Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

7.40 kk wtrade

.pdf
Скачиваний:
5
Добавлен:
25.02.2016
Размер:
671.78 Кб
Скачать

Комплексна система автоматизац³¿

для Windows

версiя 7.40

Модуль

ТОРГIВЛЯ ТА СКЛАД

Керівництво користувача

Ки¿в 2009

ã СП "Парус-Україна", 2009.

Без попереднього отримання письмового дозволу СП "Парус-Україна" цей документ (або його частина) не може бути підданий копіюванню, фотокопіюванню, репродукції, перекладу або перенесенню на будь-які носії. Інформація, що міститься в цьому документі, може бути змінена без спеціального повідомлення, що не є порушенням зобов'язань по відношенню до користувача з боку СП "Парус-Україна".

СП "Парус-Україна"

02088, Київ, вул. Леніна, 42

Зміст

3

 

 

Зміст

Вступ...................................................................................................................................

5

Глава 1. Настройка та підготовка Системи до роботи...............................................

7

Словники.........................................................................................................................

7

Найменування та курси валют ..................................................................................

8

Одиниці виміру ...........................................................................................................

8

Номенклатор товарів та послуг.................................................................................

8

План рахунків .............................................................................................................

9

Організації та МВО...................................................................................................

11

Співробітники............................................................................................................

11

Типи документів........................................................................................................

12

Шаблони документів ................................................................................................

12

Зразки .......................................................................................................................

13

Константи..................................................................................................................

14

Тарифи......................................................................................................................

14

Податкові зобов'язання............................................................................................

14

Святкові дні...............................................................................................................

15

Дисконтні таблиці .....................................................................................................

15

Запити .......................................................................................................................

15

Макроси.....................................................................................................................

15

Звітні документи ...........................................................................................................

18

Зв'язані документи .......................................................................................................

18

Глава 2. Реєстрація та підготовка документів...........................................................

19

Інформаційна структура документа............................................................................

19

Довіреності ...................................................................................................................

20

Реєстрація довіреності ............................................................................................

20

Підготовка документів..............................................................................................

20

Анулювання підготовки документів.........................................................................

21

Прихід товару ...............................................................................................................

21

Реєстрація прибуткового документа.......................................................................

21

Додавання цін реалізації .........................................................................................

22

Об'єднання однакових специфікацій ......................................................................

22

Вихідні рахунки на оплату............................................................................................

23

Реєстрація вихідного рахунка на оплату ................................................................

23

Виконання оплати ....................................................................................................

24

Перевірка доступної кількості..................................................................................

24

Накладні на відпуск......................................................................................................

25

Реєстрація накладної на відпуск.............................................................................

25

Акти виконаних робіт....................................................................................................

26

Реєстрація акта виконаних робіт.............................................................................

26

Повернення від покупців..............................................................................................

27

Реєстрація документа повернення від покупців ....................................................

27

Внутрішнє переміщення...............................................................................................

27

Реєстрація накладної на внутрішнє переміщення .................................................

27

Вихідні податкові накладні...........................................................................................

28

Реєстрація вихідної податкової накладної .............................................................

28

Виписка додаткових документів..............................................................................

29

Створення накладних на підставі ГО......................................................................

29

Реєстр виданих податкових накладних ..................................................................

30

Журнал платежів..........................................................................................................

30

Реєстрація платежу..................................................................................................

30

Пошук документів для оплати .................................................................................

31

Платіжні документи ......................................................................................................

31

Реєстрація платіжного документа...........................................................................

32

ПД на закриття заборгованості ...............................................................................

32

Глава 3. Облікові реєстри.............................................................................................

34

Товарні запаси..............................................................................................................

34

Автоматичне формування відомості.......................................................................

34

Ручне формування відомості ..................................................................................

34

Редагування відомості товарних запасів................................................................

35

Ціни реалізації..............................................................................................................

36

Реєстрація номенклатурних позицій та цін реалізації ...........................................

36

Масова переоцінка цін реалізації............................................................................

39

Дисконтні та клубні картки...........................................................................................

40

Реєстрація дисконтної/клубної картки ....................................................................

41

Зміст

4

Глава 4. Генерація звітів...............................................................................................

42

Генератор звітів............................................................................................................

42

Реєстрація та синхронізація звітів ..........................................................................

43

Додавання й друк звітів ...........................................................................................

43

Глава 5. Експорт та імпорт записів у форматі XML ..................................................

44

Експорт записів ............................................................................................................

44

Імпорт записів...............................................................................................................

44

Вступ

5

 

 

Вступ

Вітаємо Вас із придбанням Комплексної системи автоматизації "Парус – Підприємство"!

