ЭДЕЛЬВЕЙС. МЕТОДИЧКА
.pdfАВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ГОСТИНИЦЕЙ «ЭДЕЛЬВЕЙС»
Методические указания к выполнению лабораторных работ
2004
ОГЛАВЛЕНИЕ
I. Общие принципы работы АСУ «Эдельвейс»
1.1.Краткая информация об АСУ «Эдельвейс» и компании-разработчике системы………………………………………………………………………1
1.2.Гостиничная АСУ «Эдельвейс» как ядро системы комплексной автоматизации гостиницы……………………………………………….….1
1.3.Технические требования к аппаратному обеспечению…………………...6
II. Основные понятия АСУ «Эдельвейс»
2.1.Регистрация в системе……………………………………………………….7
2.2.Выход из системы……………………………………………………………7
2.3.Блокировка системы…………………………………………………………8
2.4.Принцип построения системы………………………………………………8
2.5.Модуль План…………………………………………………………………8
2.5.1.План комнат………………………………………………………………..9 2.5.2.Таблица резервирований…………………………………………………..16
2.5.3.План типов комнат………………………………………………………..18
2.5.4.Самостоятельная работа………………………………………………….18
III. Регистрация заявок. Резервирование номеров. Операции с резервированиями. Блокировка комнат.
3.1. Работа с индивидуальными заявками……………………………………..19
3.1.1.Регистрация заявок………………………………………………………..19
3.1.2.Резервирование номеров………………………………………………….20
3.1.3.Перенос резервирования………………………………………………….30
3.1.4.Деление резервирования на периоды……………………………………31
3.1.5.Увеличение или уменьшение продолжительности планируемого пребывания в гостинице………………………………………………………...31
3.1.6.Копирование карточки гостя……………………………………………..31 3.1.7.Изменение статуса резервирования………………………………………32
3.1.8.Аннулирование бронирования…………………………………………...33
3.1.9.Самостоятельная работа………………………………………………….34
3.2. Работа с групповыми заявками…………………………………………….34
3.2.1.Регистрация заявок………………………………………………………..34
3.2.2.Резервирование номеров………………………………………………….40
3.2.3.Аннулирование бронирования…………………………………………...43
3.2.4.Самостоятельная работа………………………………………………….43
3.3.1.Блокировка комнат………………………………………………………...43
3.3.2.Самостоятельная работа………………………………………………….45
IV. Поселение гостей и оплата счетов за проживание
4.1. Поселение гостей по индивидуальным заявкам…………………………..46 4.1.1. Оформление заезда………………………………………………………..46
4.1.2.Свободное поселение……………………………………………………..52
4.1.3.Поселение гостя, внесшего аванс………………………………………..52
4.1.4.Самостоятельная работа………………………………………………….54
4.2. Поселение гостей по групповым заявкам…………………………………54
4.2.1.Поселение всей группы одновременно………………………………….54
4.2.2.Поселение членов группы по отдельности……………………………...58
4.2.3.Самостоятельная работа………………………………………………….63
V. Проживание гостей
5.1. Передача сообщений для гостей…………………………………………..64
5.2.1.Заказ и оплата дополнительных услуг индивидуальными гостями…………………………………………………………………………...65
