Кравчук(mathcad) / 1 семестр / Excel_Теорiя

21

Редагування вмісту комірки здійснюється, коли необхідно внести невеликі зміни в довгий текст або складну формулу. Перейти в режим редагування можна одним із способів:

*Двічі клацнути на комірці і відредагувати вміст прямо у комірці.

*Виділити комірку, натиснути клавішу < F2 > і відредагувати вміст у комірці або в рядку формул.

*Активізувати комірку і клацнути в рядку формул. Це дозволяє відредагувати вміст комірки в рядку формул.

*За певними установками команд Правка Очистити .

В режимі редагування в рядку формул з’являються три нові

піктограми [ ], [ ], [ ]. Клацнувши на першій піктограмі [ ], можна відмінити режим редагування і вміст комірки залишиться незмінним. Клацання на другій піктограмі [ ] призводить до закінчення редагування і введення змінених даних у комірку (теж саме — при натисканні клавіші < Enter >). При клацанні на третій піктограмі [ ] активізується новий засіб в Excel 97 — Палітра формул (Formula Palette), який відразу відображає результат розрахунків по введеній формулі.

Форматування числових значень

Форматування використовується для того, щоб числа у комірках легко і зручно читались відповідно до їх інформаційної навантаженості та були узгоджені за кількістю десяткових розрядів. Форматування стосується тільки комірку. Вміст відформатованої комірки в рядку формул буде відображений в неформатованому вигляді.

Автоматичне форматування чисел. Деякі операції форматування

Excel виконує автоматично. Наприклад, введене число 12,2% буде сприйнято Excel в процентному форматі, введене число 123 456 буде сприйнято з урахуванням пропуска-роздільника, а до введеного числа $123,44 буде застосований грошовий формат.

Форматування чисел за допомогою панелі інструментів та комбінацій клавіш. На панелі інструментів “Форматування” (Formatting), яка відображується на екрані по умовчанню, знаходиться

п’ять кнопок , що дозволяють швидко застосувати найрозповсюдженіші формати до активної комірки або до виділеної групи комірок. В табл. 4 наведені ці і інші числові формати, які можна швидко застосувати, клацнувши на відповідній кнопці, а також клавіатурні еквіваленти кнопок.

22

Таблиця 4.

Числові формати

	Назва кнопки		Форматування								Клавіатурний
											еквівалент
			Загальний формат числа (неформа-								Ctrl + Shift + ~
			товане значення)
	Грошовий формат		Додає	знак	долара,				пропуск-		Ctrl + Shift + $
			роздільник тисяч і відображує значення з
	(Currency Style)
			двома знаками після коми
	Процентний формат		Відображує		числове		значення			у	Ctrl + Shift + %
			вигляді процента
	(Percent Style)
	Формат з		Вставляє	роздільник					тисяч	і	Ctrl + Shift + !
			відображує	значення		з	двома знаками
	роздільником
			після коми
	(Comma Style)
	Збільшити		Збільшує на один число					десяткових
			розрядів після коми
	розрядність
	(Increase Decimal)
	Зменшити		Зменшує	на один		число		десяткових
			розрядів після коми
	розрядність
	(Decrease Decimal)
			Експоненціальний			формат			з двома		Ctrl + Shift + ^
			десятковими розрядами
			Формат дати з відображенням дня,								Ctrl + Shift + #
			місяця та року
			Формат часу з відображенням годин,								Ctrl + Shift + @
			хвилин, а також модифікаторів a.m., p.m.

Інші числові формати. Для застосування інших варіантів форматування треба їх вибрати у діалоговому вікні “Формат комірки” (Format Cells). Існує кілька способів виклику діалогового вікна “Формат комірки”. Перед усім треба активізувати потрібну комірку або виділити групу комірок, а потім виконати одну з дій:

вибрати команду Формат Комірки (Format Ceels);

клацнути правою кнопкою мишки і в контекстному меню, що з’явиться, обрати команду Формат комірки (Format Ceels);

Натиснути комбінацію клавіш < Ctrl + 1 >.

На вкладці “Число” діалогового вікна “Формат комірки ” передбачено 12 категорій числових форматів. При виборі категорії права половина вкладки змінюється, відображуючи відповідно обраній категорії додаткові опції. В верхній частині вкладки наведений зразок відформатованого при зроблених установках числа. Щоб застосувати встановлений формат до всіх виділених комірок, треба клацнути на кнопці

“ОК”.

