shpory_tablitsa

Вопрос 1. Понятие оргпроектирования, его цели Организационное проектирование – научно-технический термин, означающий процесс разработки и внедрения проектов рационализации управленческого труда с целью повышения эффективности труда персонала управления. Оргпроектирование – одна из прикладных отраслей науки управления. Оргпроектирование направлено на достижение экономии труда в системах управления в основном за счет: устранения потерь рабочего времени при выполнении управленческих работ, в том числе и при выполнении работ по документированию управленческой деятельности; централизации отдельных функций управления; концентрации управления: сокращения ступеней и звеньев в системе управления; улучшения структуры АУ: соотношения числа руководителей, специалистов и технического персонала (10-12 % - нормы обслуживающего персонала); разделения и кооперации труда в АУ; внедрения современных технических средств в процесс управленческого труда. Рационализация управленческого труда может идти в двух направлениях: организационно-техническое совершенствование трудовых процессов;повышение качества управления: повышение результативности трудовых затрат в принятии управленческих решений. Содержание процессов труда раскрывается путем последовательного установления целей, задач, функций управления, выделения обязанностей субъектов управления и распределения состава работ. В первом направлении важнейшее значение имеют организационно-технические методы. Во втором направлении – функционально-правовой подход к оценке деятельности АУ. Объектами оргпроектирования являются содержание и организация труда персонала на уровне служб и на уровне рабочих мест. Обычно под выбранный объект исследования формируется временный трудовой коллектив, который проводит обследование и разрабатывает проекты рационализации системы управления. Это все происходит при участии персонала организации. Процесс организационного развития включает 3 стадии:анализ организационных решений; разработку организационных решений; функционирование организационных решений.	Вопрос 2. Комплексное оргпроектирование Существует 2 вида оргпроектирования: комплексное; локальное. Различие между (1) и (2) определяется не объектом, а задачами рационализации. Комплексное оргпроектирование проводится по четырем направлениям: рационализация или создание новой организационной и функциональной структуры управления; рационализация или создание новой технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ, рациональное использование рабочего времени, оптимизация численности АУ; создание систем документации и рационализация процессов документирования и информационного обеспечения деятельности АУ; повышение оснащенности объекта оргпроектирования современной компьютерной техникой, оптимизация условий труда АУ. Комплексный оргпроект предусматривает разработку комплекса мероприятий по совершенствованию технологий деятельности АУ или его отдельного звена, его структуры, штатов, по сокращению и рационализации документооборота и т.д.	Вопрос 3. Локальное оргпроектирование Локальное оргпроектирование проводится по одному из специально отобранных для рационализации участков работы АУ. Локальный оргпроект предусматривает разработку мероприятий по рационализации отдельных видов работ, выполняемых в аппарате управления или на отдельных его участках. В настоящее время в большей степени используется локальное оргпроектирование, хотя могут разрабатываться типовые проекты, которые дают новые модели организации труда и документирования для однотипных систем управления. Создание комплексного оргпроекта не исключает необходимости разработки локального оргпроекта для АУ. Локальные оргпроекты существуют как часть комплексного оргпроекта. Для этого разрабатывается перспективный план рационализации труда и документооборота. Бессистемный подход к выбору локального проектирования может привести к нежелательным результатам. Оргпроектирование развивается по пути создания типовых решений отдельных элементов орг. управления.
Вопрос 4. Разработка программы исследования деятельности АУ, разделы программы Начинается оргпроект с разработки программы исследования. Программа исследования – комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, а также предполагаемы результат. Программа исследования разрабатывается на основе определения целей развития организации, проблем ее развития, решающих проблем. Программа должна дать ответ на вопросы: зачем исследовать? как исследовать? что исследовать? Она должна содержать обоснование важности и актуальности проблемы, необходимые условия для решения проблем, финансирование и кадровое обеспечение. Совокупность средств, приемов, методов, необходимых для реализации поставленных задач, – ответ на вопрос «Как исследовать?» Чтобы решить задачи, нужно применить методы исследования. Программа исследования состоит из нескольких разделов: цель проведения исследования; содержание проблемы; ее актуальность и важность; рабочая гипотеза; обеспечение исследования ресурсами; методология исследования; предполагаемый результат; эффективность.	Вопрос 5. Планирование проведения оргпроектных работ, разработка плана, принципы планирования К планированию привлекается минимальное количество работников. Разработку может осуществлять руководитель тем. План работ включает следующие реквизиты: 1) номер этапа; 2) наименование этапа; 3) трудоёмкость; 4) сроки начала и окончания каждого этапа; 5) количество исполнителей; 6) стоимость (сметная калькуляция). Принципы планирования: - задания должны быть конкретные и ясные; - должны быть раздельными; - должна быть минимальная трудоёмкость со стороны разработчиков; - должны соблюдаться организационная чёткость взаимодействия исполнителей, возможна параллельность выполнения работ. - должна быть контролируемость и ответственность за проведение работ.
