Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

ПИТ / L4

.pdf
Скачиваний:
7
Добавлен:
08.03.2016
Размер:
477.59 Кб
Скачать

4 ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ТЕКСТОВОГО ПРОЦЕССОРА MICROSOFT WORD

План лекции

4.1 Текстовые редакторы

4.2 Текстовый процессор Microsoft Word

4.3 Обработка информации с использованием текстового процессора Microsoft Word

4.1 Текстовые редакторы

Значительная доля времени при работе с современными персональными компьютерами расходуется на создание, редактирование и печать разнообразной текстовой информации.

Обработку текстовой информации на компьютере обеспечивают пакеты прикладных программ – текстовые редакторы (текстовые процессоры). Различают встроенные текстовые редакторы (в Norton Commander, Турбо Паскаль и т.п.) и самостоятельные

(Editor, Лексикон, MultiEdit, Microsoft Word).

В процессе подготовки текстовых документов можно выделить следующие этапы:

набор текста;

редактирование;

форматирование текста, разметка страниц;

печать (просмотр перед печатью текста на экране, печать на бумаге).

Базовые операции редактирования:

редактирование строки текста с вставкой, заменой и удалением символов;

удаление символов, строк, блоков;

поиск и замена фрагментов текста;

перемещение, копирование элементов текста;

изменение начертания символов: светлое, полужирное, курсив, с подчеркиванием (дополнительные возможности изменения шрифта);

1

автоматический перенос текста на новую строку;

создание таблиц и диаграмм;

форматирование абзацев и разметка страниц;

построение оглавлений и указателей;

проверка правописания;

просмотр перед печатью образа текста на экране, смена шрифта печати.

Большинство современных редакторов текстов позволяют одновременно обрабатывать несколько документов или несколько частей одного документа, размещая их в разных окнах.

Текстовым процессором обычно называют мощный текстовый редактор, располагающий продвинутыми возможностями по обработке текстовых документов. Современные текстовые процессоры предусматривают множество дополнительных функций, позволяющих намного упростить набор и модификацию текстов, повысить качество отображения текста на экране, качество распечатки документов. Например:

форматирование символов (использование различных шрифтов и начертаний);

форматирование абзацев (выравнивание по ширине страницы и автоматический перенос слов);

оформление страниц (автоматическая нумерация, ввод колонтитулов и сносок);

оформление документа (автоматическое построение оглавления, указателей);

создание и обработка таблиц;

проверка правописания и т.д.

Таким образом, от понятия «простой текст как объект обработки текстового редактора» мы приходим к понятию «документ как объект обработки текстового процессора». Файл, представля-

ющий собой документ, содержит, помимо алфавитно-цифровых символов, обширную двоичную информацию о форматировании текста, а также графические объекты. Например, текстовый про-

2

цессор Microsoft Word позволяет создавать документы, включающие графические объекты.

При выборе текстового редактора для работы нужно учитывать многие факторы: сложность создаваемых документов, масштаб (объемы) текстов, требования к качеству документа на бумаге, характер материалов (например, простой текст или таблицы, формулы, уравнения и т.п.).

Наиболее известные ныне редакторы текстов можно условно разделить «по специализации» на три группы:

процессоры общего назначения (Лексикон, Microsoft Word, WordPerfect и др.);

редакторы научных документов (ТЕХ);

редакторы исходных текстов программ (MultiEdit и встроенные редакторы систем программирования Basic, Pascal, С и т.д.).

Кроме того, особое место в группе пакетов, работающих с документами, занимают так называемые издательские системы

PageMaker, Ventura Publisher, QuarkXPress и др. Как правило, из-

дательские системы специализируются на подготовке набранного документа к публикации (создание макета издания). Для набора текста удобнее применять текстовые процессоры типа Microsoft Word, а для создания и редактирования иллюстраций – графические системы: CorelDraw (векторные изображения), Adobe Photoshop (растровые изображения).

Рассмотрим основы работы с текстовым процессором Microsoft Word (сокращенно просто Word). Это связано не только с исключительными возможностями этой программы. Дело в том, что Word – один из основных элементов офисной технологии фирмы Microsoft, которая стала стандартом де-факто в российских организациях.

