Особенности ms access

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выбрали СУБД Microsoft Access, которая входит в пакет Microsoft Office.

Access 1.0, выпущенный в 1992 г., был одним из самых замечательных продуктов, когда - либо разработанных для персональных компьютеров. Этот пакет установил новые стандарты для интерфейса, улучшив систему отчетов и увеличив скорость управления данными. Благодаря этому он стал наиболее популярным пакетом СУБД для Windows и единственным универсальным программным продуктом, удовлетворяющим всех - и конечных пользователей, и разработчиков полномасштабных приложений. В настоящее время широко используются версии Ассess 97 и Access 2000.

При разработке баз данных одновременно приходится работать с несколькими различными структурными объектами. В Access реализован совершенно новый формат хранения данных. Единая унифицированная структура, которая называется контейнер, включает в себя все структурные элементы - таблицы, запросы, программные модули на Access Basic и т.д. Стандартное расширение этих файлов .MDB (Microsoft Data Base). При открытии файла .MDB все объекты базы данных выводятся в виде списка в окне базы данных. Для выбора одного из указанных списков используются вкладки (корешки).

Рассмотрим кратко назначение объектов Access.

Таблица предназначена для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Таблицы составляют основу базы данных. Именно в них хранится информация, организованная определенным образом.

Запрос – позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц, рассчитать значения некоторых данных по формулам.

Форма– объект, предназначенный, как для ввода, так и для вывода данных в удобном для пользователя виде. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.

Отчет –объект, предназначенный для печати данных.

Макросы – средства для автоматизации работы с формами, отчетами и др.

Модули – программные модули на языке Visual Basic.

Рис. 7. Окно базы данных в Ассess.

Таблицы

Основной структурный элемент Access - таблица, в которой хранится информация. Все другие объекты основаны на данных таблиц. Подобно другим базам данных Access использует термины поле(столбец таблицы) изапись(строка таблицы). Каждое поле имеет свой тип и обладает определенными свойствами.

От свойств полей зависит, какие типы дан­ных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Типы полей

1. Текстовый- используется для хранения текстовой информации длиной до 255 символов.

2. Memo- используется для хранения текста большого объема до 65 535 символов. Осо­бенность поля MEMO состоит в том, что реально эти данные хранятся не в поле, а в другом месте, а в поле хранится только указатель на то, где расположен текст.

3. Числовой- используется для хранения числовых значений, которые могут использоваться в математических расчетах. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например, для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В послед­нем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.

4. Дата/Время- значения вводятся в поля такого типа в стандартном формате, например 1/1/99, 12:53:00 PM.

5. Денежный- предназначен для хранения точного значения очень больших чисел и позволяет проводить точные вычисления над ними. Денежные суммы можно хранить и в числовом поле, но в денежном формате с ними удобнее работать. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными едини­цами, различает рубли и копейки, фунты и пенсы, доллары и центы.

6. Счетчик (Counter)- используется для автоматической нумерации добавляемой записи. На первый взгляд это обычное числовое поле, но оно имеет свойство автоматического наращи­вания. Если в базе есть такое поле, то при вводе новой записи в него автоматически вводится число, на единицу большее, чем значение того же поля в предыдущей записи.

7. Логический- используется для хранения логических величин, имеющих только два значения (Да или Нет; 0 или 1; Истина или Ложь и т.п.). Длина такого поля всегда равна 1 биту.

8. Объект OLE- позволяет хранить документы, таблицы, графики, рисунки, звуковые сигналы, видео- и другую информацию, созданную приложениями Windows, которые поддерживают технологию OLE.

9. Мастер подстановок.. - такое поле служит для создания связей между таблицами СУБД Access.

Поля уникальные и ключевые. Создание базы данных всегда начинается с разработки структуры ее таблиц. Структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в нее как можно меньше данных. Если ввод каких-то данных приходится повторять неоднократно, базу делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой таблицы раз­рабатывают отдельно. Для того чтобы связи между таблицами работали надежно, и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля.Уникальное поле— это поле, значения в котором не могут повторяться. Если данные в поле повторяются инеобходимо выдавать сообщениеоб этом, то для этого существует понятиеключевое поле.