Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Лабораторные работы / Лабораторная работа № 7.docx
Скачиваний:
39
Добавлен:
26.12.2017
Размер:
131.44 Кб
Скачать

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБОУ ВО «ПГУ»)

Кафедра ИнОуп

ОТЧЕТ

по лабораторной работе № 7

Обучение элементарной деятельностной компетенции «Разработка инструкции по делопроизводству»

по дисциплине Организация и технология документационного обеспечения управления

Выполнили: ст-ты гр. 16ВД1

А.В. Баранова

В.В. Дятлов

К.С. Учуева

Принял: старший преподаватель

Ю.Ю. Фионова

2017

Цель работы: получить необходимый минимум теоретических знаний в области разработки инструкций по делопроизводству и отработать практические навыки, необходимые для разработки инструкций по делопроизводству. Предполагается закрепление знаниевых компетенций студентов, сформированных в рамках дисциплин «Документоведение» и «Организация и технология ДОУ», и освоение элементарной деятельностной компетенции «Способность разработать инструкцию по делопроизводству».

Ход работы

  1. Составление Инструкции по делопроизводству для предприятия в соответствии с вариантом. Определение перечня управленческих документов, выбор системы регистрации, регистрационной формы (учитывая особенности нашей фирмы). Составленная Инструкция по делопроизводству представлена в Приложении А.

  2. Подготовка проекта приказа о внедрении Инструкции. Составленный приказ о внедрении Инструкции приведён в Приложении Б.

Вывод: в результате проделанной работы был получен необходимый минимум теоретических знаний в области разработки инструкций по делопроизводству и отработаны практические навыки, необходимые для разработки инструкций по делопроизводству. Закреплены знаниевые компетенции, сформированные в рамках дисциплин «Документоведение» и «Организация и технология ДОУ», и освоена элементарная деятельностная компетенция «Способность разработать инструкцию по делопроизводству».

Приложение а

(обязательное)

Инструкция по делопроизводству

Приложение № 1

к приказу от

17.09.2017 № 15

Общество с ограниченной ответственностью «Импульс»

(ООО «Импульс»)

УТВЕРЖДЕНА

приказом ООО «Импульс»

от 17.09.2017 № 15

ИНСТРУКЦИЯ

17.09.2017 № 34

г. Тверь

по делопроизводству

  1. Общие положения

Настоящая Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами.

Инструкция определяет основные правила подготовки, контроля исполнения и организации работы с документами в ООО «Импульс».

Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, нормативно-методическими документами Роскомнадзора и Госстандарта.

Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией обязательны для исполнения всеми подразделениями организации. Все работники организации ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

Организация и совершенствование постановки делопроизводства и документооборота осуществляется на основе единой политики и применения современных информационных средств.

Внедрение и сопровождение информационных технологий производится во взаимодействии с лицом, ответственным за программное обеспечение.

Работы, связанные с организацией делопроизводства и документооборота в ООО «Импульс», возлагаются на ответственных лиц, назначаемых приказом. Обязанности и права ответственных лиц определяются их должностными инструкциями.

  1. Документирование управленческой деятельности

Документы ООО «Импульс», как правило, оформляются на бланках. Бланки документов изготавливаются типографским способом.

Каждый лист документа должен иметь поля: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее.

Формы бланков, применяемых в ООО «Импульс» утверждается директором ООО «Импульс» по представлению секретаря (Приложения № 1-8).

Бланки документов ООО «Импульс» подлежат учету.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) директора ООО «Импульс».

При подготовке организационно-распорядительных документов работники ООО «Импульс» оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

  1. Оформление управленческих документов

    1. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники ООО «Импульс» оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

    1. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещается на бланках документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

    1. Наименование и справочные данные

Наименование ООО «Импульс» указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование помещают в скобках ниже полного.

Справочные данные об ООО «Импульс» включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты и адрес официальной Интернет – страницы в информационно – телекоммуникационной сети Интернет.

    1. Наименование вида документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ) включается в бланка соответствующего вида документов или указывается исполнителем при подготовке документа.

