НИЖЕГОРОДСКИЙ ИНСТИТУТ МЕНЕДЖМЕНТА И БИЗНЕСА

Методическая разработка по дисциплине делопроизводство

Составитель Ж.А.Шуткина

Н.Новгород

2006

Рабочая программа (автор Л.Н. Суворова)

1. Пояснительная записка.

Актуальность дисциплины. Управленческие решения и действия организаций и предприятий фиксируются в служебных документах. В документах отражается и учитывается деятельность организации, предприятия, поэтому ведение многих документов предписано законами (организационные, кадровые и распорядительные документы и т.д.). При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации зафиксирована.

Уровень управления современной организацией зависит от того, насколько рационально и грамотно поставлена работа с документами в организации, т.е. насколько эффективно организовано делопроизводство (документационное обеспечение управления).

В современном мире, когда резко возросли потоки информации, функции документирования, несмотря на внедрение электронно-вычислительной техники, составляют огромный процент от всех управленческих функций и требуют больших интеллектуальных и трудовых затрат. Кроме того, составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого специалиста, имеющего дело с документами.

Цель изучения дисциплины. Изучение процедур составления и оформления документов, отражающих управленческую деятельность предприятия, в соответствии с современными требованиями, а также организации работы с документами с момента их создания или получения до завершения исполнения по ним и передаче на хранение.

Назначение дисциплины. Дисциплина «Делопроизводство» является вузовским (региональным) компонентом. . Она дает полное представление о практике документирования управленческой деятельности предприятия и организации документооборота в соответствии с нормативными документами: рассмотрены современные требования к оформлению управленческих документов, технологические операции документооборота (прием, регистрация, контроль, исполнение, систематизация, подготовка к хранению документов). Дисциплина «Делопроизводство» будет интересна и студентам, и руководителям, т.к. любой современный специалист обязан грамотно работать с документами.

Адресность. Учебное пособие входит в состав учебно-методического комплекса дисциплины «Делопроизводство» по направлениям бакалавриата НИМБ. «Менеджмент», «Экономика», и специальностям «Менеджмент организации», «Финансы и кредит», «Маркетинг», «Бухучет, анализ и аудит».

Контроль знаний осуществляется для студентов очной формы обучения — путем выполнения заданий на практических занятиях с использованием ПК, Консультанта-плюс; для студентов заочной формы обучения - путем выполнения программированного задания. Итоговой формой контроля является зачет.

Организация самостоятельной работы. Студенты самостоятельно изучают теоретический материал, в случае пропуска практических занятий готовят и сдают преподавателю изученный материал в письменном виде.

Литература. В качестве базовых учебников по курсу «Делопроизводство» рекомендуются:

Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. М.: ИНФРА-М., Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005, 312 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Учебник для студентов вузов с грифом Министерства образова-

ния РФ - М. "ЮНИТИ", 2002, 359 с.

Медведева Т.А. Документирование управленческой деятельности. Конспект лекций. СПб.: Политехника, 2004, 208 с.

2

Тематический план дисциплины "Делопроизводство"

		Об-
		щая	Аудитор-		Практиче-		Самостоятельная
	Разделы и темы	трудо-	ные заня-		ские заня-
		ем-	тия, час		тия,час		работа, час
		кость,
			очная	заочная	очная	заочная	очная	заочная
	Раздел 1. Оформление	28	7	4	7	-	14	24
	Тема 1. Основные
	понятия. Классифи-	2	1	0,5			1	1,5
	кация и состав управ-
	ленческих докумен-
	Тема 2. Оформление
	управленческих до-	8	2	0,5	2		4	7,5
	кументов в соответ-
	ствии с ГОСТ Р 6.30-
	Тема 3. Правила оформ-	16	3	3	5	-	8	13
	Тема 4. Требования к из-	2	1	-	-	-	1	2
	Раздел 2. Составление	4	2	-	-	-	2	4
	Тема 5. Требования к тек-	2	1	-	-	-	1	2
	Тема 6. Особенности	1	1	-	-	-	1	2
	Раздел 3. Особенности	32	7	2	9	-	16	30
	подготовки и оформле-
	Тема 7. Основные
	правила оформле-	2	1	0,5			1	1,5
	ния организацион-
	Тема 8. Правила оформ-
	ления распорядительных	8	2	0,5	2		4	7,5
	документов (приказ, ука-
	Тема 9. Правила
	оформления инфор-	14	2	0,5	5		7	13,5
	мационно-
	Тема 10. Докумен-	8	2	0,5	2	-	4	7,5
	тирование деятель-
	Раздел 4. Систе-	28	6	3	8	-	14	25
	ма документа-
	Тема 11. Виды кадровых	4	2	1	-		2	3
	документов, правила их
	Тема 12. Унифи-	10	1	1	4		5	9
	цированные
	Тема 13. Правила оформ-	4	1	0,5	1		2	3,5
	Тема 14. Правила	10	2	0,5	3		5	9,5
	оформления трудового
	Раздел 5. Организация	8	3	1	1	-	4	7
	Тема 15. Понятие
	документооборота и	2	1	0,5			1	1,5
	его основные этапы.
	Тема 16. Регистра-	4	1	-	1	-	2	4
	ция и организация
	Тема 17. Номенклатура	2	1	0,5	-	-	1	1,5
	дел. Формирование и

