Лекция 2. Информационные технологии управления. Информационная система судоходной компании.

Управленческая деятельность — один из важнейших факторов функционирования и развития транспортной компаний в условиях рыночной экономики. Этот вид деятельности постоянно совершенс­твуется в соответствии с объективными требованиями производствен­ной деятельности, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя, поэтому роль информации в транспортном бизнесе весьма высока. Информация является важной частью перевозочного процесса (от качества, скорости передачи и достоверности информа­ции зависит очень многое). Рассмотрим некоторые аспекты примене­ние современных информационных технологий в морском бизнесе.

В судоходном бизнесе можно выделить пять основных задач: ра­бота с потребителями, работа с ресурсами, финансы и инвестиции, административная работа и стратегическое управление. Уп­равление персоналом, финансами и стратегическое управление, хотя и имеют свои особенности в каждой отрасли и даже на каждом предпри­ятии, но в общем и целом строятся исходя из однотипных принципов

для большинства предприятий, независимо от сферы их деятельности. В то же время, управление ресурсами (в первую очередь, транспортны­ми) и работу с потребителями в морском бизнесе можно считать управ­лением производственной деятельности, которое имеет собственную специфику и весьма отличается от управления в других отраслях.

Представляется, что схему управленческой деятельности в морс­ком бизнесе можно разделить на три группы: сфера общего управления предприятием, сфера управления транспортными ресурсами и сфера работы с потребителями. Такое разделения весьма условно и вызва­но тем, что для многих компаний именно клиентская база и доступ к транспортным ресурсам являются ключевыми факторами успеха.

Поэтому в сфере общего управления предприятием на стратеги­ческом уровне большинством крупных транспортных компаний часто используются модули стандартных КИС (модули ERP-системы, сис­темы НСМ, CRM и т.д.), интегрированные со специализированными системами. Эти системы ориентированы, в первую очередь, на ав­томатизацию оперативного управления процессом основной произ­водственной деятельности (перевозки, работы склада или терминала, транспортно-экспедиторской или брокерской деятельности). Поэто­му далее будут рассматриваться в основном информационные систе­мы, применяемые на оперативном уровне.

Информационная система судоходной компании

Как известно, на оперативном уровне работу судоходной компа­нии можно разделить, по крайней мере, на две составляющие: ком­мерческое управление и техническое управление (эксплуатация). Ком­мерческая работа в значительной степени привязана к конкретным рейсам, а эксплуатация — к конкретным судам, но при этом обе эти составляющие тесно взаимосвязаны.

Если рассматривать судно с позиции судовладельца, то необходимо обеспечить следующие элементы его эксплуатации:

• определенные условия технической эксплуатации судна (ко­торые будут включать документы класса и необходимые доку­менты освидетельствования судна, текущий ремонт, в случае необходимости — техническое переоснащение, техническое снабжение и т.п.);

• экипаж (соответствующего класса с необходимыми сертифи­катами и дипломами, должным образом подготовленный), а также все функции и юридические формальности, связан­ные со сменой экипажа и перемещением членов экипажа, не­обходимой подготовкой и переподготовкой и т.д.;

• страхование (Hull & Machinery, P&I и т.д.);

• экономическую (коммерческую) работу;

• оперативное управление судном (включая диспетчерскую рабо­ту, а также работу с агентами и оперативный контакт с фрахто­вателями, стивидорными компаниями/терминалами и другими сторонами, участвующими в процессе морской перевозки);

• должный уровень финансовой и юридической обеспеченнос­ти всех операций, контроль над финансовыми потокам (экс­плуатационные расходы/оплата дисбурсментов, поступления фрахта и т.д.), претензионная работа.

На обеспечение и автоматизацию этого спектра задач ориентиро­ваны оперативные информационные системы, применяемые в судо­ходных компаниях.

Судоходная компания может осуществлять свою деятельность и без специализированных систем, для этого достаточно иметь средства связи и информационного обмена (телефон, факс, телекс и электрон­ную почту), а также базовый набор офисного программного обеспе­чения — Microsoft Office, к примеру. Возможно, что для небольшой судоходной компании с несколькими судами этого будет достаточно, хотя даже и она может использовать в своей работе такие специализированные программы, как электронные справочники (таблицы расстояний, правила перевозки грузов и т.д.), редакторы некоторых типовых документов (чартеров, коносаментов, таймшитов, деклараций и т.д.) и другие решения.