23

Якщо у комірці замість числа знаходиться ряд символів “ # ”, треба, можливо, збільшити ширину стовпчика.

Стилістичне форматування комірок

Якщо перед цим йшла мова про числові формати, то зараз будуть розглянуті можливості стилістичного форматування. Це форматування використовується для числових значень, тексту і формул. Для форматування можна використовувати кнопки панелі інструментів “Форматування”. Повний набір опцій форматування міститься в діалоговому вікні “Формат комірок”, яке з’являється після вибору команди Формат Комірки (Format Ceels) або після натискання

комбінації	клавіш < Ctrl + 1>.	Встановлені атрибути форматування
відносяться до активної комірки або до групи виділених комірок.
Стилістичне форматування передбачає:
*	Вирівнювання. Щоб	змінити спосіб вирівнювання	у

виділеній комірці або виділеній групі комірок треба клацнути на одній з

чотирьох кнопок панелі інструментів “Форматування” . Кнопки форматування дозволяють відповідно вирівнювати вміст комірок:

по лівому краю;

по центру;

по правому краю;

об’єднати та помістити в центрі. Ця опція центрує текст в

обраних комірках, а також виконує злиття цих комірок в одну комірку. Ця нова можливість реалізована в Excel 97.

Для перших трьох способів характерно: якщо текст ширше ніж комірка, то він буде виходити за межі комірки відповідно вправо, вправо і вліво, вліво при умові, що сусідні комірки пусті. Інакше текст усікається і буде видний неповністю.

Шрифт і розмір шрифту встановлюється інструментами “Шрифт” та “Розмір” на панелі інструментів “Форматування” для активної комірки або виділеної групи комірок. Потрібні параметри вибираються у відповідних переліках, що розкриваються при клацанні на кнопках розкриття списку.

Атрибути дозволяють виділити текст в вибраних комірках напівжирним шрифтом, курсивом, підкресленням та комбінаціями цих атрибутів. Для встановлення потрібних атрибутів треба клацнути на відповідних кнопках на панелі інструментів “Форматування”. Повторне клацання на кнопці відміняє дію атрибута.

24

Границі. Зображення комірок або виділеної групи комірок можна оздобити спеціальним окресленням їх меж. Для цього треба клацнути на кнопці “Границі“ (Borders) на панелі інструментів “Форматування” і потім клацнути на уподобаній границі.

Звичайно по умовчанню в Excel лініями позначені межі комірок. Зображення такої сітки існує тільки на екрані. Для відключення зображення сітки треба виконати команду Сервіс Параметри (Tools р Options) і на вкладці “Вид” (View) зняти прапорець опції “Сітка”

(Gridines).

* Кольори. Інструмент “Колір заливки” (Fill Color) дозволяє змінити колір фону комірок або групи комірок, а інструмент “Колір шрифту” (Font Color) — колір символів тексту в них.

Введення даних

Підвищенню ефективності процедури введення даних сприяють деякі можливості Excel 97:

Перевірка даних, що вводяться. Щоб активізувати функцію перевірки даних, треба виконати команду Дані Перевірка (Data

Validation) і в діалоговому вікні “Перевірка даних, що вводяться” на відповідних вкладках встановити потрібні параметри і повідомлення. При введенні даних буде відбуватись їх перевірка по встановлених критеріях, але, якщо дані будуть вставлені у комірку з буферу, то перевірка відбуватись не буде.

Автоматичне призначення десяткових ком. Для активізації такої опції при введенні багатьох чисел з фіксованою кількістю десяткових розрядів треба виконати команду “Сервіс Параметри”. На вкладці

“Правка” активізувати прапорець опції “Фіксований десятковий формат при вводі” (Fixed Decimal) і впевнитись, що в полі встановлене потрібне число десяткових розрядів після коми. Якщо опція активізована, то Excel буде автоматично вставляти кому при наборі цифр числа, яке вводиться у комірку.

Ввод поточної дати та поточного часу. Для цієї мети в Excel

передбачені два клавіатурних еквіваленти:

Поточна дата — < Ctrl + ; >.

Поточний час — < Ctrl + Shift + ; >.

