Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

ЕОМ у псих.,делать тесты / Excel 2007(теор.) - копия

.docx
Скачиваний:
9
Добавлен:
24.02.2016
Размер:
3.18 Mб
Скачать

Табличный процессор MS Excel.

Материалы для самоподготовки

Теоретические сведения

Основные понятия

Программа обработки электронных таблиц Microsoft Excel является мощным инструментом для решения широкого круга задач, начиная с самых простых, таких как подготовка всевозможных бланков и таблиц, создание отчетов, построение диаграмм, и заканчивая достаточно серьезными вычислениями в области естественных и технических наук.

Основная особенность электронных таблиц заключается в возможности использования формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по формулам осуществляется автоматически, а в ячейке, содержащей формулу, отображается результат ее вычислений. Изменение содержимого любой ячейки приводит к перерасчету всех формул, использующих данную ячейку в качестве аргумента. Т.е. таблица автоматически обновляется каждый раз при изменении данных.

Окно приложения Microsoft Excel 2007 представлено на Рис.1:

Рис.1 Окно Microsoft Excel 2007

Запуск приложения MS Excel

Запуск MS Excel осуществляется одним из перечисленных ниже способов:

  • При помощи меню Пуск→Программы→ Microsoft Excel;

  • При помощи пиктограммы на панели быстрого запуска (при её наличии);

  • При помощи ярлыка на рабочем столе (при его наличии);

  • При помощи загрузочного файла Excel.exe (если местоположение файла неизвестно, воспользуйтесь меню Пуск→Найти→Файлы и папки).

Работа с объектами

Для каждого объекта в MS Excel существует перечень применимых действий, т.е. операций, которые можно произвести с данным объектом. Далее приводятся основные из них.

Объект «Рабочая книга» (далее - Книга)

Все создаваемые в Excel 2007 файлы называются книгами, они состоят из множества рабочих листов и имеют расширение .XLSX (если книга не содержит макросы) и .XLSM (если книга содержит макросы).

Основные операции с объектом «Книга»

  • Создание Книги: кнопка Office Создать Новая книга, или кликнуть на кнопке на панели быстрого запуска(если она туда вынесена);

  • Открытие Книги: кнопка Office Открыть, или кликнуть на кнопке на панели быстрого запуска(если она туда вынесена) и в появившемся диалоговом окне выбрать книгу (файл);

  • Закрытие Книги: кнопка Office Закрыть, или кликнуть на кнопке управления окном (используя кнопку, следите за тем, чтобы закрыть Книгу, а не программу MS Excel);

  • Сохранение Книги: кнопка OfficeСохранить, или кликнуть на кнопке на панели быстрого запуска.

  • Сохранение Книги с новым именем: кнопка OfficeСохранить как (в появившемся окне выбрать папку, в которую сохраняется Книга, а в поле «Имя файла» ввести новое имя Книги).

  • Сворачивание окна Книги: кликнуть на кнопке управления окном ;

  • Переход в полноэкранный режим: кликнуть на кнопке управления окном ;

  • Переход в оконный режим: кликнуть на кнопке управления окном ;

  • Переключение между книгами (если открыто сразу несколько книг): комбинация клавиш <Ctrl>+<F6>;

Формат XLSX не поддерживается старыми версиями программы. Поэтому, чтобы файл был совместим с предыдущими версиями Excel, необходимо сохранять его в формате Книга Excel 97-2003 (кнопка Office – Сохранить как…). Также при помощи этой команды можно сохранить книгу в других доступных форматах.

При открытии книги, созданной в Excel более ранних версий, она будет открыта в режиме совместимости. Чтобы для книги были доступны все функции Excel 2007, необходимо преобразовать файл с помощью команды Преобразовать кнопки Office.

Excel позволяет работать с несколькими книгами одновременно, открытыми в отдельных окнах. Кнопки панели Окно (рис. 2.2) вкладки Вид помогают упростить работу пользователя при этом:

  • Новое окно – создает новое окно для рабочей книги;

  • Упорядочить все – позволяет по-разному разместить окна всех открытых книг;

  • Сохранить рабочую область – сохранение положения всех открытых книг;

  • Перейти в другое окно – переключение между окнами открытых книг.