Система складається з декількох модулів: "Адміністрування Системи", "Бухгалтерія", "Торгівля та склад" та інших. Для опису кожного моду- ля Системи існує окремий підручник. Даний підручник написано для користувачів модуля "Торгівля та склад". Цей модуль буде зручно за- стосовувати тим підприємствам або організаціям, які займаються торгів- лею. Користуючись модулем "Торгівля та склад", Ви зможете контролю- вати такі виробничі процеси, як реєстрацію надходження товару, веден- ня складського обліку, а також реалізацію товару. Усі ці процеси також мають документальне підтвердження.

Цей підручник названо керівництвом користувача. Користувача, тобто то- го, хто використовує Систему для виконання своїх службових обов'язків, на відміну від системного адміністратора, службові обов'язки якого поля- гають в обслуговуванні Системи. З цієї причини у даному керівництві ко- ристувача не описано те, як треба встановлювати Систему на комп'ютер, що необхідно робити для того, щоб вона працювала стабільно, як забезпе- чити збереження накопиченої інформації або як розмежувати права кори- стувачів. Уся ця інформація міститься у керівництві користувача "Адмі-

ністрування Системи".

Також у даному керівництві користувача немає опису того, як викону- вати типові дії та як використовувати різні функції управління Систе-

мою. Усе це описано у керівництві користувача "Загальні принципи роботи з Системою". Навіть якщо Ви вже давно працюєте з комп'юте- ром, Вам буде корисно переглянути цей підручник, тому що, незважаю- чи на всю простоту й доступність принципів управління Системою, є ці- лий ряд неочевидних прийомів, які можуть значно полегшити роботу з нею. Ще у даному керівництві користувача не описано, як працювати з додатками Microsoft Windows і Microsoft Excel. Якщо Ви не володієте основами роботи з цими програмними продуктами, перш ніж розпочи- нати роботу із Системою, Вам потрібно буде їх освоїти.

І, нарешті, Ви не знайдете у цьому керівництві користувача докладного опису кожної форми редагування, кожного поля форм та списків, кож- ної кнопки Системи. В такому випадку наша книга перетворилася б на багатотомний технічний довідник, у якому досить важко було б знайти дійсно необхідні відомості. У Системі всі ці дані можна легко знайти за допомогою інтерактивної Довідки.

Отже, якщо системний адміністратор уже встановив Систему на Ваш комп'ютер і якщо Ви освоїли технічні прийоми роботи з нею, можна пе- реходити до вивчення того, як за допомогою Системи вирішувати пи- тання, пов'язані з реалізацією товарів та складським обліком.

У цьому керівництві ми розглянемо, як настроїти Систему, пристосувати її до роботи саме у Вашій організації, як увести в її базу інформацію про товари, контрагентів та ціни реалізації. Потім ми розглянемо весь "кла- сичний ланцюжок":

документ Þ облік Þ звіт

Тобто ми вивчимо особливості роботи з різними видами документів, ознайомимося з обліковими реєстрами Системи та виявимо, як із їх до-

помогою вести детальний облік взаєморозрахунків із контрагентами та облік товарних запасів, встановлювати ціни реалізації для різних умов торгівлі, вести облік платежів та оплат виставлених рахунків.

Вступ

6

 

 

З ряду причин, зокрема, тому що розробка й випуск документації об'єк- тивно є більш повільним процесом, ніж удосконалення й доробка про- грами, деякі з можливостей Системи не увійшли до даної книги або описані не в повному обсязі.

Для пошуку інформації, якої Вам не вистачає, використовуйте внутрі- шню Систему Допомоги.

Бажаємо успіху!

Настройка та підготовка Системи до роботи

7

 

 

Настройка та підготовка

Системи до роботи

Отже, Систему вже встановлено на Вашому комп'ютері і Ви можете но- рмально працювати з нею (якщо це не так, зверніться до керівництва користувача "Адміністрування Системи" або до самого адміністратора).

Система працює технічно, проте використовувати її за прямим призна- ченням поки що не можна. Спочатку Систему необхідно пристосувати до особливостей господарської діяльності Вашої організації. І першим кро- ком у настройці та підготовці Системи до роботи повинно стати запов- нення словників.

СЛОВНИКИ

Детально поняття "словник" розглядається у керівництві користувача

"Загальні принципи роботи з Системою". У даному керівництві вкаже-

мо лише те, що словником у Системі називається будь-яке сховище ін- формації, яке не є обліковим реєстром, тобто в якому зберігаються дані не за конкретними документами, зобовязаннями, звертаннями, а деякі допоміжні відомості.

Кожен словник Системи, подібно до книжкового словника, є впорядко- ваною сукупністю позицій або записів (наприклад, список товарів). По- зиція може описуватися однією характеристикою або їх набором. Для

зручнішої роботи позиції групуються в тематичні розділи й підрозділи (каталоги й підкаталоги).

