ПСИХОЛОГИЯ ТРУДА / псих.управления

Тема: Организационная психология и психология управления.

1. Предмет психологии управления.

2. Психологические особенности реализации функции планирования в управлении.

3. Психологические особенности реализации функции организации.

4. Психологические особенности реализации функции контроля и регулирования.

5. Психологические особенности деятельности по выработке управленческих решений.

1.

Психология управления – это одна из важнейших отраслей современной психологии изучающая проблемы общения и взаимодействия в различных социальных структурах. Психология управления произошла от слова kibernetike (искусство управлять). Создатель Норберт Винер.

Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделить требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. Трбования к степени организованности системы управления:

· детерминированность элементов системы;

· динамичность системы;

· наличие в системе управляющего параметра;

· наличие в системе контролирующего параметра;

· наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы. Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы — позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

Объектом психологии управления являются формы взаимодействия людей в структурах, группах, коллективах, реализующих правоохранительные, экономические, политические, производственные задачи.

В каждой системе управления есть субъект – управляющее звено и объект управления – управляемая подсистема.

Предмет психологии управления - деятельность руководителей (менеджеров), реализуемая в выполнении основных управленческих функций

Содержание психологии управления - разработка психологических аспектов деятельности человека, группы и организации в целом

2.

В психологии управления выделяются следующие управленческие функции:

1. Планирование.

2. Организация

3. Регулирование и контроль.

За каждой их них стоит сложная работа менеджера с людьми

1. Функция планирования.

Планирование (стратегическое) — это одна из важнейших функций управления, обеспечивающая основу для всех управленческих функций.

Стратегические планирование — набор действий и решений руководства, приводящих к разработке специфических стратегий, направленных на помощь в достижении целей организации Осознание организационных стратегий — определенная деятельность, предусматривающая постоянное развитие мышления менеджеров для выработки в дальнейшем более совершенных стратегических направлений и повышения профессионализма в управлении. Наиболее существенным при планировании является выбор цели организации. Если организации имеют широкую разветвленную структуру, то для них необходимыми являются широко сформулированные цели. Для того чтобы цели способствовали эффективной деятельности организации, они должны соответствовать ряду требований:

Во-первых, они должны быть конкретными и измеримыми

Началом выполнения функции планирования является, постановка целей. Эта функция управления имеет несколько этапов.

1 Выбор цели.

2. Определение исходных предпосылок для предстоящего принятия решений.

3 Поиск и определение альтернатив для принятия решений

4. Выбор наилучшей альтернативы среди имеющихся

5. Исполнение плана.

При выполнении функции планирования, как правило, принимаются эффективные решения. В основе принятия таких решений лежит действие двух важных факторов:

а) выбор самой лучшей альтернативы,

б) учет возможностей исполнителей принимаемого решения.

Этими факторами определяется качество решения. Принятие решения исполнителями также является существенным фактором, влияющим на эффективность решения. Эффективное решение может быть выражено условно формулой:

«Эффективность решения = Качество решения х Принятие его исполнителями».

Выполнение одной из целей не должно мешать выполнению другой цели, что подтверждено практикой менеджмента. Планирование исключает выполнение незапланированных действий, поскольку они могут быть нецеленаправленными и неадекватными поставленной цели.

Об эффективности плана судят по размерам того вклада, который он вносит в осуществление целей и задач организации, за исключением нежелательных последствий, возникающих в некоторых случаях при формулировании его и выполнении.

При осуществлении функции планирования учитываются следующие требования

1 . Устранить отрицательный эффект неопределенности и изменения

2. Сосредоточить внимание на основных задачах этого этапа. 3. Составить бюджеты.

4. Облегчить контрольную функцию управления.

При выполнении функции планирования реализуется принцип принятия обязательств, который рассматривается с учетом гибкости самого планирования для уменьшения риска потерь (финансовых, материальных и др.).

Для достижения целей организации требуется взаимодействие целого ряда факторов, как внутриорганизационных, так и психологических Сложное соотношение их в процессе работы организации дает возможность получить положительный результат. Практика зарубежного менеджмента показывает, что руководители достаточно успешно используют структурные (организационные) факторы, в то время как готовность применять психологические, связанные с действием человеческого фактора, остается низкой. Ниже приводим схему действия обоих видов факторов (см. рис 1)

Рис. 1. Организационные и психологические факторы управления организацией

Важным является то, что планирование — это основное средство, с помощью которого предприятие, как подсистема, может приспосабливаться к изменяющейся обстановке во внешней экономической среде.

