инвест проект_2 / тема 8 Реализация

ТЕМА 10 Реализация инвестиционного проекта

1. Материально-техническое обеспечение инвестиционного проекта

2. Порядок организации и проведения подрядных торгов на строительство объектов

3 Организация контроля и мониторинга за ходом реализации проекта. Цель, назначение, методы и эффективность системы контроля

4 Регулирование хода реализации проекта и управление изменениями

1. В рыночных условиях хозяйствования задачи материаль­но-технического обеспечения проектов по сравнению с адми­нистративно-распорядительной системой, с одной стороны, упростились, а с другой — стали сложнее. Упростились, так как исчез всеобъемлющий дефицит. В условиях командной экономики главной задачей являлось "выбивание" лимитов, а затем их отоваривание. Цена практически никого не инте­ресовала, поскольку цены на ресурсы устанавливались госу­дарс*твом и им же выделялись деньги на проект. В нынешних условиях любой товар можно легко найти, но главное не пе­реплатить, а еще важнее, чтобы своевременно поставить оп­лаченные ресурсы и отгрузить товар.

Реализацию задач материально-технического обеспече­ния проектов можно представить в следующем виде:

подготовка спецификаций, определяющих количество и качество необходимых ресурсов, оборудования, ма­шин и механизмов;

составление планов и организация процесса закупок;

переговоры с возможными поставщиками, изучение рынка ресурсов;

организация торгов;

принятие решения о заключении контрактов;

размещение заказов; контроль за поставками;

реагирование на случай внесения изменений в согласо­ванные планы и номенклатуру поставок;

разрешение возникающих конфликтов;

организация расчетов с поставщиками;

создание службы или найма отдельных специалистов по материально-техническому обеспечению;

планирование поставок;

организация бухгалтерского учета материальных ре­сурсов;

транспортировка, приемка и хранение товара;

учет и контроль доставки.

Процесс регламентации включает:

планирование и организацию:

осуществляются на основе данных проектно-сметной документации;

графики разрабатываются на основе и в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность разработки проектно-сметной документации, цикла закупок и до­ставки грузов;

план должен охватывать весь проект в целом;

выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов;

в плане определяются структуры и лица, ответствен­ные за каждую позицию, подлежащую поставке;

выбор поставщиков:

осуществляется на основе изучения так называемых квалификационных анкет, в которых освещаются их управленческие, технические, производственные и фи­нансовые возможности;

список претендентов, разрабатываемый на основе изу­чения анкет, согласуется с заказчиком и руководите­лем проекта;

окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов;

размещение заказов:

совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номен­клатуры) закупок;

общие заказы оформляются в целях сокращения но­менклатуры закупок;

оценка заявок и проведение торгов предшествуют за­ключению контрактов;

заключение контрактов проводится в результате допол­нительных встреч и согласовании с победителями тор­гов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования;

контроль за поставками:

осуществляется на основе специальных графиков;

организуется по каждому из видов поставок (оборудо­вание, работы, местные материалы, услуги);

основывается на общем плане проекта;

все изменения вносятся в общий график проекта;

♦ основывается на стандартных формах отчетности.

Все работы по реализации вышеперечисленных задач возглавляет служба управляющего проектом. Для средних, а тем более крупных проектов вводится должность менеджера по поставкам или специальная служба, которой делегируют­ся полномочия по обеспечению проекта ресурсами, оборудо­ванием, механизмами и машинами. Менеджер или служба работает в контакте со всеми предприятиями и организация­ми, которые обеспечивают проект ресурсами. Однако в лю­бом случае вопросам материально-технического обеспечения должен уделять внимание управляющий проектом. После заключения договоров очень важно обеспечить свое­временное поступление материалов и оборудования, пос­кольку срыв поставки хотя бы одного из необходимых ре­сурсов может приостановить реализацию проекта в целом. В заключенных договорах оговариваются количество, но­менклатура, стоимость и сроки поставки товара с разбивкой по периодам времени (годам, кварталам, месяцам, а иногда и с точностью до конкретной даты). Очень важно правиль­но организовать приемку поступающих материалов и обо­рудования. Приемка оборудования и других ресурсов про­изводится по количеству, качеству и комплектности в поряд­ке, регламентированном соответствующими инструкциями. В случае, если нарушаются оговоренные договором условия поставки, заказчик обязан предъявить поставщику претен­зию. Поступающее оборудование должно соответствовать оговоренной спецификации, заказчик обязан обеспечить его прием и сохранность. Необходимо сразу отметить, что до­срочная поставка возможна лишь с согласия заказчика, которого об этом информируют письменно (телеграммой, фак­сом, письмом). При недопоставке оборудования возможна дополнительная поставка ранее недопоставленной продукции в другом периоде времени. Для этого нужно вза­имное согласие сторон. Второй вариант — недопоставленное оборудование приобретается у другого поставщика, а неис­полнительный поставщик компенсирует понесенные заказ­чиком дополнительные затраты.

