Тема 2. Информационное обеспечение аисбуэа.

2.1.Состав и организация информационного обеспечения.

(8 вопрос)

Информационное обеспечение АИСБУЭА – совокупность методов и средств построения информационного фонда системы, организации его функционирования и использования.

Следует различать «информационный фонд» и «информационная база» АИСБУЭА.

Информационный фонд включает всю информацию экономического объекта, зафиксированную на бумажных и машинных носителях.

Информационная база содержит только информацию, зафиксированную на машинных носителях.

Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Исходя из назначения информационного обеспечения можно сформулировать основные к нему требования:

• полнота, объективность, достоверность и точность данных, отражающих состояние объекта автоматизации;

• одноразовые регистрации и ввод данных в машину и многоцелевое использование их при обработке;

• унификация систем классификации и кодирования информации;

• создание единого фонда условно-постоянных данных;

• возможность простого, удобного и быстрого доступа к информационной базе и др.

В ходе проектирования информационного обеспечения осуществляются следующие виды работ:

- определяется состав показателей, необходимых для решения бухгалтерских задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;

- разрабатываются различные коды и классификаторы; изучается возможность использования отраслевых и общегосударственных классификаторов;

- выявляется возможность применения унифицированной системы документации, проектируются формы новых первичных документов, отвечающих требованиям автоматизированной обработки;

- определяются состав базы данных и ее организация; проектируются формы вывода результатов обработки.

Информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное.

2.2 Внемашинное информационное обеспечение.

(9 вопрос)

Внемашинное информационное обеспечение представлено:

- системой показателей;

- системой документации и документооборота;

- системой классификации и кодирования информации.

Система показателей представляет собой упорядоченную совокупность взаимосвязанных показателей, характеризующих закономерности производственно-хозяйственной деятельности экономического объекта. Система показателей является методологической основой всей системы сбора и обработки экономической информации.

Изучение системы показателей хозяйственной деятельности экономического объекта дает возможность выявить состав показателей и их структуру, закономерности их преобразования, объемно-временные и качественные характеристики (полноту, достоверность, своевременность, точность), а также способы их получения, обработки и последующего использования.

Система документации представлена первичными, выходными и нормативно-справочными документами.

Первичными документами могут быть типовые межотраслевые и отраслевые документы, а также документы, разрабатываемые на самом экономическом объекте.

Выходные документы формируются компьютером и представляются в виде печатного документа, в котором отражается результатная информация.

Они подразделяются на:

• стандартные отчеты, соответствующие учетным регистрам;

• специализированные отчеты;

• регламентированные отчеты (государственная отчетность, имеющая унифицированные типовые формы; отраслевая отчетность).

Нормативно-справочные документы содержат условно-постоянную информацию о нормативах и нормах материальных и трудовых затрат, ценах, тарифах и др.

(10 вопрос)

Система классификации и кодирования информации.

В Республике Беларусь действует Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ). Целью ЕСКК ТЭСИ является информационное обеспечение процессов управления экономикой с применением компьютерных технологий.

Система классификации – это совокупность правил и результат распределения объектов заданного множества на подмножества в соответствии с признаками.

Согласно системе применяется два метода классификации: иерархический и фасетный.

Иерархический – это такой метод классификации, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества (все студенты университета разбиваются на факультеты, внутри факультетов – на курсы, внутри курсов – на группы).

Фасетный – это такой метод классификации, при котором заданное множество делится на независимые группировки по различным признакам классификации (разбиение студентов на группы по возрасту, полу и т.п.).

Кодирование – это образование и присвоение объекту классификации и (или) классификационной группировке кодового обозначения. Кодовое обозначение – это обозначение объекта, признака классификации и (или) классификационной группировки знаком или группой знаков в соответствии с принятым методом кодирования.

Совокупность правил обозначения объектов классификации называется системой кодирования.

(11 вопрос)

Существует четыре метода кодирования: порядковый, серийно-порядковый, последовательный, параллельный.