Вопрос 6. Рабочая программа исследования работ, выполняемых при обследовании деятельности аппарата управления Организационно-методическая подготовка включает создание методических материалов по ведению исследовательских и проектных работ. Одним из документов организационно-методического назначения является рабочая программа исследования, которая представляет полный перечень вопросов, на которые требуется получить ответы в процессе исследования. Рабочая программа исследования служит основанием для разработки детального плана-графика для выполнения исследовательских работ. РПИ устанавливает ожидаемый результат по каждой отдельной работе и форму его представления. В РПИ намечается последовательность работ, выполняемых при обследовании. Каждой из намеченной РПИ работ должна соответствовать форма сбора и обобщения результатов. Перечень и последовательность работ, намечаемых в РПИ – в соответствии с темой и целями исследования. Могут быть включены такие виды работ, как изучение структуры управления организации, изучение организации труда и изучение технологических процессов управления, изучение систем документации и т.д. Каждая работа, намеченная в РПИ, должна проводиться соответствующими методами. В зависимости от методов можно определить источник информации. При изучении документов источник информации – документ, при наблюдении – деятельность людей, при опросе – сами работники, участвующие в определенной деятельности. Для обработки полученных в ходе исследования результатов предусматривают форму сбора, обобщения и представления этих результатов. Этот выбор зависит от используемого метода и направления работы. Например, в ходе интервью – вопросник: таблица, в которую будут сведены результаты опроса. Если цель интервью – выявление реальной структуры организации, то форма представления – схема этой структуры. Исполнитель и соисполнитель назначаются руководителем темы. При определении сроков работ опираются на опытно-статистические показатели.	Вопрос 7. Способы организации исследования, создание временных трудовых коллективов исследователей, принципы их формирования, состав рабочих групп Организация исследования – это система регламентов, нормативов, инструкций, определяющих порядок его проведения. Это распределение функций, обязанностей, ответственности и полномочий на выполнение работ, распределение ресурсов по видам работ и т.д. Организация исследования осуществляется 3 способами: увеличение нагрузки персонала управления документальными обязанностями исследовательского типа; создание специальных групп и организация их работы; приглашение специализированных организаций. В управлении исследованием возникает проблема полномочий, обеспечения условий труда. Эффективность исследования определяется коллективной деятельностью. Это определяется трудоемкостью, методологией. Принципы формирования временных трудовых коллективов: Неоднородности - Как правило, в коллективе должны быть: «проблемщик» - человек, который раньше других видит проблемы; «энциклопедист» - быстро находящий аналогии в других областях знаний; «генератор идей»; «оптимизатор» - человек, который может найти оптимальный вариант решения; «энтузиаст»; «скептик»; «прогнозист»; Срабатываемости; Совпадения формальной структуры коллектива с его неформальной организацией - на основе приоритета неформального соподчинения, который требует, чтобы формальная организация совпадала с фактической субординацией исследователей. Это значит, что формирование коллектива должно начинаться с установления фактической структуры соподчинения исследователей; Перманентности, т.е. должна проводиться ротация исследователей. Могут быть привлечены специалисты других НИИ. Помимо специалистов-документоведов – специалисты других областей. Состав рабочих групп и план работы утверждаются руководителем.	Вопрос 8. Документирование отношений заказчика и исполнителя оргпроекта. Документирование оргпроектных работ определяются договором на проведение научно- исследовательских работ. Договор – основной документ, поэтапный план работ, сметная калькуляция и программа работ. Эти документы должны быть составлены и утверждены исполнителем и заказчиком в строгом соответствии с гражданским законодательством. Они являются юридическими документами, к которым обращаются стороны. Договор фиксирует тему оргпроектных работ, каждый из пунктов договора должен быть тщательно отработан. В нём указывается число, месяц и год. Если указан месяц или год, то датой окончания считается последним день месяца или квартал. Важным разделом договора является сумма договора и порядок расчёта указывается размер и сроки выплаты аванса, порядок промежуточных расчётов. В хозяйственном договоре определяется порядок приёма-сдачи выполненных работ. Приёмка выполненных работ производится заказчиком или комиссией. Момент исполнения оргпроекта – дата его отправки заказчику. Если заказчик считает необходимым доработать проект, и такое требование выходит за рамки, то исполнитель обязан доработать проект. В договоре оговариваются сроки, в которые заказчик может предъявить претензии – 10-20 дней с момента сдачи. Обязанности заказчика не ограничиваются только приёмкой. Документом возлагается на заказчика обязанность обеспечения исполнителя необходимыми материалами – оборудованием, оргтехникой. Если это оборудование может быть использовано для других тем, оно может остаться у исполнителя, исполнитель должен оплатить его по цене возможного использования. Последним разделом договора, как правило, является разрешение споров и другие условия. В этот раздел включаются условия, оговариваемые заказчиком или исполнителем. В эти особые условия включаются условия использования работ. В договоре могут быть оговорены особые условия оформления результатов, сдачи и приёмки работ и другие условия. Такой договор подписывается руководителем организации, заказчиком и скрепляется печатями. К договору прилагается три документа.
Вопрос 9. Финансирование оргпроектных работ Финансирование оргпроектных работ – договор для проведения оргпроектных работ. Документирование оргпроектных работ определяются договором на проведение научно- исследовательских работ. Договор – основной документ, поэтапный план работ, сметная калькуляция и программа работ. Эти документы должны быть составлены и утверждены исполнителем и заказчиком в строгом соответствии с гражданским законодательством. Финансирование оргпроектных работ: материалы и оборудование: 17 % к расходам по заработной плате или от общей суммы договора; зарплата: 40-60 % от общей суммы договора; накладные расходы: 40-50 % расходов по заработной плате (30 % от общей суммы договора); социальное страхование: 7-9 % к расходам по заработной плате; командировочные расходы: 2-4 % от общей суммы договора; прочие расходы: 12 % от общей суммы договора. Общая стоимость работ в целом и по этапам определяется в договоре исполнителем. Предварительная сметная калькуляция согласовывается заказчиком. Увеличение расходов должно быть согласовано с заказчиком и оформлено. Отказаться от оплаты заказчик может только в том случае, если результаты не соответствуют плану или техническому заданию. В основе планирования – трудозатраты, так как они составляют главную часть работ и отражаются на сроках оргпроектирования. Использование опытно-статистических норм позволяет производить необходимые расчеты трудоемкости работы.	Вопрос 10. Понятие структуры проектно-исследовательских работ, задачи каждого из этапов. Структура проектно-исследовательских работ и задачи каждого из этапов. В целях совершенствования планирования и установления чёткой последовательности работ этот процесс исследования подразделяется на ряд этапов, стадий: 1. Стадия оргпроектных работ – предпроектное исследование, анализ 1.1. Сбор данных. Задачи, которые ставятся на этом этапе – получить информацию для проведения исследования. Содержание этого этапа: выбор объектов исследования (структурных подразделений, работников), предметов – элементов содержания и организации труда; определение методов сбора, объёма необходимой информации и первичная обработка данных. 1.2. Изучение и анализ. Задача: определить узкие места, т.е. сформулировать проблему и выявить направления разработки. Содержание: сопоставление данных, полученных с различных объектов и различными методами, определение достаточности и корректности данных, их типизация, выбор различных вариантов, выбор объектов и предметов оргпроектирования. 2. Разработка проекта 2.1. Моделирование. Задачи: представить реальный объект в обозримом виде. Содержание: определение методов моделирования, дополнительные исследования и анализ существующих различных вариантов, комплексное обоснование каждого варианта по экономическим, социальным, техническим, психофизиологическим и правовым критериям. 2.2. Оптимизация. Задачи: обосновать проекты решения, оптимального для данных условий. Содержание: анализ организационно-технических условий применения проектного решения, установление допустимых границ, вариации характеристик и условий и выбор оптимального варианта оргпроектного решения для данных условий. 3. Внедрение проекта 3.1. Регламентация. Задача: определить степень обязательности соблюдения оргпроектных решений. Содержание: определение статуса документа (Регламент, Инструкция по делопроизводству). Определение уровня жёсткости, т.е. обязательности соблюдения для каждого из элементов проектного решения, определение допустимых границ и последствий отклонений от регламента. 3.2. Внедрение. Задачи: довести разработку до исполнителей. Содержание: определение масштабов, сроков и этапов внедрения, разработка графиков внедрения, создание организационного, методического, технического, социального и экономического обеспечения внедрения разработки. Ознакомление, обучение пользователей новым методам, авторский контроль разработчиков за ходом внедрения. 3.3. Обеспечение функционирования. Задача: создать условия соблюдения оргпроектных разработок. Содержание: контроль за соблюдением оргпроектных разработок, анализ отклонений, корректировка деятельности пользователей, корректировка и пересмотр оргпроектных решений.	Вопрос 11. Характеристика стадий оргпроектирования. 1. Предпроектное исследование. Этапом является законченная самостоятельная часть или раздел оргпроектных работ, сдаваемых заказчику и оплачиваемых им. Этот этап подразделяется на следующие элементы: - предпроектное ориетировочное исследование (диагностика); - рабочее детальное исследование; - анализ, обобщение и выводы. Техническое задание – документ, отражающий результат первой стадии работ, он является очень важным организационно-методическим документом. 2. Вторая стадия проектно-исследовательских работ рабочее детальное исследование. Заканчивается разработкой технического проекта. Начало этого этапа связано с детальным исследованием объекта и системы управления. При проектировании очень сложных по своему характеру объектов, допускается выделение в качестве самостоятельного этапа – этапа детальных исследований. Обычно техническое проектирование занимает около 30 % общей трудоёмкости исследования и проектирования. На особо важных и сложных объектах проектирования допускается деление этого этапа на эскизный проект. Обычно при разработке проектов системы управления, технический проект может включаться в проектное задание. 3. Рабочий проект – анализируются (детализируются) организационные, технические идеи и решения, содержащиеся в техническом проекте – около 50 %. 4. Четвёртый этап – завершающая стадия работ по исследованию и проектированию – этап внедрения проекта. Внедрение проекта – поэтапный процесс, представляющий собой последовательное осуществление комплекса организационно-технических мероприятий по совершенствованию системы управления, структуры аппарата, унификации систем документации, внедрения новых современных технических средств, обучение работников новым приёмам работы. В общей сложности трудоёмкость этой стадии – 10 – 30 % трудоёмкости разработки всего проекта.