Для более удобной работы с частями одной книги, используется команда Закрепить области , которая позволяет оставить на месте во время прокрутки определенные строки и столбцы

Для случаев, когда книгу нужно защитить от копирования и модификаций, в Excel 2007 существуют способы защиты файлов книг. Защита может быть задана:

  • паролем для открытия книги;

  • запретом манипулирования с ее листами;

  • запретом изменения положения и размера окна рабочей книги.

Пароль на открытие книги можно задать командой OfficeПодготовить - Зашифровать документ, либо при сохранении файла выбрать Office – Сохранить как и в диалоговом окне сохранения файла выбрать Сервис – Общие параметры – Пароль для открытия.

Запретить производить какие-либо действия с листами книги можно через команду Рецензирование – Изменения – Защитить книгу – Структуру.

Чтобы не изменялось положение и размер окон книги, можно применить команду Рецензирование – Изменения – Защитить книгу – Окно.

Объект «Рабочий лист» (далее - Лист)

Рабочая книга состоит из Рабочих листов. Обычно новая книга содержит три листа, но пользователь может изменять их количество по своему усмотрению. Имя Рабочего листа отображается на его ярлычке (см. рис.1а). Лист, содержимое которого в данный момент отображается на экране, называется активным. Ярлычок активного листа расположен поверх других ярлычков и выделен цветом (например, на рис.1а активным является Лист1).

Рис.1а Окно Microsoft Excel

Рабочий лист представляет собой таблицу, состоящую из 65 536 строк и 256 столбцов. Строки нумеруются арабскими цифрами (1,2,3,…), столбцы –латинскими буквами (А,В,С,…), см. рис.1а.

Для активизации листа нужно нажать на его название в группе ярлыков листов, либо на кнопки со стрелками для перехода к нужному листу (рис. 3.1) .

Листы можно добавлять, удалять, перемещать, копировать, переименовывать, выделять, задавать цвет для ярлыка. Для этого можно воспользоваться соответствующей командой из контекстного меню по нажатию правой кнопки мыши на ярлыке листа (рис. 4).

Рис.4 Контекстное меню для работы с листами

Основные операции с ячейками, строками и столбцами

Элемент, расположенный на пересечении строки и столбца, называется Ячейкой. Ячейка в Microsoft Excel – это своего рода контейнер для хранения данных. Данные, хранящиеся в ячейках, могут быть числового, текстового типа, типа «дата» и «время».

Каждая ячейка Рабочего листа имеет имя, состоящее из заголовка столбца и номера строки, на пересечении которых она находится (например, А1, С15, F25 и т.д.).

Ячейка, к которой в данный момент обращается пользователь, называется активной, или выделенной. Граница такой ячейки всегда выделена жирной черной линией. Например, на рис.2 выделена ячейка А2. При этом имя выделенной ячейки отображается в Строке формул, в поле «Имя».

Рис.2

Выделенных ячеек может быть несколько. Группу, состоящую из двух и более выделенных ячеек, называют выделенным диапазоном.

Выделенный диапазон может быть смежным (имеет форму прямоугольника) или несмежным (см. рис.3).

а) b)

Рис.3 Выделенные диапазоны:

a) смежный, b) несмежный.

Смежный диапазон ячеек обозначается следующим образом:

имя левой верхней ячейки диапазона : имя правой нижней ячейки диапазона

Выделенный диапазон, изображенный на рис.3(а), обозначается как А2:В3. Другие примеры обозначения диапазонов: А1:A5, B2:E2, A2:С4 и т.д.

Для обозначения диапазона, состоящего из нескольких несмежных диапазонов необходимо перечислить входящие диапазоны, отделив их друг от друга точкой с запятой. Выделенный несмежный диапазон, изображенный на рис.3(b), обозначается как A1:A2;B2:B3

Выделение

Перед выполнением каких-либо действий (копирование, перемещение и удаление данных, размещение ссылок на ячейки в формулах и т. д.) с ячейками, строками, столбцами необходимо их выделить.