Порядковый метод — это такой метод кодирования, при ко­тором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда (ГОСТ 17369-78). При порядковом методе каждой единице инфор­мации присваивается номер по порядку без какого-либо пропуска номеров. Новые элементы получают номера в конце имеющегося перечня. Здесь никакой предварительной классификации не тре­буется. Последовательность присвоения кодов определяется чаще всего хронологией возникновения информации. Примером исполь­зования порядкового метода кодирования является систематиза­ция домов на улице, квартир в доме.

Удобство этого метода в простоте, а к недостаткам можно от­нести отсутствие всякой классификации, невозможность вставить элемент внутрь, выделить группы однородных признаков. Все это усложняет обработку данных на ЭВМ. Поэтому этот метод коди­рования рекомендуется использовать для небольших, простых и постоянных множеств, например категории работающих, виды образования, национальность, единицы измерения. В качестве примера рассмотрим кодирование единиц измерения.

Единица измерения	Код
Миллиграмм	01
Грамм	02
Килограмм	03
Центнер	04
Тонна	05
Метр	06
Пара	07
Штуки	08

Серийно-порядковый метод — это такой метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натураль­ного ряда с закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками (ГОСТ 17369-78). Серийно-порядковый метод кодирования пред­полагает разделение информации по какому-либо признаку на от­дельные части (серии). Для каждой серии отводится своя группа условных обозначений. При этом номера единиц информации последующих серий не продолжают строго последовательно но­мера имеющихся единиц информации предыдущей серии, а меж­ду ними делается разрыв. Примером может служить кодирование цехов на предприятиях. Так, если имеется 10 основных цехов и 3 вспомогательных, то их можно закодировать следующим об­разом: 01, 02, 10 и 25, 26, 27.

Серийно-порядковый метод используется для множеств, име­ющих классификацию по двум признакам: старшему признаку отводится своя группа номеров, внутри которой все элементы младшего признака кодируются по порядку. Поэтому этот метод и называется серийно-порядковым. Размер серии устанавливает­ся с учетом количества элементов младшего признака и необходи­мого резерва свободных номеров на случай расширения. Для но­вых номеров отводятся кодовые обозначения из резерва свободных номеров соответствующей серии.

Серийно-порядковый метод обеспечивает получение итогов по сериям, но лишь по одному классификационному признаку. Он позволяет сохранять принцип при расширении номенклатуры. Но так как предвидеть запас кодов трудно, то на практике серийность порой нарушается. Поэтому к недостаткам этого метода кодиро­вания относится то, что размер серии не всегда можно предусмот­реть. Серийно-порядковый метод удобен для относительно устой­чивых номенклатур. Так, его рекомендуется использовать для кодирования цехов, видов оплат и удержаний.

(12 вопрос)

Последовательный метод — это такой метод кодирования, при котором в кодовом обозначении последовательно указывают­ся зависимые признаки классификации (ГОСТ 17369-78). После­довательный метод кодирования предполагает наличие иерархи­ческой организации информации или разделение ее по ряду признаков. Суть его в том, что каждый признак обеспечивается своей нумерацией в пределах всего признака. Все элементы клас­сифицируются по определенным признакам, и каждому из них от­водится свое число позиций (разрядов) в соответствии с количе­ством элементов данной группировки.

В качестве примера последовательного метода кодирования рассмотрим присвоение кодовых обозначений наименованиям ма­териалов по укрупненной номенклатуре. Для этого материалы делят на классы, каждый класс — на подклассы, подкласс — на группы, группы — на подгруппы, а каждая подгруппа содержит определенное число наименований, сортов и размеров материалов (табл. 2.2). Например, класс — это основные и вспомогательные материалы; подкласс — это черные, цветные металлы и т. д.; груп­па для черных металлов — это чугун, сталь и т. д.; подгруппа для стали — круглая, листовая и т. п.; и наконец, всякий материал имеет сорт и размер.

Как видно из табл. 2.2, длина кодового обозначения равна девяти позициям. При использовании последовательного метода кодирования эти позиции распределяются следующим образом:

классы 2

подклассы 1

группы 1

подгруппы 2

сорт, размер 3.

Из приведенной таблицы можно получить, например, следу­ющие коды: 011101001 и 012205050 и др.

