Информатика / Учебные_материалы / Word / приемы форматирования

Основные приемы форматирования

Задача: Отформатировать документ по образцу (приложение 2).

Последовательность выполнения задания:

1. Открытие существующего документа.

2. Установка вида отображения рабочего листа, масштаба, отображения непечатаемых символов и включение расстановки переносов.

3. Проверка документа на орфографические ошибки.

4. Назначение размера шрифта для всего документа.

5. Оформление заголовка.

6. Шрифтовое выделение слов в тексте.

7. Оформление параметров абзацев.

8. Сохранение документа на диске.

Выполнение задания:

Включить ПЭВМ, загрузить Windows, открыть группу Microsoft Office и загрузить текстовый редактор Word.

Открыть существующий документ для редактирования. Местонахождение до- кумента на диске должен указать преподаватель.

Меню Файл  команда Открыть … выбрать диск, каталог, имя файла  щелкнуть Оk.

Установим оптимальный режим просмотра документа для редактирования:

1. Меню Вид- команда Разметка страницы.

Переход в режим разметки, в котором элементы документа отображаются так, как будут располагаться на напечатанной странице.

2. В дополнение к первому пункту можно включить отображение границ текста:

меню Сервис  Параметры… вкладка Вид

 включить  Границы области текста  Ok.

3. Установите масштабирование документа на экране – откройте список имеющихся масштабов, щелкнув по стрелке открытия списка масштаба на стандартной

панели  выберите По ширине листа.

Результатом работы первых трех операций будет полная

иллюзия листа бумаги на экране. Как документ будет отображаться на экране, таким он и будет напечатан!

Границы области текста разделяют рабочее пространство от полей листа и видимы только при просмотре документа на экране, но не печатаются.

4. Для удобства отладки форматирования документа полезно включить

отображение непечатаемых символов на экран

5. Установить автоматический перенос слов по слогам

меню Сервис  Перенос слов… автоматический перенос слов в до- кументе.

Перенос слов дает более ровный правый край документа и улучшает вид документа при выравнивании по ширине.

Всегда следует проверять документ на наличие ошибок (кнопка Орфография на стандартной панели).

Установите курсор ввода в начало текста (позиция 1,1). Щелкните по кнопке Орфография на стандартной панели.

Если в процессе проверки обнаружит ошибку, щелкните по кнопке Заменить. Если вы не согласны – по кнопке Пропустить.

Документ в Word, если он был создан с шаблоном Нормальный, всегда вводится с шрифтом Times New Roman Cyr размером в 10 пт.

Этот шрифт хорошо читается и подходит для основного текста документа, но слишком мелок. Увеличим размер шрифта во всем документе до 16 пт. Для этого:

• выделить весь документ – клавиша Ctrl прижата, щелчок мыши по полосе выделения.

• Установите размер шрифта в 16 пунктов

линейка форматирования  откройте список Размер шрифта  отметь те мышкой нужный размер.

Оформление заголовка документа.

Для оформления заголовка нужно выполнить следующую последовательность действий:

• выделить заголовок – щелкнуть мышкой в области полосы выделения напротив заголовка.

• вызвать контекстное меню – не перемещая никуда мышь, щелкнуть правой кнопкой мыши. В списке команд выбрать мышкой Шрифт…, в появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Шрифт.

• для заголовков походят шрифты без засечек, например Arial Cyr. Выбрать для заголовка подходящий шрифт, начертание и размер. Щелкнуть по кнопке Ok.

• Отцентрировать заголовок.

Заголовок выделен или курсор ввода в строке заголовка, щелкнуть по кнопке По центру на панели форматирования.

Шрифтовое оформление элементов текста. Копирование формата.

Для привлечения внимания к элементам текста (словам, предложениям) применяют шрифтовое оформление, отличное от основного текста (жирный шрифт, курсив, подчеркивание, размер шрифта и т.п.).

Выполните следующую последовательность действий:

• выделите слово Мысли – щелкните по нему дважды мышкой.

• выберите для него шрифтовое оформление с помощью кнопок и списков на панели форматирования или с помощью контекстного меню (как было показано выше). Например, увеличьте размер шрифта и назначьте начертание полужирный.

