Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Скачиваний:
21
Добавлен:
20.02.2017
Размер:
113.15 Кб
Скачать

MS Word

Текстовый редактор MS Word предназначен для печатных работ.

Чтобы запустить программу Word: Пуск – программы – word (или другая программа).Меню и панели инструментов используются для того, чтобы пользователь мог отдавать Word команды о выполнении соответствующих действий.

При выборе меню отображается список команд. Рядом с некоторыми командами отображаются соответствующие им значки. Большинство меню расположены в главном меню в верхней части окна Word. Контекстные меню раскрываются при щелчке правой кнопкой мыши на тексте, объектах или других элементах.

На панели инструментов располагаются кнопки с рисунками (те же рисунки отображаются рядом с соответствующими командами меню), меню или и то, и другое.

В Word имеется много встроенных панелей инструментов, которые можно отображать или скрывать при необходимости. По умолчанию панели инструментов Стандартная и Форматирование закреплены чуть ниже главного меню.

Меню Вид

Меню Вид позволяет выполнять просмотр документов в различных режимах просмотра.

Обычный режим предназначен для ввода, редактирования и форматирования текста. В обычном режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы — в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста. Границы страниц, колонтитулы, фон не отображаются в обычном режиме. Вид – обычный.

Режим Web-документа наиболее удобен для создания Web-страниц и документов, предназначенных для просмотра на экране. Вид - Web-документ.

В режиме разметки отображается действительное положение текста, рисунков и других элементов на печатной странице. Этот режим удобно использовать для изменения колонтитулов и полей, а также работы с колонками и графическими объектами. Вид – разметка страницы.

Режим структуры позволяет видеть структуру документа, а также перемещать, копировать и реорганизовывать текст посредством перетаскивания заголовков. В режиме структуры можно свернуть документ, оставив только основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст. Вид – структура.

Панели инструментов – для отображения необходимых панелей инструментов. Вид – панели инструментов – выбор нужной панели.

Масштаб документа можно увеличить, чтобы получить подробное изображение, или уменьшить, чтобы увидеть большую часть страницы или даже несколько страниц сразу в уменьшенном виде. Вид – масштаб – выбор необходимого масштаба.

В области верхнего или нижнего поля также можно вставить колонтитул - постоянное сопровождение текста – вид –колонтитул, область выделится пунктирной линией. В этой области и вставляется колонтитул.

Строка состояния представляет собой горизонтальную полосу в нижней части окна документа Microsoft Word. В строке состояния отображаются данные о текущем состоянии содержимого окна и другие сведения, зависящие от контекста. Для отображения строки состояния выберите в меню Сервис команду Параметры, а затем на вкладке Вид в группе Показывать установите флажок Строка состояния.

Меню Файл

В меню файл сосредоточены все операции, имеющие отношение к работе файлами: сохранить, открыть, создать, - а также операции, обеспечивающие печать документа.

Сохранить созданный файл: меню файл – сохранить – в поле папка (наверху) будет «мои документы»; создать свою папку – нажать «создать папку», дать имя (например Ваше); если уже создана папка, то открыть – двойной шелчок или прав.кнопка – открыть. В поле «имя файла» (внизу находится) написать имя файла. Нажать на кнопку «сохранить». ()

Сохранить созданный файл под другим именем или в другой папке (например, на дискете): меню файл – сохранить как – в поле папка (наверху) будет «мои документы»; создать новую папку – нажать «создать папку», дать имя; если уже создана папка, то открыть. В поле «имя файла» (внизу находится) написать новое имя файла. Нажать на кнопку «сохранить». Если на дискету сохраняется, то в поле папка выбрать Диск А.

Закрыть окно с файлом: файл – закрыть или кнопку в верхнем правом углу.

Открыть файл: файл – открыть – выбрать свою папку (щелкнуть л.к) – открыть – выбрать файл (пословицы)– открыть. В окне (на экране) появится файл. Можно выполнить через панель инструментов: кнопка 

Создать новый файл: файл – создать – в появившемся окне выбрать «новый документ» - ОК; или использовать панель инструментов – кнопку .

Режим предварительного просмотра удобно использовать для просмотра сразу нескольких страниц документа в уменьшенном виде. В этом режиме отображаются разрывы страниц, скрытый текст и подложки; перед печатью документа можно внести правки и изменить форматирование. Файл – предварительный просмотр.