Чтобы выделить ячейки, установите курсор в нужную позицию и выделите смежные ячейки при помощи левой кнопки мыши. Чтобы выделить диапазон ячеек, установите курсор в левый верхний угол диапазона, удерживая клавишу Shift, установите курсор в правый нижний угол диапазона. Блок ячеек между этими позициями будет выделен. Чтобы выделить несмежные ячейки, производите выделение нужных ячеек при нажатой клавише Ctrl.

Чтобы выделить строку/столбец, установите курсор на заголовок строки/столбца. Чтобы выделить несколько смежных строк/столбцов, установите курсор на заголовок строки/столбца начала диапазона, удерживая клавишу Shift, переместите курсор на заголовок строки/столбца конца диапазона. Чтобы выделить несмежные строки/столбцы, начинайте выделение нужных строк/столбцов при нажатой клавише Ctrl.

Чтобы выделить все ячейки листа, примените комбинацию клавиш Ctrl+A, либо нажмите на кнопку на пересечении заголовков строк и столбцов (рис. 1а).

Для выделения текста внутри ячейки нужно войти в режим редактирования (по клавише F2 или дважды щелкнуть мышью по ячейке) и выделить нужный текст.

Замечания.

  • В Excel 2007 возможно выделение ячеек, отвечающих определенным требованиям. Для этого используйте команду Главная – Редактирование –Найти и выделить – Выделение группы ячеек и задайте в диалоговом окне нужные параметры выделения.

  • Возможно одновременное выделение ячеек нескольких листов, для этого выделите нужные ячейки и, удерживая клавишу Ctrl, щелкните на ярлыках листов, где вы хотите их выделить

Копирование и перемещение

Чтобы скопировать данные из ячейки/строки/столбца, нужно выделить необходимый элемент и в контекстном меню выбрать пункт Копировать, затем Вставить, переместив курсор и выделив нужное для вставки место.

Также можно воспользоваться сочетаниями клавиш Ctrl+Insert или Ctrl+C (для копирования) и Shift+Insert или Ctrl+V (для вставки), либо с помощью левой кнопки мыши с нажатой одновременно клавишей Ctrl «перетащить» элемент в нужное место для получения там его копии, либо воспользоваться соответствующими кнопками на панели Буфер обмена вкладки Главная.

Чтобы переместить данные из ячейки/строки/столбца, нужно выделить необходимый элемент и в контекстном выбрать пункт Вырезать, затем Вставить, переместив курсор и выделив нужное для вставки место.

Также можно воспользоваться сочетаниями клавиш Shift+Delete или Ctrl+X (для вырезания) и Shift+Insert или Ctrl+V (для вставки), либо просто перетащить на новое место элемент левой кнопкой мыши, либо воспользоваться соответствующими кнопками на панели Буфер обмена вкладки Главная.

Замечание.

  • Данные, которые были скопированы, могут быть вставлены в новое место на листе с определенными параметрами. Для этого при вставке скопированных данных используйте команду Специальная вставка контекстного меню. В открывшемся диалоговом окне можно выбрать нужные параметры вставки (рис. 5). В этом же окне можно задать транспонирование ячеек, т. е. изменение расположения данных в них с горизонтального на вертикальное и наоборот.

Рис.5 Специальная вставка

Добавление и удаление

Чтобы добавить новую ячейку на лист, нужно выделить место вставки новой ячейки, в контекстном меню выбрать пункт Вставить… и в появившемся окне Добавление ячеек выбрать нужный вариант. (Рис. 6.)

Чтобы добавить новую строку/столбец, нужно выделить строку/столбец, перед которой будет вставлена новая/новый и, выбрав в контекстном меню команду Вставить, осуществить вставку элемента, либо использовать команду Главная – Ячейки – Вставить.

Чтобы удалить строку/столбец, нужно выделить данный элемент, и выбрав в контекстном меню команду Удалить, выполнить удаление, либо применить, команду Главная – Ячейки – Удалить.