4.2 Текстовый процессор Microsoft Word

Word – это приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. Он является одной из самых совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая предусматривает выполнение сотен

3

операций над текстовой и графической информацией. С помощью Word можно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ – от простой записки до оригинал-макета сложного издания.

Во-первых, Word дает возможность выполнять все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии:

набор и модификацию неформатированной алфавитно-циф- ровой информации;

форматирование символов с применением множества шрифтов True Type разнообразных начертаний и размеров;

форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);

форматирование документа в целом (автоматическое составление оглавления и разнообразных указателей);

проверку правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

Во-вторых, в процессоре Word реализованы возможности технологии связывания и внедрения объектов (так называемый механизм OLE – Object Linking and Embedding), которая позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows. Встроенные объекты можно редактировать средствами этих приложений.

В-третьих, Word – одна из первых общедоступных программ, которая позволяет выполнять многие операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам, и готовить полноценные оригинал-макеты для последующего тиражирования в типографии.

Следует помнить, что Word использует графическую технологию и шрифты True Type, поэтому некоторые вопросы редактирования решаются в Word принципиально иначе, чем в простых текстовых редакторах. Например, для оформления абзацев, таблиц, рисунков используются линии, рамки, узоры и другие элементы графической природы, не имеющие аналогов в текстовом режиме.

4

«Недостаток» Word – высокая трудоемкость при вводе сложных математических выражений и химических формул. Кроме того, Word не предназначен для изготовления полиграфической продукции особо сложной структуры (атласов, альбомов, журнальных обложек), а также для редактирования высококачественных иллюстраций.

4.3 Обработка информации с использованием текстового процессора Microsoft Word

Набор, форматирование и редактирование текстового документа необходимо производить в соответствии со стандартом государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования Череповецкого государственного университета СТУ 002-03 по выполнению выпускной квалификационной работы и требованиями ГОСТ 7.32.2001 «Отчѐт о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления».

Должны быть выполнены общие требования:

формат страницы – А4, через полтора интервала, выравнивание текста – по ширине;

шрифт: цвет – черный, размер (кегль) – 14, тип – Times New Roman (Cyrillic);

поля: правое – 10 мм; левое – 25 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм;

фразы, начинающиеся с новой (красной) строки, печатают с абзацным отступом от начала строки, равным 7,5 мм;

все страницы текста, кроме титульного листа, должны быть пронумерованы; нумерация начинается с той страницы, на которой напечатано содержание (стр. 2). Нумерация должна выставляться в середине верхнего поля страницы.

Требования к рубрикации.

Текст основной части работы делят на разделы (главы), подразделы (параграфы) и пункты. Пункты, при необходимости, могут делиться на подпункты. При делении текста на пункты и

5

подпункты необходимо, чтобы каждый пункт содержал законченную информацию.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами и записывать с абзацного отступа

Требования к иллюстрациям.

Описания и расчѐты сопровождаются иллюстрациями. Все иллюстрации (фотографии, чертежи, схемы, эскизы, графики, диаграммы, компьютерные распечатки и т.п.) называются рисунками.

Количество и содержание иллюстраций должно соответствовать тексту и быть достаточным для его понимания. Иллюстрации могут быть в компьютерном исполнении, в том числе и цветные. Чертежи, схемы, помещаемые в РПЗ, должны соответствовать требованиям ЕСКД.

На все иллюстрации должны быть даны ссылки в тексте. При ссылках на иллюстрации следует писать «... в соответствии с рисунком 3.2». Рисунки размещают непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице.

Все иллюстрации должны иметь названия и последовательную нумерацию арабскими числами: первое число – номер раздела, второе – номер рисунка в данном разделе.

Под рисунком помещают пояснительные данные (подрисуночный текст). Еще ниже симметрично иллюстрации указывают наименование рисунка: слово "Рисунок", номер, тире и название.

Например:

Рисунок 3.2 – Детали прибора Расстояние между рисунком и текстом должно быть не менее

10 мм.

Пример оформления иллюстрации показан на рис. 4.1. Рисунки, вытянутые в горизонтальном направлении, можно

расположить развернутыми на 90°, при этом номер рисунка располагают с наружной (противоположной полю для брошюрования) стороны страницы.

