2. Учёт кассовых операций

2.1. Документальное оформление поступления и выдачи денежных средств из кассы

Под кассовыми операциями согласно Правилам ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь понимаются:

- оприходование в кассу наличных денег;

- прием наличных денег в кассу предприятия, выдача наличных денег из кассы предприятия и оформление кассовых документов;

- соблюдение лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи наличных денег;

- порядок использования выручки;

- порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс банков;

- ведение кассовой книги и хранение наличных денег и других ценностей.

Ни одна кассовая операция не проводиться без наличия первичных оправдательных документов, оформленных должным образом.

К основной первичной документации кассовых операций относятся:

• приходный кассовый ордер;

• расходный кассовый ордер;

• платежная ведомость;

• журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма 1) [приложение 9];

• кассовая книга [приложение 10].

Рассмотрим порядок оформления хозяйственных операций, в результате которых объем наличных средств в кассе увеличивается. Эти операции такие:

1. Получение денежных средств в банке по чеку на оплату труда.

2. Получение выручки наличными за реализацию продукции и оказание услуг.

Для получения денежных средств в банке по чеку на предприятии имеется чековая книжка. Её организация приобретает в банке. Для этого представляется в банк заявление-обязательство в одном экземпляре за подписями лиц (директора, заместителя директора, главного бухгалтера и заместителя главного бухгалтера), имеющих право распоряжаться счетом и печатью, платежное поручение в 2-х экземплярах для депонирования средств на сумму чековой книжки и платежное поручение в 2-х экземплярах на стоимость чековой книжки. В чековой книжке все чеки пронумерованы, на них проставлен номер расчетного счета, указано наименование учреждения, банка и владельца. В чеке указывают назначение требуемой суммы (на оплату труда, командировочные расходы и т. п.), суммы в нем пишут с заглавной буквы и прописью. Отрывная часть чека остается в банке, а его корешок с указанием полученной суммы — у организации.

Для приема денежных средств при реализации продукции, работ, услуг используются кассовые суммирующие аппараты. Эти аппараты зарегистрированы в налоговом органе [приложение 2]. На каждый кассовый суммирующий аппарат ведется книга кассира. Книга зарегистрирована в налоговом органе. Она прошнурована, пронумерована и скреплена подписями руководителя и главного бухгалтера, печатью организации, а также подписью должностного лица налогового органа и печатью инспекции Министерства по налогам и сборам. Записи в книгах осуществляются ежедневно в хронологическом порядке.

Операции по внесению в кассу наличных денег оформляются следующим образом. Прием наличных денег производится по приходным кассовым ордерам. Кассиры по окончании своей смены подготавливают к сдаче денежную выручку, составляют отчеты, которые сдают в бухгалтерию. В кассу предприятия вносят наличные денежные средства. Главный бухгалтер составляет приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, подписывает оба документа, ставит на квитанции печать предприятия, регистрирует ордер в журнале регистрации. Затем главный бухгалтер передает приходный кассовый ордер кассиру. Кассир проверяет соответствие сумм наличных средств по приходному ордеру, квитанции к нему и пересчитывает переданные кассиром, вносящим наличные средства в кассу. При совпадении всех сумм кассир подписывает приходный ордер, квитанцию к нему и выдает квитанцию на руки лицу, вносящему наличные [приложение 1].

Кассир приходует наличные деньги, регистрирует операцию в кассовой книге, гасит приходный кассовый ордер и приложенные к нему документы штампом или надписью «получено». Главный бухгалтер отмечает погашенный приходный кассовый ордер в журнале регистрации.

Рассмотрим теперь второй тип кассовых операций - операции по расходу наличных средств из кассы. К ним относятся следующие операции:

1. Выдача заработной платы.

2. Сдача выручки на расчетный счет в банке.

3. Выдача сумм наличными под отчет.

Оформляются операции по расходу наличных денег следующим образом. Главный бухгалтер составляет и проверяет расходный кассовый ордер, который подписывается руководителем и главным бухгалтером, и регистрирует его в журнале регистрации.

Кассир принимает расходный кассовый ордер к исполнению, выдает наличные, требуя при этом от стороннего физического лица обязательного предъявления документа удостоверяющего его личность (например, паспорт). Кассир гасит приходный кассовый ордер, регистрирует совершенную операцию в кассовой книге. Главный бухгалтер отмечает расходный кассовый ордер в журнале регистрации как погашенный [приложение 3].

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача денег производится по доверенности в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости [приложение 4].

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию производится кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, по расходным кассовым ордерам. Расписка в получении денег из кассы производится собственноручно получателем с указанием полученной суммы: рублей – прописью [1].

По истечению сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию кассир:

а) в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, ставит штамп: «Депонировано»;

б) составляет реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной ведомости делает надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет подпись своей подписью;

г) записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и проставляет на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № _____».

В бухгалтерии производится проверка отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы заполняются бухгалтерией четко и ясно шариковой ручкой, так как подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир проверяет:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).