Количество элементов в каждой классификационной группи­ровке определим по рис. 2.1:

классы — 15

подклассы — 9

группы — 9

подгруппы — 12

сорт, размер > 100, но < 1000.

(13 вопрос)

Параллельный метод — это такой метод кодирования, при котором в кодовом обозначении объекта классификации или клас­сификационной группировке указываются независимые признаки классификации (ГОСТ 17369-78). В качестве примера рассмотрим классификацию сотрудников предприятия. Здесь можно учитывать такие классификационные признаки, как пол, возраст, образова­ние, семейное положение и др. Очевидно, что все эти признаки не зависят друг от друга. Структура кода (в символах) может быть следующей:

табельный номер сотрудника 3

пол 1

возраст 2

образование 1

семейное положение 1

Последовательный и параллельный методы кодирования об­ладают рядом преимуществ: четкое выделение каждого классифи­кационного признака, стройность построения, удобство при обра­ботке на ЭВМ. Недостаток этих методов — их сложность и громоздкость. Как правило, они используются при кодировании больших многопризначных номенклатур.

(14 вопрос)

Требования к Единая системе классификации и кодирования (ГОСТ 17369-78) определяет еще и такое понятие, как классификатор.

Система кодирования должна:

• отражать полную характеристику объекта;

• обеспечивать минимальную длину записи;

• иметь резерв для расширения номенклатуры;

♦ быть логичной по структуре, легко воспринимаемой, удоб­ной; обеспечивать возможность автоматического контроля оши­бок при обработке.

На всех этапах сбора, передачи, подготовки и обработки инфор­мации, при записи кодированной информации, передаче информа­ции по линиям связи необходим эффективный контроль. Применя­ются контролирующие коды, т. е. контрольный разряд кода, используемый для проверки правильности записей кодового обозна­чения. При таком подходе к разработанной структуре кода справа добавляется контрольный разряд, служащий для автоматического обнаружения ошибок. Для расчета контрольного разряда исполь­зуются методы контроля по модулю 11, 13, 17, 23 и др. Их сущ­ность заключается в том, что вначале определяется сумма разря­дов кода или сумма разрядов произведений П^, полученных при умножении каждого разряда р. на его вес или порядковый номер П и коде. Затем эта сумма делится на выбранный модуль, а остаток от деления вычитается из того же модуля. Полученная разность в виде контрольного разряда приписывается справа к коду. При вво­де таких кодов в ЭВМ программным путем выполняются необходи­мые контрольные вычисления и сравнивание кодов.

При подготовке системы классификации и кодирования необ­ходимо определить объекты предметной области, подлежащие классификации и кодированию. Для каждого вида объектов дол­жен быть выбран метод классификации и кодирования. В процес­се классификации устанавливаются признаки, по которым клас­сифицируются и идентифицируются объекты. При этом необходимо рассмотреть возможность использования существую­щих классификаторов (ОКП, ЕСКК и др.).

По результатам классификации объектов информации долж­ны быть подготовлены соответствующие локальные классификаторы. Каждый классификатор должен содержать указание на выб­ранный метод классификации, названия классификационных группировок множества объектов каждого вида и соответствую­щих им признаков.

В процессе разработки системы кодирования должны быть выбраны и описаны способы формирования кодовых обозначений объектов, описана структура кодов. Далее значения кодов необ­ходимо присвоить объектам. Структура кода должна быть мини­мально необходимой и достаточной с учетом возможных расши­рений множества объектов кодирования. Должен быть предусмотрен контроль правильности кода; обеспечена информа­ционная совместимость с системами кодирования в других инфор­мационных системах.

(15 вопрос)

Единая система классификации и кодирования (ГОСТ 17369-78) определяет еще и такое понятие, как классификатор.

Классифи­катор — это систематизированный свод наименований объектов и признаков классификации и (или) классификационных группиро­вок и их кодовых обозначений.

