиков – заголовки строк, названия заказчиков – заголовки столбцов, данные внутри перекрестной таблицы – количества, сгруппированные при помощи функции Sum. К оглавлению

Создание запросов на выборку

Режимы создания запросов: 1. Простой запрос. Позволяет при помощи специального мастера указать таблицы, данные из которых нужны для запроса, поля из этих таблиц, и при необходимости подвести итоги при помощи функций. Пример: 2. Конструктор запросов. Позволяет строить запросы любого из вышеперечисленных типов с группировкой, сортировкой и т.п. Этапы создания запроса на выборку в режиме конструктора: 1. Выбрать в главном меню пункт Создание и нажать кнопку Конструктор запросов 2. Добавить в бланк запроса нужные таблицы 3. Вытащить из таблиц нужные поля 4. В строку Условие отбора ввести необходимые условия 5. При необходимости добавить порядок сортировки в строке Сортировка 6. При необходимости добавить строку Группировка (Кнопка Итоги в панели, которая отображается при активном режиме конструктора запросов), в которой указать для удаления одинаковых текстовых значений –Группировка, для обработки числовых значений одну из следующих функций: Sum, Avg, Min, Max, Count. 7. Запустить запрос на выполнение при помощи кнопки !(Выполнить), или перейдя из режима конструктора запросов в режим отображения результатов запроса в виде таблицы. Параметрические запросы. Если необходимо часто выполнять запрос одной и той же структуры, но с новым значением условия отбора имеет смысл создать Параметрический запрос. В этом случае в строке условие вместо конкретного оператора сравнения устанавливается параметр, взятый в квадратные скобки: Например, если вместо условия >#12/09/2003# указать >[введите дату, заказы после которой вас интересуют], то при каждом новом запуске запроса можно вводить новую дату. Вычисляемые поля в запросах. Запросы с вычисляемыми полями создают тогда, когда необходимо получить сведения, которых нет в исходных таблицах, но которые могут быть получены путем преобразования имеющихся в таблице данных. Для создания вычисляемого поля в свободное поле бланка запроса необходимо ввести имя нового вычисляемого поля, двоеточие, выражение преобразования, которое может содержать любые математические операторы и встроенные функции. Для построения вычисляемых полей удобно использовать построитель выражений К оглавлениюПостроитель выражениПри составлении условий отбора их можно вводить вручную с клавиатуры, а можно строить при помощи специального мастера, называемого Построителем выражений. Построитель выражений можно использовать также в других случаях, например, при создании вычисляемых полей в запросах, построении условий на значение в конструкторе таблиц, построении любых выражений в конструкторе отчетов и форм. Построитель выражений вызывается при нажатии на кнопку ... Построитель на панели инструментов. Построитель выражений содержит 4 области. 1 – для отображения строящегося выражения, 2 – для выбора объекта, в качестве которого могут выступать все объекты базы данных, операторы и функции языка VB, а также текущие значения, такие как системная дата и др. 3. Для выбора элемента объекта БД, например, поля таблицы.или группы функцій 4. Для выбора нужного свойства объекта или нужной функции. При составлении условий отбора нужно знать некоторые правила: 1. Часть выражения, содержащая название поля и знак равенства обычно отсутствует 2. Например, вместо Город=”Запорожье”, записывают просто “Запорожье” 3. Символьные значения записываются в кавычках, а даты в знаках # #. 4. Для задания условий обора могут использоваться математические операторы: <> < > <= >= Beetween and In, позволяет создавать списки значений. Например: In(“Петров”;“Сидоров”) Like для задания масок при сравнении символьных строк. Например: Like «?arl» будет найдены Karl и Carl • *- любая последовательность символов • # - любая цифра. 5. Операторы сравнения могут использоваться не только с числовыми, но и текстовыми значениями, а также с датами. В случае с текстовыми значениями, они означают, что будет отобраны все значения, стоящие после по алфавиту. Например Город >”Киев” 6. Для задания сложных логических конструкций могут использоваться несколько строк Условие отбора. Если условия стоят в одной строке, работает логическая связка «И», то есть необходимо одновременное выполнение обоих условий. Если условия размещены в разных строках, достаточно выполнения хотя бы одного условия (логическая связка «ИЛИ»). Пример:К оглавлению