3

Раздел 6. Подготовка	2	1	-	-		-	1	2
Тема 18. Экспертиза	2	1	-	-		-	1	2
ценности документов.
Итоговое количество	102	26	10	25		-	51	92
часов
Форма контроля знаний				накопитель-
		зачет	зачет	ный рейтинг,			ПЗ	ПЗ
студентов
					зачет

Содержание программы (основные дидактические единицы)

Раздел 1. Оформление управленческих документов

Тема 1. Основные понятия в делопроизводстве

Делопроизводство, документ, документирование, документооборот. Классификация и состав управленческих документов. Функции управленческих документов. Унификация и стандартизация документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Стандартизация управленческих документов.

Тема 2. Оформление управленческих документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

Область применения стандарта. Состав реквизитов документов. Форматы бумаги и поля. Бланки документов. Виды бланков. Способы расположения постоянных реквизитов в бланках. Нумерация страниц.

Тема 3. Правила оформления реквизитов документов.; Реквизиты организационно-

распорядительных документов. Постоянные и переменные реквизиты. Расположение реквизитов на бланке. Согласование документов. Утверждение документов. Адресование документов. Подписание документов. Придание юридической силы документу.

Тема 4. Требования к изготовлению документов на компьютере Размеры межстрочных интервалов при оформлении текста, для отделения друг от друга составных частей реквизитов, для отделения реквизитов друг от друга, при подготовке текста документа к изданию типографским способом. Стандартные положения табулятора при оформлении различных реквизитов документа. Подготовка документов на компьютере. Разработка шаблонов документов, трафаретных текстов, таблиц.

Раздел 2. Составление документов

Тема 5. Требования к тексту документа

Аргументированность, достоверность и объективность, полнота информации, краткость и ясность изложения в текстах документов. Язык документа. Тон документа. Структура текста.

Тема 6. Особенности языка и стиля служебных документов. Применение устойчивых языковых формул. Правильность сочетания слов. "Применение сокращенных слов и словосочетаний. Разделение текста на абзацы.

Раздел 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Тема 7. Основные правила оформления организационных документов.

Понятие положения и его структура. Устав организации, его назначение и структура. Понятие штатного расписания, структуры и штатной численности их оформление. Понятие и назначение инструкции, виды инструкций, структура инструкции.

4

Тема 8. Правила оформления распорядительных документов.

Виды распорядительных документов. Подготовка, согласованиепроекта распорядительного документа. Понятие приказа, виды приказов, правила оформления приказа, структура текста приказа. Понятие указания и его оформление. Понятие распоряжения и его оформление. Понятие решения и его оформление. Оформление выписки из распорядительных документов и придание ей юридической силы.

Тема 9. Правила оформления информационно-справочных документов. Понятие де-

лового письма, его назначение, виды писем, оформление письма на бланке организации, структура текста письма. Понятие акта, виды актов, схема оформления акта, утверждение акта. Понятие докладной записки и ее назначение, виды докладных записок и правила оформления. Понятие объяснительной записки и ее назначение, виды объяснительных записок и правила оформления. Понятие справки и виды справок, правила оформления. Телеграмма, телефонограмма, телефакс, правила их оформления.

Тема 10. Документирование деятельности коллегиальных органов Понятие протокола.

Виды протоколов. Оформление протокола. Структура текста протокола. Оформление выписки из протокола и придание ей юридической силы.

Раздел 4. Система документации по личному составу (кадровые документы)

Тема 11. Виды кадровых документов, правила их оформления и хранения.

Виды кадровых документов. Требования к условиям хранения кадровых документов и доступа. Приказы по кадрам, виды приказов, правила оформления, сроки хранения приказов. Основания для издания приказов по кадрам. Понятие личного дела. Состав личного дела, порядок формирования личного дела. Личный листок по учету кадров. Документы, предъявляемые и оформляемые при приеме на работу.

Тема 12. Оформление трудового договора, заявлений, автобиографии, характеристи-

ки, резюме, доверенности. Понятие, назначение и структура трудового договора. Понятие, назначение, оформление заявления работников, виды заявлений. Понятие, назначение и оформление характеристики, автобиографии, резюме. Назначение и оформление доверенности.