Застосування словників у Системі значно прискорює й полегшує процес внесення нової інформації. Уведення даних із клавіатури замінюється ви- бором із словника позиції, яка містить потрібну інформацію. При цьому використання словника зменшує ймовірність появи помилки в процесі за- повнення полів форм. Крім того, встановлюючи певну позицію словника, Ви робите доступними в Системі всі характеристики цієї позиції.

У стандартному комплекті поставки Системи багато словників уже міс- тять деякі дані. Під час підготовки Системи до роботи Вам необхідно перевірити всі словники та, якщо необхідно, відредагувати їх уміст від- повідно із станом справ у Вашій організації. Словники можна заповню- вати й під час роботи із Системою. Однак, ми рекомендуємо Вам потра- тити деякий час і заповнити (в основному) ці словники ще до початку експлуатації Системи.

4 Для початку роботи із словниками:

Виберіть у головному меню Системи Словники | і далі найменування потрібного словника.

Настройка та підготовка Системи до роботи

8

 

 

Найменування та курси валют

Пункт меню:

Словники | Найменування та курси валют

Словник "Найменування та курси валют" служить для реєстрації ва- лют, що використовуються в облікових операціях, а також для збері-

гання історії зміни курсів зареєстрованих валют відносно базової валюти (або відносно будь-якої іншої валюти, яку зареєстровано в Системі). Чи- сло валют, що одночасно використовуються у розрахунках, не є обмеже- ним. Система зберігає не тільки поточні курси зареєстрованих валют, але й усі попередні.

Одну із зареєстрованих у словнику валют визначено як "базову". Це ва- люта, у якій, в основному, здійснюється облік та формуються звітні до- кументи для податкових органів. Звичайно, вказувати курс базової ва- люти немає сенсу (він завжди дорівнює 1).

Примітка. Поняття "національна" і "базова" валюта як правило співпадають. Тому будемо вважати їх синонімами.

Після установки Системи заповнюються позиції базової валюти (гривні) і американського долара. Решту валют Вам потрібно вказати самостійно.

Одиниці виміру

Пункт меню:

Словники | Одиниці виміру

Словник "Одиниці виміру" використовується для зберігання характери- стик одиниць виміру. У ньому знаходяться дані про співвідношення між базовими і похідними одиницями виміру та між різними видами упако- вок.

Для зручності роботи із словником у Системі передбачено можливість групування записів словника за розділами.

Після установки Системи у словнику вже сформовано перелік розділів і внесено відомості про базові одиниці виміру. Похідні одиниці виміру Вам слід указати самостійно.

Номенклатор товарів та послуг

Пункт меню:

Словники | Номенклатор товарів та послуг

Словник "Номенклатор товарів та послуг" служить для зберігання та використання інформації про матеріальні цінності (товари) або послуги, що їх надає Ваша організація. Для кожної номенклатури у словнику можна вказати такі характеристики, як тип номенклатурної позиції (то- вар, послуга, знижка тощо), її код, найменування, одиницю виміру та інші характеристики. Також у цьому словнику зберігається історія змі- ни цін приходу та ціни реалізації кожної номенклатурної позиції. Крім цього, для пошуку номенклатурної позиції, яка додається до специфіка- ції документа, Ви можете використовувати додаткове устаткування (сканер штрих-кодів), що підключається в розрив із клавіатурою.

Примітки.

1.Для використання Системою додаткового устаткування необхідно, щоб у кожному пристрої були запрограмовані (прошиті за замовчанням) префікс та суфікс.

2.У розділі Файл | Настройка Системи | Додатково необхідно вказати префікс та суфікс, що використовуються для настройки сканера штрих-кодів

3.У головних вікнах розділів із колонкою "Штрих-код", для якої встановлено режим сортування, Ви можете автоматично позиціонуватися на відповідному записі після читання інформації з використанням сканера штрих-кодів .

Настройка та підготовка Системи до роботи

9

 

 

Головне вікно словника складається з трьох елементів: дерева каталогів, списку товарів та послуг, зареєстрованих у вибраному каталозі, і табли- ці з історією зміни цін та цінами реалізації.

Записи словника у разі необхідності можна групувати за темами залеж- но від асортименту продукції, робіт, що виконуються, та послуг, що на- даються, тобто дерево каталогів Ви можете створювати самостійно.

Після установки Системи словник залишається порожнім і Вам слід за- повнити його самостійно.