Вопрос 12. Техническое задание как результат первой (предпроектной) стадии оргпроект. Работ Техническое задание – документ, отражающий результат первой стадии работ, он является очень важным организационно-методическим документом. Техническое задание должно содержать ряд разделов: 1) основание для разработки и проведения исследовательских работ (приказ и т.д.); 2) указываются цели и задачи исследования и проектирования системы управления; 3) исходные данные (краткая характеристика объекта исследования и проктирования); 4) состав проекта и основные направления исследований проектирования – перечень основных этапов проекта; 5) ориентировочные показатели экономической эффективности проекта ( экономический эффект, срок окупаемости). К техническому заданию прилагаются: - отчёт о выполнении работ по предпринимаемому исследованию; - предварительный перечень технических средств, необходимых для проведения исследований и проектирования; - сметно-финансовый расчёт затрат на исследования и проектирование и внедрение проекта; - документ об обеспечении финансирования работ – гарантийное письмо.	Вопрос 13. Этап технического проектирования (вторая стадия оргпроектных работ). Детальное исследование объекта управления. Вторая стадия проектно-исследовательских работ рабочее детальное исследование. Заканчивается разработкой технического проекта. Начало этого этапа связано с детальным исследованием объекта и системы управления. При проектировании очень сложных по своему характеру объектов, допускается выделение в качестве самостоятельного этапа – этапа детальных исследований. Обычно техническое проектирование занимает около 30 % общей трудоёмкости исследования и проектирования. На особо важных и сложных объектах проектирования допускается деление этого этапа на эскизный проект. Обычно при разработке проектов системы управления, технический проект может включаться в проектное задание.	Вопрос 14. Рабочий проект (третий этап оргпроектных работ) Рабочий проект – анализируются (детализируются) организационные, технические идеи и решения, содержащиеся в техническом проекте – около 50 %. На практике иногда возникает необходимость объединения технического и рабочего проектирования в одну стадия, которая называется «Технорабочий проект», в котором отдельные идеи и решения могут быть детальными и доведёнными до рабочего проекта, а другие ограничены изложением в виде технических предложений по совершенствованию системы управления. Этот этап считается наиболее ответственным в проектировании. В процессе проектирования разрабатывается оптимальный вариант системы управления и организации аппарата управления, его деятельности по выполнению возложенных не его функций. При локальном исследовании проектирование, проектные предложения, как правило, не выходят за рамки технического задания. При комплексном проектировании, состав проектных предложений охватывает все возможные пути ликвидации недостатков, которые были выявлены в ходе детального исследования. Те работы, которые мы выполнили в ходе комплексного проектирования, например, по проблеме совершенствования работы аппарата управления. Работы, выполняемые в ходе комплексного проектирования, рационализации службы ДОУ: 1. Установление перечня и последовательности необходимых операций и процедур в технологии обработки документов (приём, регистрация). 2. Определение приёмов выполнения этих операций, т.е. – технологии операций. 3. Подбор средств оргтехники, компьютерной техники, необходимой для реализации отдельных операций. 4. Разработка общей технологии ДОУ (подписание, рассмотрение) и т.д.
