208

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ (МИИТ)

Ю Р И Д И Ч Е С К И Й И Н С Т И Т У Т

В. П. ЕГОРОВ,

А. В. СЛИНЬКОВ

Основы документооборота в таможенных органах

Учебное пособие

МОСКВА—2015

УДК 651

ББК 63.2

Рецензенты:

- Фроликов И.И.- кандидат технических наук, начальник учебно-методического управления МГУ ПС (МИИТ);

-Зейналова Л.М.- кандидат исторических наук, доцент кафедры Юридического института МГУ ПС (МИИТ).

Авторский коллектив:

В.П.Егоров, почётный работник высшего профессионального образования Российской Федерации, доктор военных наук, профессор, заведующий кафедрой «Документоведение и документационное обеспечение управления» Юридического института МГУ ПС (МИИТа) - главы 1-4,введение, заключение.

А.В.Слиньков, методист учебно-методического Центра фонда «Наследие Митрополита Питирима» МГУ ПС(МИИТа) - главы 5-10.

ББК 63.2 Е-30

В.П.Егоров, А.В.Слиньков

Основы документооборота в таможенных органах. Учебное пособие. Юридический ин-т МИИТа.–М.: 2015 г.- с.

В учебном пособии показано современное состояние документоведения и документационного обеспечения управления. Раскрываются их значение и место в обществе. Особое внимание уделено содержанию документов и использованию электронных документов в системе управления таможенных органов. Структура пособия отражает последовательность этапов работы с документами, соблюдение персональной ответственности за сохранность документов и обеспечении конфиденциальности содержащихся в них сведений. К настоящему времени создана определенная нормативно-методическая база, представляющая собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов.

Оглавление

Введение

Раздел 1,2.Документоведение, документ, информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления. Делопроизводство в таможенных органах Российской Федерации

1. ДОКУМЕНТ И ЕГО МЕСТО В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ 1.1.1. Понятия «документ», «информация» 1.1.2. Способы документирования 1.1.3. Система документации и управление 2. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления 1.2.1. Основные виды документной деятельности 1.2.2. Информация в управленческой деятельности 1.2.3. Управление документацией 1.2.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения 1.2.5. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации 1.2.6. Унифицированные системы документации Раздел 2. Делопроизводство и работа архива в таможенных органах Российской Федерации Глава 2.3. Организация делопроизводства в таможенных органах Российской Федерации 2.3.1.Общие положения 2.3.2. Основные понятия 2.3.3.Документация таможенных органов

Глава 2.4.Требования к оформлению документов таможенных органов 2.4.1. Бланки документов 2.4.2. Состав реквизитов документов 2.4.3. Правила оформления реквизитов документов 2.4.4. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств 2.4.5. Копирование (тиражирование) документов

Глава 2.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 2.5.1. Приказ, распоряжение 2.5.2. Положение, правила, инструкция 2.5.3. Подготовка и оформление совместных документов 2.5.4. Протокол 2.5.5. Служебные письма 2.5.6. Акт 2.5.7. Доверенность 2.5.8. Записки (докладные, служебные, объяснительные) 2.5.9. Особенности оформления телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм Глава 2.6. Организация документооборота и исполнения документов 2.6.1. Организация документооборота 2.6.2. Организация доставки документов 2.6.3. Организация обработки и передачи поступающих документов 2.6.4. Регистрация отправляемых документов 2.6.5. Отправка документов 2.6.6. Прохождение и регистрация внутренних документов 2.6.7. Особенности исполнения документов 2.6.8. Учет количества документов

Глава 2.7. Система электронного документооборота 2.7.1. Система электронного документооборота 2.7.2. Автоматизированная обработка документов. 2.7.3. Регистрация документов. 2.7.4. Особенности работы с электронными документами. Глава 2.8. Контроль исполнения документов. Организация работы с документами в структурных подразделениях 2.8.1.Сущность контроля исполнения документов 2.8.2.Сроки исполнения документов? 2.8.3. Организация работы с документами в структурных подразделениях. Раздел 3. Формирование дел и организация их хранения. Глава 3.9. Разработка и ведение номенклатуры дел. Формирование дел 3.9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 3.9.2. Формирование и оформление дел. 3.9.3. Организация оперативного хранения документов. Глава 3.10. Порядок передачи документов на хранение в архив таможенного органа. Комплектование архива таможенного органа 3.10.1.Организация проведения экспертизы ценности документов

3.10.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов. 3.10.3.Оформление результатов экспертизы ценности документов. Составление и оформление описей. 3.10.4. Обеспечение сохранности документов архива таможенного органа.