При удалении строки произойдет сдвиг вверх, при удалении столбца – сдвиг влево.

Рис.6 Добавление строк и столбцов.

Для удаления ячеек со сдвигом выберите из контекстного меню команду Удалить.. и укажите способ удаления.

Для удаления данных из ячеек воспользуйтесь командой контекстного меню Очистить содержимое. Также на панели Редактирование вкладки Главная существует кнопка Очистить , позволяющая выбрать, что именно вы хотите очистить в ячейке (все, формат, содержимое, примечания)

Скрытие

Чтобы другие пользователи не могли увидеть часть информации с листа, можно выполнить скрытие его определенных строк/столбцов. Для этого нужно выделить необходимые строки/столбцы и выполнить команду Скрыть контекстного меню, либо команду Главная – Ячейки – Формат – Скрыть или отобразитьСкрыть строки(столбцы). Заголовки скрытых строк/столбцов не отображаются на экране.

Для отображения скрытых элементов нужно выделить область, включающую их в себя, и выполнить команду контекстного меню Отобразить, либо команду Главная – Ячейки – Формат – Скрыть или отобразить –Отобразить строки(столбцы).

ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

Форматирование придает таблицам, созданным в табличном процессоре, законченный вид и позволяет акцентировать внимание пользователей на нужных деталях.

Форматирование ячеек

Изменение основных параметров формата

Основные средства для форматирования ячеек расположены на панелях Шрифт, Выравнивание, Стили, Число, Ячейки вкладки Главная, в диалоговом окне Формат ячеек (рис. 7) (открываемой с панелей инструментов, либо из контекстного меню) При вызове контекстного меню открывается также мини-панель форматирования, которая тоже позволяет выполнять некоторые элементы форматирования.

Рис. 7. Диалоговое окно Формат ячеек и мини - панель

Выделив ячейку и вызвав диалоговое окно форматирования (рис.7), можно применить различные способы оформления ячеек.

Для задания параметров шрифта (вид, начертание, цвет, размер, видоизменение) можно использовать инструменты с мини-панели, с панели Шрифт вкладки Главная, либо со вкладки Шрифт окна Формат ячеек.

Выравнивание текста в ячейках по горизонтали и вертикали, наклон текста, перенос по словам, автоподбор ширины, объединение/разъединение можно задать с помощью кнопок панели Выравнивание вкладки Главная, мини-панели, вкладки Выравнивание окна Формат ячеек.

Параметры границ и заливки ячеек задаются на панели Шрифт, мини-панели, вкладках Граница, Заливка окна Формат ячеек.

Формат представления данных в ячейках может быть задан на вкладке Число окна Формат ячеек, либо на панели Число вкладки Главная, либо на мини-панели.

Замечание.

Для любой ячейки может быть задано всплывающее текстовое примечание, появляющееся при наведении на ячейку курсора мыши. Чтобы добавить примечание к ячейке, нужно применить команду РецензированиеПримечанияСоздать примечание. В появившемся желтом окне нужно ввести текст примечания. Чтобы отредактировать примечание, по правой кнопки мыши в контекстном меню ячейки выберите Изменить примечание. Для удаления – выберите пункт Удалить примечание в контекстном меню. Чтобы увидеть все примечания, заданные к ячейкам, отобразите их на листе книги при помощи команды Рецензирование – Примечания – Показать все примечания.

Формат по образцу

Полезной при форматировании является опция «Формат по образцу», вызываемая кнопкой с панели Буфер обмена вкладки Главная. Она переносит параметры форматирования выделенной ячейки на новый фрагмент таблицы. Чтобы перенести все заданные параметры форматирования на новый элемент необходимо:

  • установить курсор в ячейке, параметры форматирования которой мы хотим использовать;

  • нажать кнопку Формат по образцу на вкладке Главная – Буфер обмена (если необходимо форматировать за один раз несколько разных фрагментов, следует сделать двойной щелчок на кнопке);

  • выделить ячейку, на которую надо перенести форматирование (если был сделан двойной щелчок на кнопке Формат по образцу, то можно выделять последовательно несколько ячеек;

  • по завершении всей операции форматирования надо один раз щелкнуть на кнопке Формат по образцу, чтобы «отжать» ее).

