Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
ответы на экзамен доу2.docx
Скачиваний:
82
Добавлен:
12.03.2016
Размер:
101.26 Кб
Скачать

1.Информация– сведения (сообщения, данные) о чем – либо, независимо от формы их представления.

Виды информации:

текстовая информация— передаваемая в виде символов, предназначенных обозначать лексемы языка;

числовая информация— в виде цифр и знаков, обозначающих математические действия;

графическая информация— в виде изображений, предметов, графиков;

звуковая информация— устная или в виде записи и передачи лексем языка аудиальным путём.

Требования, предъявляемые к управленческой информации

   достоверность

объективность

безусловная необходимость

своевременность поступления (оперативность)

системность сведений

целевая направленность (удовлетворение потребностей конкретных управляющих)

регулярность и ритмичность

экономичность

2. Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Функции документа:

  • Информационная. Документ фиксирует и содержит информацию.

  • Коммуникационная. Обеспечивает движение информации между объектом или субъектом.

  • Нормативно – правовая. Документ может быть источником норм и правил.

  • Управленческая. Документ является основным инструментом управления.

  • Учетная. Документ может содержать статистические сведения.

  • Социальная. Документ отражает общественные отношения времени и места его создания.

  • Культурная. Всякий документ отражает материальную и духовную культуру общества ео создавшего.

  • Функция исторического источника. Документ непосредственно отражает исторический процесс и запечатляет отдельные факты, и свершившиеся события.

3. Юр. сила док-та - св-во официального док-та, сообщаемое ему действующим законодат., компетенцией изд. органа или должностного лица и установленное порядком оформления.

А) Док-ты личного характера

Б) Официальные док-ты

Официальные док-тыдок-т ,созданный юр. или физ. лицом, оформленный и удостоверенный в уст. порядке.

  • Подлинник офиц. док-та – первый или единичный экземпляр официального док-та.

  • Дубликат – повторный экземпляр подлинника док-та, имеющий юр. силу.

  • Копия – док-т, полностью воспроизводящий информ. подлинника и его внешние признаки или часть их, но не имеющий юр.силы.

4. Способы документирования:

Материальный носитель - материальный объект, использующийся для закрепления и хранения на нем информации, в том числе и в преобразованном виде.

А) Изобразительный документ – документ содержащий информацию, выраженный изображением, какого либо объекта.

Б) Фонодокумент – док-т, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

В) Аудиовизуальный документ – док-т, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

Г) Кинодокумент – изобразительный или аудиовиз. док-т, созданный кинематографическим способом.

Д) Текстовый документ – док-т, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Е) Документ на машинном носителе (электронный) – док-т, созданный с помощью носителей и способов записи, обеспечивающих обработку инф. компьютером.

5. Делопроизводство отрасль деятельности ,обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными док-тами.

ДОУ (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

7. Законодательная база делопроизводства— это совокупность законов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранение и использование в текущей деятельности, а также деятельность службы делопроизводства, её структуру, функции, штат, техническое обеспечение и другие аспекты.

Законодательное регулирование организации делопроизводства  осуществляется путем издания федеральных законодательных актов, включающих в себя комплекс правовых положений, требований и методов, в совокупности устанавливающих нормы создания, обработки и хранения документов. К ним относят:

1. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ.

2. Законодательные акты Российской Федерации.

8. Унификация - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих однотипные управленческие функции. Для этого введена унифицированная система документации . Цель унификации – сокращение количества применяемых документов. Типизация их форм. Повышения качества документов и снижение трудоемкости их обработки.

Стандартизация документов – высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Результатом работы по унификации и стандартизации документов являются стандарты на отдельные виды документов, системы документов или отдельные виды продукции. Установлены следующие категории стандартов: 1. государственный стандарт (ГОСТ).2.отраслевой стандарт (ОСТ).3.республиканский стандарт (РСТ).4. стандарты предприятий и организаций (СТП).

Подзаконные акты.

Постановление ГОСКОМСТАТА от 5.01.2004 №1 об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Правила делопроизвод. в фед. органах исполн. власти,утвержденные постановлением правительства от 15.06.2009 №477

Методические рекомендации о разработке инструкций по делопроизв. в фед.орг.исп.власти утверждены приказом РОСАРХИВА от 23.12.2009 №76

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций 8.11.2005 №536 о типовой инструкции о делопр. в фед.орг.исп.власти.