Вопрос 15. Работы, выполняемые в ходе комплексного проекта рационализации службы ДОУ. Работы, выполняемые в ходе комплексного проектирования, рационализации службы ДОУ: 1. Установление перечня и последовательности необходимых операций и процедур в технологии обработки документов (приём, регистрация). 2. Определение приёмов выполнения этих операций, т.е. – технологии операций. 3. Подбор средств оргтехники, компьютерной техники, необходимой для реализации отдельных операций. 4. Разработка общей технологии ДОУ (подписание, рассмотрение). 5. Нормирование отдельных операций. 6. Расчёт трудоёмкости выполнения отдельных процедур, видов работ, расчёт необходимых затрат времени на организацию делопроизводственного обслуживания. 7. Расчёт необходимого штата делопроизводственного персонала. 8. Распределение обязанностей между работниками службы ДОУ (должностная инструкция). 9. Построение оргструктуры службы ДОУ (положение о службе ДОУ). 10. Проектирование рабочих мест сотрудников службы ДОУ. 11. Планировка служебных помещений персонала службы ДОУ. 12. Разработка маршрутов доставки документов. 13. Проектирование условий труда сотрудников службы ДОУ, организация рабочих мест. 14. Подготовка сметы на проектируемое оборудование. 15. Разработка положений о службе ДОУ, разработка должностных инструкций, инструкций по делопроизводству. 16. Расчёт показателей проекта, расчёт стоимости проекта, расчёт экономической эффективности проекта ДОУ.	Вопрос 16. Этап внедрения оргпроекта, проектные решения, подлежащие внедрению, фазы внедрения. Внедрение проекта – поэтапный процесс, представляющий собой последовательное осуществление комплекса организационно-технических мероприятий по совершенствованию системы управления, структуры аппарата, унификации систем документации, внедрения новых современных технических средств, обучение работников новым приёмам работы. В общей сложности трудоёмкость этой стадии – 10 – 30 % трудоёмкости разработки всего проекта. По своему характеру проектные решения, которые подлежат внедрению, могут быть: 1) техническими – процесс организации и исполнения существующей техники, которая уже применяется в отрасли; 2) научные решения – перенос и утверждение достижений науки; 3) решения научно-технического характера – преобразование новой идеи или изобретения в социально или экономически значимую продукцию, обладающую новыми технико-экономическими подходами; 4) организационно-управленческие – запланированные и приносящие результаты изменения в системе управления, в структуре организации, кадров, технике, методах и процедуре управления деятельности. Кто занимается разработкой и внедрением проекта? Внедрение проекта может проводиться: - организацией-разработчиком; - специализированной организацией; - совместно с коллективом организации. Процесс внедрения управленческих нововведений может быть различной формы: - проведения эксперимента и при удачном исходе – полное осуществление рационализации системы управления; - поэтапное внедрение проекта рационализации проекта; - одноразовое применение процесса. Процесс внедрения, фазы внедрения проекта: 1. Эксперимент (мотивация) – формируется готовность коллектива к сознательной деятельности по внедрению нововведений. 2. Подготовка кадров, т.е. обеспечивается взаимопонимание и согласованность действий (и по горизонтали и по вертикали). 3. Управленческое воздействие – введение изменений. 4. Становление – в ходе которого происходит стабилизация и упорядочение работы. Вся система проходи процесс саморегуляции. 5. Контроль – оценивается весь ход процесса, конечные результаты, расходы и возможное использование достигнутых результатов для последующего совершенствования системы.	Вопрос 17. Основные стадии этапа внедрения оргпроекта: 1. Разработка плана внедрения – определяются основные этапы и сроки проведения работ, устанавливаются подразделения и исполнители, которые отвечают за организацию внедрения и осуществляют контроль за внедрением, определяются обязанности и ответственность. На основе плана составляется график внедрения. Создание рабочей группы по внедрению – один из важных моментов. Кто входит в рабочую группу по внедрению? Задачи этой группы – осуществление связи между разработчиком проекта и руководством организации-заказчика, координация работ по внедрению проекта, должен быть контроль, авторский надзор за ходом внедрения, необходим обзор данных для проектировщика, оснащение рабочих мест оборудованием, которое предусмотрено проектом. Организация обучения кадров на новом оборудовании по новой технологии, состав рабочей группы – 5-6 человек. Этап планирования заканчивается изданием приказа по внедрению. 2. Подготовительный этап: обучение рабочей группы, ознакомление сотрудников организации-заказчика с новой технологией работы, закупка, установка, наладка нового оборудования, согласно проекту, разработка комплекса мероприятий по стимулированию сотрудника, создание форм документов, которые необходимы для контроля и фиксации хода внедрения. 3. Управление внедрением – непосредственное проведение в жизнь всех мероприятий, которые были предусмотрены проектом. Завершается процесс внедрения расчётом реального экономического эффекта, который получен в результате внедрения нового оборудования, новой технологии, подписанием акта о завершении работ по внедрению новой системы управления.
Вопрос 18. Объекты исследования. Процедуры и операции технологического процесса управления Объекты исследования условно могут быть разделены на статистические, т.е. относительно неизменяемые и динамические (подвижные). В свою очередь, технологический процесс разделяется на процедуры и операции. Под процедурой понимается объединение нескольких последовательных операций, направленных на выполнение аппаратом управления своих функций. Например, экспедиционная обработка корреспонденции, контроль исполнения документов, принятие решений. Операцию принято считать наименьшей законченной частью работы, выполняемой на одном рабочем месте. При необходимости могут быть выделены элементы операции, т.е. её составные части. В технологическом процессе выделяют творческие, формально-логические и технические операции. Например, хранение документов, подготовка документов с использованием технических средств (технические операции). Контроль исполнения, регистрация и учёт (формально-логические операции). Такое разделение служит основой для применения различных методов исследования. В соответствии с этапами проведения исследований, которые мы выбрали, могут подразделяться на три основных группы: - методы исследования объекта – сбора исходных данных; - методы количественного и качественного анализа; - методы проектирования.	Вопрос 19. Основные методы обследования делопроизводства - методы исследования объекта – сбора исходных данных; - методы количественного и качественного анализа; - методы проектирования. Учитывая многообразие применяемых методов, их можно классифицировать по ряду признаков: 1) по полноте охвата исследования: -полные (сплошные) - выборочные 2) по степени участия проектантов в обследовании объектов: - непосредственные - опосредованные 3) по времени исследования: - непрерывные - периодические (и всё это зависит от объектов исследования) - разовые 4) по отображению обследуемого объекта: -описательные -математико-статистические - графические С целью сбора количественных и качественных исходных данных о технологических процессах управления и трудовых процессах управления используются следующие методы: 1. Методы привлечения исходных данных: - изучение документов (нормативно-правовых, организационно-трудовых документов); - методы опроса (интервью, анкетирование); - методы непрерывных наблюдений (фотография рабочего дня: групповая, индивидуальная; самофотография, хронометраж: выборочный, сплошной, целевой); - методы выборочных наблюдений (периодические наблюдения, моментальные наблюдения); - расчётные прогнозы (количественные); -методы привлечения исходных данных непосредственно от сотрудников характеризуются тем, что исследователи запрашивают данные, в составлении которых они лично не участвовали – методы опроса: интервьюирование, анкетирование (сплошное, выборочное, индивидуальное). Источниками сведений при детальном рабочем обследовании содержание и организация труда может быть организационно-правовая и др. документация (орд, документы для изучения и анализа документооборота (статистические отчеты). Расчетные методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени характеризуется тем, что исследователи получают необходимые им данные из сведений о количественной характеристике видов работ и путем расчетов за определенный период времени. Это, в основном, статистическая обработка результатов путем выборки, анализ исходных данных и т.д. Что же служит критериями выбора методов исследования? Экономическая целесообразность, сравнительная оценка точности методов. Вероятность и возможность отклонений при использовании того или иного метода. В целях повышения достоверности исследования целесообразно применение сочетания методов и перепроверки результатов с помощью других методов. Методика исследований – одна часть совокупности работ по оргпроектированию, 2-ю часть составляют методы проектирования: приемы, разработки новой рациональной организационной структуры аппарата, технологических процессов управления и делопроизводства. К этим методам относятся следующие: моделирование, конструирование, экспериментирование. Такие методы используются при оргпроектировании.	Вопрос 19.1 Метод наблюдения (метод личного наблюдения) Метод наблюдения – любое наблюдение состоит из следующих этапов: 1. подготовка к наблюдению; 2. проведение наблюдения; 3. обработка данных наблюдения; 4. анализ результатов и проектирование более рационального трудового процесса; Этот метод заключается в присутствии в течение определенного времени при совершении работы и наблюдение за ней путём измерений, а так же непосредственно наблюдения за изучаемыми объектами. При этом наблюдения не представляет собой беспорядочный набор случайных впечатлений, это процесс целенаправленный, который должен быть подчинен задачам исследования. Метод наблюдения требует ясно поставленной цели и хотя бы определенного минимума знаний о наблюдаемом объекте. Очень распространенным методом наблюдения является метод личного наблюдения, когда исследователь лично присутствует при операциях того или иного процесса, фиксирует данные своего наблюдения, а иногда принимает участие в самой работе. Непосредственно изучение делопроизводства организации специальными методами дает наиболее полное представление об исследуемом объекте. Наблюдения осуществляются индивидуально или коллективно. Коллективное наблюдение ведется несколькими лицами, между которыми проводится разделение исследуемых объектов. Обследование может проводится однократно и повторятся спустя некоторый период. Также наблюдение может проводится непрерывно на протяжении предусмотренного отрезка времени, что зависит от поставленных задач и особенностей организации. Поэтому по времени наблюдения различают: долгосрочные, непрерывные, краткосрочные.