    1. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами:

Например:

18.01.2012.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например:

18 января 2012 г.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

    1. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа присваивается в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Регистрационный (входящий) номер документа в адрес ООО «Импульс», на имя директора ООО «Импульс» или на имя заместителя директора имеет порядковый номер.

Например:

72-14260

Регистрационный (внутренний) номер документа отдела состоит из индекса отдела и порядкового номера.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

    1. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма – ответа.

    1. Место составления и издания документа

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

    1. Адресат

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Адресатом могут являться организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Все строчки реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем.

При направлении документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Наименование организации следует писать перед наименованием структурного подразделения.

Например:

Общество с ограниченной ответственностью «Импульс»

структурное подразделение Организации

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочный интервал.

Например:

Общество с ограниченной ответственностью «Импульс»

структурное подразделение Организации

Должность

И.О. Фамилия

При направлении документа директору организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Наименование должности указывается в дательном падеже.

Например:

Директору Общества с ограниченной ответственностью «Импульс»

Если служебное письмо направляется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Руководителям

Территориальных управлений

Роскомнадзора

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При направлении письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Открытое акционерное общество

«Российские железные дороги»

Новая Басманная ул., д. 2

г. Тверь, 107174

При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

Фамилия И.О.

Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32

г. Тверь, 117574

При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при направлении физическому лицу - после нее.

Адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.

Если необходимо, чтобы адресат знал кому еще направлен документ, на обороте последнего листа документа печатается его полная рассылка.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

    1. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Должность

Личная подпись И.О. Фамилия

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНЫ

Приказом Директора

от 21 июля 2017 г. № 269

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

    1. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например:

ПРИКАЗ

Об изменении штатного расписания

"чего?" ("кого?")

Заголовок составляется лицом, подготавливающим проект документа.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту служебного письма печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой).

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке.

    1. Текст документа

В ООО «Импульс» документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При подготовке проектов документов в ООО «Импульс» рекомендуется применять шрифт Times New Roman размером шрифта №14 (№12 - для оформления табличных материалов) через один интервал. Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

В заголовках граф и строк таблицы существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания для создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (просим предоставить..., направляем в Ваш адрес);

- от первого лица единственного числа (прошу выслать, считаю необходимым);

- от третьего лица единственного числа (ООО «Импульс» не возражает).

    1. Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется через двойной интервал под текстом письма без отступа от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения.

Например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложение, не указанное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Слово "Приложение" печатается с красной строки:

Например:

Приложение: 1. Положение об отделе на 5 л. в 1 экз.

2. Заключение на проект на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Например:

Приложение: брошюра в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Например:

Приложение: письмо Роскомнадзора от 05.06.2010 г. № 72-14260 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Например:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес

Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации, то оно оформляется следующим образом:

Например:

Приложение: съемный носитель информации (дискета, flash - диск)

В приложении к распорядительному документу (приказы, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Все строчки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.

Например:

Приложение № 2

к приказу

от 08 июня 2008 г. № 119

Допускается написание слова "ПРИЛОЖЕНИЕ №" прописными буквами.

Проект распорядительного документа и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию, при этом титульный лист считается первой страницей, но номер на ней не печатается. Номера второй и последующих страниц печатаются посередине их верхнего поля.

Допускается оформление реквизита «Приложение» с переходом на отдельный лист (без текста письма).

    1. Подпись

Документы, направляемые в другие организации, подписываются директором ООО «Импульс» или, по его поручению, заместителем.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. В реквизите "Подпись" наименование должности лица, подписавшего документ, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.

Например:

Должность Личная подпись И.О. Фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: и.о. директора, заместитель). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Например:

И.о. директора Личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Должность Личная подпись И.О. Фамилия

Должность Личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные подразделения, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия

В случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки или отсутствия по другой причине должностного лица, документы подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, назначенное приказом. При этом подпись оформляется следующим образом:

Например:

Врио директора Личная подпись И.О. Фамилия

Финансовые документы, в т.ч. гарантийные письма, в обязательном порядке подписываются начальником бухгалтерии – главным бухгалтером.