Управляющий проектом должен обеспечить контроль ка­чества поступающих материалов и оборудования.

По окончании приемки оборудования составляется акт, который подписывается всеми лицами, участвующими в проверке его качества и комплектности. Если возникли раз­ногласия между поставщиком и заказчиком, то продукция заказчиком может быть принята на ответственное хранение до окончательного решения вопроса. Ответственное хране­ние — это принятие заказчиком продукции без права ее ис­пользования с обязательством сохранности.

Одной из обязанностей управляющего проектом является организация бухгалтерского учета поступающего сырья, ма­териалов и оборудования. Все операции, связанные с поступ­лением, перемещением и отпуском материальных ценнос­тей, должны оформляться первичными документами уста­новленной формы. Работники бухгалтерии предприятия обя­заны систематически, но не реже одного раза в неделю, осу­ществлять проверку своевременности и правильности оформ­ления первичных документов на складах, а также записей в карточках складского учета.

2. Порядок организации и проведения подрядных торгов на строительство объектов

Развитие рыночных отношений в капитальном строительс­тве связано с конкурсным отбором проектировщиков, подряд­чиков, поставщиков оборудования путем проведения торгов. Торги проводятся с целью обеспечения в строительстве демоно­полизации и конкуренции, что способствует повышению эф­фективности использования инвестиционных ресурсов.

Подрядные торги – форма размещения заказов на строительство объектов, выполнение работ, оказание услуг, поставку товаров для строительства, предусматривающая выбор подрядчика, исполнителя, поставщика на основе конкурса.

Целью подрядных торгов (подрядных тендеров) является выбор подрядчика для заключения договоров строительного подряда на:

- строительство новых зданий, сооружений, их комплексов;

- реконструкцию, реставрацию зданий, сооружений, выполнение отдельных видов, комплексов строительных работ, а также любых технически и организационно обоснованных сочетаний этих работ и услуг;

- ремонт эксплуатируемых объектов строительства.

Торги проводятся также при закупке оборудования и дру­гих материально-технических ресурсов за счет средств респуб­ликанского бюджета, валютных средств и кредитов, необходи­мых для выполнения договора подряда, заключенного по ре­зультатам подрядных торгов на строительство объекта.

Закупка оборудования в рамках строительной деятельности осуществляется после разработки в установленном порядке проектно-сметной документации. При возникновении необходимости приобретения оборудования до разработки или без разработки проектно-сметной документации его закупка осуществляется в порядке, установленном Положением о порядке осуществления закупок товаров, работ и услуг на тендерной основе.

Проведение подрядных торгов является обязательным при размещении заказов на строительство объектов:

- при финансировании строительства за счет средств республиканского и (или) местных бюджетов, государственных целевых бюджетных фондов, государственных внебюджетных фондов, внешних государственных займов и кредитов банков Республики Беларусь, выданных под гарантии Правительства Республики Беларусь, и стоимости строительства объекта более 3000 базовых величин;

- при финансировании строительства за иных средств и стоимости строительства объекта свыше 50 000 базовых величин [4, 6, приложение].

Если проведение торгов на строительство объектов является обязательным, то торги также проводятся при размещении необходимых для этих объектов заказов на:

- выполнение проектных и изыскательских работ;

- оказание инженерных услуг стоимостью 3000 и более базовых величин;

- поставку строительных материалов, изделий, конструкций, инвентаря и оборудования стоимостью 3000 и более базовых величин;

- выполнение отдельных видов (комплексов, этапов) строительных, монтажных, специальных и иных работ стоимостью 3000 и более базовых величин, в том числе субподрядными организациями [4, 6, приложение]. В организации и проведении торгов участвуют организатор торгов, конкурсная комиссия, претенденты, а также специалисты и наблюдатели в случаях, предусмотренных Положением [4, 6, приложение].

Инвестор — юридическое или физическое лицо, принимаю­щее решение по инвестиционной деятельности и осуществляю­щее вложения средств (инвестиции).