Вопрос № 19.2 Метод моментного наблюдения, долгосрочное наблюдение, непрерывное наблюдение По времени наблюдения различают: долгосрочные, непрерывные, краткосрочные. Краткосрочное наблюдение может проводится однократно (такое наблюдение называется моментным) или периодически, повторяясь через некоторые промежутки времени. Моментные наблюдения применяются ограничено и только при изучении однотипных, часто повторяющихся операций. Например, операции по регистрации документа, экспедиционные работы, которые производятся, как правило, в центральных делопроизводственных службах (это функции работников СДОУ). Стабильность операций в этих службах позволяет путем метода моментных наблюдений при незначительной трудоемкости выявить затраты времени больших групп работников и загрузку или использование технических средств. Моментными наблюдениями пользуются при возможности ограничится средними показателями. Метод моментных наблюдений предполагает, что есть возможность визуально различить те или иные операции и их количественные характеристики. Это относится к ограниченному числу сотрудников аппарата управления. Этот метод в практике оргпроетирования применяется не часто. Метод моментных наблюдений предполагает, что фактические данные собираются в случайные моменты времени. Точность результатов или степень приближения к фактическому приближению дел определяется количеством наблюдений. При выборе видов работ интересующих исследователей эти виды работ должны быть визуально наблюдаемыми. Удельный вес этих работ не должен быть слишком мал (не менее 20%).	Вопрос 19.3 Метод сплошного наблюдения По степени охвата изучаемого объекта различают наблюдение сплошное и выборочное. Метод сплошного наблюдения является наиболее полным, дает наиболее достоверные данные, но проведение сплошного наблюдения требует более длительного времени и больших затрат труда. Когда сплошное наблюдение не может быть проведено, прибегают к выборочному наблюдению. При выборочном наблюдении исследуют специально выбранные участки, операции на основании которых можно охарактеризовать всю их совокупность в целом. Это требует проведения отбора изучаемых частей объектов на основе принципов, обеспечивающих получение достоверных данных.	Вопрос 19.4 Метод выборочного наблюдения (типическая, серийнавя выборка) По степени охвата изучаемого объекта различают наблюдение сплошное и выборочное. При выборочном наблюдении исследуют специально выбранные участки, операции на основании которых можно охарактеризовать всю их совокупность в целом. Это требует проведения отбора изучаемых частей объектов на основе принципов, обеспечивающих получение достоверных данных. Выборочный метод является наиболее экономичным. Такой метод является практически достоверным. Кроме того, позволяет произвести выборочное наблюдение объекта с большей тщательностью. Существует несколько способов отбора единиц для изучения. Выборка может осуществляться случайно, при этом все единицы совокупности имеют одинаковую вероятность попадания в выборку – такой отбор является индивидуальным. Если перед началом отбора объекты разбивают на группы, а из каждой группы производится выбор единиц, такая выборка называется типическая. Из каждой группы может отбираться в случайном порядке целые серии единиц, которые будут подвергаться сплошному наблюдению. Такая выборка называется серийной.
Вопрос 19.5 Метод непосредственного наблюдения По степени участия проектантов в обследовании объектов методы различают:- непосредственные; опосредованные Разновидностью непосредственно наблюдения, является непосредственное наблюдение за документом. Наблюдение может проводится с момента создания или получения документа или сдачи в архив. Кроме метода непосредственного наблюдения применяются методы получения данных путём анкетирования, интервьюирования, самофотографии.	Вопрос 20. Обследование затрат времени на делопроизводственные процессы Выявление затрат рабочего времени производится с помощью фотографии рабочего времени и хронометража. Для обеспечения возможности анализа затрат рабочего времени все виды работ группируются в отдельные и относительно самостоятельные группы. Например, классификация затрат рабочего времени руководителя может различаться в зависимости от выбранного критерия. Такими функциями могут быть: характер выполняемых работ, побудительные причины выполнения работ, фактор времени, место выполнения работ. По характеру выполнения работ затраты рабочего времени руководителя можно классифицировать: - организационно-административные работы;- индивидуально-творческая работа;- вспомогательная работа;- отдых; По функциям руководство трудовым коллективом затраты рабочего времени можно разделить:-планирование;- организационные вопросы;- мотив;- учет;- анализ;- контроль; По характеру побудительных причин затраты побудительных причин можно разделить по следующим группам:- по инициативе руководителя;- трудового коллектива; По формам работы:- проведение совещания;- индивидуальные беседы с подчиненными;- собрания трудового коллектива;- разговоры по телефону;- вызовы к руководству. Фотография рабочего дня заключается в фиксации трудового процесса во времени в порядке последовательности выполнения работ на протяжении всего рабочего дня или какой-то его части. Хронометраж –может быть использован когда изучаемая операция очень кратковременна и ее нельзя зафиксировать другим способом, или когда надо выделить из операции некоторые элементы.	Вопрос 20.1 Метод фотографии рабочего дня. Фотография рабочего дня заключается в фиксации трудового процесса во времени в порядке последовательности выполнения работ на протяжении всего рабочего дня или какой-то его части. Фотография рабочего дня выполняется для выявления затрат и потерь рабочего времени, их видов, продолжительности и повторяемости. Фотография целесообразна в случаях, если сотрудником выполняется несколько работ. Результаты наблюдения методом фотографии могут быть записаны различными способами в специальной карте, в наблюдательном листе, могут быть показаны графически (по горизонтали время, по вертикали виды деятельности). В карте фотография рабочего дня фиксируются сведения о наблюдателе, месте наблюдения, дате наблюдения. Фотография рабочего дня может быть индивидуальной и групповой. Индивидуальная – одного сотрудника, групповая - группы сотрудников, выполняющих оду работу. Фотография рабочего времени может быть сплошной и выборочной. Сплошная – фиксация рабочего времени на протяжении всего рабочего дня. Выборочная изучает всей последовательности работ. Документы которые используются: - карта; - наблюдательный лист- все наблюдения, где указывается время, начало и конец отдельных операций, их продолжительность и результат. После окончания фотографии рабочего времени подводятся итоги, и рассчитывается величина и удельный вес полученного рабочего времени зависящие и независящие от работника потери. Фотография рабочего времени может быть в графической форме, тогда наблюдательный лист имеет форму хронооперограммы. Количество фото зависит от продолжительности рабочего цикла. Если цикл операции равен 1-му дню, то достаточно провести фотографию рабочего дня в течении 5-6 дней месяца.