При подписании документа, имеющего приложения, подпись располагается ниже реквизита «приложение».

    1. Согласование проекта документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа копии направляемого документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются:

Должность

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Замечания докладываются директору ООО «Импульс», подписывающему документ.

Согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

    1. Оттиск печати

ООО «Импульс» имеет круглую печать с наименованием организации и изображением эмблемы организации, иные печати, указанные в Положении об ООО «Импульс».

Оттиск печати с изображением эмблемы организации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми или иными нормативными актами. Другие круглые печати (без изображенияэмблемы организации) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте.

    1. Отметка о заверении копии

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Копия верна

Должность

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати ООО «Импульс».

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии _____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Копии кадровых документов заверяются в плановом отделе.

    1. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его служебного телефона и печатается размером шрифта № 10.

Отметка также может содержать иную служебную информацию (например: идентификатор файла, адрес электронной почты и т.д).

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, их предназначение: первый (первые) – адресату (адресатам), предпоследний – секретарю, последний экземпляр – в дело отдела, в котором исполнялся документ, фамилию исполнителя и номер телефона, например:

Отп. 3 экз.

Экз. № 1 – адресату

Экз. № 2 – секретарю

Экз. № 3 – в дело отдела административного обеспечения

И.О. Фамилия

(0000) 00 00 00

    1. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа помещается слева в нижнем поле оборотной стороны последнего листа документа и включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слова "В дело"; номер дела (при наличии), в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или начальником отдела, в котором исполнен документ.

В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, в реквизит "Отметка об исполнении и направлении его в дело" включаются краткие сведения об исполнении.

Например:

Исполнено исх. от 22.07 2010 г. № 03418-03/72

В дело № 01.1.02.-04

Дата 31.07.2010

Должность

Подпись

    1. Отметка о поступлении документа

Полученный документ регистрируется в регистрационной контрольной карточке (далее - РКК).

    1. Резолюция

Резолюция оформляется на отдельном листе формата А4 (210 х 297), А5 (148 х 210 мм), А6 (148 х 105 мм) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция.

Резолюция также может быть написана директором от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте. На обращениях граждан, судебных актах и исполнительных документах резолюция от руки не пишется.

В резолюции указываются: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание основных поручений, срок исполнения, подпись, дата резолюции. При оформлении резолюции на отдельном листе указываются регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Изменение основного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании докладной записки на имя директора ООО «Импульс» или его заместителей с приложением оригинала документа и в течение 3-х дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям незамедлительно.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

    1. Отметка о контроле

Отметка о контроле проставляется штампом "Контроль" в верхнем правом углу резолюции.

Если документ ставится на контроль начальником отдела, контроль осуществляется специалистом отдела, ответственным за делопроизводство.

    1. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию ограниченного распространения.

Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

Отметка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и дополняется указанием номера экземпляра документа, располагаемого под отметкой.

  1. Организация работы с документами

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения до их уничтожения или передачи на архивное хранение и включает в себя систему рационального документооборота, создание информационно-поисковых баз данных по документам, контроль исполнения документов, подготовку документов к хранению и архивацию документов.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства ООО «Импульс» документированной информацией.

В документационном обеспечении ООО «Импульс» выделяется четыре группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы, документы строгой отчетности (полученные и выставленные счета, бухгалтерские документы, платежные поручения) и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Порядок прохождения документов Блок-схема (Приложение № ).

Корреспонденция (документы) поступают в ООО «Импульс»:

- с отделения почтовой связи (периодически);

- по факсимильной связи;

- по электронной почте;

- от нарочных лиц или курьеров;

- от посетителей ООО «Импульс».

Секретарь осуществляет первичную обработку корреспонденции.

Перед вскрытием конверта проверяется правильность доставки корреспонденции адресату и целостность упаковки документа.