5.2.2.Заказ и оплата дополнительных услуг группой и ее членами…………70
5.2.3.Самостоятельная работа………………………………………………… 72
5.3.1.Переселение гостя из одного номера в другой…………………………72
5.3.2.Самостоятельная работа………………………………………………… 74
5.4.1.Подселение гостя в номер………………………………………………. 74
5.4.2.Самостоятельная работа………………………………………………… 76
5.5.1.Изменение времени проживания гостя в отеле…………………………76
5.5.2.Самостоятельная работа………………………………………………… 76
VI. Выезд гостей
6.1.1.Выезд индивидуальных гостей…………………………………………. 77
6.1.2.Самостоятельная работа………………………………………………… 78
6.2.1.Выезд группы……………………………………………………………. 78
6.2.2.Самостоятельная работа………………………………………………… 80
VII. Возврат денег
7.1.1.Возврат денег за невостребованное проживание……………………… 81
7.1.2.Самостоятельная работа………………………………………………… 82
7.2.1.Возврат денег при переселении в другой номер………………………. 82
7.2.2.Самостоятельная работа………………………………………………… 83
7.3.1.Возврат части авансового платежа………………………………………84
7.3.2.Самостоятельная работа………………………………………………….84
7.4.1.Возврат денег за не предоставленные отелем дополнительные услуги
…………………………………………………………………………………… 85
7.4.2.Самостоятельная работа………………………………………………… 85
VIII. Закрытие смены. Закрытие бизнес-дня. Внутренние счета отеля.
8.1.1.Закрытие смены………………………………………………………….. 86
8.1.2.Закрытие бизнес-дня……………………………………………………...87
8.1.3.Передача сообщений между пользователями системы………………...90
8.1.4.Самостоятельная работа………………………………………………… 92
8.2.Внутренние счета отеля…………………………………………………… 92
8.2.1.Внутренние счета типа «торговая точка»……………………………… 92
8.2.2.Самостоятельная работа………………………………………………… 94
8.2.3.Внутренние счета типа «внутренний счет»……………………………. 94
8.2.4.Самостоятельная работа………………………………………………….98
1
I.Общие принципы работы АСУ «Эдельвейс»
1.1. Краткая информация об АСУ «Эдельвейс» и компанииразработчике системы
Компания Рексофт (www.reksoft.ru), основанная в 1991 г. в СанктПетербурге, является одним из ведущих российских разработчиков информационных систем. На протяжении многих лет одним из основных направлений деятельности компании является разработка информационных систем для предприятий индустрии гостеприимства.
Комплексная система управления гостиницей Эдельвейс начала создаваться 7 лет назад по заказу цепочки швейцарских отелей. Разработка велась под руководством западных специалистов, работающих в области оказания информационно-консалтинговых услуг в сфере гостиничного бизнеса.
На сегодняшний день на зарубежном рынке система распространяется под торговыми марками WinnLodge и Medallion и имеет 596 установок в Западной Европе, Австралии и Канаде (на 01.01.2004 г.).
В 1998 г. было принято решение о продвижении системы на российский рынок под торговой маркой Эдельвейс.
Изучение требований отечественного рынка и законодательства РФ выявило ряд существенных отличий российского и зарубежного подходов к ведению гостиничного бизнеса, которые препятствовали распространению системы на российском рынке в «неадаптированном» виде. Приведение системы в соответствие с требованиями российского рынка и законодательства способствовало успешному внедрению системы в более чем 30 гостиницах на территории России, Украины, Казахстана (на
01.01.2004 г.).
1.2.Гостиничная АСУ «Эдельвейс» как ядро системы комплексной автоматизации гостиницы
Основная задача АСУ «Эдельвейс» - автоматизация служб приема и размещения гостей, бронирования мест и номерного фонда, а также автоматизация таких функций гостиниц и других предприятий индустрии гостеприимства, как ведение счетов гостей, архива, составления статистических отчетов, относящихся к службам, указанным выше.
Одновременно «Эдельвейс» является неким концентратором информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных отделов (систем). К ним относятся:
•бухгалтерская система гостиницы;
•АСУ ресторана;
•телефонная станция (через тарификатор переговоров);
•система контроля доступа (электронные замки);
2
• система удаленного бронирования и др.
На схеме, приведенной ниже, показаны основные отделы гостиничной структуры, связанные с системой «Эдельвейс». Система построена на архитектуре клиент-сервер. В центре схемы находится центральный сервер системы, на котором хранится вся информация, когда-либо занесенная в систему (срок хранения ограничен только размером жесткого диска). По периметру располагаются рабочие места пользователей. На схеме они сопоставлены конкретным отделам, а количество рабочих мест в каждом отделе показано приблизительно. Стрелками показаны основные информационные потоки, протекающие между рабочими станциями и сервером.
Отдел Бухгалтерия бронирования Отдел
маркетинга
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
15 |
14 |
|||
|
|
|||||
|
|
17 |
|
|
13 |
|
|
|
18 |
|
|
12 |
|
|
|
|
|
|
|
|
По |
|
Эдельвейс |
11 |
По |
|
рть |
1 |
|
слуэта |
||
е |
2 |
(сервер ) |
10 |
жбжн |
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
а ая |
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
9 |
|
|
|
5 |
6 |
8 |
|
Рес |
|
|
|
|
|
тор |
|
Биллинг |
Магазины) |
|
|
ан |
|
|
|||
|
|
|
киоски |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
7 |
( |
|
|
|
Телефонная |
|
|
|
|
|
станция |
|
|
|
- терминал Эдельвейс |
|
|
|
- кассовый терминал |
|
Информационные потоки |
|
|
|
|
|
№ стрелки |
|
Передаваемая информация |
|
||
информация о предстоящих заездах и выездах;
1информация о наличии мест в гостинице; информация о состоянии счетов гостей.