Вопрос 20.2 Самофотография Метод самофотографии – фотографии рабочего процесса. Проводится самим исследователем для выявления затрат рабочего времени. При самофотографии запись проводится самим работником, исследователю целесообразно принять участие в составлении карты самофотографии. Особое внимание обращают на составление перечня элементов, перечня операций, чтобы избежать разнобоя в названии операции, приписываний времени, которое фактически затрачивается на один вид работ к другим. Выявляются потери рабочего времени, которые связаны с недостатками в организации труда. В то же время, самофотография не всегда полностью выявляет потери рабочего времени по вине работника. Метод самофотографии удобно применять тогда, когда сотрудник выполняет работы, имеющие определённый, давно продолжающийся срок.	Вопрос 20.3 Метод хронометража Хронометраж –может быть использован когда изучаемая операция очень кратковременна и ее нельзя зафиксировать другим способом, или когда надо выделить из операции некоторые элементы. Являются затраты времени на одну операцию в течение семи рабочих дней, время на посещение копировально-множительного бюро. Способом хронометража изучаются повторяющиеся элементы работы. При хронометраже предметом наблюдения является не распределение времени, а продолжительность отдельных, точно определенных операций. Когда применяется хронометраж: - при установлении нормативов времени для выполнения отдельных элементов операции; - для проверки и уточнения норм времени, рассчитываемых по нормативам, для выявления причин невыполнения норм; - для определения трудозатрат, когда операции слишком кратковременны. Хронометраж подразделяется на индивидуальный и групповой. Индивидуальный – изучается работа 1 сотрудника, методы и приемы исполнения работ. Групповой хронометраж – при проведении 1 наблюдателем изучается работа группы сотрудников. Когда изучается работа структурного подразделения. При определении численного состава подразделения или рационального распределении в нем обязанностей между сотрудниками. Хронометраж проводится дважды: - за 45-50 мин до начала работы; - за 1,5-2 часа до окончания рабочего дня. Когда хронометраж проводят с целью разработки норм, устанавливается длительность не только…. В результате анализа хронометража определяются возможности сокращения затрат оперативного времени.	Вопрос 20.4 Метод статистического наблюдения Статистическое исследование – основной метод для получения количественных данных, необходимых для изучения вопросов документооборота, справочно-информационного обслуживания, для определения численности сотрудников. Проводится там, где допустим количественный учёт явлений. Разновидностью непосредственно наблюдения, является непосредственное наблюдение за документом. Наблюдение может проводится с момента создания или получения документа или сдачи в архив. Кроме метода непосредственного наблюдения применяются методы получения данных путём анкетирования, интервьюирования, самофотографии.
Вопрос 21 и 21.1 Анкетное обследование Анкета – систематизированный опросник, который составляется исследователем. При разработке анкеты, определяют логическую схему построения вопросов, чтобы можно было проследить продвижение от общих вопросов к частным. Количество вопросов в анкете должно быть небольшим, чтобы не вызвать небрежного её заполнения. Вопросы подразделяются на закрытые (да, нет) и открытые. Анкеты с открытыми вопросами имеют то преимущество, что по ним можно определить мнение опрашиваемого, его мотивы, с закрытыми проще. Отвечающему на один и тот же вопрос может предлагаться выбор ответов. С помощью анкетирования получают не только сведения, которые дополняют объективные данные. Анкетирование может проводиться как сплошное, выборочное или индивидуальное. Анкетирование позволяет охватить большое количество людей и получить сравнительные данные. Анкета должна предлагать ознакомление сотрудников с целями и задачами исследования. Анкетный способ не очень трудоёмкий. Затраты – десятая часть, необходимая для непрерывного наблюдения. Достоверность анкетного материала зависит от субъективных качеств. Это делает анкетный способ не достаточно точным. При изучении делопроизводства можно использовать метод сопроводительных анкет, который заключается в том, что к наиболее интересным, типичным документам прикрепляются анкеты. Все руководители, исполнители обязаны сделать в анкете записи. Это может быть указание должностей, операций с документами. В этом случае изучается сопоставимость данных о количестве операций и времени на них. Анкета может быть и устной. Она заполняется самим исследователем в результате опроса.	Вопрос 22. Метод интервьюирования Преимущества перед анкетой: при интервьюировании исследователь может ставить дополнительные вопросы или уточнять ответы. Интервьюирование может представлять собой индивидуальную или групповую беседу. Повторное интервью проводится для уточнения. Интервью проводят через одинаковые промежутки времени. Сведения, которые получаю в ходе опроса должны записываться по ходу опроса. Для записи могут быть использованы карточки. Данные по каждой беседе относятся … с ответами и выводами исследования. Вопрос 24. Метод моделирования Исследование объекта может производиться с помощью построения его модели – методом моделирования. Моделирование не требует обязательного представления объекта в форме абсолютного. Модель – воспроизведение наиболее важных в данном исследовании сторон объекта. В основе моделирования лежат аналогии, т.е. соответствие между тем объектом , который мы исследуем и его моделью. Соответствие не является абсолютным, т.к. не было бы смысла в моделировании. Модель используют в качестве заместителя изучаемого объекта. Модель может представлять собой словесное описание объекта, иметь графическую форму (рисунок, таблицы).	Вопрос 23. Графические методы обследования Графические методы применяются для фиксации исходных данных, являясь вспомогательным средством при изучении объекта. Графики позволяют отразить функции сотрудников, выполняемых или операций и состава документов в форме, удобной для анализа. Перед составлением графиков определяют графическую форму, которая будет максимально соответствовать содержанию отображаемого процесса, а затем производится составление графика, т.е. заполнение намеченной формы конкретными данными, вычерчивание этого графика. Каждая конкретная задача требует выбора определённого типа графика. Среди многочисленных графиков, которые применяются при исследовании делопроизводства, особую группу занимают организационные графики: оргограммы, оргосхемы. Организационные графики применяются для отображения структуры и организации учреждения, отношений подчинения и соподчинения структурных подразделений, взаимоотношений отдельных работников, распределение функций управления – для изображения организационных структур и процессов. Документограммы – график, который отражает движение документов в организации. Документограммы могут быть очень простыми: в виде схемы, показывающей движение документа. Могут быть более сложными, фиксирующими, какие документы составляются и исполняются в структурных подразделениях, через какие инстанции проходят документы, какие виды работ с ними совершаются, и как документы связаны между собой. С целью анализа организации процессов обработки документов составляется оперограмма. Цель оперограммы – отразить не прохождение документа, а работу над этими документами. Сущность оперограммы – расчленение общей операции на ряд последовательных операций с указанием исполнителей и порядка прохождения документов через структурные подразделения. Графическая форма, отображающая операции по осуществлению какой-либо функции, называется функциограммой, облегчает внесение и разграничение функций между сотрудниками, которые выполняют взаимосвязанные процессы работы. Позволяет выявить дублирование или параллельность. Кроме организационных графиков, при исследовании делопроизводства применяются графики, выражающие расположение предметов и явлений во времени – хронограммы. Хронограммы – графики длительности событий и явлений и распределения их во времени. Объектом изображения хронограмм является совокупность операций, выполняемых в течение определённого периода. Хронограммы рабочих операций наиболее широко применяются для хронометража, но по горизонтали – время, по вертикали – операции, часто этот вид графиков совмещается с оперограммами. Топограмма изображает планировку помещений, расположение рабочих мест, между которыми циркулируют документы, поэтому, изучая организацию документооборота, нужно составлять топограмму сначала. Одной из наиболее распространённых разновидностей графиков, которая отражает количественные отношения – диаграммы. Диаграммы служат средством отображения количества. Достоинство диаграмм – небольшая трудоёмкость, наглядность. Диаграмма может быть:- столбиковая;- ломаная кривая;- шкала распределения.
