Prakticheskaya_rabota_2_2_chast

Практическая работа № 2

Виды деловых документов. Понятие шаблона типовых документов. Создание шаблона типовых документов.

Цель работы: Дать понятие о видах деловых документов, их шаблонах. Научить создавать и использовать шаблоны документов.

Ход работы.

1. Разработать шаблон бланка письма учреждения согласно образцу, представленному на рисунке и создать документ на основе разработанного шаблона.

1.1Создайте в Microsoft Word шаблон документа (бланк письма)

Создайте файл mytemplate (мой шаблон) на основе общего шаблона Чтобы создать новый шаблон на основе общего шаблона Новый документ выполните следующее:

 выберите команду меню Файл/Создать;

 в области задач на панели Создание документа в разделе Шаблоны щелкните на ссылке "На моем компьютере...";

 в открывшемся окне диалога Шаблоны выделите новый документ, а переключатель "Создать" установите в положение "шаблон" и нажмите ОК. В окне приложения откроется Шаблон 1;

 внесите необходимые изменения в размеры полей страницы (Файл/Параметры страницы): Верхнее - 1,6 см, Нижнее - 1,8см, Левое - 2см, Правое - 2см, ориентация страниц - книжная;

 установите гарнитуру шрифта - Times New Roman, кегль - 10 пунктов;

 в меню Файл выберите команду "Сохранить как";

 в поле Тип файла выберите значение - Шаблон документа;

 По умолчанию в поле Папка открывается папка Шаблоны;

 в поле Имя файла введите имя mytemplate для шаблона бланка письма и нажмите кнопку Сохранить. Шаблон mytemplate.dot будет сохранен в папке Шаблоны и будет отображаться в окне диалога Шаблоны на вкладке Общие.

1.2Между "шапкой" и текстом письма создайте границу в виде двойной сплошной линии черного цвета. В качестве границы раздела между фрагментами документа используйте горизонтальную линию. Создайте горизонтальную линию одним из способов:

 установите курсор ниже таблицы и выполните команду Формат/Границы и заливка. В открывшемся окне на вкладке Граница добавьте границу, щелкнув на образец верхняя граница, и выберите соответствующий тип границы;

 нарисовать линию, используя Панель рисования. 1.3Слева под горизонтальной линией создайте поле для даты и номера письма Для создания поля "Дата и номер письма" выполните:

 установите требуемый отступ слева для поля "Дата и номер письма" с помощью команды "Формат/Абзац...";

 предварительно установите позиции табуляции 4 и 8 см командой Формат/Табуляция;

 установите начертание "Подчеркнутый", введите жесткий пробели и нажмите клавишу TAB, затем отключите начертание Подчеркнутый и введите жесткий пробел, символ № и еще жесткий пробел. Опять установите начертание Подчеркнутый, введите жесткий пробел и нажмите клавишу TAB.

1.4 Создание строки "на № " и справа под горизонтальной линией поле "Кому адресовано письмо" Для создания этого поля (с помощью объекта Надпись) выполните следующие действия:

 создайте объект Надпись, щелкнув на панели рисования объект Надпись, или выполните команду Вставка/Надпись;

 переместите объект Надпись в требуемое место документа и, изменяя размеры с помощью маркеров изменения, введите текст "Кому адресовано письмо";

 удалите линии (границы) объекта Надпись в окне диалога Формат надписи, используя команду "Формат/Надпись...". 1.5 Создайте поле "Заголовок письма". Нарисуйте уголки для полей "Кому адресовано письмо" и "Заголовок письма" Для создания уголков (линий) воспользуйтесь инструментом Линия, который размещен на Панели рисования. 1.6 Выполните форматирование текста шаблона Установите следующие параметры форматирования:

 для текстового поля "Кому адресовано письмо": гарнитура шрифта - Times New Roman, кегль - 12, выравнивание - по левому краю;

 для текстового поля "Заголовок письма": гарнитура шрифта - Arial, кегль - 12, выравнивание - по центру;

 для остального текста письма: гарнитура шрифта - Times New Roman, кегль - 12, выравнивание - по ширине. 1.7 Сохраните изменения и закройте шаблон бланка письма, выполнив команду Файл/Закрыть