Форматирование с помощью объекта «таблица»

В Excel 2007 одной из наиболее значимых новинок являются объекты «таблица». Для превращения диапазона ячеек со структурированными данными в объект «таблица» необходимо выполнить команду Вставка – Таблицы – Таблица. После этого с данным объектом можно производить значительно больше операций, чем с просто выделенным диапазоном ячеек, в том числе применять некоторые особенные способы форматирования.

После создания таблицы на ленте главного меню становится доступной вкладка Работа с таблицамиКонструктор, на которой можно выбрать экспресс - стили (рис. 8) для оформления таблиц. При выборе какого-либо стиля таблица на рабочем листе сразу принимает вид в соответствии с параметрами этого стиля. Также на панели Конструктор – Параметры стилей таблиц с помощью команд - флажков можно указать, какие элементы таблицы добавить или особым образом отформатировать (первый/последний столбец, чередующиеся строки/столбцы).

Условное форматирование

Условное форматирование – это наложение определенного формата на ячейку при выполнении заданного условия. Такое форматирование удобно и наглядно, например, для анализа большого массива данных.

Для задания условного форматирования надо выделить блок ячеек и выбрать команду Главная – Стили – Условное форматирование. В открывшемся меню для задания определенного правила выделения ячеек можно выбрать пункты Правила выделения ячеек или Правила отбора первых и последних значений и задать необходимые условия. Либо создать свое правило отбора ячеек, использовав пункт Создать правило.

Для проверки, редактирования, создания и удаления правил полезно

Рис.8 Окно выбора экспресс-стилей таблицы

использование Диспетчера правил условного форматирования, вызываемого командой Главная – Стили – Условное форматирование – Управление правилами.

Для удаления наложенных на ячейки правил условного форматирования можно использовать команду Главная – Редактирование – Очистить –Очистить форматы (будет удалено условное форматирование и другие параметры форматирования ячейки), либо Главная – Стили – Условное форматирование – Удалить правила (будет удалено только условное форматирование).

Форматирование строк и столбцов

Ячейки являются основополагающими элементами для задания форматирования, поэтому основные параметры форматирования строк и столбцов накладываются через команды форматирования ячеек.

Отдельно можно изменить параметры высоты строк и ширины столбцов. Для этого необходимо выделить соответствующие строки/столбцы и перетащить мышью границу: верхнюю для строки и правую для столбца. Для задания точного значения высоты и ширины нужно использовать команды Главная – Ячейки – Формат – Высота строки/Ширина столбца.

Команды Главная – Ячейки – Формат – Автоподбор высоты строки/ Автоподбор ширины столбца позволяют автоматически так подобрать значения соответствующих параметров, чтобы введенный в ячейки текст был полностью отображен.

Ввод данных в электронную таблицу

В ячейках электронной таблицы могут находиться данные трех типов: числовые значения (включая время и дату), текст, формулы. На рабочем листе, но в «графическом слое» поверх листа, могут также находиться рисунки, диаграммы, изображения, кнопки и другие объекты.

После ввода в ячейку данных, Excel автоматически старается определить их тип и присвоить ячейке соответствующий формат – форму представления данных. Важно назначить правильный формат ячейки, чтобы, например, ячейка могла участвовать в вычислениях (быть не текстовой).

В Excel имеется набор стандартных форматов ячеек, которые могут применяться во всех книгах. Активизировать его можно, выбрав Главная – Число – Числовой формат, либо по контекстному меню для выделенной ячейки на вкладке Число окна Формат ячеек. Изначально все ячейки таблицы имеют формат Общий. Использование форматов влияет на то, как будет отображаться содержимое в ячейках.

Использование средств, ускоряющих ввод данных

При вводе данных на листы таблицы могут быть использованы некоторые приемы, позволяющие ускорить их ввод.