Вопрос 25.1 Состовление и оформление документов В ходе изучения документообразования обращают внимание на такие вопросы, как состав документов, целесообразность создания документов, выявление документов, создание которых не обусловлено деловой необходимостью, правила и способы документирования в данной организации. Один из основных методов изучения процесса образования документов – выборочное изучение индивидуального содержания максимального числа документов. Используются номенклатура дел, перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, документы, хранящиеся в архиве. Но основные данные можно получить на рабочем месте, в ходе бесед со специалистами, с исполнителями или путем непосредственного наблюдения за документами. Объектом детального изучения должны быть прежде всего основные документы организации. Выясняя состав документации, необходимо установить, как она распределяется по участкам работы в организации, на каких участках какие создаются документы. Из выбранных для наблюдения документов необходимо бывает установить, кто участвовал в подготовке документов, насколько они обоснованы, нет ли необходимости в исключении или замене какого-либо из них, в изменении их последовательности. Такой метод изучения позволяет точно зафиксировать весь комплекс операций с документами и установить связь между различными этапами работы по составлению документов. Получив все эти данные, приступаем к подготовке табеля видов и разновидностей документов, необходимых и достаточных для осуществления деятельности организации с указанием, в каких случаях и на каких участках работы организации документы создаются. Для установления логической связи между документом и соответствующим участком работы может быть использована таблица документирования. В таблице должна быть учтена вся документация. Таблица составляется следующим образом: подлежащее – основные виды работ с документами, сказуемое – перечисляются документы, группируемые по тому или иному признаку. Можно выявить дублирующие друг друга документы. Возможность наглядно представить все виды документов – документограмма. При ее составлении выделяют определенную функцию, которую выполняет группа документов. Для отражения многоэтапного процесса подготовки и оформления документов, совершаемых с ними операций, служит оперограмма. Для выявления документов, несущих однородную информацию, – схемы документооборота. При изучении форм документов необходимо собрать полный комплект всех использующихся в организации форм и образцы их заполнения. Для последующего анализа эти документы группируются по их наименованиям. Результаты изучения форм документов могут сводиться в таблицу. Сведения в графе 2 предварительно группируются по признаку принадлежности к определенным документам. Графы 7, 8, 9 – пишется «да» / «нет». В случае положительных ответов на графу 7, в примечании поясняется, какие реквизиты должны быть внесены дополнительно и как фактически используется тот или иной бланк. На основании проведенного анализа решают, необходима ли та или иная форма вообще, полностью ли она отвечает своему назначению. Выясняют, имеются ли используемые не по назначению, не используемые вообще. Имеется ли возможность применения типовых текстов, какие документы должны являться объектом рационализации в первую очередь. На основании выявленных фактов и учитывая требования стандартизации осуществляется унификация форм документов. Для выявления повторяющейся информации в документах отдельно по каждому виду составляется таблица унификации текстов.	Вопрос 25.2 Организация документооборота Для изучения документооборота используются практически все основные методы, применяемые для исследования: метод непосредственного наблюдения и изучения, интервьюирование, особенно широко-графические. На первом этапе исследования выясняются основные документопотоки, которые циркулируют в организации, устанавливается состав и объем исходящих, входящих и внутренних документов, изучается распределение документационных потоков по структурным подразделениям. При установлении документационных потоков их целесообразно группировать следующим образом: - по наименованию документов; - по корреспондентам и их значимости для работы аппарата; - по характеру документов. Затем устанавливается объем годового документооборота в организации. Все эти сведения сводятся в таблицы и представляются в графической форме. Это могут быть диаграммы, кривые. Также графики показывают сезонные колебания в объеме документооборота и позволяют реагировать на это. С помощью диаграмм можно показать структуру документопотоков, поступающих в организацию в течение года и соотношение отдельных групп документов. Подсчет объема входящей и исходящей корреспонденции осуществляется по регистрационным формам как в канцелярии, так и в структурных подразделениях (сводки отчетов получаемых и отправляемых документов). Изучить маршруты движения документов внутри организации, установить взаимосвязь документопотоков, распределение между подразделениями помогают маршрутные схемы. Маршрутные схемы составляются как на группы входящих и исходящих документов, так и а отдельные виды и разновидности. В качестве средства наблюдении за процедурой прохождения и исполнения документов используются наблюдательные карточки. Такая карточка заводится на отдельный документ в момент его поступления в организацию, прикрепляется к документу и переходит от одного рабочего места к другому. Работники делают соответствующие отметки о выполненной с документом операции. Для получения объективной картины необходимо проследить обращение не менее 100 или 200 документов, которые отражают основные группы и виды документов. Сопоставление и изучение наблюдательных карточек позволяет определить содержание и количество операций, из которых состоит процесс работы с документам, их последовательность, среднее время выполнения, время, затрачиваемое на прохождение документов. Схемы документооборота, наблюдения карточек позволяют выявить многократное возвращение одного и того же документа к одному и тому же исполнителю. Операции с документами фиксируются с помощью оперограмм. Например, операции движения и обработки документов, поступивших на имя руководства. Для большей полноты аргументации анализируемых процессов на графике на основе проведенных наблюдений можно проставить среднее время на эту операцию.	