1. Цели и задачи бизнеса компании.

Основной целью своей деятельности «Рассвет» ставит обеспечение потребителя качественными товарами по доступным ценам.

Целью торговой компании является расширение бизнеса и достижение конкурентных преимуществ перед компаниями подобного типа.

Для достижения этих целей необходимо:

1. повышение прибыли за счет увеличения объемов продаж или сокращения расходов;

2. повышение контроля над выполняемыми операциями;

3. изучение и максимальное удовлетворение потребностей покупателей;

4. управление финансами;

5. планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности и т.д.

2. Цели автоматизации компании

Функции, которые необходимо автоматизировать для решения проблемы компании:

1. Бухгалтерские функции - ведение бухгалтерского учета (фиксация, сбор и обработка информации); формирование бухгалтерской отчетности; предоставление бухгалтерской отчетности в сроки и адреса, предусмотренные законодательством, учредительными документами.

2. Функции по работе с персоналом - контроль соблюдения порядка документооборота; составление и корректировка штатного расписания (проекты, штатная расстановка, хранение архивов); прием на работу (учет вакансий, анкетные данные сотрудников, личные карточки, приказы); книга приказов по кадрам, формирование и регистрация текущих приказов (движение по службе, учет командировок, отпусков и пр.).

3. Способ автоматизации компании

В 1998 году в торговой компании «Рассвет» были установлены кассы, компьютеры (Pentium), проложены сети и самостоятельно разработана система ведения бухгалтерского учета, которая автоматизирует следующие функции: операции по банку и кассе; взаиморасчеты с организациями, дебиторам и кредиторами; расчеты по зарплате; расчеты с бюджетом; учет товаров.

В 1999 году была самостоятельно разработана система ведения товарного учета, которая автоматизирует: ведение учета складских запасов и их движения; оформление счетов поставщикам; формирование необходимых первичных документов.

По мере развития компании разработанные системы устанавливались в новых открываемых магазинах. Поддержка систем ведения бухгалтерского и товарного учета в настоящее время осуществляется департаментом информационных технологий компании. Кроме того, в каждом магазине есть системный администратор для поддержки работоспособности системы.

На данный момент в компании существует способ автоматизации по участкам.

Разработанные компанией системы на данный момент не удовлетворяют предъявляемым требованиям своей функциональностью и скоростью обработки данных, поэтому необходимы расширение функциональных возможностей информационной системы компании и увеличение скорости обработки информации.

Для данной конкретной компании подходит комплексная автоматизация.

Преимущества комплексной автоматизации:

1. Обеспечение данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета).

2. Значительное повышение эффективности работы компании, ее прозрачности, а также рост финансовой и производственной дисциплины работников.

3. Составление бухгалтерской и управленческой отчетности на основе одной и той же первичной информации.

4. Встроенные функции контроля за учётными операциями.

Недостатки комплексной автоматизации:

1. Необходимость в реорганизации большинства бизнес-процессов.

2. Высокая стоимость внедрения.

3. Длительные сроки внедрения.

4. Ограничения, которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации компании

В центральном офисе компании в результате анализа сложившихся проблем было решено внедрить необходимые информационные технологии и установлен срок автоматизации до начала 2005 года с бюджетом $500000.

Следовательно, величина инвестиций, которые компания способна сделать в развитие автоматизации составляет $500000, а временные ограничения - 5 лет, до 2005 года.

Возможные ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора: отношение персонала компании к автоматизации; новые процедуры работы, которые могут потребоваться после автоматизации; увеличение нагрузки на персонал в первое время работы ИС; необходимость обучения персонала; прием дополнительного персонала после автоматизации; перестановки персонала после автоматизации.

Возможные технические ограничения: низкая скоростью обработки данных; нет единого сервера по приему, консолидации и обработки информации; все компьютеры должны поддерживать данную программу автоматизации.

Схема «Организационная структура компании».

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Управление магазинами сети осуществляется центральным офисом.

Функции ИТ-службы компании: разработка, поддержка систем ведения бухгалтерского и товарного учета в настоящее время осуществляется департаментом информационных технологий компании. Кроме того, в каждом магазине есть системный администратор для поддержки работоспособности системы.

Таблица «Существующие в компании ИС».

№ п/п	Наименование системы	Разработчик	Автоматизируемые функции	Год установки системы
1	Система ведения бухгалтерского учета	Торговая компания «Рассвет»	Операции по банку и кассе; взаиморасчеты с организациями, дебитором и кредиторами; расчеты по зарплате; расчеты с бюджетом; учет товаров.	1998
2	Система ведения товарного учета	Торговая компания «Рассвет»	Ведение учета складских запасов и их движения; оформление счетов поставщикам; формирование необходимых первичных документов.	1999

Используемые технические средства: кассы, компьютеры (Pentium), программное обеспечение.

6. Анализ требований к ис

ИС которые необходимо внедрить: "1С:Комплексная автоматизация 8" и "1С:Предприятие 8. Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)".