  1. Автозаполнение при вводе. При вводе одинаковых значений в несколько ячеек с помощью маркера автозаполнения (крестика в нижнем правом углу активной ячейки) можно скопировать значения в смежные ячейки.

  2. Использование прогрессии. Если ячейка содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения (получается арифметическая или геометрическая прогрессия, список дат).

Чтобы задать прогрессию, нужно выбрать кнопку Заполнить панели Редактирование вкладки Главная и в появившемся диалоговом окне Прогрессия задать параметры для арифметической или геометрической прогрессии.

  1. Использование сочетания клавиш Сtrl+Enter для ввода повторяющихся значений. Для введения одних и тех же значений в несколько ячеек можно выделить их, ввести значение в одну ячейку и нажать Сtrl+Enter. В результате одни и те же данные будут введены во все выделенные ячейки.

Работа с формулами

Формулой считается любое математическое выражение. Формула всегда начинается со знака «=», может включать в себя, кроме операторов и ссылок на ячейки, встроенные функции Excel.

Ввод и редактирование формул:

  • Ввод формулы в ячейку всегда следует начинать со знака «=»;

  • Ввод формулы может осуществляться непосредственно в ячейке либо в Строке формул (с предварительным выделением нужной ячейки);

  • Ввод имен ячеек в формулу может производиться вручную (с клавиатуры) либо щелчком левой клавиши мыши по соответствующей ячейке (предпочтительнее второе, чтобы не ошибиться).

  • Редактирование формулы в выделенной ячейке осуществляется в строке формул либо после двойного щелчка левой клавишей мыши по соответствующей ячейке, либо при нажатии функциональной клавиши F2 (подтверждение операции редактирования - <ENTER>, отмена редактирования - <ESC>).

  • При обычном режиме в ячейках рабочего листа отображаются не сами формулы, а значения, вычисленные по этим формулам. Чтобы увидеть формулу, хранящуюся в ячейке, следует кликнуть по этой ячейке. После этого в Строке формул отобразится формула, хранящаяся в данной ячейке.

Использование ссылок в формулах

Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа и передает в Microsoft Excel сведения о расположении значений или данных, которые требуется использовать в формуле. При помощи ссылок можно использовать в одной формуле данные, находящиеся в разных частях листа, а также использовать в нескольких формулах значение одной ячейки. Кроме того, можно задавать ссылки на ячейки других листов книги. Ссылки бывают относительные, абсолютные и смешанные.

Относительная ссылка в формуле, например A1, основана на относительной позиции ячейки, содержащей формулу, и ячейки, на которую указывает ссылка. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, изменяется и ссылка. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов ссылка автоматически корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки. Например, при копировании относительной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она автоматически изменяется с =A1 на =A2.

Относительный адрес ячейки в формуле фактически представляет собой имя строки + имя столбца, на пересечении которых находится ячейка (например, А1, С6, Е17 и т.д.);

Абсолютная ссылка (абсолютный адрес ячейки) подразумевает добавление специального символа $ к относительному адресу ячейки:

    • к имени столбца и строки (например, $А$1, $С$6, $Е$17 и т.д.);

Смешанная ссылка фиксирует либо имя столбца, либо имя строки

    • к имени столбца (например, $А1, $С6, $Е17 и т.д.);

    • к имени строки (например, А$1, С$6, Е$17 и т.д.);

Способ адресации ячеек в формулах непосредственно влияет на результат операций копирования и распространения (автозаполненния) формул

Замечания

  • Чтобы вручную не набирать знаки доллара при записи ссылок, можно воспользоваться клавишей F4, которая позволяет «перебрать» все виды ссылок для ячейки.

  • Чтобы использовать в формуле ссылку на ячейки с другого рабочего листа, нужно применять следующий синтаксис: Имя_Листа!Адрес_ячейки

Пример записи: Лист2!С20).

  • Чтобы использовать в формуле ссылку на ячейки из другой рабочей книги, нужно применять следующий синтаксис: [Имя_рабочей_книги]Имя_Листа!Адрес_ячейки

Пример записи: [Таблицы.xlsx]Лист2!С20).

