Учеба / 1 курс / 2 семестр / Документоведение / Документоведение

Общий бланк организации включает в себя следующий состав реквизитов:

1. Наименование организации в соответствии с ведомственным подчинением. (Министерство Здравоохранения РФ, Департамент Здравоохранения, Адм-и Пр. кр., Полик-ка МУЗ №3) На основе общего бланка организации можно создать документ, например «приказ», для этого мы вносим реквизит «наименование документа» Этот реквизит в бланке документа будет постоянным. При оформлении конкретного «приказа» будут внесены переменные реквизиты(Рег. номер документа. №1 от 2.02.2015. Чаще всего указывается слевой стороны документа.

2. Заголовок обозначает краткое содержание документа отвечая на вопрос «о чем?»( О принятии на должность бухгалтера)

3. Текст документа условно делится на 2 части: 1) Констатирующей – в ней содержится информация о причинах издания этого документа 2)Распорядительная – должна содержать информацию: должность, оклад, срочный, безсрочный, все необходимые выплаты. Далее ставится реквизит «дата» - 1) Цифровой способ – арабские цифры (01.12.2014) 2)Словесно-цифровой (01 декабря 2014 г.). Ниже реквизит «подпись» - Слева направо по всему рабочему полю документа. Слева указывается должность. (Ген. Директор «подпись» А.И. Иванов)

4. В общий бланк организации могут быть внесены реквизиты: Гос. Герб РФ или товарный знак организации. В 1 случае предусмотрены только для организаций Государственного или Федерального значения. В 2м случае если есть информация в учредительных документах организации: Устав, учредительный договор.

Бланк письма.

Необходимые реквизиты: 1)Регистрационный номер и дата, справочные данные об организации, ссылка на регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, дата, подпись. Иногда ставится печать если содержание письма содержит ифномацию материального или финансового характера.

В левой части рабочего поля документа название организации.

ООО «Мир»

Береговая ул., д.1, Москва, 690000, РФ.

Тел,факс, эл.почта, сайт, бик и т.д.

ИНН/КПП – для индивид. Предпр. ОГРН – для юридич. Лица.

№_____от__дата___

На №____от__дата___

Таким образом перечисленные реквизиты являются обязательными.

Переменными реквизитами является «Адресат»

Мин. Юст РФ

Департамент Ифр-и

Начальнику ОК

А.И. Иванову

О поставках бумаги

После текста документа проставляется реквизит «дата» и «подпись»

На основе бланка письма может оформляться бланк такого документа как «справка»

(Домой :Должностной бланк документа)

Организационно распорядительная документация. Понятие, классификация, требования к оформлению.

Согласно стандарту ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и активное дело»

Понятие Организационно распорядительно документации трактуется :

Это вид письменного документа в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов а так же вопросов управления взаимодействия обеспечения и регулирования деятельности органов власти и управления предприятий организаций и учреждений, их подразделений и должностных лиц.

Организационно распорядтельно документация классифицируется на 3 основные группы.

1. Организационная документация

Включает в себя следующие документы:

1. Распорядительные договоры

2. Уставы

3. Положения об организации

4. Инструкции по основным видам деятельности

5. Должностные инструкции

6. Штатное расписание а так же правила поведения посещения и т.д.

7. Регламенты работы и другие документы.

2.Организационно - распорядительная документация:

1.Приказы

2.Решения

3.Постановления

4.Указания.

3.Информационно – справочная документация.

1.Справочная документация:

1.Акты

2.Протоколы

3.Справки

4.Служебная,докладная, объяснительная записка.

4.Оперативно – информационная документация (Корреспонденция)

1.Письма

2.Телеграммы

3.Факсограммы

4.Электронные письма

Есть классификация документов. В любой организации существуют необходимое в ее деятильности группа документов: кадровая документация либо документация по личному состава она определена Общероссийским Классификатором Управленческой Документации.

Организационно правовая документация содержит документацию о форме собственности, о виде деятельности, о структуре, функциях конкретной организации и являются тотальными правовыми документами организации.

1.Учредительный договор. – организационно правовой акт, обязательный для создания и функционирования юридического лица, уч. Договор юридического лица заключается его участниками (учредителями) на основе концесуса (достижения согласия большенством сторон, голосов). Оформляется на бланке организации или А4. Реквизиты:

1.Наименование организации.

2.Справочные данные организации или место издания.

3.Наименование документа

4.Текст учредительного договора должен содеражть следующие разделы:

1.Вводная часть

2.Цель заключения договора.

3.Наименование и правовая форма организации.

4.Предмет деятельности.

5.Местонахождение организации

6.Обязаности участников (учредителей)

7.Порядок образования имущества.