"1С:Комплексная автоматизация 8"

"1С:Комплексная автоматизация 8" - прикладное решение, решающее задачи комплексной автоматизации управления и учета для широкого круга коммерческих предприятий.

В единой информационной базе ведется управленческий, бухгалтерский и налоговый учет как одной, так и нескольких организаций. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет использования общих массивов информации. Управленческий учет по предприятию может вестись в любой выбранной валюте, бухгалтерский и налоговый учет ведется в национальной валюте. Регламентированная отчетность для каждой организации формируется раздельно.

Прикладное решение "1С:Комплексная автоматизация 8" позволяет организовать на предприятии единую информационную систему, охватывающую основные задачи управления и учета:

· управление продажами, запасами и закупками;

· управление отношениями с клиентами (CRM);

· ценообразование;

· оперативное ресурсное планирование;

· управление денежными средствами и взаиморасчетами;

· упрощенный производственный учет;

· управление основными средствами и оборудованием;

· бухгалтерский и налоговый учет, регламентированная отчетность;

· расчет зарплаты и управление персоналом;

· мониторинг и анализ эффективности для руководителей.

Прикладное решение "1С:Комплексная автоматизация 8" создано на технологической платформе "1С:Предприятие 8", которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений.

Перечень основных функциональных возможностей "1с:Комплексная автоматизация 8".

В прикладное решение "1С:Комплексная автоматизация 8" включены наиболее востребованные функции - с учетом реальных потребностей широкого круга организаций.

1. Управление продажами, запасами и закупками.

Прикладное решение позволяет автоматизировать задачи учета, контроля, анализа и управления на предприятиях, которые ведут оптовую, розничную, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), осуществляют прием товаров на комиссию, продажу в кредит, торговлю по заказам.

Программа обеспечивает решение следующих задач:

· планирование продаж и закупок;

· управление поставками и запасами;

· управление взаиморасчетами с контрагентами.

Функционал управления заказами позволяет оптимальным образом размещать заказы покупателей и отражать их в планах подразделений в соответствии с принятой в компании стратегией исполнения заказов и схемами работы (работа со склада, под заказ). При регистрации заказа необходимые товары будут автоматически зарезервированы на складах предприятия, а при отсутствии нужного количества товаров - может быть сформирован заказ поставщику.

Для розничной торговли поддерживаются технологии работы как с автоматизированными, так и не автоматизированными торговыми точками. Автоматизировано отражение возвратов товаров (от покупателя, поставщику). Ведется учет возвратной многооборотной тары как особого вида товарно-материальных ценностей.

2. Управление отношениями с клиентами (CRM).

Управление отношениями с клиентами является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия. В прикладном решении реализован основной функционал, обеспечивающий персонифицированный подход в отношении каждого контрагента - покупателя, поставщика, смежника и др.

· регистрация и хранение информации о контрагентах, истории взаимодействия;

· оповещение о событиях и запланированных действиях;

· анализ и планирование контактов и сделок;

· интегрированный анализ отношений с клиентами;

· оценка эффективности рекламных и маркетинговых акций.

3. Ценообразование.

Развитые механизмы ценообразования позволяют предприятию определять и реализовывать ценовую политику в соответствии с имеющимися аналитическими данными о спросе и предложении на рынке и себестоимостью реализуемой продукции. В прикладном решении реализованы следующие возможности:

· построение различных схем формирования цен и скидок;

· контроль за соблюдением сотрудниками установленной ценовой политики;

· сопоставление отпускных цен предприятия с ценами поставщиков и конкурентов;

· учет накопительных скидок по дисконтным картам.

4. Оперативное ресурсное планирование.

Программа предусматривает планирование по следующим направлениям деятельности: продажи, производство, закупки. На основании планов продаж, производства и закупок составляются планы для отдельных участков деятельности и отдельных объектов планирования.

Состав плана может быть детализирован в рамках основного периода плана - на год, полугодие, квартал, месяц, декаду, неделю, день. Каждая позиция плана может быть детализирована по контрагентам, договорам и заказам.

Для ускорения процесса подготовки планов предусмотрен специальный инструмент - "Помощник планирования".

5. Управление денежными средствами и взаиморасчетами.

"1С:Комплексная автоматизация 8" позволяет организовать:

· оперативный учет и контроль движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и в кассах;

· оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств - платежный календарь.

Платежный календарь представляет собой совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений. При составлении платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость (достаточность денежных средств на счетах и в кассах предприятия).

Предусмотрена возможность учета денежных расчетов в иностранных валютах. Обеспечивается взаимодействие со специализированными банковскими программами типа "Клиент-банк".

Функционал управления взаиморасчетами с контрагентами охватывает полный цикл операций по взаимодействию с деловыми партнерами от момента возникновения обязательств по договорам до их выполнения. Программа позволяет анализировать изменение задолженности во времени, поддерживает методики учета задолженностей в различных разрезах: по договорам, заказам, счетам.