Особенности перемещения, копирования и распространения формул

Операции перемещения, копирования или распространения формул производятся аналогично тем же операциям с данными ячейки

Однако при работе с формулами следует учитывать некоторые особенности.

Так, если имена ячеек в формуле имеют относительный адрес (например, А1+В1), то при копировании либо распространении этой формулы адреса ячеек будут изменяться.

Изменение адресов ячеек в формуле зависит от направления операции копирования/распространения (по горизонтали либо по вертикали), а также от того, на какое количеств строк и/или столбцов смещается копия.

Пример 1:

Имеются следующие исходные данные (Рис.9):

Рис.9. Исходные данные

Если скопировать формулу А1+В1 из ячейки D1 в ячейку D2 (на одну строку вниз), результат будет иметь вид А2+В2, т.е. номера строк увеличатся на единицу. Копирование той же формулы в ячейку D4 соответственно даст результат в виде А4+В4.

Теперь скопируем формулу из ячейки D1 в ячейку Е1 (на один столбец вправо). В результате мы получим формулу В1+С1 (в данном случае увеличились номера столбцов) (Рис.10).

Рис.10. Копирование формул с относительными ссылками

Те же правила касаются и операции распространения.

Пример 2:

Имеются следующие исходные данные (Рис.11):

Рис. 11. Исходные данные

Распространив формулу из ячейки С1 на диапазон С2:С4, получим результат, представленный на Рис.12(а). Аналогично, результат распространения той же формулы на диапазон D1:D4 отображен на Рис.12(b).

а) b)

Рис.12 Копирование формул с относительными ссылками

Чтобы избежать изменения адресов ячеек при копировании формул, используют абсолютную адресацию ячеек.

Абсолютный адрес ячейки не меняется при копировании и распространении формул. При помощи символа $ можно зафиксировать:

  • ячейку полностью ( $А$4, $С$28 ),

  • номер столбца ячейки ( $А6, $Е14 ),

  • номер строки ячейки ( С$7, F$10 ).

Пример 3:

Имеются следующие исходные данные (Рис.13):

Рис.13 Исходные данные

На Рис.14(а),(b),(c) отражены результаты операции распространения в трех разных случаях:

  1. в исходной формуле зафиксирован только номер строки первой ячейки (А$1);

  2. в исходной формуле зафиксирован только номер столбца первой ячейки ($А1);

  3. в исходной формуле полностью зафиксирована вторая ячейка ($В$1);

а) b) c)

Рис.14.

Результат операции перемещения не зависит от способа адресации ячеек, поскольку при перемещении формул адреса ячеек остаются неизменными.

Использование функций

Каждая функция имеет свой синтаксис и порядок действия, который нужно соблюдать, чтобы вычисления были верными. Аргументы функции записываются в круглых скобках, причем функции могут иметь или не иметь аргументы, при их использовании необходимо учитывать соответствие типов аргументов. Функция может выступать в качестве аргумента для другой функции, в этом случае она называется вложенной функцией. При этом в формулах можно использовать до нескольких уровней вложения функций.

В Excel 2007 существуют математические, логические, финансовые, статистические, текстовые и другие функции. Имя функции в формуле можно вводить вручную с клавиатуры (при этом активируется средство Автозаполнение формул, позволяющее по первым введенным буквам выбрать нужную функцию (рис. 15)), а можно выбирать в окне Мастер функций, активируемом кнопкой в строке формул или на панели Библиотека функций вкладки Формулы. Также функции можно выбирать из групп функций на этой же панели, либо с помощью кнопки панели Редактирование вкладки Главная. При помощи комбинации клавиш <Shift>+<F3> тоже вызывается Мастер функций.

Функции используются для облегчения стандартных, часто решаемых задач. Каждая функция имеет свое имя, после которого в круглых скобках указывается список ее аргументов. Аргументы разделяются знаком ; (точка с запятой). Некоторые функции не имеют аргументов.

Рис.15 Автозаполнение формул

Использование Мастера функций

  1. Выделить ячейку, в которую следует ввести функцию.

  2. Вызвать Мастер функций.

