Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Скачиваний:
53
Добавлен:
31.12.2017
Размер:
416.93 Кб
Скачать

Лабораторная работа № 5

Создание отчетов средствами СУБД Access

Цель работы: ознакомиться с основными способами создания отчетов и получить практические навыки по их созданию и использованию.

Продолжительность работы - 4 ч.

Теоретические сведения

Создание отчетов является важной функцией, предоставляемой СУБД, так как именно отчеты позволяют представить данные из баз данных в удобном виде не только на экране, но и на бумажном носителе. Под отчетом понимается любой документ, предназначенный для вывода на печать.

Источниками данных для отчетов могут быть не только таблицы и запро-

сы, но и группы записей, отобранные по заданному условию. Отчеты очень по-

хожи на экранные формы, но в отличие от них не предназначены для ввода и из-

менения данных в таблицах.

Различают отчеты анкетного и табличного типа, а также отчеты в свобод-

ной форме. В отчете-анкете информация об одном объекте (группе, студенте и т.п.) обычно размещается в столбец, причем слева указывается название поля, а

справа - его значение. После вывода информации об одном объекте выводится информация о следующем объекте и т.д. Отчет-таблица выглядит как привычная таблица с названиями полей в заголовках столбцов. Отчет в свободной форме применяется для вывода каких-либо бланков, в которых сведения не представле-

ны в виде таблиц (например, письма со стандартным текстом, этикетки с почто-

выми адресами для конвертов и т.п.).

Структура отчета

Отчеты состоят из разделов, а разделы могут содержать элементы управ-

ления. Структура отчета включает пять разделов:

-заголовок;

-верхний колонтитул;

-область данных;

-нижний колонтитул;

-примечания.

На экране каждая из этих разделов ограничивается серой полоской с соот-

ветствующим названием.

Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета. Заголовок -

текст и/или рисунок, изображаемые в начале отчета, обычно содержит надпись,

дату печати отчета и эмблему фирмы.

Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголов-

ков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь мож-

но также помещать и номера страниц, если это не сделано в нижнем колонтиту-

ле.

В области данных размещают элементы управления, связанные с содер-

жимым полей таблиц базы. В эти элементы управления помещаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.

Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула.

Раздел примечания используют для размещения дополнительной инфор-

мации. Примечания отчета - текст и/или графика, изображаемые в конце отчета и обычно содержащие итоговые сведения.

Элементы управления содержат информацию, выводимую на печать. В

элементах управления можно размещать, например:

-текущую дату;

-номер страницы;

-общее количество страниц.

Для определения этой информации могут быть использованы встроенные функции Now(), Page() и Pages(). Текст, записанный в кавычках, воспроиз-

водится без изменений, а оператор & служит для “склеивания” текста, заключен-

ного в кавычки, со значениями, возвращаемыми функциями.

Каждый элемент управления, раздел или отчет имеет набор свойств, зна-

чения которых определяют вид данного элемента и выполняемые с его помо-

щью действия.

2

Создание нового отчета

Для создания нового отчета следует на ленте выбрать вкладку “Создание” и воспользоваться командами из коллекции “Отчеты” (рис. 1).

Рис. 1. Команды для создания отчетов

Как и при создании формы, отчеты проще создавать, пользуясь одним из мастеров, а потом, в случае необходимости, произвести желаемую корректиров-

ку макета отчета в режиме конструктора.

Простейшим способом создания отчетов является использование команды

“Отчет”. При ее выборе в отчет автоматически выводятся все поля источника данных (таблицы или запроса), предварительно указанного в области переходов,

а названием отчета и его заголовком становится название источника данных.

Более гибкой возможностью является использование Мастера отчетов.

Именно этот инструмент наиболее часто используется при первоначальном соз-

дании документа.

При любом способе создания отчета необходимо указать источник дан-

ных, на основе которого он будет формироваться. Источником может быть одна или несколько таблиц либо запрос. При определении полей, входящих в отчет,

следует последовательно указывать разные таблицы и запросы и выбирать нуж-

ные поля из них.

Если выбрать Мастер отчетов, то на первом шаге необходимо указать таб-

лицы или запросы и определить поля, которые будут входить в отчет (рис. 2).

При выборе полей, входящих в отчет, поля следует переносить не в том порядке,

в котором они располагаются в структуре исходной таблицы, а в том, в котором они будут отображаться в отчете. Хотя в режиме конструктора можно менять положение тех или иных элементов в отчете, лучше сразу определить порядок расположения полей.