Именно планирование отличает социальную организацию от прочих открытых систем.

СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД к планированию требует от руководства признания, что способность к творческой деятельности не является чертой отдельной личности, ее можно приобрести, поскольку она во многом зависит от условий, существующих внутри самой организации

Значение четкого определения целей для последующего планирования состоит с том, что эти цели обеспечивают'

1) основу для единообразного и интегрированного планирования на всех уровнях организации;

2) предпосылки для последующего, более детального планирования,

3) основу для выполнения других функций управления;

4) основу для мотивации поведения людей, понимания ими значения выполняемой работы для достижения поставленных целей,

5) основу для четкого распределения ответственности и для децентрализации детального планирования по нижестоящим подразделениям;

6) основу для координации различной, часто взаимопротиворечивой деятельности функциональных подразделений.

3.

Функция организации.

По П. Друкеру, организационная деятельность — это процесс, посредством которого руководитель устраняет неразбериху, конфликты между людьми и создает внутриорганизационную среду, пригодную для осуществления совместной деятельности.

Выполнение функции организации связано с четким осуществлением деятельности как самим менеджером (руководителем), так и его подчиненными. Исходными предпосылками выполнения функции организации являются следующие факторы. а) учет руководителем своих возможностей (потенциальных и реальных), а также имеющихся резервов (материальных, людских);

б) учет возможностей своих исполнителей.

В современном менеджменте организация рассматривается как «совокупность» людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда и распределения обязанностей. Примеры организаций: государственные учреждения, общественные объединения, научно-производственные объединения, частные предприятия.

Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции либо услугах и поэтому имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие параметры.

Такое разнообразие имеет большое значение при рассмотрении организации как объекта управления. Множество целей и задач, стоящих перед организациями разного класса сложности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления ими требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников всех структурных подразделений.

Характеристики (параметры) организации:

- цели организации,

- ее организационная структура,

- внешняя и внутренняя среда,

- совокупность ресурсов,

- нормативная и правовая основа,

- специфика процесса функционирования, система социальных и экономических отношений;

- организационная культура;

- наличие конкретной системы управления.

Исследовать систему управления можно только на основе выбранной научной концепции.

Прежде всего, необходимо отметить, что концепция «системы» используется как средство для изучения характеристик объекта управления. Ценность этой концепции заключается в том, что она способствует более глубокому пониманию характеристик изучаемой системы и процесса функционирования организации как системы.

Любой вид управленческой деятельности связан с управлением людьми, объединенными в рамках предприятия в отделы, подразделения, службы и т.д. Следовательно, управленческая деятельность — это, прежде всего, управление социальными коллективами людей, которые должны рассматриваться как социально управляемые системы (А.В. ИГНАТЬЕВА, М.М. МАКСИМЦОВ)

В качестве социально управляемой системы может рассматриваться организация любого уровня: министерство, научно-производственное объединение, предприятие, цехи, холдинги и отдельные компании. Каждая из этих систем представляет собой самостоятельный объект исследования и имеет свои особенности.

Система управления любой организации является сложной системой, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например).

Говоря об управлении организацией, в частности предприятием, мы употребляем термин система. Например, производственная система, система материально-технического снабжения, система сбыта, различные обеспечивающие и обслуживающие системы. Почему? Прежде всего, потому, что любой объект мы рассматриваем с точки зрения кибернетики и тем самым пытаемся понять его цели, из каких элементов он состоит, как он функционирует и в этом смысле мы рассматриваем любой конкретный объект, в том числе и предприятие как систему.

Как правило, представление объекта в виде системы всегда связано с некоторыми трудностями из-за наличия множества определений системы и трудностью выбора единого определения, целиком используемого при построении реальной системы управления.

Типы системных представлений:

1. микроскопическое,

2. функциональное,

3. макроскопическое,

4. иерархическое

5. процессуальное.

Каждое из указанных представлений системы отражает определенную группу ее характеристик.

Микроскопическое представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае проектирования системы элемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.

Под функциональным представлением системы понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы.

Макроскопическое представление характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена множеством внешних связей со средой.

Иерархическое представление основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.

И, наконец, процессуальное представление характеризует состояние системы во времени.

Признаки системы управления как объект исследования:

- состоит из множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных иерархически;

- элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей;

- система — это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой.

Сущность функции организации состоит в создании и поддержании в организации системы ролей, которая в свою очередь обусловлена разделением труда и необходимостью кооперации усилий.