3
|
ввод данных о заездах (check-in, check-out); |
|
|||
2 |
размещение гостей; |
|
|
|
|
|
текущая работа с клиентом (внесение информации о |
||||
|
пользовании услугами, переселение из номера в номер, |
||||
|
прием и отправка сообщений для клиентов и т.п.). |
||||
3 |
информация о количестве и типе заказанных пансионов на |
||||
|
ближайшие дни |
|
|
|
|
4 |
информация об изменении стоимости тех или иных |
||||
|
стандартных типов или блюд, либо других услуг, |
||||
|
предоставляемых рестораном |
|
|
||
5 |
информация об открытии/закрытии определенного класса |
||||
|
телефонного доступа в номере |
|
|
||
6 |
полная информация о совершенных звонках и их стоимости |
||||
|
с одновременным включением итоговой суммы в счет |
||||
|
клиента |
|
|
|
|
7 |
нетарифицированная информация о звонке от телефонной |
||||
|
станции |
|
|
|
|
8 |
информация о предоставленных киосками услугах, об их |
||||
|
стоимости и оплате |
|
|
|
|
9 |
информация о |
запросе клиентом |
тех или |
иных услуг |
|
|
(напитки, экскурсии, и т.п.) |
|
|
|
|
10 |
информация о состоянии номера (должна поддерживаться |
||||
|
телефонной станцией) |
|
|
|
|
|
информация о заезде и выезде; |
|
|
||
11 |
передача сообщений для клиентов; |
|
|
||
|
сервисные функции (побудка, запись телефонных звонков и |
||||
|
т.п.) |
|
|
|
|
|
статистическая информация с возможностью анализа по |
||||
|
различным |
критериям |
или |
группе |
критериев |
12 |
(национальность, социальный статус, предпочитаемые виды |
||||
|
услуг, стандартные пакеты, номера, цель поездки и т.п.); |
||||
|
доступ к архиву. |
|
|
|
|
|
изменение цен, |
видов услуг, |
предоставление скидок для тех |
||
13 |
или иных туроператоров, групп или индивидуалов, |
||||
|
категорий туристов, установление квот по загрузке и |
||||
|
порядка поселения при овербукинге и т.д. |
|
|||
14 |
информация о текущей загрузке и количестве брони на |
||||
|
будущее, автоматическая печать подтверждений по брони. |
||||
|
резервирование с указанием количества и типа заказываемых |
||||
|
номеров, информации о группе (тип, пол, возраст и др.), |
||||
15 |
время заезда и выезда, возможных заказанных услуг и др.; |
||||
|
информация о внесении авансовых платежей. |
|
|||
|
4 |
|
|
|
печать и выставление счетов клиентам; |
16 |
изменение (совместно с отделом маркетинга) расценок на те |
|
или иные гостиничные услуги; |
|
изменение различных коэффициентов, процентных ставок и |
|
т.п. |
|
информация обо всех платежах (вид платежа, кто, когда, от |
|
кого и за что принял), полученных всеми службами; |
17 |
сведение бухгалтерских проводок за отчетный период |
|
(смена, бизнес-день, неделя, месяц и т.д.) и печать |
|
стандартных отчетов; |
|
доступ к архиву гостей / групп; |
|
доступ к журналу событий / проводок. |
При комплексной автоматизации гостиницы функции разных подразделений выполняют смежные программные продукты или системы. Компания Рексофт реализует «стыковку» АСУ «Эдельвейс» с целым рядом смежных программно-аппаратных комплексов. При их выборе Рексофт исходит из их популярности, надежности в работе, использовании современного информационного инструментария и уровня сервисной поддержки. Приводимый ниже список программных продуктов в той или иной мере удовлетворяет этим требованиям.
Бухгалтерская система Пока выбор остановлен на 1С: Бухгалтерия (версия 7.7). Возможна
реализация стыковки с другими бухгалтерскими программами (Парус, Бест).
АСУ ресторана.
Реализуется стыковка с отечественными ресторанными продуктами: TillyPad (компания Комплит, СПб); Магия (компания ИВС, Москва), Компас (компания Инкомсофт, Москва), R-keeper (компания UCS, Москва).
Реализуется выдача отчетов о заказанном стандартном питании. Возможна организация учета питания гостей за наличный расчет, а также питания в кредит с контролем задолженности за оказанные услуги ресторана или бара.
Телефонный тарификатор (биллинг).
В качестве интерфейса с АТС выступает программа Барсум Про - собственный продукт компании Рексофт (гостиничная версия).
Барсум осуществляет немедленную (on-line) тарификацию любых звонков, прошедших через АТС по установленным гостиничным тарифам с одновременной проводкой соответствующих сумм на счет клиента в АСУ «Эдельвейс». Одновременно звонки тарифицируются по тарифам соответствующего оператора связи.