Предположим, что нужно на основе таблиц “Группа” и “Студент” полу-

чить списки студентов для каждой учебной группы с сортировкой по полям “Фа-

милия”, “Имя”, “Отчество”.

3

Рис. 2. Выбор источника данных и его полей

После определения полей, включаемых в отчет, на втором шаге выбирает-

ся вид представления данных. На рис. 3 задан вид, при котором сначала выво-

дится строка с данными из таблицы “Группа”, а затем связанные строки с дан-

ными из таблицы “Студент”.

Рис. 3. Выбор вида представления данных

На втором шаге выбираются уровни группировки (рис. 4). Если пользова-

теля устраивает предложенное поле группировки, то новые уровни группировки не вводятся. В общем случае, для выделения уровней группировки необходимо выбрать поле, по которому будет производиться группировка, и нажать на кноп-

ку “>”. Если предполагается несколько уровней группировки, то поля должны выбираться в порядке старшинства группировки.

Рис. 4. Выбор уровней группировки

4

Следующий шаг (рис. 5) позволяет задать порядок сортировки записей по полям в каждой группе.

Рис. 5. Выбор порядка сортировки записей

Далее выбирается желаемый вид макета отчета (рис. 6) и его стиль

(рис. 7), задается имя отчета (рис. 8) и нажимается кнопка “Готово”. В результа-

те выполненных действий отчет будет сформирован и открыт в режиме предва-

рительного просмотра (рис. 9, а) .

Рис. 6. Выбор вида макета

Рис. 7. Выбор стиля отчета

5

Рис. 8. Задание имени отчета

а

б

Рис. 9. Вид сформированного отчета в режимах предварительного просмотра (а) и представления (б)

По умолчанию отчету присваивается имя, совпадающее с именем таблицы,

на основе которой формируется отчет. Следует иметь в виду, что имя отчета яв-

ляется и названием документа, выводимым в заголовке отчета.

Если отчет создается без использования Мастера, то при необходимости использовать несколько источников сначала можно создать соответствующий запрос, а потом на его основе формировать отчет.

Сохранение содержимого отчета

Отчет может быть распечатан или сохранен в файле. Чтобы запомнить со-

держимое отчета в файле, можно использовать команды из коллекции “Экспорт” на вкладке “Внешние данные”, которые обеспечивают сохранение в форматах текстовых файлов, электронных таблиц и др.

6

Содержимое отчета целесообразно сохранять в файле не только тогда, ко-

гда формирование отчета и его печать по каким-то причинам разнесено во вре-

мени или пространстве (например, когда отчет должен быть передан в электрон-

ном виде), но и для сохранения отчета в виде, соответствующем содержимому базы данных на момент его формирования, поскольку при каждом открытии от-

чета его содержимое будет отражать состояние базы данных на текущий момент.

Корректировка формы отчета в режиме конструктора

Внешний вид автоматически создаваемого отчета обычно не вполне соот-

ветствует требуемому, например, в нем могут содержаться нежелательные над-

писи, включаемые в отчет по умолчанию, дата создания отчета и, наоборот, мо-

гут отсутствовать какие-то дополнительные элементы.

Для того чтобы скорректировать вид отчета, надо перейти в режим конст-

руктора, нажав кнопку “Конструктор” в нижнем правом углу окна базы данных.

Для отчета, показанного на рис. 9, окно примет вид, представленный на рис. 10.

Рис. 10. Вид окна отчета в режиме конструктора

В режиме конструктора на экране слева и сверху бланка документа распо-

лагаются линейки, помогающие установить размер соответствующего элемента.

Размер любого раздела отчета можно изменять, если подвести указатель мыши к границе раздела и, когда он примет вид двусторонней стрелки, при нажатой ле-

вой кнопке мыши перетащить границу раздела в нужном направлении. Размер области данных при использовании табличной формы документа фактически определяет высоту строки документа.

7

В режиме конструктора на ленте появляется контекстная вкладка “Конст-

руктор” с коллекциями команд, используемых при создании и корректировке отчетов (рис. 11).

Рис. 11. Контекстная вкладка “Конструктор” для отчета

Отчет так же, как и форма, включает в свой состав текст, который в неиз-

менном виде выводится в каждом экземпляре документа, поля, которые обеспе-

чивают вывод в документе вычисленных значений или соответствующих значе-

ний из таблиц (присоединенные элементы). Кроме того, документы могут вклю-

чать в себя различные оформительские элементы (линии, прямоугольники, ри-

сунки и другую графику).