Заказчик — инвестор или лицо, уполномоченное инвесто­ром, привлекающее подрядчика для реализации инвестицион­ного проекта путем заключения договора подряда. При строи­тельстве объекта для государственных нужд заказчиком явля­ется государственный орган, обладающий инвестиционными ресурсами, или организация, наделенная правом распоряжать­ся такими ресурсами.

Организатор торгов — инвестор (заказчик) или инженер­ная организация.

Инженерная организация — юридическое лицо, специали­зирующееся на оказании инженерно-консультационных услуг, привлекаемое инвестором (заказчиком) для выполнения на до­говорной основе определенных видов работ (услуг) при проведе­нии торгов.

Претендент — подрядчик, решивший принять участие в торгах и направивший организатору торгов сообщение о своем предварительном согласии, имеющий лицензию на выполнение соответствующих видов работ.

Оферент — претендент, приславший тендерное предложе­ние (оферту) о заключении договора подряда в отношении пред­мета торгов.

Конкурсная комиссия — постоянный или временный орган, создаваемый инвестором (заказчиком) для проведения торгов и определения их победителя.

Основными видами подрядных торгов являются: открытые, закрытые, международные, проводимые по упрощенному по­рядку.

Открытые торги проводятся на основе опубликованного в печати объявления; это процедура выбора подрядчика из числа всех изъявивших желание подрядчиков, независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности. Открытые торги проводятся по объектам, по которым не предусмотрено проведение закрытых или упрощенных торгов, а также по объектам (работам), финансируемым за счет иностранных кре­дитов, полученных под гарантию Правительства Республики Беларусь, если условиями предоставления этих кредитов не предусмотрен специальный порядок их проведения.

Закрытые торги — процедура выбора подрядчика из числа заранее отобранных организаторами торгов подрядчиков, кото­рым направляются специальные приглашения. Извещение в печати о проведении закрытых торгов и их результатах не пуб­ликуется. Закрытые торги проводятся:

по экспериментальным объектам, при проектировании и строительстве которых впервые проводится проверка результатов новейших (завершенных) НИОКР;

по объектам строительства оборонного и другого специ­ального назначения, по которым заранее известен узкий круг специализированных организаций-претендентов;

по объектам строительства, при возведении которых ис­пользуются ноу-хау, не ставшие всеобщим достоянием;

по объектам реконструкции и ремонта, если для разработки проектной документации и обоснования цены объекта стро­ительства требуется предварительное обследование строитель­ных конструкций и инженерного оборудования.

Международные торги — торги, в которых принимают участие иностранные претенденты, нерезиденты Республики Беларусь. Такие торги могут проводиться с принятием условий иностранного кредитора, предоставляющего кредит для объек­та строительства, являющегося предметом торгов. При этом ус­ловиями торгов должно быть предусмотрено, что иностранная организация — победитель торгов (кроме субъектов хозяйство­вания Российской Федерации) — должна обязательно исполь­зовать при возведении объекта строительства изготовляемые в Республике Беларусь оборудование, сырье, материалы (не ме­нее 30 % объема стоимости объекта), а также работы или услуги, выполняемые белорусскими юридическими лицами и инди­видуальными предпринимателями.

По упрощенной схеме открытые и закрытые торги проводятся при необходимости срочного размещения заказов по не зависящим от организатора торгов причинам, а также при размещении заказов на строительство жилья (социального и строящегося с государственной поддержкой), приобретение товаров и в случае организации генеральным подряд­чиком торгов по выбору субподрядной организации.. Особенности проведения подобных торгов заключаются в следующем: одновременно с извещением о торгах их организатор может послать претендентам письменные приглашения; срок подготовки конкурсных предложений не должен превышать 15 дней; конкурсная комиссия может сократить отдельные процедуры своей деятельности (п. 37) [4].

Решение о форме и времени проведения торгов принимает организатор торгов при обязательном наличии у него: документа, удостоверяющего право на земельный участок; разрешения местных распорядительных органов на строи­тельство объекта; проектной документации, прошедшей государственную экспертизу, согласованной и утвержденной в установленном порядке, кроме случаев, когда условиями торгов обязанность разработки проектной документации возлагается на подрядчика;

В случае отсутствия проектной документации организатор торгов должен иметь комплект документации, достаточной для достоверного определения претендентами объемов подлежащих выполнению работ и их стоимости.

Организатор торгов обязан оповестить о проведении торгов путем размещения извещения в информационно-аналитическом бюллетене "Конкурсные торги в Беларуси и за рубежом" или информационной системе "Тендеры" на сайте информационного республиканского унитарного предприятия "Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен". При необходимости, извещение можно опубликовать дополнительно в других печатных изданиях, в том числе имеющих международное распространение.

