БД Кадры Соколова Т.Н.

1. Основные понятия.

Базой данных(БД) называется поименованная структурированная совокупность взаимосвязанных данных, относящихся к конкретной предметной области и находящихся под централизованным программным управлением. Отличительной чертой баз данных считается совместное хранение данных с их описаниями.

Программное обеспечение(ПО) включает в себя два вида:

• ПО общего назначения для поддержания работоспособности базы данных, обычно называемое системой управления БД (СУБД) и

• прикладное ПО, которое использует средства СУБД для выполнения конкретных деловых задач (анализ продаж, выставление счетов и т. д.).

Прикладное ПОв составе банков данных создается как правило сотрудниками компании для решения конкретных задач, и служит для обработки данных, вычислений и формирования выходных документов по заданной форме. Оно может быть написано на стандартном языке программирования типа С или на языке (обычно называемом языком 4–го поколения), входящем в состав СУБД (например,SQL).

Система управления базами данныхпредставляет собой пакет прикладных программ и совокупность языковых средств, предназначенных для создания, сопровождения и использования баз данных. СУБД можно отнести к системному ПО, аналогичному операционной системе, обслуживающей конечных пользователей и программистов, имеющему сложную структуру. Основные функции, выполняемые СУБД:

• централизованное определение и контроль данных, называемое словарем/каталогом данных;

• защита данных и обеспечение их целостности. СУБД защищает БД, запрещая несанкционированный доступ к ней. Полномочия пользователей могут быть различны и разграничиваются с точки зрения данных, к которым им разрешен доступ, и действий, которые они вправе осуществлять с данными. Такой доступ контролируется системой паролей и представлениями данных, т. е. описаниями ограниченных частей БД. Целостность и непротиворечивость БД обеспечивается ограничениями на значения элементов данных, а также путем создания резервных копий, предоставляющих возможность восстановления данных. Описания ограничений на значения элементов данных хранятся в словаре данных. Резервные копии и восстановление поддерживаются программами, которые автоматически фиксируют внесенные изменения в БД и обеспечивают возможность восстановления текущего состояния базы в случае сбоя в системе. Методами поддержания целостности данных являются ведение журналов изменения таблиц и обработка транзакций;

• одновременный доступ к данным нескольких пользователей. Эта возможность осуществляется с помощью транзакций. Транзакция – это последовательность операций над базой данных, рассматриваемая СУБД как единое целое. Либо транзакция успешно выполняется, и СУБД фиксирует изменение базы данных, либо ни одно из этих изменений никак не отражается на состоянии базы данных. Понятие транзакции необходимо для поддержания логической целостности базы данных при работе в многопользовательском режиме, т.к. СУБД обеспечивает физические механизмы, позволяющие многим пользователям обращаться к большому количеству связанных данных. Это распространяется и на удаленных пользователей, которые обращаются к БД через систему телекоммуникаций. Именно СУБД обеспечивает взаимодействие с телекоммуникационными системами, адекватно обрабатывая запросы и выдавая результаты. При этом централизованное хранение данных в базе является причиной высокой вероятности того, что двум или более пользователям потребуется одновременный доступ к одним и тем же данным, что может испортить БД. Таким образом, важно, чтобы СУБД не допускала такой ситуации, когда один пользователь обращается к данным, а другой в это же время вносит в них изменения. Корректное поддержание механизма транзакций является не только основой обеспечения целостности БД, но и составляет базис изолированности пользователей в многопользовательских системах, для чего используются сложные блокирующие механизмы, защищающие данные, которые в текущий момент обновляются пользователем. Вместе с тем СУБД должна обеспечивать приемлемое время реакции системы для всех пользователей;

• ориентированные на пользователя возможности запросов, обработки и извлечения данных. Это свойство поддерживается наличием простых языков запросов, предоставляющих пользователям возможность формулировать запросы и получать одноразовые отчеты прямо из БД, что избавляет программистов от необходимости разработки специальных прикладных программ и существенно расширяет круг непосредственных пользователей БД. С языками запросов связаны генераторы отчетов, которые позволяют задать структуру отчета, формат вывода данных и сохранить его для составления регулярных отчетов;

• ориентированные на программиста возможности создания прикладных систем, т.е. обеспечение языка манипулирования данными. Для работы с БД используются специальные языки, называемые языками баз данных, содержащие все необходимые средства для работы с базой данных и обеспечивающие базовый пользовательский интерфейс. Стандартными являются такие средства как окна, меню, генераторы отчетов, генераторы приложений и т.д.;

• непосредственное управление данными во внешней памяти и поддержание логически согласованного набора файлов;

• восстановление информации после разного рода сбоев. Для этого необходимо хранить дополнительную информацию в журнале изменений БД, который ведется автоматически без участия пользователя СУБД.