Для того чтобы включить в отчет новое поле из таблицы (т.е. создать при-

соединенный элемент управления), следует открыть список полей командой

“Добавить поля” (в коллекции “Сервис”), выделить в списке одно или несколько полей и перетащить с помощью мыши выбранное поле (или поля) из списка по-

лей в отчет.

Кроме того, можно использовать элемент управления “Поле”, выбрав его в коллекции “Элементы управления” и перетащив мышью в нужное место отчета.

В этом случае создается свободный элемент, не связанный каким-либо полем таблицы базы данных. Чтобы связать этот элемент, следует выделить его, нажать правую клавишу мыши и в контекстном меню выбрать команду “Свойства”, а

затем в активизированном окне свойств на вкладке “Данные” в одноименной строке нажать кнопку “ ” и выбрать поле из списка полей таблицы.

Чтобы создать вычисляемое поле, в строке “Данные” надо записать выра-

жение для его вычисления с помощью построителя выражений, который вызы-

вается нажатием кнопки с многоточием.

В режиме конструктора поля выделены прямоугольниками, показываю-

щими, где в отчете будут выводиться данные и сколько места отводится для вы-

вода их значений. Местоположение элемента и его размер можно изменять с по-

мощью указателя мыши.

8

Отчет в целом, каждый раздел и каждый элемент отчета имеет большой набор свойств. Активизировать окно свойств можно, если указать соответствующий элемент, щелчком правой кнопки вывести на экран контекстное меню и выбрать команду “Свойства”. При этом на экране появляется окно, в котором перечислены все свойства элемента. Их можно просматривать по частям, выбирая соответствующие вкладки, либо увидеть одновременно, перейдя на вкладку “Все”. Свойства, собранные на закладке “Макет”, определяют, как выводятся данные. Изменение свойств производится путем выбора нужного значения из раскрывающегося списка. Свойства на закладке “Данные” определяют, что выводится в поле. Свойства, собранные на закладке “Другие” (имя и дополнительные сведения) используются для задания имени поля и задания примечаний, относящихся к нему.

Если требуется изменить свойства нескольких полей, то их выделяют указателем мыши, нажав левую кнопку мыши, а затем указывают необходимые свойства. Изменения распространяются на все выделенные поля отчета.

Часто в отчете требуется нумеровать строки. Для этого в режиме конструктора надо добавить в область данных отчета свободный элемент “Поле”, открыть окно его свойств и в строку “Данные” ввести выражение “=1”. В ячейке свойства “Сумма с накоплением” выбирается значение “Для всего”, чтобы нумерация была сплошной, или “Для группы”, чтобы нумерация была в пределах группы (рис. 12). Далее в зоне верхнего колонтитула можно ввести наименование колонки “№”.

Рис. 12. Вид окна отчета и окна свойств, обеспечивающих нумерацию строк в отчете

9

Группировка и подведение итогов в отчетах с группировкой

При создании отчета “Список групп” (см. рис. 9) с помощью Мастера был задан один уровень группировки по шифру группы. Если необходимо создать еще один уровень группировки по полу и подсчитать количество студентов муж-

ского и женского пола, то на вкладке “Конструктор” (см. рис. 11) следует вы-

брать команду “Группировка”, чтобы активизировать окно “Группировка, сорти-

ровка и итоги” (рис. 13), в котором отображаются уровни группировки и сорти-

ровки. После выбора команды “Добавить группировку” из списка следует вы-

брать поле “Пол”, по которому будет происходить группировка.

Рис. 13. Изменение уровней группировки и сортировки

Список полей в окне “Группировка, сортировка и итоги” определяет стар-

шинство сортировки/группировки. Для получения желаемого вида отчета поле

“Пол” следует переместить на второй уровень этого списка, используя для этого кнопку “Вверх”, находящуюся в выделенной строке списка справа. После пере-

мещения в выделенной строке для поля “Пол” нужно выбрать команду “Больше”

(см. рис. 13), чтобы исправить значение параметра “без раздела примечания” на значение “с разделом примечания”.

После закрытия окна “Группировка, сортировка и итоги” в отчете появятся разделы заголовка и примечания группы “Пол”. В заголовок этой группы необ-

ходимо перетащить надпись поля “Пол” и само поле, а в примечание группы из панели элементов добавить новый свободный элемент “Поле”, вместе с которым автоматически добавляется элемент “Надпись”. В окне свойств этого элемента нужно задать подпись “Всего”, а для свободного элемента с помощью построи-

теля выражений в строку “Данные” ввести формулу “=Count([Студент]![Пол])”

для подсчета числа студентов. Вид скорректированного отчета в режиме конст-

руктора представлен на рис. 14.

10

Соседние файлы в папке МП3-045