Не подлежат вскрытию пакеты с литером “Конфиденциально” или “Лично”. После вскрытия конверта проверяется правильность адресования документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специальную отметку при регистрации документа о недостаче. Документы, поступившие не по назначению, переправляются по правильному адресу или возвращаются отправителю.

При приеме документов, переданных по каналам факсимильной связи, проверяется читаемость сообщения. При плохом качестве переданного текста документа оповещается отправитель сообщения и производится повторный прием текста документа.

После вскрытия конверты уничтожают, кроме случаев, когда по конверту устанавливается адрес отправителя, дата отправки и получения документа (в том числе судебные документы), если на конверте имеются служебные отметки.

Предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции проводится секретарём. При этом документы распределяются на:

- документы, подлежащие регистрации;

- нерегистрируемые документы.

Документы передаются на рассмотрение директору ООО «Импульс».

Регистрация проводится в два этапа: Секретарь начинает регистрацию, затем документы передаются на рассмотрение директору.

Документ должен быть исполнен в установленный срок в полном объеме.

Исполненные документы и подшиваются в папки в соответствии с номенклатурой дел на текущий год.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность возлагается на начальников подразделений и секретаря.

Ведение делопроизводства в ООО «Импульс» осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство.

Работники ООО «Импульс» несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. Об утрате документов немедленно докладывается начальнику подразделения и сообщается секретарю.

Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники ООО «Импульс» обязаны передать через лицо, ответственное за делопроизводство, находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому работнику по указанию начальника подразделения.

При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать находящиеся у него на исполнении документы назначенному на его должность работнику илиработнику, ответственному за делопроизводство.

Рассматриваемые и подготавливаемые в ООО «Импульс» проекты документов, а также принятые по ним решения, до их опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с указанной информацией, если законодательством Российской Федерации не установлено иное.

Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке директором ООО «Импульс», его заместителями, в отдельных случаях - иными должностными лицами по разрешению (указанию, поручению) директора ООО «Импульс».

Учет служебных, докладных записок и документов, содержащих пометку «Для служебного использования» производится в журнале который учитывается в номенклатуре дел.

  1. Правила регистрации документов

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

    1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования внутри организации, как создаваемые, так и поступающие.

    2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

    3. Регистрация производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы основной деятельности.

    4. Регистрация производится централизованно.

    5. Документы регистрируются в журналах (приложение №7).

    6. Устанавливается обязательный минимум реквизитов регистрации: дата поступления документа, регистрационный входящий индекс, автор (коррес­пондент), дата документа, регистрационный индекс документа, краткое содержание, резолюция директора (исполнитель, содержание поручения), срок исполнения, отметка об исполнении.

Не подлежат регистрации: рекламные извещения, плакаты, прейскуранты, поздрави­тельные письма, пригласительные билеты, печатные издания (книги, журналы, бюллетени), формы статистических отчетов, корреспонденция с пометкой «лично».

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива и любых необходимых к нему дополнений.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение и исполнение начальнику. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем в журнале и оперативно передается начальнику.

  1. Контроль исполнения документов

Контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляется секретарём, а в структурных подразделениях - сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.

Контроль исполнительской дисциплины в ООО «Импульс» обеспечивает секретарь. Он состоит из следующих этапов:

- постановка поручений на контроль;

- организация сбора информации по выполнению контрольных поручений в структурных подразделениях ООО «Импульс»;

- подготовка справок предупредительного контроля за исполнением поручений; подготовка аналитических материалов по результатам контроля выполнения поручений и информирования руководства о причинах нарушения сроков исполнения;

- еженедельное информирование руководства ООО «Импульс» о состоянии исполнения контрольных документов;

- снятие исполненных документов с контроля.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

На всех документах, поставленных на контроль, проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» и указывается срок исполнения.

При осуществлении своих контрольных функций секретарь запрашивает сведения об исполнении поручений у специалистов, ответственных за контроль, у исполнителей в структурных подразделениях и у начальников структурных подразделений.