При открытии имеющейся или создании новой базы данных в Access имена объектов базы данных появляются в области переходов (левая панель окна). К объектам базы данных относятся таблицы, запросы, формы, отчеты.

Таблица – объект для хранения данных. Столбцы в таблице называются полями, а строки – записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей – до 255. Таблиц в базе данных может быть несколько. Сведения о разных объектах реального мира следует хранить в разных таблицах. Для работы таблицу необходимо открыть, а перед окончанием работы – закрыть, предварительно сохранив все произведенные изменения.

Данные в каждом поле таблицы должны быть одного типа.

Таблица 1. Допустимые типы данных

Тип данных	Содержимое поля	Размер
Текстовый	Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов, коды и т. п.	Максимальное число символов – 255.
Поле МЕМО	Длинный текст или комбинация текста и чисел.	До 65535 символов.
Числовой	Числовые данные, используемые для проведения расчетов.	1, 2, 4 или 8 байт
Дата/время	Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно.	8 байт.
Денежный	Специальный формат для представления числовых данных. Точность – до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.	8 байт
Счетчик	Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.	4 байт
Логический	Поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет).	1 бит
Поле объекта OLE	Объект, связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.	До 1 Гбайт (ограничивается объемом диска).
Гиперссылка	Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст – текст, выводимый в поле или в элементе управления; адрес– путь к файлу (в формате пути UNC) или странице (адрес URL) дополнительный адрес – смещение внутри файла или страницы.	Каждая из трех частей в типе Гиперссылка может содержать до 2048 символов.

Каждая таблица имеет ключевое поле – поле или совокупность полей с уникальными значениями в каждой записи. Таблицы связываются по ключам.

Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копировать, а не вводить заново.

В режиме таблицы обычно просматривают, добавляют и изменяют данные. Можно также добавлять или изменять столбцы таблицы, изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, их порядок, вид и цвет шрифта). Можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, фильтровать, сортировать записи. В режиме конструктора можно создать новую таблицу или изменить поля существующей.

Формы. Форма представляет собой специальный формат экрана, используемый чаще всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Можно создать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами. В этом случае форма должна быть основана на запросе, включающем данные из этих таблиц.

Формы позволяют представлять записи в удобном для пользователя виде, например, в виде привычных документов – бланков, экзаменационных ведомостей и т.д. формы ввода-вывода позволяют вводить данные в базу данных, просматривать их, изменять значения полей, добавлять и удалять записи.

Все элементы, добавляемые в форму, - поля, надписи, списки, переключатели, кнопки, линии – являются элементами управления.

Запросы. Запрос – это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов.

С помощью Access могут быть созданы несколько видов запросов. Запрос на выборку выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов. Запрос-изменение изменяет или перемещает данные; к этому типу относятся Запрос на добавление, Запрос на удаление и Запрос на обновление. Запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки в отдельной таблице. Перекрестные запросы предназначены для группировки данных и представления их в компактном виде. Запрос можно создать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.

Отчеты. Отчет – это способ вывода данных из базы данных на печать в том виде, в котором требуется пользователю, например, в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо признаком, и др. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Отчет можно разработать самостоятельно в режиме конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью Мастера.

Макросы и модули. Макросом называют набор из одной или нескольких макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который печатает отчет. Модуль – это программа на языке Access Basic.

2. Создание базы данных средствами Microsoft Access.

1. Создайте базу данных с именем Кадрыи сохраните ее на своем диске. Будьте внимательны при выборе папки и вводе имени.

1 2 3

Рисунок 1. Создание базы данных

2. В базе данных Кадрысоздайте таблицу в режиме конструктора с именемСотрудники. С таблицами можно работать в 2 режимах – таблицы и конструктора. Кроме этого, существует возможность создания сводной таблицы и диаграммы.

Рисунок 2

Структура таблицы Сотрудники представлена в таблице 2. Обратите внимание на столбец Свойства. Их надо задавать в нижней части окна Конструктора (Рисунок 3).