8.Условия ответственности конкретных участников (учредителей по обязательствам)

9.Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

10.Порядок управления делами юридического лица.

11.Права и обязанности участников (учредителей)

12.Ответственность за нарушение договора

13.Условия и порядок выхода учредителей и принятие новых членов.

14.Порядок рассмотрения споров.

15.Порядок изменения и расторжения договора, реорганизация и ликвидация юридического лица.

Устав организации – это правовой акт, который является одним из учредительных документов определяющим правовой статус организации необходимый для ее государственной регистрации.э

Общие положения об уставе содержатся в Части 1. Гражданского кодекса РФ Статья 52. ГК РФ определяет что юридическое лицо действует на основании устава или учредительного договора и устава или только учред. Договора. Устав организации утверждается ее учредителями. Требования устава обязательны к исполнению. В соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность, устанавливаются основные правила регулирующие деятельность организации.

Устав акционерного общества регламентируется ФЗ «Об акционерных обществах» от 2 декабря 1995 года с ред. С изменениями к нему.

Устав организации оформляется на общем бланке организации либо на чистом листе бумаге формата А4.Реквизиты:

1.Наименование ОРГАНИЗАЦИИ.

2.Справочные данные об организации.

3.Наименование документа

4.Текст

5.Подпись

6.Дата

7.Гриф утверждения который уст. Протоколом общего собрания акционеров.

Структура текста содержит следующие разделы:

1. Общие положения

2. Организационная структура

3. Регламент организации

4. Производственно – хозяйственная и коммерч. Деятельность

5. Финансовая база (Размер основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями.)

6. Отчетная деятельность

7. Порядок реорганизации или ликвидации организации

Текст Устава может быть дополнен другими разделами:

1. Информация об основном капитале,акциях и других.

Положение об организации.

Статья 52. ГК РФ определяет, что некомменрческие организации могут действовать на основании положения «об организации».

Положение об организации – нормативно правовой акт опредляющий статус организации, ее задачи и функции, правовая ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации выполняющие свои функции за счет бюджетных средств органы власти и управления. На основания положения «об организации» действуют так же филиалы представительства отделения коммерческих и некоммерческих организаций. Положение об организации бывает типовым если в основой организации существует несколько структурных отделений тогда для всех принимается типовое.

Правила внутреннего распорядка – локальный нормативный документ детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Содержание этого документа должно полностью отвечать нормам и требованиям ТК РФ

Разделы:

1. Обязанности работников

2. Обязанности работодателя

3. Рабочие время и его использование

4. Поощрение за результаты работы

5. И другие….

Структура организации и штатная численность – этот документ закрепляет состав, деятельность организации, численность работников.

Оформляется на общем бланке организации. Визируется главным бухгалтером, начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации. Обязательные реквизиты:

1. Наименование организации

2. Наименование вида документа

3. Текст

4. Подпись

5. Визы согласования

6. Гриф утверждения

7. Печать организации

Штатное расписание – правовой акт устанавливающий штатный состав и численность в соответствии с уставом или положением об организации.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений , должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладок, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Штатное расписание оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаге А4.

Инструкция по основному вду деятельности – содержит информации разъясняющую или регламентирующую порядок деятельности. Инстркуции используют нормы правы предписанные законодательным актами илилокальными нормативными документами.

Оформление инстркуции включает в себя:

1. Наименование орг.

2. Наименование документа

3. Текст

4. Подпись

5. Гриф

6. Печать

Разделы:

1. Функции

2. Правила подготовки

3. Вид деятельности

4. Организация работ

Должностная инструкция – правовой документ, уст. Для работников организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностиью.

1. Наименование орг.

2. Вид документа

3. Текст

4. Подпись

5. Визы согласования

6. Отметка об ознакомлении

7. Гриф утверждения

8. Текст:

   1. Функции

   2. Должностные обязнности

   3. Права

   4. Ответственность

   5. Взаимоотношение

   6. Квалификационные требования

   7. Оценка раобы

Организационно – распорядительная документация.

Виды документов которые относятся к О-Р:

1. Приказ

2. Распоряжения

3. Указания

4. Постановления

5. Решения

Документы, принятые по принципу единоличного принятия решения:

1. Приказ

2. Распоряжения

3. Указания

Коллегиально принятые:

1. Постановления

2. Решения – федеральными органами управления

Приказ – документ применяемый в управлении правовой распорядительной документации, издаваемый на правах единоличном руководством, учреждается оформляется как и все распорядительные документы сверху вниз.