  3. В появившемся окне из списка «Категория» выбрать нужную категорию.

  4. В списке «Функция» выбрать нужную функцию, нажать кнопку ОК.

  5. В появившемся окне ввести необходимые аргументы.

Аргументы можно вводить в поле вручную, либо кликнуть на кнопке возле соответствующего поля, после чего выделить мышкой нужные ячейки на листе и снова кликнуть .

  1. Нажать кнопку ОК для подтверждения вставки функции. В результате в выделенную ячейку будет вставлена выбранная функция.

Режимы работы с формулами

Полезной возможностью по работе с формулами является отображение всех формул на листе. Это можно сделать, используя команду Формулы –Зависимости формул – Показать формулы . После этого в ячейках вместо вычисленных значений будут показаны записанные формулы. Для возврата в обычный режим нужно еще раз нажать кнопку Показать формулы.

Если формула возвращает ошибочное значение, Excel может помочь определить ячейку, которая вызывает ошибку. Для этого нужно активизировать команду Формулы – Зависимости формул – Проверка наличия ошибок –Источник ошибок. Команда Проверка наличия ошибок помогает выявить все ошибочные записи формул.

Контрольные вопросы:

  1. Каково назначение и область применения электронных таблиц.

  2. Как запустить программу MS Excel?

  3. Перечислите основные структурные элементы интерфейса MS Excel.

  4. Для чего предназначена Строка Формул?

  5. Какое расширение имеет файл, созданный в MS Excel?

  6. Перечислите и опишите основные операции с объектом Рабочая Книга.

  7. Как добавить (удалить) Рабочий Лист в книгу?

  8. Как переименовать Лист?

  9. Как выделить столбец (строку)? Несколько столбцов (строк)?

  10. Как изменить высоту строки (ширину столбца)?

  11. Что такое Имя ячейки (адрес ячейки), как оно формируется?

  12. Что такое смежный диапазон ячеек? Несмежный диапазон ячеек?

  13. Как обозначается диапазон ячеек?

  14. Как копировать и перемещать содержимое ячеек?

  15. Как изменять внешний вид ячеек?

  16. Что такое относительная ссылка на ячейку? Приведите пример.

  17. Что такое абсолютная ссылка на ячейку? Приведите пример.

  18. В чем отличие абсолютных ссылок от относительных?

  19. В чем состоит особенность копирования формул с абсолютными ссылками?

  20. В чем состоит особенность копирования формул с относительными ссылками?

  21. Что такое смешанные ссылки? В чем состоит особенность копирования формул со смешанными ссылками?

  22. Что такое формула? Как правильно вводить формулы в ячейки?

  23. Что такое функция? Правила использования функций в MS Excel.

  24. Назовите известные вам функции Excel и их назначение.

  25. Каков общий порядок использования функций?

  26. С помощью чего можно сохранить книгу в другом формате?

  27. Как открыть несколько книг в одном окне?

  28. Для чего используется закрепление областей при открытии книг?

  29. Какие способы защиты книг существуют?

  30. Как переименовать лист в книге?

  31. С помощью чего можно выделить все ячейки листа?

  32. Как разделить лист на несколько частей для просмотра?

  33. Для чего используется «специальная вставка»?

  34. Как удалить одну ячейку на листе?

  35. Что позволяет сделать команда скрытия ячеек?

  36. Как объединить несколько ячеек?

  37. Как изменить текст примечания ячейки?

  38. В чем удобство применения средства «Формат по образцу»?

  39. Для чего можно использовать условное форматирование?

  40. Как задать ширину столбца?

  41. Как работает функция «автоподбор высоты строки»?

  42. Как можно изменить формат ячейки?

  43. Что такое автозамена и для чего может применяться?

  44. Какие существуют правила записи формул?

  45. Чем отличаются различные виды ссылок на ячейки?

  46. Как вставить в формулу стандартную функцию?

  47. Для чего может использоваться режим отображения зависимостей формул?

  48. Как отобразить все записанные формулы на листе книги?

Соседние файлы в папке ЕОМ у псих.,делать тесты