Таблица 2 Структура таблицы Сотрудники

Имя поля	Тип данного	Описание	Свойства
ТабНом	Числовой	Табельный номер работника	Ключевое поле.
Фамилия	Текст	Фамилия работника	Индексированное поле, повторения допускаются. Обязательное поле
Имя	Текст	Имя работника	Не индексированное поле. Не обязательное поле.
Отч	Текст	Отчество работника	Не индексированное поле. Не обязательное поле
ДР	Дата	Дата рождения	Не обязательное поле. Выбрать формат представления (краткий формат даты)
Пол	Текст	Муж/жен	Обязательное поле.
СемПол	Логический	Семейное положение.	Обязательное поле. Выбрать формат представления: Да - женат (замуж.) Нет – холост (не замужем)
Отдел	Числовой	Кодовое обозначение подразделения	Индексированное поле, повторения допускаются. Длина – байт. Не обязательное поле.
ДП	Дата	Дата приема на работу	Индексированное поле, повторения допускаются. Не обязательное поле. Выбрать формат представления
Должность	Текст		Индексированное поле, повторения допускаются. Не обязательное поле.
Оклад	денежный		Неиндексированное поле, повторения допускаются. Не обязательное поле.

Рисунок 3. Создание структуры таблицы в режиме Конструктора

3. Заполните в режиме просмотра таблицы 1-2строки таблицы Сотрудники(значения табельного номера задавайте больше 150). В качестве одного из работающих обязательно введите себя. Номер отдела от 1 до 5.

Импорт данных

4. Дополните таблицу Сотрудникиданными, размещенными в файлесписокСотрудников.xls.Чтобы освоить различные возможности импорта данных, работу выполним в несколько этапов. Импорт данных из файла *.xlsв созданную базу данных.

Этап 1. В созданную базу данных Кадры перенесите предложенный файл. В меню Файл выберите пункт Внешние данные → Импорт → Excel. Выберите файл Сотрудники.xls.

Рисунок 4. Выбор источника для импорта данных

Рисунок 5

Выполняйте все инструкции Мастера, в третьем окне выберите альтернативу Сохранить данные в новой таблице. В следующем окне можно изменить свойства полей:

Рисунок 6. Изменение свойств поля

Сделайте это для поля ТабНом (индексированное, совпадения не допускаются).

В следующем окне определите в качестве ключевого поле ТабНом. Наконец, в последнем окне задайте имя таблицы, например СотрДоп.

Этап 2. Откройте обе таблицы в режиме Конструктора. Сравните имя, тип и свойства каждого поля (они должны быть одинаковыми в обеих таблицах). Обратите внимание на поля «ТабНом» (размер поля – Длинное целое), «СемПол». В случае расхождений, изменения сделайте в таблице СотрДоп.

Этап 3. Создать и выполнить запрос на добавление данных. Проделайте следующие действия:

1. На вкладке Создать Запрос выберите режим Конструктора.

2. В окне Добавление таблицы выберите таблицу – источник данных (в нашем случае СотрДоп). Закройте окно Добавление таблицы.

3. В режиме Конструктора в группе Тип запроса выберите Добавление:

Рисунок 7. Создание запроса на добавление: шаг 1

4. В появившемся окне диалога укажите имя таблицы, в которую будут добавляться записи (Сотрудники, в текущей базе данных). Закройте окно

Рисунок 8. Создание запроса на добавление: шаг 2

5. Теперь надо выбрать поля, которые будут добавлены в таблицу Сотрудники. В нашем (идеальном) случае имена полей совпадают и нам нужны все поля, поэтому достаточно дважды щелкнуть по символу "звездочка". Соответствующая информация появится в бланке запроса. Сохраните запрос с именем Добавление.

Рисунок 9. Создание запроса на добавление: шаг 3

6. Выполните получившийся запрос. Проверьте, правильно ли выполнена операция, открыв в режиме просмотра таблицу Сотрудники.

5. Упражнение. Отсортируйте по возрастанию данные в таблицеСотрудникипо полю

• Отдел

• Фамилия

• ЗП

• Должность

6. Создайте в БД Кадрытаблицу с именемПодразделения, содержащую три поля:

Номер — Ключевое поле числового типа. Размер — байт. Обязательное поле.

Наименование — Индексированное поле, повторения не допускаются, текстового типа. Обязательное поле.

Руководитель — Индексированное поле, повторения допускаются, текстового типа. Обязательное поле. Наберите в строке свойства значение по умолчанию слово Вакансия.

Введите в созданную таблицу свои данные, или воспользуйтесь данными, представленными в таблице 3.

Таблица 3. Данные для таблицы Подразделения

НомерОтд	НаименованиеПодр	Руководитель
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10	Администрация Бухгалтерия Плановый отдел Отдел труда и заработной платы Отдел главного механика Отдел КИП Ремонтно-механический цех Заготовительный цех Механический цех Сборочный цех	Окунев Ершова Дель Бондарева Журавлев Петухова Леонова Леонтьева Никанорова Ермакова