Зубков М. Сучасна українська ділова мова

програми «Позакласна краєзнавча робота» на 2002/03 навч. р.

Успішному проведенню практики значною мірою сприяли допомога й доброзичливе ставлення дирекції та викладачів до студентів-практикантів.

Додатки:

1)характеристика-відгук;

2)план контрольного уроку;

3)план виховного заходу;

4)психологічна характеристика учня.

22.03.2002

(

підпис)

Оголошення

Оголошення — це документ, у якому міститься необхідна інформація. За змістом оголошення поділяються на два види:

1.Організаційні — оголошення про подію чи захід.

2.Рекламні — оголошення про навчання, роботу, послуги, пропозиції тощо.

Організаційні оголошення адресуються як конкретній групі осіб, так і широким верствам населення. Зміст рекламних оголошень розраховано на широкий загал.

Як організаційні, так і рекламні оголошення за формою бувають: писані, мальовані, комбіновані, відтворені механічним способом та ін.

Сучасний рівень поліграфічного виробництва, копіювальної та розмножувальної техніки дає необмежену змогу пошуків найрізноманітніших шрифтових і кольорових варіантів цього документа.

Текст будь-яких оголошень повинен бути лаконічним, конкретним і містити вичерпну інформацію про дату, час, місце та зміст події чи заходу. Рекламні оголошення повинні висвітлювати перелік послуг, товарів, їхню ціну тощо.

Оголошення про запрошення на роботу, навчання, пропозиції щодо подорожей і відпочинку включають умови, переваги, пільги, оплату та інші дані.

Розрізняють оголошення:

—службові — підприємств, навчальних закладів, державних установ, організацій, фірм, агентств тощо;

—особисті — приватної особи чи групи осіб. Реквізити:

1.Назва документа.

2.Текст, що містить:

—дату;

—час;

—адресу місця проведення;

—організатора (відповідального);

—порядок денний (зміст) заходу;

—коло осіб, яких запрошено;

—умови входу (вільний чи платний);

—способи проїзду (для зовнішніх).

81

3.Назва структурного підрозділу чи колегіального органу, або посада і прізвище особи, яка дає оголошення (якщо треба).

Зразки оголошень про заходи:

Оголошення

11 травня 2002 р. об 11.00 у приміщенні Будинку Алчевських відбудеться зустріч із народним депутатом України Оксаною Ляшенко.

Запрошуємо всіх бажаючих.

Проїзд: ст. метро «Архітектора Бекетова», трам. № 5, 7, 11, Идозуп. «вул. Гіршмана».

Харківський депутатський клуб

До уваги власників акцій АТ «Міжнародний фонд промислових інвестицій «НафтаГазПром»!

17 грудня 2002 р. о 13.00 в актовому залі ХНДІ «Сільгоспмашбуд» відбудуться загальні збори акціонерів. Реєстрація з 11.00 за свідоцтвами, що посвідчують право власності на акції, а для представників акціонерів — за довіреністю.

Порядок денний:

1.Звіт голови правління за господарський 2002 р.

2.Звіт ревізійної комісії.

3.Затвердження річного звіту та балансу.

4.Затвердження розподілу чистого прибутку за 2002 р. та нормативів розподілу на 2003 р.

5.Затвердження основних напрямків діяльності на 2003 р.

6.Різне.

Оргкомітет працює з 10.12.2002 щодня, крім неділі. Тел. для довідок: 470-410, 451-298 з 9.00 до 18.00. їхати: трол. №8, 18, 38 до зуп. «вул. Тобольська».

Правління

Зразок оголошення про ліквідацію:

АТ «Промзварприлад» повідомляє про самоліквідацію з 11.05.2002. Претензії приймаються протягом 2 міс. від дня публікації цього повідомлення за адресою: Харків-176, вул. Ужгородська, 8.

Тел. для довідок: 111-827, 111-834.

Правління АТ

4 ЗубковМ.

97

Зразок оголошення про навчання:

Міністерство освіти і науки України Харківський національний університет ім. В. Каразіна

Підготовче відділення

Оголошує додатковий набір на курси для вступу на ф-ти: філологічний, історичний, математичний, фізичний, хімічний, соціологічний, економічний.

Заняття починаються в міру формування груп.

Умови зарахування та додаткова інформація за адресою: Харків-22, майд. Свободи, 4, VI поверх, кімн. 6/19.

82

Тел. для довідок: 436-196, 457-409 щодня, крім суботи й неділі, з 13.00 до 19.00.

Адміністрація

Зразок приватного оголошення:

Шановні харків'яни та гості міста!

Досвідчені професійні адвокати готові надати вам юридичну допомогу щоденно з 9.00 до 19.00 за адресою: вул. Римарська, 29-6.

Тел. для довідок: 430-211, 431-220. їхати до ст. метро «Університет».