При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов в отделе, обязан, по согласованию с начальником (заместителем начальника) отдела, передать другому специалисту контрольные учетные документы по исполнительской дисциплине в отделе и своевременно проинформировать секретаря о смене специалиста, ответственного за контроль исполнения документов в отделе.

  1. Организация хранения документов

С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования.

Начальники отделов ООО «Импульс» и сотрудники, ответственные за делопроизводство, обязаны контролировать правильное использование документов и дел, а также обеспечивать их сохранность.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в отделах в течение трех лет, а затем сдаются секретарю.

  1. Составление номенклатур дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ООО «Импульс», с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда ООО «Импульс».

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Ответственность за составление номенклатуры дел отделов, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив ООО «Импульс» лежит на начальниках отделов и ответственных за ведение делопроизводства в отделах.

Секретарь ООО «Импульс» обеспечивает методическую помощь и осуществляет контроль за правильным формированием и оформлением дел в отделах, проверки наличия и состояния дел в отделах и документального фонда ООО «Импульс» в целом.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о ООО «Импульс» и его структурных подразделениях, структурой ООО «Импульс», штатным расписанием, планами и отчетами о работе, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности ООО «Импульс», их виды, состав и содержание.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается директором ООО «Импульс», визируется начальниками подразделений. Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел и представление их на согласование секретарю возлагается на начальников структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел ООО «Импульс», подписывается директором ООО «Импульс», согласовывается с секретарём, которому документы передаются на постоянное хранение и утверждается (не позднее конца текущего года) директором ООО «Импульс».

Сводная номенклатура дел готовится в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и хранится у секретаря, остальные - используются в структурных подразделениях.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры ООО «Импульс».

Названиями разделов номенклатуры дел ООО «Импульс» являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются с утвержденной структурой ООО «Импульс».

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы ООО «Импульс».

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в ООО «Импульс» цифрового обозначения структурного обозначения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований ООО «Импульс» и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.), или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название ООО «Импульс» или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности ООО «Импульс» (планы, списки, доклады, информации).

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указывается их конкретные названия. А указывается их общее видовое название.

В заголовке дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые планы финансовых мероприятий.

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Если в течение года в ООО «Импульс» возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

  1. Формирование дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях ООО «Импульс».

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются сотрудники, ответственные за делопроизводство.

Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел секретарём. Секретарь проводит проверки правильности формирования дел. Требования секретаря о порядке формирования и оформления дел являются обязательными для исполнения всеми работниками структурных подразделений ООО «Импульс».

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

Подлинники документов необходимо отделять от копий, годовые отчеты от квартальных, утвержденные уставы, правила, положения, инструкции, штатные расписания - от их проектов и переписки по утверждению и т.д.

В дело включается по одному экземпляру каждого документа. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, подшиваются вместе.

При большем количестве листов дело должно быть разделено на тома.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Все виды документов подшиваются сверху вниз по номерам и датам.

В делах постоянного хранения наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

  1. Оформление дел

По окончании календарного года дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат оформлению.

Оформление дела предусматривает:

- перегруппировку документов в прямой хронологической последовательности;

- подшивку и переплет дела в твердую обложку из картона;

- подшивка производится не менее чем в 4-5 проколов, все металлические скрепки, булавки из документов изымаются;

- нумерацию листов простым графитным карандашом или нумератором в верхнем правом углу арабскими цифрами;

- составление (при необходимости) внутренней описи дела;

- составление заверительной надписи;

- внесение необходимых уточнений на обложке дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут храниться на скоросши­вателе, без дополнительного оформления.

Секретарь С.Ю. Быкова

Начальник планового отдела

Л.С. Мигунов

18.09.2017

Начальник отдела маркетинга

Р.П. Мухина

18.09.2017

Начальник бухгалтерии

В.В. Фомин

18.09.2017

Секретарь

С.Ю. Быкова

18.09.2017

ПРИЛОЖЕНИЕ 1