Введення інформації, що повторюється. Якщо виникає необхідність введення одних і тих же даних в кілька комірок, то, звичайно, можна ввести дане в одну комірку, а потім скопіювати його в потрібні комірки. Але в Excel існують і інші способи:

25

виділити всі комірки, які потрібно заповнити даними, ввести

числове значення, текст або формулу і натиснути

< Ctrl + Enter >;

щоб скопіювати вміст комірок або автоматично заповнити їх набором даних, треба пересунути маркер автозаповнення по потрібним коміркам;

ввести у комірку кілька перших букв потрібного тексту і Excel автоматично додасть букви, що залишились, виходячи з уже введених у стовпчик даних. Крім того, можна вибрати в контекстному меню комірки команду “Вибрати із списку” (Pick from List) і в списку вже введених у стовпчик елементів, який при цьому розкривається, клацнути на потрібному;

за допомогою функції “Автозаміна” (AutoCjrrect) можна створити скорочення для часто використовуваних слів або фраз. Тоді при вводі скорочення Excel введе цей текст повністю без скорочення.

Переміщення табличного курсора після введення даних може здійснюватися у різні способи:

клавішею < Enter > в напрямку, який попередньо задається командою “Сервіс Параметри” (Tools Options) на вкладці “Правка” (Edit) через опцію “Перехід до іншої комірки після введення” (Move Selection after Enter);

шляхом використовування будь-яких клавіш керування

курсором ( , , , );
шляхом	виділення діапазону	комірок і натискання	клавіші
< Enter >	для автоматичного	переміщення курсора	вниз по
стовпчикам. Для пропуску комірки натискається			клавіша
< Enter > без введення даних. Для повернення в попередню
комірку натискаються клавіші < Shift + Enter >. Для введення
даних по рядках у виділеному діапазоні замість			< Enter >
натискається < Tab >.

Додавання нового рядка у комірку може здійснюватися комбінацією клавіш < Alt + Enter > або через команди “Формат Комірки”. В останньому випадку на вкладці “Вирівнювання” діалогового вікна “Формат комірок” установити опцію “Переносити по словах”.

Введення простого дробу. Для введення простого дробу вводиться ціла частина, навіть, якщо вона дорівнює 0, відділяється від дробової пропуском, далі вводиться чисельник, символ “ / ” (слеш), знаменник і натискається клавіша < Enter >. Excel помістить у комірку еквівалент введеного дробу згідно встановленого формату.

26

Використання форми для введення даних застосовується для даних, організованих по рядках. Для цього в перший рядок діапазону даних, що вводяться, треба ввести заголовки стовпчиків (їх після введення можна знищити). Далі необхідно розташувати курсор у будь-яку комірку рядка заголовка і виконати команду Дані Форма (Data Form). Дані вводяться в діалоговому вікні, що при цьому відкривається.

Робочий листок та робота з ним.

Основні операції з робочим листком

Коли відкривається нова робоча книга в Excel, то в ній вже є кілька робочих листків (по умовчанню — три). Хоча чисті робочі листки не займають багато місця в оперативній пам’яті, все ж зайві листки заважають роботі. Тому є рекомендація встановити стандартне значення — один. Для цього необхідно вжити команду “Сервіс Параметри” і на вкладці

“Загальні” змінити значення параметра “Листків в новій книзі“ (Sheets in New Workbook).

До операцій з робочим листком відносяться такі дії: відкриття (активізація), додавання або вилучення певної кількості робочих листків, копіювання листків та інш.

Активізація робочих листків. В активній робочій книзі активним може бути тільки один робочий листок. Для активізації іншого треба клацнути на ярличку потрібного листка. Крім того, в Excel можна використовувати комбінації клавіш:

< Ctrl + PgUp > — активізує попередній листок, якщо він існує.;

< Ctrl + PgDn > — активізує наступний листок, якщо він існує.

Додавання нового робочого листка. В Excel існує три способи

додавання нового робочого листка:

Вжити команду “Вставка Листок” (Insert Worksheet).

Натиснути комбінацію клавіш < Shift + F11 >.

Клацнути правою кнопкою мишки на ярличку листка і в контекстному меню, що з’явиться, вибрати команду “Додати” (Insert). На екрані з’явиться діалогове вікно “Вставка” (Insert),

вякому треба клацнути на піктограмі “Листок” (Worksheet). Для того, щоб одразу повторити вставку, існує комбінація клавіш

<Ctrl + Y > — клавіатурний еквівалент команди “Правка Повторити вставку робочого листка” (Edit Repeat Insert Worksheet).

Після будь-якої з наведених дій програма вставить в робочу книгу новий листок перед поточним активним і зробить активним новий листок.

27

Вилучення листка з робочої книги. Це можна зробити двома способами:

Залучити

команду

“Правка Вилучити

листок”

(Edit Delete Sheet).