Возможна организация работы по депозитной схеме: гость оставляет некоторую сумму предоплаты, затем соответствующие суммы за его
5
переговоры автоматически вычитаются системой из депозита и, при достижении определенного порога, портье получает сигнал о потенциальном должнике.
При наличии в АТС специального программного обеспечения рабочее место портье может быть настроено на выполнение ряда сервисных функций: автоматическое включение/выключение телефона в номере по условию (например, перерасход депозита за телефонные переговоры), выставление побудки, передача сообщения в номер, перевод номера в состояние «убран» с помощью набора кода горничными на аппарате в номере и др.
Системы удаленного бронирования.
Возможна реализация автоматического приема заявок от систем удаленного бронирования (GDS или Интернет-сайтов). Конкретный вариант стыковки целиком зависит от условий контракта между гостиницей и системой бронирования.
Система контроля доступа (электронные замки).
Из наиболее известных систем, присутствующих на рынке, можно назвать американскую VingCard, шведскую Timelox, испанскую TESA или итальянскую CISA.
Эдельвейс обеспечивает автоматическое создание ключа-карты на рабочем месте службы приема и размещения с указанием определенных параметров (номер комнаты гостя, ФИО гостя, номер лицевого счета, срок действия ключа-карточки, зона ограничения доступа и т.д.).
Существует возможность использования ключа-карточки в качестве внутригостиничной клубной карты. Осуществляется идентификация гостя в службе приема и размещения, ресторанах, барах, кафе, точках продаж.
Платное телевидение.
Предоставляется возможность просмотра гостем платных каналов. При этом производится автоматическое начисление стоимости просмотра платных каналов на лицевой счет гостя в АСУ Эдельвейс. Существует возможность просмотра гостем своего лицевого счета на экране телевизора.
Основные известные системы платного TV - General Satellite, GuestLink.
Фискальные регистраторы.
Интерфейсы: СПАРК-617Ф, СПАРК – 617ТФ, Меркурий 114-1Ф, ШТРИХ ФР-Ф, MSTAR – Ф.
Интерфейс позволяет осуществить автоматическую регистрацию фискальных платежей, сделанных службой приема и размещения с печатью фискального чека, автоматическую печать фискального отчета конца дня.
Система внутреннего кредита. Клубные карты.
Для реализации безналичных взаиморасчетов с гостями на территории отеля может быть развернута система внутреннего кредита. Она позволяет
6
упростить процессы оплаты гостем различных услуг (ресторан, бар, сауна, фитнесс-центр, бассейн, автостоянка), максимально сократить движение наличных средств внутри отеля, а также вести более подробный и своевременный учет предоставляемых услуг и контроль их оплаты.
При заезде гость вносит депозит, в рамках которого он может воспользоваться теми или иными услугами в отеле. При заказе услуг, например, в ресторане, происходит запрос информации о госте в систему размещения, которая выдает информацию о госте и остатке внесенного депозита. После этого сумма ресторанных услуг переносится на счет клиента. Аналогичная схема работы может быть задействована и с другими точками платных услуг в отеле. Возможен вариант расчета с гостем по выезду (без внесения предварительного депозита).
В качестве идентификатора гостя могут быть использованы те или иные электронные носители (магнитные, чиповые карты). В этом случае торговые точки оборудуются соответствующими считывателями. Зачастую используются карты системы контроля доступа (электронные замки).
Эти же карты могут выполнять роль так называемых «клубных», используемых для работы с частыми гостями отеля. Им могут быть предоставлены особые цены, дополнительные скидки и условия внутреннего кредитования (кредитные лимиты), которые могут быть завязаны на накопленный гостем (фирмой) оборот по услугам за календарный период.
1.3.Технические требования к аппаратному обеспечению
Выделенный сервер базы данных, имеющий следующую конфигурацию:
Процессор: Pentium III-IV от 500 и выше MHz
Оперативная память: 256 - 512 MB
Жесткий диск: рекомендуется SCSI, не менее 300 MB свободного дискового пространства
Операционная система: Windows 2000 Server или Windows NT 4.0 SP5+
Клиентские компьютеры, имеющие следующую конфигурацию: Процессор: от 500 MHz
Оперативная память: 128 MB
Жесткий диск: не менее 200 MB свободного дискового пространства Монитор: 15"-17", экранное разрешение: не хуже 800x600, желательно
1024х768
Манипулятор мышь
Операционная система: рекомендуется Windows 2000 или Windows NT 4.0 SP5+, Windows 98.