Посредством организационной деятельности устраняются неразбериха, конфликты между людьми по поводу работы или полномочий и создаётся внешняя среда, пригодная для самостоятельной деятельности (Кунц Г., О’Доннел С.).

3 ЭТАПА ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ

(по Ф.Г. Дунаевскому)

Инициация. Эта фаза протекает от первого замысла организации с переходом к реальному формированию аппарата организации. При том осуществляются установление задачи организации, определение способов её решения.

Ординация, которая имеет место от начала формирования организации до начала её функционирования и подразумевает установление состава потребных активностей, определение состава исполнителей, обеспечение стимуляции исполнителей.

Администрация, т.е. текущее руководство деятельностью, предполагает установление оснований распоряжений, определение содержание распоряжений, обеспечение исполнения распоряжений.

ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЦЕССА

(Кунц Г., О’Доннел С.)

1.Установление целей предприятия.

2. Формулирование производных целей, планов и направлений работ.

3. Выявление и классификация видов деятельностей, необходимых для их осуществления.

4. Группировка видов деятельностей, исходя из максимального использования имеющихся материальных и людских ресурсов

5. Наделение руководителей каждой группы полномочиями, необходимыми для её продуктивной работы.

6. Горизонтальная и вертикальная увязка этих групп через должностные связи и систему информационного обеспечения.

РЕГЛАМЕНТИРОВАНИЕ, НОРМИРОВАНИЕ, ИНСТРУКТИРОВАНИЕ КАК МЕТОДЫ РЕАЛИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ФУНКЦИИ

(по Т.С. Кабаченко)

Психологические эффекты предназначены для создания организационной основы совместной деятельности. Посредством этих методов осуществляется распределение функций, обязанностей, ответственности. Полномочий, установление порядка деловых отношений в рабочих группах.

Регламентирование – это закрепление функций или работ за определёнными исполнителями. С помощью регламентирования устанавливается статус звеньев управления, их место в системе взаимосвязи с другими, область автономии. Это отражается в ставах, положениях о подразделениях, должностных инструкциях.

Нормирование - установление нормативов выполнения работ, допустимых границ деятельности. Результат нормирования – норматив, некоторый стандарт.

Инструктирование – ознакомление с обстоятельствами выполнения работ, разъяснением норм, условий реализации нормативных актов.

ВЛИЯНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ФАКТОРОВ НА РЕАЛИЗАЦИЮ ФУНКЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

(Кунц Г., О’Доннел С.)

Чтобы осуществление функции организации имело смысл для субъекта деятельности необходимы следующие условия:

1. на основе реализации функции планирования ставятся поддающиеся проверке цели;

2. даётся чёткое определение основных обязанностей или области деятельности;

3. существует определённая свобода действий и полномочий;

4. существует полноценное информирование.

ВЛИЯНИЕ ЛИЧНОСТНЫХ ФАКТОРОВ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕАЛИЗАЦИИ ФУНКЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ.

Решения в организационной сфере могут быть прекрасным индикатором профессиональных ценностей, приоритетности тех или иных мотивов деятельности. Это очень ярко проявляется в условиях реорганизаций, особенно тех, которые направлены на совершенствование оргструктуры в частности, связанные с сокращением аппарата управления.

В этих ситуациях лицам, принимающим решения, приходится делать выбор между экономической целесообразностью и групповыми интересами, интересами конкретных людей. Стремление избежать напряжённости в сложившихся группах, сохранить подразделение с тем, чтобы сохранить статус конкретного лица, диктует подчас организационно нелепые, экономически невыгодные решения.

Многие просчёты оргпроектирования связаны с неадекватной реализацией функции планирования, в частности, при прогнозировании социальных последствий тех или иных оргнововведений. В этом случае можно наблюдать следующие варианты (Питерс П., Уотермен Ф.):

1. Прогноз в отношении социальных последствий вообще не осуществляется. Вопрос о том, что люди будут думать и переживать в связи с нововведениями, какие действия они предпримут, не ставится.

2. Прогнозируется конечный результат, в частности, возможность реализации интересов для различных групп заинтересованных участников нововведения, но процессуальные эффекты в расчёт не принимаются.

3. Довольно полно прогнозируется возможность возникновения негативных социальных последствий, но они игнорируются, недооценивается их значимость в общем контексте реализации нововведения («перемелется, мука будет»).

4.

КОНТРОЛЬ — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок, если полученные результаты в существенной степени отличаются от установленных стандартов.