Торги могут проводиться с предварительным квалификаци­онным отбором претендентов или без предварительного квали­фикационного отбора.

Предварительный квалификационный отбор претендентов проводится для последующего допуска к торгам с целью выяв­ления способности претендента осуществить строительство объекта в установленные инвестором (заказчиком) сроки и на должном уровне.

Предварительный квалификационный отбор проводится пу­тем рассылки приглашений и перечней вопросов для претен­дентов, приславших после опубликования в печати извещения о проведении торгов предварительные заявки на участие в тор­гах. Решение о допуске претендента к торгам принимается кон­курсной комиссией по результатам анализа полученных отве­тов по названным критериям. При проведении торгов в упрощенном порядке предваритель­ный квалификационный отбор претендентов не производится. По итогам предварительного отбора организатор торгов при­глашает претендентов к участию в торгах. Претенденты, допу­щенные к участию в торгах, приобретают тендерную докумен­тацию, подготовленную организатором торгов. После изучения тендерной документации, содержащей исходную информацию о технических, коммерческих, организационных и иных ха­рактеристиках предмета торгов, претенденты разрабатывают тендерное предложение (оферту) и направляют его в адрес орга­низатора торгов.

В установленный условиями торгов день проводится заседа­ние конкурсной комиссии с участием представителей претен­дентов (по их желанию). В ходе заседания вскрываются пакеты с предложениями претендентов, проверяется наличие всех ус­тановленных условиями торгов документов и оглашается со­держание основных пунктов предложений, относящихся к це­не, срокам строительства. Указанные данные по каждому претенденту вносятся в про­токол заседания конкурсной комиссии после вскрытия конвер­тов с тендерными предложениями.

Конкурсная комиссия может изучать конкурсные предложения не более шестидесяти дней со дня вскрытия пакетов, а по объектам жилья, инженерной инфраструктуры и благоустройства, транспортной инфраструктуры – не более десяти дней. В отдельных случаях с согласия организатора торгов этот срок может быть продлен. При необходимости конкурсной комиссией запрашиваются обоснованные расчеты, документы, а также привлекаются независимые эксперты, которым представляются на заключение материалы претендентов.

Оценка предложений претендентов проводится конкурсной комиссией с учетом критериев, приведенных в конкурсной документации, и принятой организатором торгов методики оценки предложений. Результаты торгов подводятся на заседании конкурсной комиссии и оформляются протоколом. Если у члена конкурсной комиссии имеется особое мнение, то оно излагается в этом протоколе.

Протоколы конкурсной комиссии подписываются председателем, членами комиссии и представляются организатору торгов для их утверждения. Организатор торгов после утверждения их результатов размещает сообщение о результатах торгов в информационно-аналитическом бюллетене "Конкурсные торги в Беларуси и за рубежом" или информационной системе "Тендеры", на сайте информационного республиканского унитарного предприятия "Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен".

По результатам торгов претендент, признанный победите­лем, и инвестор (заказчик) заключают договор строительного подряда, в который включаются условия, содержащиеся в тен­дерной документации и в предложениях претендента – победи­теля торгов, принятых инвестором (заказчиком).

3. Контроль — это процесс, при помощи которого управляющий про­ектом определяет, как реализуется проект (по времени, стоимости, ре­сурсам), не требуется ли корректировка, правильны ли принятые ре­шения.

Применяется и понятие "мониторинг", под которым под­разумевают систематическое и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта. В нашей научно-эко­номической литературе понятия "контроль" и "мониторинг" считают словами-синонимами. Однако мониторинг — со­ставляющая часть процесса контроля, так как последний не только фиксирует состояние дел, но и дает возможность уп­равляющему проектом определить целесообразность пере­смотра планов, смет, если некоторые наблюдаемые парамет­ры превысили допустимые значения.

Таким образом, контроль должен обеспечить:

мониторинг;

выявление отклонений в процессе реализации проекта от запланированных показателей с помощью ряда кри­териев и ограничений;

прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

обоснование необходимости принятия корректирующе­го воздействия.

Управляющий проектом постоянно контролирует про­цесс реализации проекта, т.е. ведет учет того, что сделано по проекту, сравнивает с плановыми заданиями и оценива­ет величину возникших расхождений (их обычно называют отклонениями). К сожалению, отклонения случаются всег­да, поэтому остается нерешенным вопрос: "Достаточно ли незначительны отклонения, чтобы с ними можно было ми­риться?"