• можно быстро перенести назначенный формат на другие элементы этого же текста. Для переноса выбранного формата на остальные элементы текста воспользуемся командой Копировать формат:

слово Мысли выделено (копируемый формат).

дважды щелкнуть по кнопке Копировать формат на панели форматирования – курсор мыши изменился, рядом с ним появилась кисточка!

курсор-кисточку подвести к форматируемому слову, которое вы-

хотите отформатировать как предыдущее, протащить или щелк- нуть на нем мышкой – слово отформатировано.

скопировать формат на остальные слова документа.

для отмены этого режима щелкните по кнопке Копировать формат один раз – курсор примет прежнюю форму.

Изменение параметров абзацев документа.

На внешний вид документа и читаемость текста очень сильно влияет правильный выбор параметров абзацев (левый, правый отступы, положение первой строки, межстрочный интервал и расстояние между абзацами, выравнивание и т.д.).

Выполните следующую последовательность действий:

• Выделить вес документ, кроме заголовка – протащить мышкой по полосе выделения.

• Вызвать контекстное меню и выбрать команду Абзац…

• В появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Отступы и интервалы, назначить параметры, как показано на рис. 5:

Щелкнуть по кнопке Ok.

Если вы следовали всем указаниям, то документ принял требуемый вид (приложение 2).

• Проверьте как выглядит ваш документ целиком. Для этого выберите масштаб отображения документа страница целиком или перейдите в режим Предварительный просмотр, щелкнув по кнопке Предварительный просмотр на стандартной панели.

Сохранить полученный документ в рабочем каталоге можно с новым именем

или под старым (преподаватель должен указать, как и где сохранить доку- мент).

• с новым именем:

меню Файл  команда Сохранить как… в открывшемся диалоговом окне выбрать диск, каталог назначения, ввести имя в поле имени  Ok.

• под старым именем:

щелкнуть по кнопке Сохранить на стандартной панели инстру- ментов.

Позвать преподавателя и получить оценку за выполненную работу.

Выполнить самостоятельно набор и форматирование текста, приведенного в приложении 3.

Посмотрите внимательно на текст и продумайте заранее стратегию форматирования.

Приложение 1

Качества делового текста

Качества делового текста складываются из 4 составляющих:

мысли

внятности

грамотности

корректности

Мысли – это содержание написанного Вами, или то, о чем Вы говорите в Ваших письмах, распоряжениях, докладных записках. Вы должны четко и ясно формулировать идеи, которые стремитесь выразить, в противном случае Вам не удастся донести эти идеи или сведения до других.

Внятность – это доступность Вашего текста для понимания. Легче всего ее можно достичь, пользуясь короткими словами, фразами и абзацами. Несколько точно подобранных слов лучше доходят до читателя, чем нагромождение пустых фраз.

Грамотность – отражает соблюдение норм грамматики и правописания. Коряво или с ошибками написанный текст недопустим. Если в чем-то сомневаетесь, загляните в словарь или руководство по стилистике.

Корректность – это тон написанного вами. Тон задается выбранными словами, официальностью или неофициальностью стиля и должен точно соответствовать статусу адресата Вашего письма.

Приложение 2

Качества делового текста

Качества делового текста складываются из 4 составляющих:

мысли

внятности

грамотности

корректности

Мысли – это содержание написанного Вами, или то, о чем Вы говорите в Ваших письмах, распоряжениях,

докладных записках. Вы должны четко и ясно

формулировать идеи, которые стремитесь выразить,

в противном случае Вам не удастся донести

эти идеи или сведения до других.

Внятность – это доступность Вашего текста для понимания.

Легче всего ее можно достичь, пользуясь корот-

кими словами, фразами и абзацами. Несколько

точно подобранных слов лучше доходят до чита-

теля, чем нагромождение пустых фраз.

Грамотность – отражает соблюдение норм грамматики и

правописания. Коряво или с ошибками написан-

ный текст недопустим. Если в чем-то сомневае-

тесь, загляните в словарь или руководство по

стилистике.

Корректность – это тон написанного Вами. Тон задается

выбранными словами, официальностью или не-

официальностью стиля и должен точно соответ-

ствовать статусу адресата ваш