В компании с большим количеством судов объем информации существенно возрастает, а важным свойством накопления и хранения информации является структурированность и доступность. Проблема заключается в том, что нужная информация должна попасть к менеджеру в нужное время и в нужном объеме (не больше, но и не меньше, чем это необходимо). Поэтому многие компании по мере роста проходят стадии, уже упомянутые выше — сначала каждый сотрудник использует для работы собственные таблицы и записи, потом возникает проблема взаимозаменяемости и понятности записей «соседа», потом возникают единые шаблоны и стандарты для таблиц и записей. В итоге появляется необходимость обмена данными между сотрудниками разных подразделений и отделов, появляются АРМ с функциями импорта/экспорта данных, а потом на их основе возникают общие базы данных. Следующий шаг — создание единой КИС — делают только по-настоящему крупные компании, так как это обычно связано с большими затратами (как средств, так и времени), вызванными необходимостью переноса всех накопившихся данных в новую среду. Зачастую до полной автоматизации всех процессов в рамках единой системы дело не доходит, и компания ограничивается применением различных готовых инструментов для одних задач и разработкой своих собственных небольших приложений для других.

Выделим следующие функциональные подсистемы.

Crew Management

Главной задачей круинга является обеспечение флота в достаточ­ной степени подготовленным плавсоставом, с соответствующим опы­том и навыками. При этом существуют два аспекта, которые нужно учитывать: необходимость снижения расходов (в том числе и расхо­дов на экипаж, которые составляют весомую часть постоянных расхо­дов судна) для поддержания конкурентоспособности судна, ,с одной стороны, и необходимость строгого соответствия международным и национальным требованиям (обычно вызывающая дополнительные расходы) — с другой.

Основными элементами информационной системы для круинга является база данных по потенциальным кандидатам и работающему плавсоставу. В нее должны заноситься персональные данные моряков, сведения об их подготовке (возможно даже цифровые копии дипло­мов и сертификатов), информация по их работе на судах, данные ме­дицинских свидетельств, а также характеристики и показатели работы в компании. Кроме того, такая информационная система должна пре­доставлять доступ к этим данным различным людям в центральном офисе компании, сторонним круинговым компаниям (через которые набирается персонал), а также судовому персоналу.

Другими элементом круинговой информационной системы явля­ются:

• перемещения и смена экипажей (организацион ная часть и доку­ментооборот: билеты, визы, бронирование отелей и т.п., обычно осуществляемые через туристические агентства);

• подготовка и сертификация;

• страхование экипажей;

• контроль производительность (качества работы), оценка KPI (Key Performance Indicator).

Во всех элементах обычно реализуется финансовая составляю­щая, а также интеграция с корпоративными финансовыми системами (учетными и платежными). Важным элементом является начисление заработной платы, бонусов и других платежей экипажам, а также учет всех расходов, связанных с экипажами (на перемещение, подготов­ку и т.д.). При утверждении расходов возникает момент, когда каждая компания решает для себя сама, насколько она доверяет информаци­онным системам. Многие компании (особенно компаний с комплекс­ной надежной информационной системой) позволяют менеджерам, имеющим такие полномочии, утверждать расходы (т.е. фактически разрешать произвести какой-либо платеж) через используемую ин­формационную систему. В то же самое время, существует достаточно много компаний, которые все еще используют бумажные документы, и поэтому требуют подписи уполномоченного лица компании на всех счетах от поставщиков. Безусловно, решение этого вопроса зависит как от менеджмента компании и ее финансовой и учетной политики, так и от национального законодательства и других требований (к при­меру, требования аудиторов, не нашедших информационную систему достаточно надежной).

На судах также может использоваться программное обеспечение для автоматизации задач, связанных с управлением экипажем. Кроме собственно информации по экипажу, также может быть реализован контроль рабочего времени и времени отдыха, учет обязанностей, возможность создания и печати всех официальных форм и докумен­тов, связанных с экипажем. Помимо этого в судовых системах реали­зуют функции учета выплат заработной платы экипажу и связанных с экипажем расходов. Судовое программное обеспечение для круинга может быть специализированной частью корпоративной системы, частью отдельного пакета программ для судна (включающего наравне с круингом другие модули), а может быть и отдельной программой. Но при этом важно, чтобы была реализована возможность обмена данными между судном и офисом.