Тема: Создание отчетных ведомостей и операции над ними.

Цель: Научиться правильно создавать и оперировать отчетными ведомостями используя пакет Microsoft Office Excel. А также изучить консолидацию данных, возможностями сводной таблици и команду «Итоги» на примере отчетных відомостей.

Задание на контрольную работу:

1. Создание простейшей отчетной ведомости.

2. Создание отчетной ведомости с использованием команды «Итоги».

3. Создание отчетной ведомости, воспользовавшись консолидацией данных.

4. Создание отчетной ведомости, воспользовавшись «сводной таблицей».

1. Создание простейшей отчетной ведомости.

Автоматизированные программы для работы с листами, например Microsoft Office Excel 2007, предоставляют обширные возможности расчетов и построения графиков для визуализации и управления табличными данными. Эти программы бывают полезны также для хранения списков данных, например списков рассылки или запасов.

Программу Microsoft Excel следует использовать в следующих случаях.

• Требуется плоское или нереляционное представление данных (то есть нет необходимости в реляционной базе данных с множеством таблиц).

Чаще всего это справедливо по отношению к данным, представленным преимущественно в числовом виде: например, если необходим финансовый бюджет за текущий год.

• Данные в основном используются в расчетах и статистических сравнениях, например при анализе затрат и прибыли по бюджету организации.

• Объем данных не слишком велик (не более 15 000 строк).

2. Создание отчетной ведомости с использованием команды «Итоги».

С помощью команды Промежуточные итоги можно автоматически подсчитать промежуточные и общие итоги в списке для столбца.

Команда Промежуточные итоги недоступна при работе с таблицей Microsoft Excel. Чтобы добавить промежуточные итоги в таблицу, необходимо сначала преобразовать ее в обычный диапазон данных. Учтите, что при этом будут удалены все функциональные возможности, связанные с таблицами, кроме форматирования.

Вставка промежуточных итогов

• Промежуточные итоги     подсчитываются с помощью итоговой функции, например Сумма или Среднее, с использованием функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. Для каждого столбца можно отобразить несколько типов итоговой функции.

• Общие итоги     вычисляются на основе подробных данных, а не на основе значений промежуточных итогов. Например, итоговая функция Среднее возвращает среднее значение для всех строк списка, а не для строк промежуточных итогов.

Если для книги выбран режим автоматического вычисления по формулам, то с помощью команды Промежуточные итоги можно автоматически пересчитывать значения промежуточных и общих итогов при каждом изменении подробных данных. Используя команду Промежуточные итоги, можно также отобразить список, что позволит отображать и скрывать строки каждого из промежуточных итогов.

Вставка промежуточных итогов

1. В первую очередь нужно убедиться в том, что первая строка каждого столбца диапазона данных, для которых рассчитываются промежуточные итоги, содержит название, а сами столбцы — однотипные данные, и что пустые строки или пустые столбцы в диапазоне отсутствуют.

2. Выделить ячейку в диапазоне.

3. Выполнить одно из указанных ниже действий.

- вставка одного уровня промежуточных итогов

- вставка вложенных уровней промежуточных итогов

Для отображения только промежуточных и общих итогов нужно использовать обозначения уровней структуры рядом с номерами строк. Кнопки и позволяют отобразить и скрыть строки подробных данных для отдельных итогов.

Удаление промежуточных итогов

1. Выделить ячейку в диапазоне, который содержит промежуточные итоги.

2. На вкладке Данные в группе Структура выберите Сумма.

3. В диалоговом окне Промежуточные итоги нажать кнопку Удалить все.