6

Рисунок, размер которого больше формата А4, учитывают как одну страницу, при этом лист бумаги сворачивают до размера А4.

1 – стальной корпус; 2 – защитное покрытие из мягкой резины; 3 – кислотоупорный кирпич на силикатной замазке;

4 – контрфорсы; 5 – двутавровые балки Рисунок 3.3 – Конструкция травильной ванны

Рис. 4.1

Требования к таблицам

Таблицы, в основном, применяются для оформления цифрового материала.

Таблицы размещают сразу после ссылки на них в тексте. Нумерацию таблиц выполняют аналогично нумерации рисунков. В тексте следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.

Например: «В таблице 2.4 представлены данные о размерах

7

валков черновой группы стана 2000».

Название таблицы должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире.

Например:

Таблица 1.1 – Характеристика рабочих клетей черновой группы стана 2000

 

 

 

Размеры валков, мм

 

 

 

 

 

Наименование клети

Тип клети

Диаметр бочки

 

пп

 

 

 

 

 

Длина бочки

 

 

рабочих

опорных

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

Вертикальная клеть

вертикальная

1200

650

 

 

 

 

 

 

2

Клеть дуо №1

дуо

1400

2000

 

 

 

 

 

 

3

Универсальные клети

кварто

1180

1600

2000

№ 2, 3, 4, 5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Расстояние между таблицей и текстом должно быть не менее

10 мм.

Таблицу с большим количеством строк допускается переносить на другой лист (страницу). При переносе части таблицы на другой лист (страницу) слово «Таблица» и номер ее указывают один раз справа над первой частью таблицы, над другими частями пишут слово «Продолжение» и указывают номер таблицы, например: «Продолжение таблицы 3.7». При переносе таблицы на другой лист (страницу) заголовок помещают только над ее первой частью.

Если повторяющийся в разных строках графы (столбца) таблицы текст состоит из одного слова, то его после первого написания допускается заменять кавычками; если из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее – кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не

8

допускается. Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы в единственном числе, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят.

Таблицы слева, справа, снизу и сверху ограничивают линиями. Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.

Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

Требования к формулам и числовым величинам

Обозначения единиц физических величин необходимо применять в системе СИ.

Все формулы должны быть пронумерованы арабскими цифрами в пределах каждого раздела, аналогично нумерации рисунков и таблиц, причем номер ставят в круглых скобках напротив формулы с правой стороны страницы, вблизи правого поля.

Пояснение значений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле.

После написания формулы ставят запятую и на следующей строке пишут: «где», а далее расшифровывают все входящие в формулу величины, с указанием их размерностей.

Формулы должны быть набраны с помощью редактора формул (вставить объект Microsoft Equation 3.0). Прописные и строчные буквы, надстрочные и подстрочные индексы в формулах должны быть обозначены чѐтко. Рекомендуются следующие

9

размеры знаков для формул (в Microsoft Equation 3.0: меню Размер

– Определить…:): Обычный – 14 пт; Крупный индекс – 9 пт; Мелкий индекс – 7 пт. Выше и ниже каждой из формул необходимо оставлять по одной свободной строчке.

Пример:

Суммарное относительное обжатие за i проходов определяется по формуле

 

h0 hi

100% ,

(3.11)

i

 

 

h0

 

где h0 , hi – толщины подката и полосы после i-го пропуска, мм. Если формула не умещается в одну строку, то она должна

быть перенесена после знака равенства (=) или после знаков плюс (+), минус (–), умножения (·), деления (:), или других математических знаков, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке, символизирующем операцию умножения, применяют знак «×».

Требования к списку литературы

При составлении списка использованной литературы следует строго придерживаться общепринятых стандартов ГОСТ 7.1.2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления».

Список литературы формируют со сквозной нумерацией, включая в него только те литературные источники, на которые делали ссылки в тексте.

Сведения об источниках следует располагать в порядке появления ссылок на источники в тексте отчета и нумеровать арабскими цифрами без точки и печатать с абзацного отступа.

При первой ссылке в тексте литературному источнику присваивают порядковый номер; при повторных ссылках на тот же источник его номер сохраняют.

В тексте номер литературного источника дают в квадратных скобках.

10

Соседние файлы в папке ПИТ