Содержание

1. Введение……………………………………………………………………3

2. Краткая справка о месте прохождения практики и характере выполняемой работы……………………………………………………………………6

3. Структура предприятия (отдела) с указанием места прохождения практики…………………………………………………………………………………6

4. Блок-схема документооборота с указанием входного и выходного потоков…………………………………………………………………………………..6

5. Состав типовых документов по основным видам с приведением образцов документов…………………………….……………………………………..7

6. Описание принципов и технологии регистрации и учета документов...7

7. Организация контроля над исполнением документов…………………15

8. Оформление и индексация дел…………………………………………..16

9. Информационно-поисковая система (название программного комплекса и краткое описание)…………………………………………………………………….30

10. Порядок хранения документов и дел…………………………………….32

11. Порядок уничтожения документов и дел………………………………..39

12. Заключение……………………………………………………………….40

13. Приложения……………………………………………………………….41

14. Список литературы……………………………………………………….49

Введение

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Известно, что контролирующие органы судят о качестве работы организации в значительной мере по состоянию ее документации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом, ее летописью.

Особое внимание к этой сфере обусловлено тем, что переход России к рыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию.

Работа с документацией – основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. – имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксируется в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора – в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий – в актах и т.д.

В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.

Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого труда, возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации, которая может быть обеспечена только при условии оснащения рабочего места руководителя современными средствами связи и современной компьютерной техникой.

В современных условиях значительного роста объема информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Вместе с тем недопустимо преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.

Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого труда, возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации, которая может быть обеспечена только при условии оснащения рабочего места руководителя современными средствами связи и современной компьютерной техникой.

Цель настоящего пособия – научить будущего менеджера, специалиста, бухгалтера, аудитора, руководителя предприятия (организации, фирмы) правильно составлять документы и работать с ними, пользоваться средствами персонального менеджмента, анализировать и решать вопросы, связанные с обеспечением высокоэффективной работы руководителя.

Обработка и систематизация больших массивов документов – неотъемлемые элементы деятельности любой организации (учреждения, предприятия). Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов.

Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. – имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.