План рахунків

Пункт меню:

Словники | План рахунків

Словник "План рахунків" є найважливішим з усіх словників. Він слу- жить для організації зберігання та використання характеристик рахун- ків бухгалтерського обліку: синтетичних та аналітичних. Кожний син- тетичний рахунок має свій власний набір аналітичних рахунків, кіль- кість яких може бути будь-якою (зокрема, синтетичний рахунок може не мати жодного аналітичного рахунку). Для кожного синтетичного ра-

хунку Система підтримує одночасне ведення аналітичних рахунків за п'ятьма ознаками (від першого до п'ятого рівня).

У номерах (кодах) рахунків можна використовувати цифри та букви. Зі

спеціальних символів рекомендуємо користуватися в кодах субрахунків символом "/".

Реєструючи синтетичний рахунок, Ви вводите його номер, найменуван- ня, вказуєте, чи є він валютним1, балансовим або забалансовим2, обира- єте для рахунка типову форму аналітичного обліку.

Про характеристику "Типова форма обліку" варто поговорити особливо. Ця характеристика встановлює типову схему обробки аналітичних да- них проводок за цим рахунком, зокрема, в яких оборотних відомостях слід відображати дані за цим рахунком.

Розглянемо, які значення типової форми обліку використовуються в Си- стемі.

Типова форма 1 ("Основні засоби", "Малоцінні необоротні активи")

На рахунках із типовою формою 1 здійснюється інвентарний облік ма- теріальних цінностей за матеріально-відповідальними особами, викону- ється розрахунок зносу, формується оборотна відомість руху матеріаль- них цінностей. Цю типову форму мають такі рахунки як 01 "Орендовані необоротні активи", 112 "Малоцінні необоротні матеріальні активи" то- що.

1 У Системі прийнято, що облік на невалютних рахунках ведеться тільки в базовій валюті, а на валютних рахунках у будь-яких, зареєстрованих у словнику "Найменування та курси валют", валютах, крім базової.

2 Ознака "балансовий" означає, що всі проводки за рахунком оформляються з використанням правила подвійного запису (обов'язкова наявність кореспондуючого рахунка). Залишки за цим рахунком обов'язково повинно бути відображено в балансі установи. Ознака "забалансовий" означає, що наявність у бухгалтерській проводці кореспондуючого рахунка не обов'язкова, залишки за цим рахунком в балансі установи не відображаються, та носять довідковий характер. Балансовий та забалансовий рахунки не можуть бути кореспондуючими.

Настройка та підготовка Системи до роботи

10

 

 

Типова форма 2 ("Матеріали, товари")

На рахунках із типовою формою 2 здійснюється груповий облік матеріа- льних цінностей за матеріально-відповідальними особами, формується оборотна відомість руху матеріальних цінностей. Цю типову форму ма- ють такі рахунки як 22 "МШП", 26 "Готова продукція" тощо. Для ав- томатичного розрахунку ціни списання матеріальних цінностей у проце- сі реєстрації господарських операцій додатково до типової форми вказу- ється ознака застосування методу оцінки матеріальних цінностей: "Се- редні ціни", FIFO (перший прийшов, перший пішов), LIFO (останній прийшов, перший пішов).

Типова форма 3 ("Витрати")

Аналітичний облік здійснюється за об'єктами та статтями витрат, пе- редбачених аналітичними розширеннями до коду рахунка.

Цю типову форму мають такі рахунки як 801 "Витрати сировини й матері- алів" тощо.

Типова форма 4 ("Грошові кошти")

Аналітичний облік здійснюється у хронологічному порядку виконання операцій. До цієї групи входять рахунки грошових коштів, такі як 301 "Каса в національній валюті", 302 "Каса в іноземній валюті" тощо.

Типова форма 5 ("Підзвітні особи")

Аналітичний облік здійснюється за кожною підзвітною особою. Врахо- вуються видані, утримані, та відшкодовані суми, суми представлених авансових рахунків.

Типова форма 6 ("Постачальники")

Аналітичний облік здійснюється за кожним постачальником у розрізі підстави взаємних розрахунків. Враховуються перераховані суми та су- ми отриманих товарів. Цю типову форму мають такі рахунки як 631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками".

Типова форма 7 ("Покупці")

Аналітичний облік здійснюється за кожною комбінацією покупця та підстави взаємних розрахунків. Враховуються одержані суми та суми переданих товарів.

Типова форма 8 ("Дебітори/Кредитори")

Аналітичний облік здійснюється за кожним дебітором та кредитором за перерахованими (отриманими) сумами та сумами представлених (вида- них) оправдальних документів.

Типова форма 9 ("Валові прибутки/витрати")

Якщо Ви вказуєте типову форму "Валові прибутки/витрати", тоді в процесі створення господарських операцій Ви не зможете завершити ро- боту з формою редагування проводок доти, доки для забалансових раху- нків, що мають вищезгадану форму обліку, не буде вказано будь-яку аналітику.