Он содержит в себе решения оперативной управленческой задачи

Подготовка осуществления:

1. Сбор информации и анализ

2. Подготовка проекта

3. Согласование текста в управленческой структуре

4. Оформление документа с действующими нормами

5. Подписание документа

6. Доведение

На общем облаке организации:

1. Наименование организации

2. Место издания

3. Номер

4. Наименование документа

5. Заголовок

6. Заголовок к тексту (о чем?)

7. Текст

1.Основная – указать в связи с чем произошло создание документа. Заглавными буквами «ПРИКАЗЫВАЮ» - разделяем от второй части.

2.Распрядительное – решение

На приказах может ставиться виза согласования (должность лица, начальник отдела кадров, главный бухгалтер) – указание должности, подпись и расшифровка. (1,2 интервал)

Распорядительные указания

Отделяются словом – предлагаю или обязываю.

Указание может быть издано органами государственного. Управления – Министерствами, ведомствами, по вопросам связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и центральными органами коллегиальных управлений, главами администраций, мерами городов.

Подготовка и оформление распорядительных документов правительства, президента и т.д., осуществляется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству.

Приказы:

1. Организационные вопросы

2. По основной производственной документации

3. По личному составу или персоналу

Акты – документ, составленный несколькими лицами, подтверждены некоторые факты, события.

Текст состоит из 2х частей:

1. Вводная

2. Констатирующая

Вводная – составляют комиссии , место и повод.

Оформление на бланке с продольными или фланговым ( угловой) – распределение реквизитов.

Протокол оформляется на заседании коллегии органа управления.

Письмо – специальный бланк , с угловым расположением реквизитов ( бланк письма)

Реквизиты :

1. Наименование

2. Справочная информация

3. Заголовок

4. Текст

5. Дата, подпись

Не содержит реквизит, наименование документа, кроме гарантийного письма.

Кадровая документация.

Кадровая документация носит название – документация по личному составу.

Рядовой состав документов данной группы включает в себя:

1. Заявление

2. Приказ, приказ о перемещение по должности, об отпуске, о командировке, об увольнении.

3. Трудовой Договор

4. Анкета

5. Личная карточка

6. Личное дело

7. Трудовая книжка

Основные реквизиты которые используются при оформлении этой документации:

1. Наименование организации

2. Наименование документа

3. Заголовок

4. Текст

5. Дата

6. Подпись

7. Виза согласования

8. Виза ознакомления

Заявление

Резюме используется при приеме на работу но является не обязательным по ТК РФ, а заявление является обязательным.

В заявлении вы должны указать какой должности вас принимают на работу, с какого числа и в какое структурное подразделение.

Пример

Должностное лицо

Ген.Директор ОАО «Маяк»

От Гайнудинова Р. А.

О приеме на работу

Прошу принять меня на работу в должности юриста в юридический отдел ОАО «Маяк» с 21 мая 2015 г.

Юрист /______/

21 мая 2015 г.

На основе заявления состовляется приказ о приеме на работу. Подписывать приказ должен только руководитель учреждения.

Кадровая документация используются унифицированные формы документов предоставленные в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных постановлением ГОСТКОМСТАТА России от 5.02.2004 г № Т – 1 № Т – 1а

Приказы о перемещении в должности , командировке….

Трудовой договор должен иметь следующие разделы:

1. Предмет договора

2. Общие положения (Сроку принятия на работу, работа которой вы будете заниматься, срок действия, основная работа или совметительство, испытательный срок)

3. Права и обязанности сторон. (Указываются права и обязанности работника и обязанности работодателя. Обязанности работодателя не должны противоречит ТК РФ)

4. Режим работы, время отдыха, социально – бытовые условия. (Указывается продолжительность рабочего времени, особенности вида рабочего времени, продолжительность ежегодного отпуска, дополнительный отпуск.)

5. Оплата труда ( оклад, надбавки, и прочие денежные выплаты, а так же премия (если есть))

6. Ответственность сторон.

7. условия трудового договора. (Порядок измения условий трудового договора)

Личная листовка учета кадров.

Либо рукописная либо унифицированная. Включает в себя:

1. Гражданство

2. Образование

3. Ученую степень, звание.

4. Паспорт

5. Научные труды, изобретения.

6. Должности и места работы с момента трудовой деятельности.

7. Пребывание за границей

8. Участие в центральных, республиканских, областных выборных органов.

9. Награды

10. Отношение к воинской обязанности и воинское звание

11. Семейное положение

12. Домашний адрес

Форма личного листка по учету кадров рекомендована инструкцией по учету кадров в орагнизацией юстиции и суда.

Личная карточка может иметь унифицированную форту № Т – 2

1. Внутренняя ….

2. Резюме

3. Автобиография

4. Анкета

5. Копия документов об образовании

6. Характеристики

7. Трудовой договор

8. Копия приказов о назначении, перемещении, увольнении.

