Выявление, формулирование и решение проблем – основное содержание деятельности менеджера

Система – совокупность элементов и подсистем, в организационном и функциональном отношении обеспечивающая достижение определенной цели.

Проблема (греч.- задача) – несоответствие между желаемым и действительным состоянием системы.

Проблемная ситуация – состояние системы, вызываемое а) новым административным решением, изменяющим полностью или частично целеполагание системы, или же б) снижением эффективности деятельности системы, что проявляется в симптомах проблемы.

Симптомы проблемы – характерные внешние, поддающиеся наблюдению, измерению и оценке, признаки.

При решении проблем любого характера можно выделить определенный перечень вопросов, требующих ответов и решений в заранее заданном порядке.

Обозначим несколько основных блоков этих вопросов:

1. Что должно быть? К чему должен быть направлен процесс решения проблемы? Какой должна стать система?

2. Что есть в настоящее время? Каково состояние системы в данный период?

3. Почему действительное состояние системы не соответствует желаемому, причины несоответствия, их характеристики?

4. Что делать, чтобы перевести систему из действительного состояния в желаемое?

1 – 3 блоки по содержательному смыслу представляют собой процедуру анализа, 4 блок – процедуру синтеза.

Алгоритм решения управленческой проблемы

Это совокупность операций, выполняемых в строго установленном порядке для решения задач определенного типа.

Алгоритм решения управленческой проблемы состоит из 8 шагов:

1 шаг – выявление проблемы. В идеале – это предвидение ее появления и принятие соответствующих мер, что под силу профессионалам высшего класса, имеющим определенные знания и навыки, владеющим ситуацией.

2 шаг – диагностика проблемы: определение ее симптомов, формулировка и описание проблемы. Этот шаг является самым важным, т.к. от правильной диагностики проблемы зависит путь ее решения.

3 шаг – оценка решаемости проблемы, и, в случае решения, определение ожидаемого эффекта. При оценке решаемости проблемы может оказаться, что в данных условиях она не решаема. Если это доказано, то не следует больше тратить силы на дальнейшую работу. Если же проблема решаема, то надо показать, что даст ее решение и к чему может привести бездействие.

4 шаг – разработка вариантов решения (с учетом ограничений и возможностей оценки эффективности). Это относительно новый для отечественного управления здравоохранения вид деятельности: этот подход основан на разработке нескольких вариантов с учетом сложившихся условий и ограничений, возможности оценки эффективности каждого варианта и выборе оптимального варианта.

5 шаг – выбор оптимального варианта, т.е. варианта, обеспечивающего достижение цели в кратчайшие сроки с наименьшими затратами и при соблюдении определенных ограничений.

6 шаг – разработка плана реализации (внедрения) решения – это формализация процесса реализации, т.е. представление содержательной деятельности в виде формальной системы, составление планов, графиков, перечней работ с указанием конкретных исполнителей, требуемого структурного, материального, организационного и прочего обеспечения.

7 шаг – внедрение (реализация). Может быть самым разным по времени, но должен в обязательном порядке включать в себя процедуру оценки эффективности принятого решения. Это может быть как промежуточная, так и окончательная оценка, и ее предназначение – показать, как точно смог разработчик решения предвидеть ситуацию и что можно сделать для повышения эффективности работ по решению проблем.

8 шаг – оценка эффективности решения. Проводится на основе специальных исследований и статистических данных.

Рассмотрим алгоритм решения управленческой проблемы на примере.

1 шаг – главная медицинская сестра ЦРБ предвидит появление проблемы: повышение в весенний период уровня заболеваемости гриппом в районе Н.

2 шаг – повышенный уровень заболеваемости гриппом приведет к:

- увеличению числа случаев заболеваемости с временной утратой трудоспособности;

- повышению нагрузки на медицинский персонал;

- повышению смертности населения, в т.ч. материнской и детской и т.д.;

Формулировка проблемы: ожидаемое повышение уровня заболеваемости гриппом.

3 шаг – проблема решаема. Если ее решать, то уровень заболеваемости гриппом останется прежним, либо снизится. Бездействие приведет (см. 2 шаг).

4 шаг – варианты решения проблемы:

- вакцинация населения;

- санитарно-просветительская работа среди населения;

- витаминизация пищевых продуктов в ДДУ, школах, средних и высших учебных заведениях, на предприятиях и в учреждениях.

5 шаг – оптимальным вариантом решения проблемы является вакцинация населения.

6 шаг – план реализации оптимального варианта решения проблемы:

1) определение численности района Н.;

2) приобретение вакцин, шприцев, перевязочного материала в соответствии с численностью района Н.

3) расчет необходимого числа медицинского персонала для проведения вакцинации.

4) разделение населения на группы (например, дети до 3 лет, дети от 3 до 6 лет, дети младшего школьного возраста и т.д.).

5) организация работы старших медицинских сестер амбулаторно-поликлинических учреждений по обеспечению проведения вакцинации прикрепленным контингентам населения.

6) осуществление контроля за работой старших медицинских сестер.

7 шаг – непосредственная организация старших медицинских сестер амбулаторно-поликлинических учреждений по обеспечению проведения вакцинации населения. Для повышения эффективности работы – проведение разъяснительной беседы с населением об эффективности вакцинации и последствиях гриппа.

8 шаг – расчет уровня заболеваемости гриппом и сравнение его с таковым в период предвидения проблемы.