Чтобы установить поля страницы, ориентацию текста на странице – файл параметры страницы – выбор нужных параметров.

Чтобы распечатать текст – файл – печать. Указывается количество экземпляров, указывается, какие страницы печатать, есть возможность выбора.

Если воспользоваться пиктограммой печати, то печатается весь текст, нет выбора.

Меню Формат

Меню формат содержит команды, используемые для форматирования и оформления текста.

В созданном тексте изменить шрифт, цвет, написание, размер шрифта: выделить текст (нажать левую и вести курсор вдоль текста, текст закрасится черным цветом), меню формат – шрифт (появится диалоговое окно) – в поле «шрифт» установить шрифт, установить размер, цвет, начертание.

Можно выполнить это через панель инструментов.

Чтобы установить верхний или нижний индексы (например: кубический метр верхний индекс, - или химические формулы -нижний индекс)- формат –шрифт – верхний (нижний индекс).

Выравнивание текста выполняется следующим образом: выделить фрагмент – формат – абзац – выравнивание – по центру, по ширине, во левому краю.

Отступ слева и справа – формат – абзац- отступы - отступ слева, справа.

Установить в тексте «красную строку» - отступ первой строки: выделить текст (выше сказано, как выделить) – формат – абзацотступы – отступ первой строки – устанавливается размер отступа.

Межстрочный интервал изменить – формат – абзац – интервалы – межстрочный – выбирается интервал (например, двойной).

Чтобы оформить фрагмент списком: каждый пункт с нового абзаца, - используется режим список.

Для быстрого создания маркированного или нумерованного списка, маркеры или номера добавляются либо автоматически при вводе текста документа, либо к существующим строкам текста - данные строки выделяются – формат – список выбирается вид списка – маркированный или нумерованный, внутри вида выбирается тип; также можно изменить, используя панель инструментов – кнопки списка.

Пример

Практика делопроизводства выработала следующие признаки группировки документов в дела:

  1. По названию видов документов;

  2. По содержание документов;

  3. По объектам, фирмам-контрагентам, к которым относятся документы;

  4. По корреспондентам, с которыми ведется переписка.

В данном тексте оформить списком фрагмент, начиная со строки «По названию…». Выделяются строки, начиная с указанной строки, формат – список – нумерованный –тип.

Если необходимо оформить рамку для текста, страницы, сделать заливку, используется команда граница и заливка из меню формат.

Чтобы оформить границы для фрагмента: выделяется фрагмент, формат – граница и заливка, затем — вкладка Граница.

Выбрать нужные параметры: тип границы, тип линии, цвет линии, ширину линии, если необходима заливка или узор, переход во вкладыш «узоры и заливка» - выбор цвета заливки и узора.

Чтобы оформить границы для всей страницы, выбирается вкладка Страница, выбираются нужные параметры.

Пример:

АО «КОНТУР»

СПРАВКА

№ 56

Орлов Игорь Николаевич работает дизайнером отдела рекламы АО «КОНТУР» с окладом 30000 (Тридцать тысяч) тенге.

Директор П.П.Лан

Главный бухгалтер Т.Т. Хан

Создание колонок

Текст в газетных колонках непрерывно перетекает из нижней части одной колонки в верхнюю часть следующей колонки. Чтобы представить текст в таком формате, применяется команда колонки.

Можно задать число газетных колонок, задать промежутки между ними и вставить вертикальные разделители между колонками.

.Для создания колонок из части текста документа выделить фрагмент, формат- колонки, выбрать тип, число колонок – указать все параметры.

При желательно, чтобы установить просмотра в режиме разметки страницы.

Пример:

Торт Зебра

Состав: 4 яйца, 200г сметаны, один стакан муки, один стакан сахара, 50 грамм какао, 1 чайная ложка без верха разрыхлителя, полстакана орехов.

Способ приготовления:

1Просеять муку, растереть сметану с сахаром, добавить яйца, разрыхлитель, полученную массу взбивать.

2Часть массы смешать с какао. Часть белой массы выложить на сковороду. Добавить темную массу. И так по очереди слоями.

3Поставить в духовку. Выпекать при температуре 2400 40 мин.

Меню правка

В меню правка объединены команды обработки (редактирования) активного документа (копирование, вырезание, поиск, замена и т.д.)