Существуют следующие виды классификаторов:

♦ общегосударственные, разрабатываемые в централизован­ном порядке и являющиеся едиными для всей страны. Например, классификатор промышленной и сельскохозяйственной продук­ции, классификатор предприятий и организаций, классификатор профессий рабочих, должностей служащих, классификатор управ­ленческой документации и др.;

• отраслевые, единые для какой-либо отрасли деятельности. Например, для бухгалтерского учета составлены коды планов сче­тов, видов оплат и удержаний из заработной платы и др.;

• локальные, применяемые внутри предприятия: комбината, производственного объединения и других подразделений, мини­стерств и ведомств (классификаторы структурных подразделений, готовой продукции, материалов и комплектующих, предприятий — поставщиков и заказчиков и др.).

Почти на всех упаковках импортных товаров можно видеть не­затейливый стандартный рисунок: три-четыре десятка разной ши­рины черных полосок в ряд, а под ними — 13 цифр. Это европей­ский штриховой код. Штриховой код — это способ идентификации единичных предметов, разработанный специаль­но для построения систем автоматизированного сбора информации для последующей компьютерной ее обработки и оптимальной орга­низации материальных потоков в самых различных отраслях хо­зяйства, экономики.

Области применения штриховых кодов самые разнообразные — от отдельных магазинов, складов, производственных конвейеров, цехов до целых отраслей и обширных экономических регионов. Устраняя ручной труд на входе информационных систем, штрихо­вые коды придают им законченный вид и вместе с тем вовлекают в сферу автоматизации новые участки хозяйственной деятельности. Автоматизация же информационной технологии непосредственно влияет на основную производственную технологию отрасли, подни­мает ее на качественно новый уровень организации.

Штриховой код состоит из двух элементов: собственно штри­хов (темных узких полосок) и пробелов (светлых промежутков между ними). Информационные средства кода — это, во-первых, цветность + (точнее, + отражательная способность) элементов, темный или светлый, во-вторых, его ширина и, наконец, количе­ство элементов на один кодируемый символ.

Штриховой код — это всего лишь номер, присваиваемый кон­кретному товару, идентифицирующий его, но не несущий никакой информации о свойствах товара и его стоимости, последняя содер­жится в централизованном банке данных. Первые две цифры, на­пример 4601234567893, — это номер банка данных, выдавшего помер товара (иногда их отождествляют с обозначением страны-изготовителя). Следующие пять цифр (01234) присваиваются гоже централизованно предприятию-изготовителю, еще пять — то­вару непосредственно самим предприятием и, наконец, последняя цифра — контрольная, получаемая из 12 предшествующих по спе­циальному алгоритму.

(16 вопрос)

Декодирование и идентификация информации

В структуре кода применяются следующие обозначения: X — классификационный признак с цифровыми символами, В — клас­сификационный признак с буквенным алфавитом, О — порядковый код с цифровым алфавитом, « + » — знак иерархической системы классификации, «:» — знак фасетного метода классификации.

На основе классификаторов разрабатываются словари-спра­вочники, которые хранятся на машинных носителях при обработ­ке на ЭВМ. Они используются для печати наименований объектов в выходных машинограммах. Процесс восстановления наимено­ваний объектов по их кодам называется декодированием.

Для логического описания структур данных применяются идентификаторы, т. е. условные обозначения, характеризующие отдельные единицы информации и показывающие их место, уро­вень и взаимосвязь в общей системе. Цель идентификации — уп­рощенное описание данных и алгоритмов обработки. Существу­ют системный, структурный и процедурный способы идентификации. При системной идентификации составляется полный перечень информационных единиц: реквизитов, показате­лей, форм документов, которым присваиваются условные обозна­чения по всем позициям на уровне системы; при структурной — каждой информационной единице на основе ее координат в струк­туре документов или носителей; при процедурной — в пределах от­дельных блок-схем, модулей и программ.

Для описания процедур преобразования информации и алго­ритмов используются специальные графические символы операций.

В управленческой работе исключительно важно знать и уметь определять объемы экономической информации. Объем данных рассчитывается с помощью измерителей трех видов: знаков (символов), структурных информационных единиц и носителей. Зна­ковой единицей выступают цифры, буквы, символы. Наименьшей адресуемой единицей в памяти ЭВМ является байт, состоящий из 8 бит. В количественном выражении один байт равен одному сим­волу или знаку.