ГОСТ Р 6.30. – 2003 унифицированная система организационно – распорядительной док-ции.

Общероссийский классификатор управленческой документации(ОКУД)

ОКК 011 – 93 представляет собой перечень используемой в России док-ции.

9. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Формуляр док-та – набор реквизитов офиц. док-та, расположенных в определенной последовательности.

Реквизит док-та – обязательный элемент оформления официального док-та.

Способы расположения реквизитов:

1способ – продольный. Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

2способ – угловой. Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Угловое расположение реквизитов имеет два вида: фланговое и центрированное. При фланговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

10. Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Стандартом устанавливаются следующие виды бланков:

- бланки для писем;

- Общие бланки (бланки для всех остальных документов);

- бланки конкретного вида документа.

Общие требования к бланкам следующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003):

  •  формат: А4 (210 × 297 мм) или А5 (148 × 210 мм);

  •  поля: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее;

  •  цвет бумаги: белый или светлых тонов;

  •  нумерация страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах – посередине верхнего поля листа.

11. Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности. При изготовлении бланков на них проставляют порядковые номера и серии. Гербовые бланки подлежат учету. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводит не реже одного раза в год комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации

12. Виды реквизитов:

  • постоянные и переменные: Постоянные реквизиты – совокупность реквизитов, характеризующая типовой формуляр документа и присутствующая во всех видах документа одного типа; Переменные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающая особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.

  • основные (обязательные) и второстепенные: Основные (обязательные) реквизиты - совокупность реквизитов, без которых документ не имеет юридической силы. Второстепенные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих, уточняющих основные.

Обязательные реквизиты - записи, совершенные на лицевой стороне документа. Обеспечивают юридическую силу документа, и они присутствуют всегда на любом виде ОРД (наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись).

Дополнительные реквизиты - бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа например, 29 «От­метка о поступлении документа в организацию», 30 «Идентификатор электронной копии документа», но отсутствие дополнительного рек­визита на документе не может повлиять на юридическую силу доку­мента

13. Реквизиты заголовочной части документа:

Реквизит «Герб» располагается всегда на верхнем поле док-та, над серединой наименования организации. Герб РФ не может быть ниже или меньше любой др. эмблемы.

Реквизит «Эмблема» Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле документа, на уровне реквизита «Наименование организации».

Реквизиты «Код организации» и «Код формы документа». Код организации проставляется, но Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом.

Реквизит «Наименование организации». Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.

Реквизит «Справочные данные об организации». Вкл. в себя почтовый адрес, элементы которого расположены в след. послед.: улица, № дома, регион, город, индекс, номер тел.

Реквизит «Наименование вида документа». указывается на всех служебных документах, кроме писем. Располагается под наименованием орг.

Реквизит «Дата документа». Располог. под 9 и 10 реквизитом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год».

Реквизит «Регистрационный номер документа». Правила кодирования рег.номера закреплено во внутреннем акте орг. в инструкции по делопроизводству. Располог. номер справа от даты ,на одной строке с ней.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Реквизит «Место составления или издания документа». Оно указывается только если его нельзя однозначно идентифицировать из наименования орг. и справочных данных о ней. Помещается 14 реквиз. под 13,а если того нет, то под 11,12.

Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу». Реквизит указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе такого документа в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф (например: секретно, конфиденциально и др.) в зависимости от того, государственная или коммерческая тайна содержится в данном документе.

Реквизит «Адресат». Помещается в правом верхнем углу. Если адресат юр. лицо, то сперва указ. его нимен. в ИП, а потом адрес. Если адресат должностное лицо, сперва указ. должность в ДП, потом инициалы в ИП. Если адресат частное лицо – указывается его фамилия в ДП и инициалы, потом его адрес.

Реквизит «Гриф утверждения документа». Располагается в правом углу выше адресата.

Реквизит «Резолюция» Резолюция – реквизит  документа, в котором руководитель организации или структурного подразделения  указываются задания по исполнению данного документа (что сделать и как), срок исполнения и конкретные исполнители.