Тема 13. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Унифицированные формы приказов о приеме, переводе на другую работу, расторжении трудового договора, поощрении, предоставлении отпуска, командировании. Правила их оформления. Личная карточка формы Т-2, назначение, особенности оформления, сроки хранения.

Тема 14. Правила оформления трудовых книжек.

Понятие трудовой книжки. Требования к оформлению и внесению записей в трудовую книжку: оформление титульного листа, внесение сведений о трудовой деятельности, о поощрениях и награждениях, изменений. Вкладыш в трудовую книжку, его оформление. Дубликат трудовой книжки, порядок оформления. Оформление выдачи трудовой книжки. Порядок учета трудовых книжек в организации. Сроки хранения трудовых книжек.

Раздел 5. Организация работы с документами

Тема 15. Документооборот.

Понятие документооборота Основные принципы документооборота. Основные документопотоки и маршруты их движения. Схема обработки входящих документов. Схема обработки исходящих документов. Особенности обработки внутренних документов.

Тема 16. Регистрация и организация контроля исполнения документов.

Значение и цели регистрации документов. Системы регистрации документов. Общие правила регистрации документов. Формы регистрации документов. Формы регистрационных журналов, регистрационно-контрольных карточек. Значение и виды контроля исполнения документов. Виды срокового контроля. Формы контроля.

5

Тема 17. Текущее хранение документов.

Понятие дела и номенклатуры дел организации. Назначение номенклатуры дел. Общие требования к номенклатуре дел. Виды номенклатуры. Порядок составления номенклатуры дел. Порядок формирования и оформления дел. Организация текущего хранения дел.

Раздел 6. Подготовка дел к архивному хранению

Тема 18. Обработка дел для последующего хранения.

Понятие экспертизы ценности документов. Функции экспертных комиссий. Критерии оценки документов. Деление документов на группы в зависимости от сроков хранения. Оформление дел. Оформление обложек дел. Понятие описи дел и порядок их составления. Виды дел, передающихся в архив. Порядок передачи дел в архив организации. Порядок передачи дел в государственный архив.

6

Примерный перечень контрольных вопросов, выносимых на зачёт по курсу «Делопроизводство»

1.Цели изучения и задачи курса делопроизводства, определение делопроизводства. Роль документационного обеспечения в управлении.

2.Краткая характеристика приказного, коллежского и исполнительного делопроизводства в России.

3.Нормативно-правовое обеспечение деятельности служб делопроизводства, структура и содержание инструкции по делопроизводству на предприятии.

4.Понятие «документ», его функция. Классификация документов по основным признакам.

5.Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты.

6.Характеристика реквизитов заголовочной части документа, их перечень и требования к оформлению.

7.Характеристика реквизитов содержательной части документа, их перечень и требования к оформлению.

8.Характеристика реквизитов оформляющей части документа, их перечень и требования к оформлению.

9.Бланк документа, виды бланков организационно-распорядительных документов. Требования к бланкам, размеры полей бланков.

10.Организационные документы, их назначение и роль. Основные виды и общие правила оформления.

11.Общая характеристика должностной инструкции. Определение, структура содержания, порядок оформления и основные реквизиты документа.

12.Штатное расписание. Общая характеристика документа; форма исполнения, структура содержания, порядок оформления и реквизиты документа.

13.Распорядительные документы, их назначение и роль в управлении. Основные виды распорядительных документов и общие правила оформления.

14.Приказ по основной деятельности. Структура текста приказа, порядок его разработки и правила оформления реквизитов. Выписка из приказа.

15.Распоряжение. Структура текста, правила оформления реквизитов.

16.Указание. Общая характеристика документа, структура его текста, порядок и особенности оформления, реквизиты указания.

17.Информационно-справочные документы, их назначение и роль в управлении. Перечень основных видов информационно-справочных документов. Общие требования к оформлению.

18.Акт. Общая характеристика документа, структура текста, порядок разработки и оформления реквизитов акта.

19.Протокол. Общая характеристика протокола, структура текста, порядок разработки и оформления реквизитов протокола.

20.Докладная, объяснительная записка. Общая характеристика документов, порядок оформления реквизитов служебных записок.

21.Справка. Виды справок Общая характеристика документа, реквизиты справок, особенности оформления.

22.Служебное письмо. Виды писем. Структура, порядок оформления, требования к письму, реквизиты письма.

23.Телеграмма и телефонограмма. Общая характеристика документов, порядок оформления реквизитов.

24.Документы по личному составу. Перечень документов. Особенности этих документов.

25.Оформление кадровых приказов, выписка из приказа.

26.Оформление заявления, автобиографии, характеристики, резюме.

27.Трудовая книжка. Правила оформления трудовых книжек.

28.Документооборот. Основные этапы документооборота. Технология работы с входящими документами.

29.Технология обработки внутренних и исходящих документов.

7