Чтобы сделать копию фрагмента, выделить фрагмент (в месте-отправителе), правка –копировать (при этом в месте-отправителе остается фрагмент), установить курсор в месте, где должна находиться копия (место-получатель), правка – вставить. Можно пользоваться панелью инструментов

Аналогичная операция – переместить фрагмент в другое место, то есть в месте-отправителе фрагмент не остается:

Выделить фрагмент, правка – вырезать, установить курсор в месте, куда перемещается фрагмент (место-получатель) – правка – вставить.

При использовании операций «копировать и вырезать» фрагмент заносится в буфер обмена, и при операции фрагмент вставляется из буфера обмена.

Если место-отправитель и место-получатель – разные файлы, переход осуществляется через меню окно.

Заменить уже написанное слово на другое: правка – заменить, в появившемся окне в поле «найти» указывается слово, которое заменяется, в поле «на» (ниже) – дается слово, на которое меняется. Дается два варианта замены: «заменить все» и «заменить», используется в зависимости от обстоятельств.

Пример

Дан текст, произвести замену слова «номенклатура» на «регистратура»

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой список заголовков дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета.

Номенклатура составляется секретарем-референтом или архивистом предприятия.

В данном тексте заменить слово «номенклатура» на слово «регистратура»: правка – заменить – в поле «заменить» - номенклатур, в поле «на» - регистратур – «заменить все».

Просмотрите текст, убедитесь, что произошла замена.

Чтобы найти написанное слово: правка – найти – в поле найти указывается слово, которое надо найти.

Чтобы перейти с объекта на объект: со страницы на другую, расположенную далеко, с одной таблицы на другую, тоже расположенную далеко, используется команда - правка- перейти.

Например, надо перейти со страницы 5 на стр. 25. Чтобы не перелистывать, используется правка – перейти – выбирается объект перехода – страница, в поле «введите номер страницы - +20. аналогично для других объектов.

Упражнения

  1. Набрать текст, изменить размер шрифта, цвет, написание, шрифт, сохранить в папке. Создать шаблон.

  2. Набрать текст, заменить некоторые слова на другие. Сделать выравнивание по ширине. Оформить красную строку. Скопировать этот текст несколько раз. Перейти на другую страницу.

  3. Набрать текст, оформить его в виде колонки. Сохранить в папке рецепты.

4 . Набрать текст, часть текста скопировать в другое окно, дописать, изменить отступ слева и справа.

Меню сервис

Меню сервис содержит команды, позволяющие проверить текущий документ на наличие ошибок правописания (правописание), отыскать синонимы к нужным словам (тезаурус), выполнить автоматическую корректировку текста (автозамена), предоставляется информация о размере документа (статистика), создать макросы.

Используя меню правка, можно уже в написанном тексте некоторые слова заменялись другими (меню правка-заменить).

Автозамена — это средство автоматического обнаружения и исправления опечаток, неправильных слов, грамматических ошибок и неправильного регистра букв. Кроме того, автозамена позволяет быстро вставлять фрагменты текста, рисунки и символы.

Если в тексте часто встречается одна и та же фраза, стандартные сокращения, то можно ее один раз написать и вызывать ее при необходимости. Для этого используется команда сервис – автозамена, в поле «заменить» вводим условный знак для фразы, в поле «на» вводим саму фразу, нажимаем на кнопку «добавить». Эта фраза добавляется в общий список.

Пример:

Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале.

Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку.

Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь-референт.

В этом тексте часто встречается слово «секретарь-референт». Чтобы не писать его каждый раз, используется автозамена: меню сервис – автозамена, в поле «заменить» можно ввести - ср, а в поле «на» - секретарь-референт, щелкаем на кнопке «добавить», закрываем окно автозамены. Когда встречается слово «секретарь-референт», достаточно нажать указанные клавиши – ср, появится слово «секретарь-референт».

Проверить текст на ошибки – сервис – правописание. При нахождении возможных ошибок в появившемся окне «Правописание» вносятся изменения.

Посмотреть сколько знаков в тексте, сколько абзацев – сервис – статистика.

Подбор синонимов осуществляется следующим образом: сервис – язык – тезаурус – заменить.

Пример:

Подобрать синоним для слова «установленные» в выше данном тексте – выделить это слово, сервис – язык –тезаурус – в окне появятся слова-синонимы. Если слово «определенные» подходит, то щелкнуть на кнопке «заменить».

.