Основу процесса контроля составляет сбор, обработка и анализ данных о ходе реализации проекта. Только при нали­чии достоверной и всесторонней информации управляющий проектом имеет возможность выбора дальнейших действий и принимаемых мер. Однако не следует смешивать контроль с учетом и статистическим контролем, ибо последний огра­ничивается наблюдением, измерением, регистрацией, хра­нением и обработкой данных, и в его задачи не входит оцен­ка отклонений по тем или иным критериям. А предметом контроля, повторим это еще раз, являются факты, события, проверка выполнения конкретных решений, выяснение при­чин, оценка ситуации, прогнозирование последствий.

Различают основные виды контроля: предварительный, текущий, заключительный.

Предварительный контроль, как правило, затрагивает ресурсное обеспечение проекта (трудовые, материальные и финансовые ресурсы) и осуществляется до фактического на­чала работ. В области трудовых ресурсов предварительный контроль направлен на определение деловых и профессио­нальных знаний и навыков исполнителей проекта, стажа ра­боты, необходимых рекомендаций и т.д. Контроль материаль­ных ресурсов заключается в выработке требований к составу и качеству используемого оборудования и материалов, опре­делению возможности их поставки и поставщиков. В процес­се предварительного контроля финансовых ресурсов устанав­ливаются предельные значения затрат по временным интер­валам в пределах утверждаемых статей бюджета проекта.

Текущий контроль включает:

контроль времени (достижение промежуточных целей и объемов работ в заданные сроки);

контроль бюджета (уровень расходования финансовых средств);

контроль ресурсов (определение и оценка фактических затрат материально-технических ресурсов);

контроль качества.

Текущий контроль осуществляется для оперативного ре­гулирования хода реализации проекта. Он базируется на сравнении фактических результатов с плановыми стоимост­ными, временными и ресурсными показателями.

И, наконец, заключительный контроль проводится для получения интегральной оценки реализации проекта в це­лом, поэтому осуществляется на стадии завершения про­екта. На этой стадии обобщается полученный опыт, чтобы использовать его при реализации проектов для совершенст­вования процессов управления.

Эффективность системы контроля во многом зависит от того, насколько правильно определены:

состав и уровень детализации работ, подлежащих конт­ролю;

состав показателей и формы представления исходных данных;

сроки представления первичной информации и сводно-аналитических отчетов;

лица, ответственные за полноту, достоверность, своевременность и обработку представляемых данных;

состав, виды и форма представления аналитических и графических отчетов;

комплекс компьютерно-информационных средств для обработки информации.

Для организации системы контроля очень важное значе­ние имеет четкое разграничение функций между руково­дителями и исполнителями работ. Считается, что управля­ющий проектом должен осуществлять:

♦ координацию всех видов деятельности по проекту, в том числе между заказчиком, генподрядчиком и суб­подрядчиками;

подготовку графиков реализации проекта и поставок материалов;

оформление заявок на приобретение материалов и обо­рудования;

проведение координационных совещаний;

♦ представление данных для органов статистики.

Ответственные представители организаций-исполнителей (их руководители) осуществляют:

повседневный контроль за ходом выполнения поручен­ных им работ;

контроль за организацией выполнения всего комплек­са работ в соответствии с заключенными договорами;

представление в команду управления проектом необхо­димой информации;

участие в координационных совещаниях;

формирование предложений по регулированию хода реализации проекта.

Оценка — это объективное периодическое подведение итогов для определе­ния статуса проекта относительно его цели. Практическое различие между контролем и оценкой состоит в следующем:

контроль предполагает постоянное слежение за реали­зацией проекта, а оценка основана на периодическом подведении промежуточных итогов;

контроль осуществляется под руководством управля­ющего проектом, а оценку могут производить и незави­симые эксперты или специально созданные группы аналитиков.

Необходимо отметить, что полученные оценки могут ока­зать весьма существенное влияние на проект, а в самом худ­шем случае вызвать досрочное его прекращение. Очень часто по промежуточным оценкам принимаются организационные выводы по команде управления проектом, не исключены они и в отношении управляющего проектом.

Важно в процессе контроля накапливать информацию, получать статистические параметры наблюдаемых процес­сов и анализировать их, например, оценивая параметры эм­пирических распределений, определяя числовые характе­ристики выборок.

При организации контроля любого про­екта имеется блок показателей, который характеризует рас­ход материально-технических ресурсов, а именно:

расход материалов, конструкций, деталей, оборудова­ния;

расход трудовых ресурсов;

расход машин, механизмов и вспомогательного обору­дования.

Второй блок контролируемых показателей характеризу­ет выполнение бюджета и включает:

первоначальную калькуляцию;