Клацнути правою кнопкою мишки на ярличку листка і в контекстному меню, що з’явиться, обрати команду “Вилучити”

(Delete).

Для того, щоб вилучити кілька листків, їх треба виділити. Для цього треба, утримуючи натиснутою клавішу < Ctrl >, клацнути на ярличках листків, що вилучаються. А далі застосувати один з наведених способів. Для виділення кількох сусідніх листків, треба клацнути на ярличку першого листка, натиснути клавішу < Shift > і клацнути на ярличку останнього листка.

Операція вилучення листка з робочої книги є необратною. її дію не можна відмінити.

Зміна імені робочого листка. По умовчанню робочі листки називаються Лист 1, Лист 2, … (Sheet 1, Sheet 2, …). Щоб дати робочим листкам більш змістовні імена, можна:

Залучити команду “Формат Листок Перейменувати”

(Format Sheet Rename).

Двічі клацнути на ярличку листка.

Клацнути правою кнопкою мишки на ярличку листка і обрати з

контекстного меню команду ”Перейменувати” (Rename). Ім’я може складатись максимум з 31 символа. Можна вживати всі

символи, включаючи “пропуск”, крім “]”, “:”, “/”, “\”, “?”, “*”.

Пересування робочого листка. Для зміни порядку розташування робочих листків в межах однієї робочої книги або перемістити робочий листок з однієї книги в іншу в Excel існують два способи:

	Залучити команду “Правка Перемістити / скопіювати
	листок” (Edit Move or Copy Sheet).

Клацнути на ярличку листка і перемістити його на потрібне місце тієї ж або іншої книги.

Копіювання робочого листка. Процедура аналогічна пересуванню робочого листка:

Залучити

команду “Правка Перемістити / скопіювати

листок” (Edit Move or Copy Sheet) і встановити прапорець опції “Створити копію” (Create a Copy).

Клацнути на ярличку листка і, утримуючи клавішу < Ctrl >, перемістити його на потрібне місце тієї ж або іншої книги.

Приховування або відображення робочого листка. Залучити команду “Формат Листок Сховати” (Format Sheet Hide) або

28
“Формат Листок Відобразити”	(Format Sheet	Unhide)
відповідно.

Зображення робочого листка

Кілька зображень. Інколи зручно мати в полі зору одночасно кілька різних частин робочої таблиці або кілька листків однієї і тієї ж робочої книги. Для цього треба відкрити одне або кілька додаткових вікон

для поточної	робочої	книги через	команду “Вікно Нове”
(Window New	Window).	В результаті	Excel відкриє незалежне від

існуючого нове вікно і помістить туди активну робочу книгу. При цьому в рядки заголовка вікон Excel додасть символ “:” і номер вікна, щоб не було плутанини.

Щоб закрити додаткові вікна, можна скористатись звичайними способами (наприклад, клацнути на кнопці “Закриття”).

Розділення листка. В одному вікні можна відобразити дві або чотири частини одного листка. Для розділення листка може застосовуватись команда “Вікно Розділити” (Window Split) або пересування вертикальної та горизонтальної смужок розділення, які

розташовані на смугах прокрутки.
Щоб позбавитись розділення, можна	виконати	команду
“Вікно Зняти розділення” (Window Remove	Split), або	пересунути

смужки розділення до країв вікна, або двічі клацнути на смужці. Закріплення областей. Щоб при прокрутці рядки та стовпчики з

заголовками не зникали з поля зору, їх можна закріпити. Для цього треба помістити табличний курсор у комірку нижче рядка або праворуч стовпчика, що закріпляються, і виконати команду “Вікно Закріпити області“ (Window Freeze Panes). Щоб відмінити закріплення областей треба виконати команду “Вікно Зняти закріплення областей”

(Window Гтаreeze Panes).

Вставка рядків та стовпчиків. Так як розмір таблиці в Excel

фіксований (65 536 256 для Excel 97), то вставка нового рядка або стовпчика зведена до зсуву інших рядків або інших стовпчиків вниз або вправо відповідно. При цьому останній рядок (або стовпчик) вилучається,

якщо він пустий. В іншому разі процедура вставки неможлива.

Щоб вставити новий рядок або рядки, необхідно виділити таку кількість рядків, яку необхідно вставити. Вставка рядків відбудеться над виділеними рядками. Далі слід скористатись одним із таких способів:

виконати команду “Вставка Рядки” (Insert Rows) або

“Вставка Комірка ” (Insert Sells);

29

клацнути правою кнопкою мишки і в контекстному меню, що з’являється, вибрати команду “Додати комірки ” (Insert);

натиснути клавіші <Ctrl+”+”>.