9. Копия постановки на учет

10. Анкета или личный листок по учету кадров.

В личное дело вносятся справки об образовании, повышения квалификации.

Информация что содержится в карточка работника и в лично деле являются персональными данными и охраняются Государство. Поэтому личные дела должны хранится в сейфе или месте куда запрещен вход посторонним лицам. Дела умерших или уволенных хранятся в архиве организации 75 лет.

Обращения граждан.

1. Заявление

2. Жалоба

3. Петиция

Обязательные реквизиты:

1. Адресат

2. Наименование документа

3. Заголовок

4. Текст

5. Дата

6. Подпись

Работа с обращениями граждан имеет свою специфику. Она проводиться в соответствии с федеральным законом от 2.05.2006 г. «О порядке обращения граждан РФ»

Кроме того обращения и работа с ними, регулируются федеральными законами и ГК РФ.

Граждане реализуют свое право добровольно. Обращение бесплатно и обязательно. В своем обращении граждане должны указать:

1. Адресат

2. Почтовый адрес гражданина которому должен быть отправлен ответ.

Обращения граждан могут так же приниматься в форме электронных писем, но для этого они так же должны получить…..

Номенклатура дел организации.

Хранение этих документов является важнейшей функцией этой организации.

На основе стандарта № 5114198 « Делопроизводство и архивное дело»

Дело – совокупность документов помещенных в папку. На папку должна быть помещена этикетка:

1. Приказ

2. Акт

3. Тема деятельности

Систематизированный перечень наименований дел заводимый в организации с указанием срока хранения называется - номенклатура дел. Сроки хранения документов выставляются по нормативному документу «Перечень типовых управленческих документов образующихся в деятельности организации (В редакции) В зависимости от срока создания документа.

Номенклатура дел обновляется не реже 1 раза в 2 года.

Номенклатура дел является учетным ….. хранится до 10 лет.

Ведение организации без номенклатуры не допускается.

В целях унификации группировки документов существуют типовые или примерные номенклатуры дел.

Номенклатура дел подразумевает составление дел в ввиде таблице:

1. Виды дел

2. Заголовок

3. Количество единиц хранения

4. Срок хранения

5. Примечание

На основании номенклатуры дел, в конце каждого года ……. Должны выделять на архивное хранение.

К делу подшиваться документу по одному вопросу и имеющие один срок хранения. Документа постоянного и времнного срока хранения …..

Исключения составляют документы переходящие

Внутри дела документы должны располагаться в хронологической последовательности иметь внутреннюю опись. Текущий архив организации может находиться в канцелярии. Должна производиться экспертиза ценности документов. Создается комиссия в составе 3х человек.

А также руководствоваться федеральным законом об «Архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 г №125

При ликвидации организации или

20.03.15

Нормативно – методическая основа современного делопроизводства.

Нормативно – методическую основу делопроизводства в современной России составляют совокупность законодательных актов , и нормативных актов и методических документов регламентирующих вопросы создания , технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб на всех уровнях управления.

Исходным правовым актом , определяющим государственную политику в сфере документационного обмена, является КРФ глава 4, где записано : «Каждый имеет право искать, получать, передавать , производить и распостранять информацию любым способом.» Это положение развито в ФЗ об информации, о технологиях и запрете информации № 149 27.07.2006. Этот ФЗ содержит ряд основопологающих положений по документационному обеспечению управления.

ГК РФ установил правовые основы документационной деятельности юридических лиц в статьях ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора на основании которого действуют юридические лица, административный кодекс РФ.

УК РФ установил уголовную ответственность за неправельную деятельность с документами и информацией.

Ряд законодательных актов, законы: «О государственном гербе РФ», «О языках народов в РФ», «Об участии в международном информационном обмене», « О товарных знаках», «Об электронной цифровой подписи», «Об бухгалетерском учете» . Содержат нормы которые должны учитываться при составлении , оформлении и хранении документов.

Основным документов, регулирующим систему делопроизводства в стрене:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования документа и документационного обеспечения (ГСДУ) – Этот документ является полным нормативным актом, решающий работу с деловыми документами. Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях единой государственной системы делопроизводства, созданная еще в СССР в 1973 году, сыгравшая важную роль в оптимизации документационных процессов.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти утвержденного приказами от 08.11.2005 года №536 – устанавливает общие требования к ДОУ и работу с документами федеральных органов исполнительной власти

3. ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 №125 : регулирует отношения в сфере организации, хранения учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов.

4. Национальные стандарты – УСД ГОСТ 30-2003, УС ОРД; Принят управлением государсвенных стнадартов

[e-mail]