Макрос — это серия команд, сгруппированных вместе для упрощения ежедневной работы. Вместо того чтобы вручную делать отнимающие много времени и повторяющиеся действия, можно создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту задачу.

Макросы часто используются для следующих целей:

Для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования

Для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов.

Создать макрос – сервис – макрос – начать запись. Дать имя макросу или назначить клавиши - ок. Появится кнопка. Выполняются действия, которые объединяются в макросе. После завершения нажать на кнопку остановить макрос.

Пример:

Создать макрос: вставляется объект – таблица excel через меню вставка – объект.

Сервис – макрос – дается имя (например, мишка) или назначаются клавиши (например, сtrl+m) – назначить.

В окне слева появилась кнопка. Выполняем действия: вставка – объект, выбор из списка – вставить лист excel (выбирается соответствующий вкладыш), в окне появилась таблица. щелкаете на кнопке остановить запись.

Вызов созданного макроса. Надо вставить таблицу excel. Сервис – макросмакросы - выбираем мишка – выполнить, или сразу нажимаем на кнопку сtrl+m. Появляется таблица.

Меню Вставка

Используя команды этого меню, можно пронумеровать страницы, вставить в текст дату, время, символы, сноски, предметный указатель,

Проставить страницы – вставка – номера страниц – выбрать положение по вертикали и по горизонтали, установить флажок «номер первой страницы», дан образец. Страница устанавливается в верхнем или нижнем поле.

Вставить примечание к слову вставкапримечание, в появившемся окне вводится само примечание.

Аналогично вставляется сноска.

Вставить символ: установить курсор в нужной позиции, вставка – символы – выбор шрифта, выбор символа, кнопка «вставить».

При оформлении печатных работ можно не вручную заполнять оглавление, а сделать автоматически.

Чтобы вставить Оглавление и указатели - установить курсор на странице, где будет оглавление – вставка - оглавление и указатели. Но необходимо, чтобы заголовки были оформлены стилем заголовка – на панели инструментов форматирования – поле стили (слева) или в меню Формат – стили. Можно в полученном оглавлении нажать на имя нужной главы, и курсор перейдет на начало этой главы.

С оформлением заголовков связана и схема документа – вид – схема документа. Окно будет поделено на две части: в правой части будет выведена схема документа: заголовки глав. Аналогично, как с оглавлением.

Вставить названия таблиц, рисунков, формул – вставка – название – выбирается объект названия. Это используется при переходе с объекта на объект – правка – перейти.

Вставить картинки, графики, формулы или таблицы, файлы – новые или уже созданные – вставка – объект – выбираем приложение (например, excel или paint), соответствующая вкладка – создание или создание из файла (первый - новый создаем, второй - выбираем, используя обзор, файл).

Пример: вставить формулу в текст – вставка –объект – Microsoft Eqution – в появившемся окне выбирается необходимый математический знак (например, знак интеграла), этот знак помещается в текст.

Пример: вставить лист (или диаграмму) Excel в Word. В данном случае могут быть два варианта: новый лист или уже созданный. Выполняется следующим образом: вставка – объект – создание (создание из файла) Лист Excel (или диаграмма Excel). Затем заполняется лист.

Если создается новый лист, то выбирается вкладка создание; если вставляется уже созданный в Excel лист (или диаграмма), то выбирается вкладка создание из файла, используя обзор, выбирается нужный файл, нужный лист (диаграмма).

Закладка используется для быстрого перехода с фрагмента на фрагмент. Выделяется фрагмент, для которого создается закладка, – вставка – закладка, в появившемся окне дается имя закладке. Если нужно перейти – закладка – выбирается имя, перейти.

Пример:

для текста о секретаре-референте сделать закладку: выделяется этот текст, вставка – закладка – написать имя закладки –секреф, нажимается кнопка добавить. Чтобы с любого места текста перейти на место в тексте о секретаре-референте, вставка – закладка, выбирается имя секреф – перейти.

В тексте могут содержаться ссылки гиперссылки на такие элементы:

Другие фрагменты этого же рабочего документа (закладка);

Другие, содержащиеся на компьютере файлы;

Чтобы вставить к слову гиперссылку – вставкагиперссылка – выбирается объект гиперссылки (файл, закладка и т.д.).