Под контролем понимается не стремление менеджера уличить кого-то в неверных действиях, поступках, а своевременная помощь (одобрение, поощрение и другие стимулирующие воздействия). Такой контроль помогает выполнять общую управленческую задачу не только самому менеджеру, но и всем его подчиненным

В процессе выполнения функции контроля руководитель сталкивается с важной проблемой перестановки акцента контроля с прошлого на будущее. Известный польский ученый С. Ковалевски отмечает, что лучше с 75% уверенности знать об ошибке, которая будет, чем со 100% уверенности обнаружить уже совершенную ошибку. На будущее можно воздействовать, прошлое изменить нельзя.

В этой связи представляется важным высказывание Г. Кунца и С. О'Доннелла по поводу контроля: "Разработанная должным образом система контроля должна обнаруживать возможные отклонения до их появления".

Конечно, нельзя говорить о глобальном характере предотвращения будущих ошибок. Однако, хорошо зная работников, их личностные характеристики, профессиональные возможности и др., с определенной долей вероятности можно предвидеть степень и особенности ошибок, которые они могут совершить, и предпринять меры для их недопущения

Возникает вопрос, что важнее: регистрировать убытки и наказывать виновных или определить факторы, которые могут привести к ошибкам, т. е прогнозирование ошибок или контроль, направленный на выявление уже совершенных ошибок и виноватых? Если устранить из совокупности всех функций, которые выполняются менеджером, хотя бы одну, то нарушится вся деятельность, направленная на выполнение общей цели. Каждый менеджер старается достигнуть успеха в своей деятельности, используя и свои возможности, и возможности своих подчиненных. Но он должен также упорядочить свои эмоции, правильно настроить себя на работу, избрать нужную тактику руководства. Руководитель, как любой другой человек, нередко пользуется стереотипами своего мышления. Разница состоит в том, что руководитель переносит свои стереотипы на профессиональную сферу. Каждый руководитель понимает, что эффективность работы на предприятии в целом зависит не столько от него самого, сколько от работы его подчиненных. В этом смысле особое место отводится коллективному управлению. Это — своеобразный стиль руководства, где особая роль отводится рядовым работникам, участвующим в решении множества производственных задач.

При коллективном управлении главная задача руководителя состоит в том, чтобы умело направлять и координировать деятельность отдельных групп. Это необходимо для того, чтобы группа без участия начальства была в состоянии принимать нужные решения в процессе работы. В такой ситуации в полной мере проявляется коллективный подход и ответственность управления, который при соблюдении ряда условий может быть весьма эффективным. Для этого необходимо:

1 Разделение полномочий и обязанностей между руководителем

и его подчиненными;

2 Подчиненные должны пользоваться доверием своих руководителей;

3. Работа должна рассматриваться как совместная деятельность руководителей и рядовых работников;

4 Руководители не должны препятствовать созданию системы, децентрализующей процесс принятия решений.

В эффективном управлении основное внимание уделяется контролю за полученными результатами. При этом не принимается во внимание то, что могло бы быть; имеет значение лишь то, что есть, что получено в соответствии с поставленными целями.

Оценка результатов основывается на действительных и очевидных фактах. Руководитель обращает внимание не только на стоимостное выражение результатов, а учитывает также "ключевые" результаты, включающие и управление персоналом, и совместной деятельностью в их развитии.

Осуществление функции контроля — это постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть. Но контролировать может только тот, кто знает, что в действительности должно быть, и своевременно делает это достоянием других. Как отмечает современный американский теоретик управления Р.Уотермен, чтобы преуспевать, следует осуществлять только благожелательный контроль. Контроль за ходом производства является непрерывным процессом, а не одноразовым действием. По Р. Уотермену, "существует различие между контролем над другими людьми и контролем за состоянием производства " - контроль искусством управления.

Объектами контроля являются:

• Оценка достигнутых результатов производственной деятельности;

• Оценка персонала, способствующего достижению определенных результатов деятельности;

• Определение эффективности мероприятий, содержавшихся в планах организации;

• Всесторонняя оценка успешности деятельности организации с последующими выводами;

• Использование обратной связи для оценки, поощрения и информирования персонала организации.

При правильном контроле можно быстро получить данные об успехах или неудачах и сделать выводы на будущее. Контроль за результатами деятельности является очень важным, поскольку именно он определяет успех организации. Оценка основных результатов выполнения поставленных задач организации является предпосылкой целенаправленного контроля.