Лабораторные работы / Отчёт по теме Методика анализа состояния ДОУ в федеральных органах исполнительной власти

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБОУ ВО «ПГУ»)

Кафедра ИнОУП

ОТЧЕТ

Методика анализа состояния документационного обеспечения управления в федеральных органах исполнительной власти

по дисциплине Организация и технология документационного обеспечения управления

Выполнили: ст-ты гр. 16ВД1

А.В. Баранова

А.В. Бутова

В.В. Дятлов

К.С. Учуева

Принял: д.т.н., профессор

Л.Р. Фионова

2017

Цель работы: определить основные термины и нормативные акты, необходимые для проведения анализа состояния документационного обеспечения управления в федеральных органах исполнительной власти, а также последовательность процедур анализа состояния ДОУ.

Ход работы

Основные термины, необходимые для проведения анализа состояния документационного обеспечения управления в федеральных органах исполнительной власти

1. Документ.

2. Электронный документ.

3. Документирование.

4. Документационное обеспечение управления (ДОУ).

5. Делопроизводство.

6. Документооборот.

7. Унифицированная система документации (УСД).

8. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

9. Организационно-распорядительный документ (управленческий документ) (ОРД).

10. Регистрация документов.

11. Унифицированная форма документа (УФД).

12. Формирование дела.

13. Дело.

14. Электронное дело.

15. Контроль исполнения документов.

16. Положение о службе делопроизводства (ДОУ).

17. Должностная инструкция.

18. Инструкция по делопроизводству (ДОУ).

19. Табель унифицированных форм документов.

20. Альбом унифицированных форм документов.

21. Номенклатура дел.

22. Служба делопроизводства (ДОУ).

23. Хранение документов.

24. Оперативное хранение документов.

25. Входящий документ.

26. Исходящий документ.

27. Внутренний документ.

Основные нормативные акты, необходимые для проведения анализа состояния документационного обеспечения управления в федеральных органах исполнительной власти

1. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 25.11.2017).

2. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения : [утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016): зарег. Минюстом РФ 08.09.2010, рег. № 18380].

4. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти : [утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2009 № 477 (ред. от 26.04.2016)].

5. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти : [утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76].

6. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. − М. : ВНИИДАД, 2007. – 264 с.

Последовательность процедур анализа состояния ДОУ в федеральных органах исполнительной власти

Анализ состояния ДОУ, в целом, и организации документооборота, в частности, должен проводиться в несколько этапов:

1. Построение структурной схемы федерального органа исполнительной власти, цель:

• определить место службы ДОУ, ее подчиненность, состав должностных лиц в службе ДОУ;

• выявить особенности подготовки и принятия решений в системе управления федеральным органом исполнительной власти.

2. Построение схемы информационных потоков в федеральном органе исполнительной власти (в привязке к организационной структуре), цель:

• определить состав исходной информации, получаемой в виде документов, при решении задач управления,

• определить состав выходной информации, оформляемой в виде документов, всю информацию желательно представить в виде схемы;

• получить данные о важности обрабатываемой и циркулирующей документированной информации, используемой в управлении;

• приблизительно оценить объем документооборота (проверить, проводится ли в федеральном органе исполнительной власти такая оценка систематически), подсчитать, сколько и каких видов документов оформляется, какие способы доставки и отправки используются.

3. Описание порядка документирования управленческой деятельности в федеральном органе исполнительной власти, цель:

• определить правила классификации организационно-распорядительных документов федерального органа исполнительной власти;

• выявить, на кого возложена ответственность за подготовку, согласование, подписание и утверждение каждого документа.

4. Анализ порядка документирования на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям, цель – выявить отклонения от ГОСТа или от ведомственных Инструкций по делопроизводству;

5. Описание и анализ процедуры регистрации документов в федеральном органе исполнительной власти, цель:

• определить, какая система регистрации используется в федеральном органе исполнительной власти, какие приняты регистрационные формы, как формируются регистрационные номера.

6. Описание и анализ процедуры контроля за исполнением документов в федеральном органе исполнительной власти, цель:

• определить, как подходят к контролю в федеральном органе исполнительной власти (формальная фиксация факта исполнения/срыва или выявление реальных причин);

• описать, как строится контрольная картотека (если она имеется);

• выявить, для чего и как используются компьютерные технологии.

7. Анализ организации документооборота, т.е. анализ правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в федеральном органе исполнительной власти, цель:

• выявить документопотоки (сложившиеся в федеральном органе исполнительной власти или организованные в пределах информационной системы движения данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник) по двум признакам:

а) по направлению (горизонтальные, вертикальные, нисходящие, восходящие);

б) по отношению к управляемому объекту (входящие исходящие, внутренние);

• описать наиболее стабильные маршруты движения входящих и исходящих документов (движение внутренних документов наименее регламентировано),

• посмотреть, есть ли графики документооборота в подразделениях и Табель унифицированных форм документов.

8. Описание и анализ процедуры формирования дел в федеральном органе исполнительной власти, целью является проверка следующих моментов:

• как формируются заголовки дел;

• сразу ли исполненные документы подшиваются в дела;

• нет ли в одном деле документов разных видов и разных сроков хранения;

• не подшиваются ли в дела незаверенные копии, дубликаты, проекты документов;

• как подшиваются документы с разными сроками хранения;

• соблюдается ли хронологический порядок при формировании документов дел;

• нумеруются ли листы дела;

• составляются ли описи дел;

• проводится ли экспертиза ценности документов;

• как организовано уничтожение документов.

9. Анализ перечня локальных нормативных актов федерального органа исполнительной власти, регламентирующих порядок документирования, цель: проверка наличия и доработка:

• Номенклатуры дел;

• Положения о службе ДОУ;

• Должностных инструкций в службе ДОУ;

• Инструкции по делопроизводству;

• Табеля и Альбома форм документов;

• Положения об экспертной комиссии федерального органа исполнительной власти;

• Положения об архиве.

Вывод: в результате проделанной работы были определены основные термины и нормативные акты, необходимые для проведения анализа состояния документационного обеспечения управления в федеральных органах исполнительной власти, а также последовательность процедур анализа состояния ДОУ.