Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

Практические работы / Практическая работа 7

.docx
Скачиваний:
18
Добавлен:
26.12.2017
Размер:
105.26 Кб
Скачать

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБОУ ВО «ПГУ»)

Кафедра ИнОУП

ОТЧЕТ

по практической работе № 7

Подготовка и оформление должностной инструкции

по дисциплине Организация и технология документационного обеспечения управления

Выполнили: ст-ты гр. 16ВД1

А.В. Баранова

В.В. Дятлов

К.С. Учуева

Принял: старший преподаватель

Ю.Ю. Фионова

2017

Цель работы: в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» составить должностную инструкцию делопроизводителя.

Ход работы

Выполнение практической части

  1. Составление приказа об утверждении инструкции делопроизводителя. Составленный приказ приведён в Приложении А.

  2. Составление должностной инструкции делопроизводителя. Составленная должностная инструкция приведена в Приложении Б.

Вывод: в результате проделанной работы была составлена должностная инструкция делопроизводителя в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Приложение А

(обязательное)

Приказ

Общество с ограниченной ответственностью «Импульс»

(ООО «Импульс»)

ПРИКАЗ

17.09.2017 № 15

г. Тверь

Об утверждении должностной инструкции

делопроизводителя

В целях регламентации организационно-правового положения делопроизводителя, его обязанностей, прав и ответственности

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Утвердить прилагаемую должностную инструкцию делопроизводителя в ООО «Импульс».

Срок исполнения – 17.09.2017.

  1. Ввести в действие должностную инструкцию делопроизводителя в ООО «Импульс» с 17.09.2017.

Ответственный – заведующий канцелярией В.О. Шрейнер.

  1. Персональную ответственность за соблюдение требований инструкции возложить на делопроизводителя П.А. Гришину.

Срок исполнения – 17.09.2017.

  1. Заведующему канцелярией В.О. Шрейнеру провести обучающий семинар с делопроизводителем П.А. Гришиной до 27.09.2017.

  2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Приложение: на 7 л. в 1 экз.

Директор В.О. Левин

Заведующий канцелярией

В.О. Шрейнер

17.09.2017

Делопроизводитель

П.А. Гришина

17.09.2017

Приложение Б

(обязательное)

Должностная инструкция

Приложение № 1

к приказу от

17.09.2017 № 15

Общество с ограниченной ответственностью «Импульс»

(ООО «Импульс»)

УТВЕРЖДЕНА

приказом ООО «Импульс»

от 17.09.2017 № 15

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

15.09.2017 № 34

г. Тверь

делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом директора организации по представлению заведующего канцелярией.

1.3. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и специальную подготовку квалифицированных рабочих, служащих по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Делопроизводитель подчиняется непосредственно заведующему канцелярией.

1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

  1. действующим законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации;

  2. Уставом ООО «Импульс»;

  3. Правилами внутреннего трудового распорядкаООО «Импульс»;

  4. приказами, распоряжениями директора организации;

  5. инструкцией по делопроизводству и другими нормативно-методическими документами по ведению делопроизводства в организации;

  6. настоящей должностной инструкцией.

1.6. Делопроизводитель должен знать:

  1. нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

  2. структуру организации, руководство структурных подразделений;

  3. современные информационные технологии работы с документами;

  4. порядок работы с документами;

  5. схемы документооборота;

  6. правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

  7. правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;

  8. типовые сроки исполнения документов;

  9. принципы работы со сроковой картотекой;

  10. назначение и технологию текущего и предупредительного контроля;

  11. правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

  12. правила документационного обеспечения деятельности организации;

  13. виды документов, их назначение;

  14. требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;

  15. правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;

  16. правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

  17. системы электронного документооборота;

  18. правила и сроки отправки исходящих документов;

  19. требования охраны труда;

  20. виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления;

  21. правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;

  22. порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел;

  23. правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

  24. правила выдачи и использования документов из сформированных дел;

  25. критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;

  26. порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;

  27. порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;

  28. правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;

  29. правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;

  30. правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;

  31. правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;

  32. правила передачи дел в архив организации.

1.7. Делопроизводитель должен уметь:

  1. работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;

  2. пользоваться базами данных, в том числе удаленными;

  3. пользоваться справочно-правовыми системами;

  4. пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;

  5. применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;

  6. организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;

  7. осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;

  8. разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;

  9. использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;

  10. организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;

  11. правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;

  12. систематизировать документы внутри дела;

  13. обеспечивать сохранность и защиту документов организации;

  14. применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами;

  15. пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;

  16. оформлять документы экспертной комиссии;

  17. оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;

  18. производить хронологически-структурную систематизацию дел;

  19. осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;

  20. составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;

  21. применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами.

1.8. В случае временного отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора организации, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

2. Функции и должностные обязанности

На делопроизводителя возлагаются следующие функции и обязанности:

2.1. Организация работы с документами:

  1. прием и первичная обработка входящих документов;

  2. предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

  3. подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем;

  4. регистрация входящих документов;

  5. организация доставки документов исполнителям;

  6. ведение базы данных документов организации;

  7. ведение информационно-справочной работы;

  8. обработка и отправка исходящих документов;

  9. организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

  10. контроль исполнения документов в организации.

2.2. Организация текущего хранения документов:

  1. разработка номенклатуры дел организации;

  2. проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

  3. формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;

  4. формирование дел;

  5. контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

2.3. Организация обработки дел для последующего хранения:

  1. проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

  2. составление внутренней описи дел для особо ценных документов;

  3. оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

  4. оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;

  5. составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;

  6. передача дел в архив организации.

3. Права

Делопроизводитель имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках в деятельности организации (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства организации от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. Оценка работы и ответственность

4.1. Результаты работы делопроизводителя оценивает заведующий канцелярией.

4.2. Делопроизводитель несет ответственность за:

  1. неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей;

  2. несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и пожарной безопасности;

  3. причинение материального ущерба организации - в соответствии с действующим законодательством.

5. Взаимоотношения (связи по должности)

5.1. Делопроизводитель по вопросам, входящим в его компетенцию, осуществляет взаимодействие с работниками всех структурных подразделений организации:

  1. с плановым отделом, отделом маркетинга, отделом кадров, бухгалтерией: передает документы на исполнение; предоставляет информацию по зарегистрированным документам;

  2. с архивом: сдает документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку, компьютерные банки данных.

  3. с юрисконсультом: передает на согласование проекты распорядительных документов и договоров.

Заведующий канцелярией В.О. Шрейнер

С инструкцией ознакомлена П.А. Гришина

16.09.2017

Начальник планового отдела

Л.С. Мигунов

16.09.2017

Начальник отдела маркетинга

Р.П. Мухина

16.09.2017

Начальник отдела кадров

В.П. Манилов

16.09.2017

Начальник бухгалтерии

Р.Р. Миронов

16.09.2017

Заведующий архивом

В.В. Фомин

16.09.2017

Юрисконсульт

С.Ю. Быкова

16.09.2017

Калькулятор

Сервис бесплатной оценки стоимости работы

  1. Заполните заявку. Специалисты рассчитают стоимость вашей работы
  2. Расчет стоимости придет на почту и по СМС

Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и на обработку персональных данных.

Номер вашей заявки

Прямо сейчас на почту придет автоматическое письмо-подтверждение с информацией о заявке.

Оформить еще одну заявку