Вставка нового стовпчика або кількох стовпчиків виконується аналогічно, тільки для цього використовується команда

“Вставка Стовпчики”.

Існує можливість вставляти окремі комірки через команди

“Вставка Комірки” (Insert Sells), але це може викликати проблеми з адресацією в інших комірках.

Вилучення рядків та стовпчиків. Для цього необхідно виділити стовпчики або рядки, що вилучаються, і застосувати один із способів:

*виконати команду “Правка Вилучити” (Edit Delete);

клацнути правою кнопкою мишки і в контекстному меню, що з’являється, обрати команду “Вилучити” (Delete);

натиснути клавіші <Ctrl+”-”>.

Вилучення стовпчиків виконується аналогічно.

Якщо одразу з’ясовується, що сталося помилкове вилучення, то його можна відмінити і повернутись до початкового стану одним із способів:

*за командою “Правка Відмінити” (Edit Undo);

*комбінацією клавіш < Ctrl + Z >;

*кнопкою “Відміна”, розташованій на стандартній панелі інструментів.

Зміна ширини стовпчиків. Ширина стовпчиків умовно вимірюється максимальним числом символів, які відображуються у комірці цього стовпчика. По умовчанню ширина стовпчика дорівнює 8,43

символа (командою “Формат Стовпчик Стандартна ширина”

можна ввести нове значення стандартної ширини). Щоб змінити ширину стовпчиків, їх треба виділити і виконати одну з таких дій:

пересунути мишкою ліву або праву границю стовпчика в полі заголовка;

залучити	команду	“Формат Стовпчик Ширина”
(Format	Column Width) і ввести потрібне значення

ширини у відповідне поле діалогового вікна “Ширина стовпчика” (Column Width);

виділити заголовки потрібних стовпців, клацнути їх правою кнопкою мишки, в контекстному меню вибрати команду “Ширина стовпця” і у вікні діалогу, що при цьому відкриється, задати ширину стовпця;

залучити

команду “Формат Стовпчик Автопідбір

ширини” (Format Column Autofit Selection). При цьому

30

ширина виділених стовпчиків автоматично встановлюється відповідно найдовшому елементу у комірках стовпчиків;

двічі клацнути на правій границі стовпчика, щоб автоматично встановити його ширину по найдовшому елементу у комірках стовпчиків.

Зміна висоти рядків. Висота рядка вимірюється в пунктах (так як і розмір шрифту). Програма Excel автоматично регулює висоту рядка так, щоб вона вміщувала найкрупніший шрифт у рядку. Можна самостійно змінювати висоту, наприклад, для створення інтервалів між рядками. Це доцільніше, ніж вставляти пусті рядки у комірках рядка (комбінацією клавіш < Alt + Enter >). Зміну висоти рядків можна здійснити так:

пересунути мишкою верхню або нижню границю рядка в полі заголовка;

виділити заголовки потрібних рядків, виконати команду

“Формат Рядок Висота” (Format Row Height) і у вікні діалогу, що при цьому відкриється, задати висоту рядка;

виділити заголовки потрібних рядків, клацнути їх правою кнопкою мишки, в контекстному меню вибрати команду “Висота рядка” і у вікні діалогу, що при цьому відкриється,

задати висоту рядка.

Приховування рядків та стовпчиків. Для приховування рядків або стовпчиків їх треба спочатку виділити та залучити один із способів:

виконати	команду	“Формат Рядок Сховати”
(Format Row		Hide)		або
“Формат Стовпчик Сховати”			(Format	Column

Hide);

мишкою пересунути границю: для рядків нижню границю — вгору, а для стовпчиків праву границю — вліво;

у вікні діалогу ”Висота рядка” або ”Ширина стовпця”

увести нуль.

Повернення схованих рядків та стовпчиків. Для повернення на екран схованих раніше рядків або стовпчиків треба виділити рядки або

стовпчики,	що межують	з схованими, та		виконати команду
“Формат Рядок Відобразити”			(Format	Row Unhide) або
“Формат Стовпчик Відобразити” (Format ColumnрUnhide).
Інший	спосіб —	виконати	команду	“Правка Перейти”

(Edit Go To) або її клавіатурний еквівалент < F5 >, вказати адресу будьякої схованої комірки, а далі застосувати відповідну команду для відміни приховування рядків чи стовпчиків.