Вопрос 25.3. Регистрация документов, построение научно-справочного аппарата, контроль за исполнением документов, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию Факторы, определяющие эффективность регистрации документов: Должны быть рассмотрены вопросы внедрения системы регистрации документов: - какова длительность периода существования регистрационной формы; - количество РКК, которые должны находиться в обращении; - необходимое количество РКК, по которым можно легко найти необходимые сведения. Установив действующие в организации формы регистрации, решают вопрос об их эффективности, отдавая предпочтение той или иной форме регистрации учитывая время регистрации первого документа, а также столько записей должно быть на протяжении жизни документа, время на операции по наведению справок по документам той или иной формы регистрации. Должны быть изучены регистрационные формы, состав реквизитов этих регистрационных форм, насколько они обоснованы и соответствуют требованиям Инструкции 2009. Изучая организацию необходимо обращать внимание на то, выполняется ли однократность, когда и в какие сроки осуществляется регистрация документа. Изучение вопросов формирования дел преследует две основные цели: подготовку предложений по наиболее целесообразному объединению документов в дела; разработку системы организации дел в делопроизводстве, которая сводится к подготовке номенклатуры дел. Изучение проводится в двух направлениях: анализируются состояние и методика работы по формированию дел; анализируется практика формирования дел в структурных подразделениях. В ходе исследования выясняется: - наличие и качество номенклатуры дел; - сведения, проставляемые в НД; - порядок построения НД структурных подразделений; - наличие сводной НД с единой нумерацией и индексацией дел; - схема построения сводной НД; - порядок разработки, согласования и утверждения НД; - должностные лица, участвующие в разработке НД и т.д. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает в себя: - ЭЦ документов; - оформление дел; - составление описей документов. На эти три вопроса обращают внимание при исследовании данного участка делопроизводства. Изучается: организация работы по подготовке дел к последующему хранению и использованию; персонал, выполняющий эту работу; соблюдение требований архивной службы в области НТ обработки документов; наличие и качество ведомственного перечня документов; порядок описания документов; порядок согласования и утверждения описей; порядок сдачи дел в архив организации.
Вопрос 26. Порядок разработки табеля унифицированных форм документов Табель УФД является нормативным правовым актом, регламентирующим состав и количество документов, необходимых и достаточных для реализации возложенных на организацию функций, а также процедуру их подготовки. В табель вносятся как документы, изготавливаемые традиционным способом, так и ЭД. Табель УФД составляется после проведенной унификации документов и сокращения количества применяемых форм. Табель УФД способствует упорядочению документирования, сокращению объема документооборота, ликвидации дублирования документов традиционных и составляемых средствами ВТ, способствует повышению эффективности использования ВТ в управлении. Для разработки табеля создаются рабочие группы, в которые включатся работники службы ДОУ, всех структурных подразделений и обязательно юридической службы. Состав рабочей группы утверждается приказом руководителя. Разработка табеля ведется в 4 этапа. На первом этапе выявляется полный фактический перечень документов, создаваемых организацией. Такой перечень следует составлять в каждом структурном подразделении, а затем перечни структурных подразделений сводятся в общий перечень организации. Одновременно с составом документов выявляется круг должностных лиц, имеющих право подписывать, согласовывать документы. Выявляются структурные подразделения, где регистрируются и контролируются документы. Перечень – в табличной форме и включает такой перечень 17 граф. Графа 1: Наименование формы документа, в том случае, если документ унифицирован, или наименование документа, которое включает название и заголовок. Графа 2: Указывается наименование правового акта, в соответствии с которым составлен документ. При отсутствии такого акта графа не заполняется. Графа 3: Отражается степень унификации документа (наличие унифицированного текста). Если документ составлен в электронной форме, то в регистрационном индексе после № - ЭД. В графах 4 и 5 указывается код формы документа. В графах 6 и 7 проставляется отметка о согласовании проекта. В графе 6 – должность лица, визирующего проект. В графе 7 – внешнее согласование (со сторонней организацией). В графе 8 – наименование должности лица, подписывающего документ. Графа 9 заполнятся только в том случае, если документ подлежит утверждению. В графе записывается наименование должности лица, утверждающего документ или название соответствующего распорядительного документа. Графа 10 заполняется в том случае, если на подлиннике документа проставляется печать: гербовая или простая. В графе 11 отмечается периодичность создания документа (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно, по мере необходимости и т.д.) или указывается срок подготовки. В графе 12 указывается наименование структурного подразделения, в котором регистрируется документ. В графе 13 – наименование структурного подразделения, в котором контролируется документ. В графе 14 – наименование организации, в которую направляется документ. В графе 15 – наименование структурного подразделения, в котором хранится документ до передачи в ведомственный архив или уничтожения. В графе 16 указывается количество документов данного названия за год и вид бланка. Графа 17: примечания. Второй этап заключается в анализе выявленного комплекса документов, в результате чего определяется состав неунифицированных документов. Результаты такого анализа – основа для заполнения графы 17 перечня, где содержатся рекомендации о включении документа в табель. Если документ не унифицирован, в графе 17 делается отметка о необходимости унификации. В этой же графе – рациональные предложения по согласованию, подписанию, утверждению, хранению, регистрации, контролю исполнения документов.	Вопрос 27. Оформление итогов обследования делопроизводства Оформляются итоги исследования подготовкой предложений по совершенствованию работы. Итоги могут быть оформлены в виде: - проекта рационализации делопроизводства; - отчета с соответствующими предложениями. В первой части работы дается достаточно подробное описание и анализ существующей организации делопроизводства, а также выводы, суммирующие полученные данные. Вторая часть отчета (проекта) должна содержать конкретные предложения по совершенствованию организации делопроизводства. В этом отчете должны быть освещены главные вопросы и участки делопроизводства: - организация делопроизводственной службы; - порядок составления и оформления документов; - система учета и регистрации; - контроль прохождения и исполнения; - организация информационно-справочной работы; - формирование документов; - подготовка документов к сдаче в архив. Разрабатываются и включаются в итоговый материал формы документов, применяемых в организации, НД, описи, необходимый справочно-методический материал (например, перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ, схемы документооборота и т.д.). Проектом в работе пользоваться трудно. Отчеты (проекты) служат для составления инструкции по делопроизводству, должностных инструкций. В отчете должны быть обоснования новых методов работы, ожидаемые результаты от внедрения. Подготовка и внедрение предложений по рационализации делопроизводства включает также ряд мероприятий по материально-техническому обеспечению (например, изготовление бланков документов, обучение сотрудников новым правилам делопроизводства). Необходимо разработать план мероприятий, связанных с внедрением предложений по рационализации делопроизводства. Это целесообразно оформить приказом.