5 семестр - ИПОВС / БД лабы / БДлаб5

Рис. 14. Вид окна отчета с дополнительным уровнем группировки в режиме конструктора

Нумерация страниц и постраничный вывод групп записей

В многостраничных документах возникает необходимость нумеровать страницы. Это можно сделать, выбрав элемент управления “Номера страниц” на вкладке “Конструктор” и в появившемся окне указать формат и расположение номеров страниц. В результате этого в верхний или нижний колонтитул автома-

тически вставляется поле с выражением, в котором содержатся имена свойств

Page и Pages, обозначающих номер текущей страницы отчета и полное число страниц соответственно (см. рис. 14).

Чтобы формировать список учебной группы на отдельном листе, надо пе-

ренести информацию из заголовка отчета в заголовок группы, заголовок отчета вообще удалить, а в конце раздела примечания группы из палитры элементов расположить элемент “Вставить разрыв страницы” или выбрать значение “После раздела” для свойства “Конец страницы” примечания группы.

Создание отчетов в виде этикеток

Отчеты в виде этикеток называются также “почтовыми наклейками”. Та-

кого типа отчеты обычно включают небольшие число полей, имеют компактный размер (на одном листе размещается несколько экземпляров этикеток обычно размещаемых в несколько колонок). Такие отчеты могут использоваться для соз-

дания ценников, визитных карточек и т. п. Для создания таких документов может использоваться специальный мастер по созданию почтовых наклеек, активизи-

11

руемый командой “Наклейки” в коллекции “Отчеты” на вкладке “Создание” (см. рис. 1).

Лабораторное задание

Изучить классификацию и способы создания отчетов, освоить приемы разработки разнотипных отчетов различными способами, создав отчеты с данными из базы для своего варианта.

Порядок выполнения лабораторной работы

1.При домашней подготовке к лабораторной работе изучить ее описание, ответить на контрольные вопросы и для базы данных, созданной для своего варианта, определить перечень разнотипных отчетов, содержащих данные из таблиц и результатов запросов, созданных для своего варианта в лабораторной работе № 3, и нарисовать эскизы отчетов. Для каждого отчета выбрать подходящий макет и стиль оформления, предусмотренный в Access.

2.Запустить СУБД Access, активизировать окно справки, найти в оглавлении справочный материал “Формы” и ознакомиться со статьями “Создание простого отчета”, “Изменение отчетов”, “Создание отчета с группировкой или сводного отчета”, “Подсчет в отчетах“, “Суммирование в отчетах”, “Создание наклеек для печати”, дополнив ответы на контрольные вопросы информацией о режимах и способах настройки отчетов.

3.Для каждой таблицы базы данных своего варианта с помощью Мастера создать отчет, отражающий полное содержание таблицы, с отличающимся макетом и стилем оформления.

4.Определить, как отсортированы строки в созданных отчетах. Объяснить наблюдаемый порядок сортировки строк.

5.Сохранить содержимое созданных отчетов в текстовых документах.

6.В режиме конструктора задать альтернативный порядок сортировки строк в созданных отчетах, предусмотреть нумерация строк с данными и проверить результаты произведенных изменений.

7.Сохранить скорректированные отчеты в базе данных под новыми име-

нами.

12

8. В режиме конструктора для одной из таблиц создать отчет-анкету, раз-

местив в заголовке отчета текстовую и графическую информацию.

9. Для таблиц базы данных своего варианта с помощью Мастера и режи-

ма конструктора создать достаточно информативный отчет с группировкой, про-

суммировав определенные числовые значения или подсчитав число значений,

записей или т.п.

10. С помощью конструктора создать отчет с вычисляемыми полями, со-

держащий информацию для анализа предметной области. Воспользоваться по-

строителями запросов и выражений.

11. Для базы данных своего варианта создать отчет с группировкой, объе-

диняющий информацию из всех таблиц базы данных, использовав в качестве источника данных соответствующий запрос. Отчет должен быть информатив-

ным, достоверным и позволять анализировать состояние предметной области.

12.Подготовить почтовые наклейки на основе информации, содержащейся

вбазе данных своего варианта.

13.В каждом отчете должны содержаться данные; содержимое сформиро-

ванных отчетов необходимо сохранить в текстовых документах.

14.Показать преподавателю результаты:

1)текстовые документы с содержимым созданных отчетов;

2)отчеты с отличающимся макетом и стилем оформления, созданные с помощью Мастера, для таблиц базы данных;

3)скорректированные в режиме конструктора отчеты с нумерацией и альтернативным порядком сортировки строк;

4)отчет-анкету, созданный в режиме конструктора;

5)отчет с группировкой;

6)отчет с вычисляемыми полями;

7)отчет с группировкой на основе запроса;

8)почтовые наклейки.

15.Сдать зачет по лабораторной работе и сохранить текстовые документы

ибазу данных, дополненную созданными отчетами, на сетевом диске.

Требования к отчету

Рукописная часть отчета должна содержать:

13

1)название и цель лабораторной работы;

2)ответы на контрольные вопросы;

3)перечень и эскизы создаваемых отчетов с указанием способов создания

отчетов;

4)пояснения к результатам выполнения лабораторной работы.

Файловая часть отчета должна содержать текстовые документы с содер-

жимым созданных отчетов.

Контрольные вопросы

1.Каково назначение отчетов?

2.Какие типы отчетов существуют?

3.Какими способами могут создаваться новые отчеты в Access?

4.Какие разделы выделяются в структуре отчета? Каково назначение этих разделов?

5.Как вводятся в отчеты вычисляемые поля?

6.Что может являться источником данных для отчетов?

7.Как можно скорректировать существующий отчет?

8.В каких режимах можно работать с отчетом? Каково назначение каждого из этих режимов?

9.Как можно включать поля таблицы или запроса в отчет при создании отчета с помощью Мастера?

10.Как можно включать поля таблицы или запроса в отчет при работе в режиме конструктора?

11.Какие элементы управления могут быть использованы в отчете? Каким способом можно поместить эти элементы в отчет?

12.Каким образом можно менять размещение элементов в отчете?

13.Как можно менять размер элемента управления?

14.Как можно задавать группировку данных в отчете?

15.Какими способами можно задать сортировку данных в отчете?

16.Как можно обеспечить нумерацию строк в отчете?

17.Чем отличается сохранение содержимого отчета от сохранения отчета?

Содержание
Теоретические сведения........................................................................................................................................	1
Структура отчета ...............................................................................................................................................	1
Создание нового отчета ...................................................................................................................................	3
Сохранение содержимого отчета .....................................................................................................................	6
Корректировка формы отчета в режиме конструктора ..................................................................................	7
Группировка и подведение итогов в отчетах с группировкой.....................................................................	10
Нумерация страниц и постраничный вывод групп записей.........................................................................	11
Создание отчетов в виде этикеток .................................................................................................................	11
Лабораторное задание .........................................................................................................................................	12
Порядок выполнения лабораторной работы .....................................................................................................	12
Требования к отчету............................................................................................................................................	13
Контрольные вопросы.........................................................................................................................................	14

14