У приватних оголошеннях часто замість назви документа («Оголошення») для стислості та економії місця розміщують ключове слово чи словосполучення, наприклад, «Продам», «Придбаю», «Обміняю», «Пропоную», «Здаю», «Робота за кордоном» тощо.

Обсяг тексту таких оголошень лаконічний і визначається рекламодавцем. За стилем викладу змісту ці документи наближаються до реклами, наприклад:

Продам ЗАЗ-968М. На ходу, недорого. Тел. 369-520 (19.00-22.00).

Поряд із нейтральною лексикою та інфінітивною формою дієслова з'являються оцінна, емоційно насичена лексика, риторичні запитання та звертання, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення та ін.

Визначальним чинником дієвості візуальних оголошень (реклами) окрім оригінальності змісту є оформлення: відтворення тексту (шрифт) і розміщення його на площині (симетрія, асиметрія), добір кольорів та їх поєднання. Для трансляції по радіо і телебаченню є суттєвим час повідомлення, музичне чи звукове оформлення, чіткість та зрозумілість вимови, оригінальність тексту, композиції чи відеоряду.

Плани

План роботи — це документ, що встановлює точний і чіткий перелік намічених заходів (робіт) для їхнього подальшого виконання. Він має такі складові: послідовність, обсяг, умови й забезпечення виконання, термін для кожного етапу й для всього обсягу, кошторис, керівників і конкретних виконавців (відповідальних за кожний пункт плану).

Окрім рубрикованого тексту плани можуть мати графіки, діаграми, таблиці, схеми тощо.

Розрізняють такі групи планів:

а) річні (календарний, фінансовий, навчальний); б) піврічні (семестрові); в) квартальні (четвертні); г) місячні; д) декадні; е) тижневі; ж) добові.

Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та призначенням плану: і . Ґриф затвердження.

2.Назва документа.

3.Назва установи чи структурного підрозділу. і . Термін, на який укладено план.

5.Порядковий номер.

6.Термін виконання конкретного виду роботи (заходу).

7.Зміст роботи.

8.	Посада, прізвище та ініціали виконавця.	,
9.	Посада, прізвище та ініціали відповідального.
10.	Відмітка про місце, дату, факт та якість	виконання

(проведення) роботи.

Службові плани робіт підписують посадові особи, які відповідають за їх виконання, а індивідуальні — ті, хто їх укладає, із наступним затвердженням керівником.

			4*			99
Зразок:
				ЗАТВЕРДЖУЮ Директор
				НДІ
				Укрпівденспеиавтоматика
				(підпис) С. Ю. Лур'є
			20.09.2002
			План роботи
	відділу ______________на І півріччя 2003 р.
пор.	Дата	Зміст	Учасники	Відповідальні	Відміт-		Приміт
	прове-	роботи		про	ки		ки
	дення			виконання
1
2 3
4 5
Голов. інженер			(підпис) Б. І. Комісаренко
Директор			(підпис) 3. Я. Коміссаров

Протоколи

Протокол — це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін. У протоколі занотовують склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей, що заслухані, та винесені ухвали з обговорених питань. Зміст інших протоколів

— об'єктивний опис певного факту чи події.

Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів.

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи.

Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «СЛУХАЛИ:») та ухвалу

84

або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою

«УХВАЛИЛИ:»).

Повні, у тексті яких окрім ухвал стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

Упротоколах зазначають такі відомості:

1.Назва документа (посередині) та порядковий номер

(після слова «Протокол»).

2.Дата проведення заходу, засідання та ін. (ліворуч)1. 3.Місце проведення (праворуч).

4.Назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова,«ювілейна конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо).

5.Назва установи, організації, закладу чи їхнього структурного підрозділу, де відбувається захід.

6.Посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори. 7.Посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол.

8.Склад учасників заходу зазначається за таким принципом:

—посада2, звання, прізвище та ініціали керівників установи, службових осіб, почесних гостей та інших запрошених, членів президії (якщо є);

—якщо кількість присутніх членів колективу не пере- * вищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали всіх учасників (за абеткою);

—якщо кількісний склад присутніх перевищує зазначену вище цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до нього реєстраційний лист (укладений за абеткою).

9.Відсутніх і причини відсутності зазначають або поіменно (за абеткою), або лише загальну кількість, якщо відсутніх більше 10 осіб.

10.Порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у Н. відмінку, зазначивши посаду, прізвище та ініціали особи доповідача).

11.Текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти:

' Якщо засідання (збори, конференція) триває більше одного дня, то через тире

зазначають дати початку й завершення. 1 У протоколах

«СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:» (ці слова подають із нового рядка великими літерами):

—після римської цифри на позначення розділу (питання) в одному рядку пишуть «СЛУХАЛИ:»;

—прізвище, ініціали та посада чи статус доповідача пишуть із нового рядка в Н. відмінку й підкреслюють. Далі в тому ж рядку, після тире, викладають зміст доповіді у формі прямої мови. У стислих і повних протоколах зазначають «Текст доповіді додається»;

—нижче занотовують питання та відповіді на них (для повного і стенографічного протоколу);

—розділ «ВИСТУПИЛИ:» (без цифри перед ним) оформляють аналргічно попередньому. Арабськими цифрами зазначають порядок виступаючих, якщо їх більше одного;

—розділ «УХВАЛИЛИ:» оформляють аналогічно попередньому розділу. Різні за характером питання ухвали групують і позначають арабськими цифрами з нового рядка. У цьому розділі повністю фіксується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи

декількох пунктів, або з констатуючої частини та резолюції1.

12. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості

• сторінок і примірників.

13.Посади керівників засідання або наради (ліворуч), підписи та їх розшифрування (праворуч).

Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зібрання, повинен бути стислим і лаконічним (для стислих і повних), але має містити інформацію, яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

Вислів «протокольна точність» відображає суть даного документа з обов'язковим додержанням змісту, форми та стилю викладу, позицій сторін в усіх розділах і пунктах протоколу.

Збори та конференції, на яких проводяться вибори таємним голосуванням, вимагають укладання окремих протоколів лічильної комісії.

Учасник наради чи засідання може висловити окрему думку щодо прийнятого рішення; її викладають на окремому аркуші й додають до протоколу. Зміст окремої думки записується до документа на рівні запису відповідного рішення.

Упершому протоколі зазначають склад комісії, а у друго-- /

—результати голосування та список осіб, які не брали в мжу участі. Результати голосування за кожну кандидатуру лпсуються так:

/.Дерев'янченко Р. М. за — 80 (вісімдесят),

проти — 4 (чотири), утримався

—1 (один).

2.Тюлькін Д. Г. за — 7 (сім),

проти — 74 (сімдесят чотири), утрималися — 4 (чотири).

У протоколах зборів, конференцій або з'їздів, де для ухвалення рішень потрібний певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх), наприклад:

На обліку в профспілковій організації — 155 осіб, присутні

— 145, відсутні — 10, із них: 4 - у відрядженні, 2 — на лікарняному, 4 — із невідомої причини.

Зразок:

Протокол №10 загальних зборів біологічного факультету ХНУ ім.

В. Каразіна

86

03.03.2002

м. Харків

Голова — Семиволос О. Я. Секретар — Розстригша В. С.

Присутні: декан ф-ту проф. Бондаренко А. П., доц. Воробйов А. Ю., старші викладачі: Кисельов Г. С, Перець С. В., студ. IV курсу — 73 чол.(список додається).

Порядок денний:

1.Підготовка до виробничої практики.

2.Заходи щодо упорядкування та озеленення університетського ботанічного саду.

3.Вибори делегатів на «Студфестиваль 2002».

І. СЛУХАЛИ:

Воробйов А. Ю. — інформація керівника практики про умови, місце та термін її проведення. Текст виступу додається.

ВИСТУПИЛИ:

1.Перець С. В. — нагадала присутнім про факти порушення виробничої дисципліни студентами під час минулорічної практики.

2.ЯремківВ. П.. студ. гр. Б-42 — запропонував ураховувати бажання студентів стосовно місця проходження практики. УХВАЛИЛИ:

1.У зв'язку з епідеміологічною ситуацією в місті, виробничу практику розпочати з 19.08.2002.

2.Розглянути заяви студентів та запити зі шкіл щодо місця проходження практики.

II. СЛУХАЛИ:

Кисельов Г. С куратор курсу — зачитав довідку про незадовільний стан оранжереї та території ботанічного саду. ВИСТУПИЛИ:

1.Коваль С. Ю.. студ. гр. Б-41 — запропонував утворити групи за добровільним принципом для упорядкування території ботанічного саду.

2.Семенова І. К.. студ. гр. Б-43 — унесла пропозицію звернутися за посадковим матеріалом до міського розсадника. УХВАЛИЛИ:

1.Формувати групи практикантів за добровільним принципом кількістю не менше 15 чол.

2.Затвердити додатковий графік робіт для ремонту оранжереї та призначити відповідальним за його дотримання студ. гр. Б-41 Кириленка Ю. Г.

III. СЛУХАЛИ:

Бондаренко А. П. — інформація про час і місце проведення «Студфестивалю 2002» та умови виборів делегатів. ВИСТУПИЛИ:

1. . . .

2. . . .

3. . . .

УХВАЛИЛИ:

Додатки:

1)список учасників зборів на 1 с. в 1 пр.;

2)текст виступу доц. Воробйова А. Ю. на 3 с. в 1 пр.

Голова

(підпис) О. Я. Семиволос

Секретар

(підпис) В. С. Розстригша

- тяг із протоколу

Витяг із протоколу — один із найпоширеніших видів доку- ~ації. Він є короткою (усіченою) формою повного протоколу зображає конкретне окреме питання.

-іитяг надається окремим особам чи надсилається організа- '. установам на їх письмовий запит. У протоколі, із якого лено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано 'адіслано документ. Реквізити

1.Назва документа.

2.Номер документа, із якого робиться витяг.

3.Назва організації, установи, яка проводила засідання, нараду.

4.Дата проведення зборів, засідання.

5.Номер питання, що розглядалося, і його суть (як його сформульовано у протоколі).

6.Текст (винесена ухвала щодо питання, яке

розглядалося).

7.Посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису).

8.Посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг.

9.Дата укладання витягу.

Зразки:

Витяг із протоколу № 14 засідання профспілкового комітету Харківського медичного училища № З від 15.05.2002

.'II. СЛУХАЛИ:

4. Валько Б. Г. — заява з клопотанням про надання путівки

.о лікувально-оздоровчого профілакторію «Ластівка». УХВАЛИЛИ:

Надати завідувачу навчальної частини Вальку Борисові Геннадійовичу путівку до названого профілакторію. Оригінал підписали:

Голова	Зинов'єв Я. В.
Секретар	Альошина О. Б.
З оригіналом згідно:
Секретар-референт	(підпис) 3. В. Гречуха

20.05.2002

Витяг із протоколу № 4-е засідання кафедри історії України ХНУ ім. В.

Каразіна від 27.11.2002

II. СЛУХАЛИ:

Замєсов Я. Г. — затвердження теми кандидатської дисертації.

УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити тему кандидатської дисертації асп. Замєсова Якова Григоровича в такому формулюванні: «Порівняльний підхід у дослідженні постаті гетьмана Мазепи».

88

2. Призначити науковим керівником акад. Пилинського

Кирила Семеновича.
Зав. кафедри	(підпис) В. Д. Сльозко
Секретар	(підпис) К. А. Рибакова
30.11.2002

Службові листи (офіційна кореспонденція1)

Є два види офіційної кореспонденції:

а) офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Службовий лист — це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів. Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами

1 Кореспонденція (від латин, саггехропсіео — відправляю, повідомляю) — а) листування між окремими особами або установами'; б) сукупність поштових відправлень (листи, телеграми тощо); в) окреме поштове відправлення (лист, поштівка тощо);

г) замітка, допис, повідомлення, надіслані кореспондентом до редакції

справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, йфрових даних і логічних висновків, у яких повинні переконані адресата в правомірності постановки питання й необхідності ■адитивного розв'язання його. Основним і неодмінним структурним елементом змісту листа є висновок (закінчення), де ви-ідадають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, про-яозицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

1.Листи, що потребують відповіді — листи-запити, листипрохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи- вимо-ги.

2.Листи, що не потребують відповіді — листи-відповіді, ли-сти-попередження, листи-розпорядження, листи-

відмови, листи-нагадування, листи-подяки, листипідтвердження, листи-запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організазій чи установ.

Циркулярний— завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Головна мета листа — поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації.

Але оскільки лист все ж відмінний від наказу, акта чи доручення, то ваше письмове спілкування з адресатом може не обмежуватися лише сухими канцеляризмами. Добирати потрібні слова і тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова — дотримання міри, доречності й такту.

За законами психології на формування поглядів партнера значною мірою впливає інформація, що надходить першою. Отже, ділові взаємини краще розпочинати з особистого, безпосереднього спілкування і вже потім можна продовжувати закріплювати контакти діловим (службовим) листуванням. Оскільки листування виключає вербальні контакти спілкування, доцільно до тексту листів уводити деякі словосполучення і звороти, які засвідчують ваше ставлення до партнера. Із тексту сучасного службового листа повинен вимальовуватися образ автора -надійного партнера, постійного клієнта, чесного конкурента й т. ін. Кореспонденція — ваша візитка та обличчя установи, фірми, компанії, яку ви репрезентуєте.

Останнім часом ділове листування відходить від сухої офіційності й обміну надто заштампованими канцеляризмами, наближаючись до приватної кореспонденції й навіть розмовного стилю, проте ще лишається досить умовностей, додержувати яких конче потрібно. Це передусім стосується структури службового листа: логічних елементів змісту та правил його оформлення.

Реквізити і . Назва міністерства (для державних структур).

2.Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3.Номер і дата листа.

4.Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5.Заголовок листа («про...»).

6.Текст (зміст).

7.Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8.Посада; звання; ранґ; статус адресанта (ліворуч).

9.Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч). 10.Печатка (якщо необхідно).

11.Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно). Ось декілька порад, які допоможуть вам досягти мети:

90