1.8 Создайте новый документ (письмо) на основе созданного шаблона

Для нового документа на основе шаблона выполните следующее:

 выберите команду Файл/Создать;

 в области задач на панели Создание документа в разделе Шаблоны щелкните на ссылке "На моем компьютере...";

 в открывшемся окне диалога Шаблоны на вкладке Общие выделите mytemplate.dot, а переключатель "Создать" установите в положение "документ" и нажмите ОК. В окне приложения откроется документ на основе шаблона mytemplate.dot;

 введите дату и номер письма, данные входящего письма, введите текст в текстовые поля "Кому адресовано письмо", "Заголовок письма" и введите основной текст письма.

1.9 Сохраните письмо (файл - письмо_1.doc) на диске:

 выполните команду "Файл/Сохранить как";

 в поле Тип файла выберите значение - Документ Word;

 в поле Имя файла введите имя "письмо_1" и нажмите кнопку Сохранить.

2. Создатm шаблон для титульного листа отчета по лабораторной работе.

2.1 Выбрать команду Файл ~ Создать, в поле Создать включить параметр Шаблон. Нажать кнопку ОК или клавишу Enter. Далее ввести текстовую информацию, которая будет оставаться неизменной для всех документов, используя для оформления шаблона команды форматирования, связанные с данным шаблоном как показано на рисунке 1.

. Сохраните шаблон с именем Титульный лист.

КОНЦЕРН БЕЛЛЕГПРОМ

УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

«БАРАНОВИЧСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ ЛЕГКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ ИМЕНИ В.Е. ЧЕРНЫШЕВА»

ДИСЦИПЛИНА

ОТЧЕТ

По лабораторной работе №

на тему

Учащийся Ф.И.О. )

Руководитель проекта Ф.И.О. )

Консультант

по экономической части Ф.И.О. )

Нормативный контроль Ф.И.О. )

2011

Владивосток, г.

2.2 Создание форм для заполнения в Microsoft Word. Форма может содержать поля, элементы управления, таблицы, вложенные таблицы и надписи.

Чтобы создать формы для просмотра и заполнения в Microsoft Word, выполните некоторые из следующих действий.

В меню Вид, Панели инструментов выберите Формы, чтобы открыть панель инструментов Формы.

Добавьте поля формы для раскрывающегося списка (в строках ДИСЦИПЛИНА, РУКОВОДИТЕЛЬ, КОНСУЛЬТАТНТ и НОРМАТИВНЫЙ КОНТРОЛЬ ) и надписей (текстовые поля) с затемненением и защитой (№ ЛАБ. РАБОТЫ, ТЕМА, УЧАЩИЙСЯ )

2. 3 Сохраните шаблон с полями формы и закройте его.

Краткие сведения. Поля формы используются, когда в текст необходимо включить переменную информацию (название темы, номер группы, срок сдачи работы и т.п.). Для ввода такого рода информации в позиции ввода переменного поля следует нажать соответствующую кнопку (Текстовое поле, Флажок или Поле со списком) на панели Формы. При необходимости можно задавать специальные атрибуты поля, например, тип поля: обычный текст, число, дата. Для этого следует установить в область поля курсор и нажать на панели инструментов Формы кнопку Параметры поля формы или нажать правую кнопку мыши и выбрать команду Свойства.

Для текстового поля можно задать вид вводимой информации, максимальную длину, автоматически появляющийся текст.

Для поля Флажок можно задать его точный размер, а также начальное состояние (включен или выключен).

Для поля со списком задаются элементы, входящие в список

Для любого вставленного поля, выделив его, можно задать нужный размер, шрифт; тогда вводимые в него символы будут изображаться в указанном формате. Для лучшего выделения полей на экране и печати может быть нажата кнопка Затенение полей формы на панели Формы.

После создания форма может быть защищена от изменений, т.е. ввод информации возможен только в поля формы. Для этого надо нажать кнопку Защита формы на панели Формы или задать команду Сервис, Установить защиту и включить параметр Разрешить ввод данных в поля форм. Для снятия защиты с документа задать команду Сервис, Снять защиту.