Пример:

Все о спорте. Первоначальный файл – спорт, в нем есть строка о футболе. Чтобы более подробную информацию иметь, делается ссылка на файл футбол. В файле спорт выделяется слово футболвставка – гиперссылка – щелкаем на кнопке обзор – выбираем файл футбол ОК. Если в файле спорт подвести курсор к слову футбол, то появится рука. Щелкаем на слове футбол, появится файл футбол и информация о футболе.

Меню таблица

Меню таблицасодержит команды, предназначенные для создания и обработки таблиц.

Можно вставить панель инструментов «таблицы и границы» – вид – таблицы и границы.

Команда таблица - добавить позволяет вставить таблицу заданного размера в документ, строки, столбцы.

Команда таблица -удалить - для их удаления.

Команда таблица -объединить – объединяет выделенные смежные ячейки.

Можно создать таблицу, используя пиктограмму «добавить таблицу» - установить курсор в том месте, где должна быть таблица, и щелкнуть на пиктограмме , появится прототип таблицы, перемещая мышь, можно определить число колонок и строк.

Ширину колонок можно изменить:

буксируя разделительную линию в нужную сторону до получения необходимой ширины колонки;

буксируя позицию разделительной линии на координатной линейке.

В некоторых случаях таблицу надо оснастить заголовком (шапкой). Заголовок должен быть общим для нескольких столбцов таблицы.

Чтобы оформить заголовок таблицы, необходимо объединить ячейки первой строки – выделить ячейки – таблица – объединить. Можно использовать пиктограмму на панели инструментов.

Простые расчеты выполняются с помощью команды таблица – формула.

Чтобы упорядочить поле, применяется сортировка таблица – сортировка.

Для таблицы справедливы команды копирования, выравнивания.

Чтобы в таблице поменять направление, выделяется таблица, формат – направление текста – в открывшемся окне выбирается направление текста. Можно выполнить используя кнопку на панели инструментов «таблицы и граница».

Пример:

Шаг письма – обычная таблица;

Плотность электролита – объединение ячеек;

Адрес – изменено направление текста;

Таблица Шаг письма

страна

Шаг письма

Межстрочный интервал

РФ

1,2

3,2

Казахстан

1,5

3,1

Германия

1,3

2,9

Швеция

1,6

2,8

Бельгия

1,1

3,2

Чехия

1,4

3,3

Таблица «Плотность электролита»

Плотность электролита при 15 0С

Количество серной кислоты на 1 л воды

Плотность электролита при 15 0С

Количество серной кислоты на 1 л воды

г

См3

Г

См3

1,100

176,4

91,0

1,134

232

126,0

1,108

182,7

99,2

1,142

249

135,2

Таблица «Адрес»

Байтурсынова 10

Байтурсынова 10

Байтурсынова 10

Байтурсынова 10

Байтурсынова 10

ПРИМЕРНАЯ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ РАБОТЫ В WORD

ПУСК – ПРОГРАММЫ – WORD

Устанавливается шрифт, размер шрифта, цвет, начертание –формат – шрифт, или на панели инструментов.

Устанавливается отступ справа и слева, отступ первой строки, выравнивание, межстрочный интервал – формат – абзац

Набор текста.

Если в тексте повторяются фразы, воспользоваться –сервис – автозамена.

Сохранить текст – файл – сохранить – создать папку (если необходимо) – открыть папку – в поле «имя файла» указать имя файла – кнопка «сохранить».

Чтобы открыть имеющийся или создать новый – файл – открыть или создать.

Все эти действия можно выполнять на панели инструментов.

Проверить граммат ошибки –сервис – правописание.

Если необходимо сделать корректировку в тексте – переместить фрагменты, скопировать, заменить уже написанные слова на другие – правка – вырезать, копировать, заменить. Можно через панель инструментов.

После внесения изменений повторно сохранять.

Проставить страницы – вставка – номера страницы.

Сделать предварительный просмотр файл – предварительный просмотр.

Распечатать текст – файл – печать. Выбрать нужные опции – все, текущая страница, страницы, фрагмент.

Записать на дискету:

С окна Word: файл – сохранить как – в поле папка выбрать диск А – ОК.

Через проводник: найти свою папку (факультет – группа – фио) – найти нужный файл – выделить его – правка – копировать – в поле папка выбрать диск А – правка =вставить.

Или через проводник или мои документы найти нужный файл – правая кнопка – отправить на диск А.

Соседние файлы в папке инфрматика 1