Заключение

Источники и литература

Контрольные вопросы к зачёту

ВВЕДЕНИЕ

В последнее время в различных слоях российского общества не утихают разговоры о необходимости политической и экономической модернизации страны. Так что само время определило задачу совершенствования организационной структуры и методов управления как важного звена в улучшении руководства экономикой. Значительное место в успешном решении этой задачи занимает документоведение и документационное обеспечение управления (далее — «делопроизводство»).

Документоведение и документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это один из инструментов управления (менеджмента).

Документ — явление сложное и древнее. Его появление, эволюция, функции, требования, предъявляемые к его составлению и оформлению, а также весь порядок работы с ним изучаются в профессиональном цикле.

Значение делопроизводственного обслуживания, как одной из сфер управленческой деятельности, определяется универсальностью делопроизводства, поскольку основу информационного хозяйства любого предприятия, учреждения или организации составляют традиционные, рукописные, типографские документы, документы на магнитных носителях, электронные документы и др.

Велик удельный вес делопроизводственных операций в общем объеме управленческого труда. На работу с документами специалисты тратят 20-60% рабочего времени.

Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. При рационально организованном делопроизводственном процессе специалисты и руководители освобождаются от несвойственных им операций, повышается производительность и эффективность их труда и сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления.

В правильной организации делопроизводства заложены основы сохранности и эффективного использования документов в будущем. С целью регламентации и рационализации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях на основе государственной системы делопроизводства разрабатывается своя система документооборота. Цель государственной системы документационного обеспечения управления — доведение до уровня общей нормы оправдавших себя на практике и апробированных рациональных форм и методов обработки служебной документации — может быть достигнута, если служащие, занятые обработкой документов, будут использовать в практической деятельности правила и нормы рационального делопроизводства.

В современном мире, когда прямо или косвенно затрагиваются вопросы управления, неминуемо присутствует понятие «система» или система управления.

Под системой следует понимать некое целостное образование, состоящее из отдельных элементов. Эти элементы связаны между собой энергетическими или информационными (а чаще и теми и другими) связями.

Каждый руководитель, предприниматель (деловой человек) выступает за порядок, базирующийся на экономической и организационной основах, а не на эмоциях. А это может дать система, где каждому нормальному здоровому человеку были бы предоставлены возможности приложить свои способности за достойную плату. Формы управления слепо копироваться не должны, но основы управления (системы управления) должны быть заложены в организационно-штатные структуры и функциональные обязанности должностных лиц (должностные инструкции).

Решающим фактором в управлении выступает человек во всей сложности своей социальной сущности и психологии.

Как научная дисциплина «Документоведение» тесно связано с архивоведением, информатикой, источниковедением, теорией управления, правовыми дисциплинами и др.

На развитие документоведения и документационного обеспечения управления значительное влияние оказывает теория управления, поскольку в документах отражаются функции управления. В документах фиксируется вся многогранная деятельность учреждений, организаций и предприятий. Рациональная организация документных работ способствует совершенствованию управленческой деятельности.

К настоящему времени создана определенная нормативно-методическая база, представляющая собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов.

Она включает:

— законодательные акты РФ в сфере информации и документации: прежде всего, Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также Федеральные законы от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», от 22.10.2004 № 125-ФЗ, «Об архивном деле в Российской Федерации», Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» и др.;

— Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ (в том числе постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477);

— правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ;

— правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

— ГОСТ на документацию, УСД, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и некоторые другие документы нормативно-правового и методического характера.

В целях совершенствования организации документационного обеспечения управления и работы архива в таможенных органах Российской Федерации (далее - таможенные органы), установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности таможенных органов документов издан приказ Федеральной таможенной службы от 9 июля 2014 г. № 1331 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации"