2. Краткая характеристика систем электронного документооборота в России и за рубежом

2. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИИ И ЗА РУБЕЖОМ.

План: - определение системы электронного документооборота; задачи автоматизации учета документов; наиболее известные зарубежные СЭД, проблемы внедрения в России; отечественные СЭД "БОСС-Референт" и "Дело"; основные отличия в технологии работы с электронными документами в российских и зарубежных системах электронного оборота (СЭД)

СЭД (Система электронного документооборота) – организационно - техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют в комплексе решить задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Какие задачи решает автоматизация учета документов:

• централизованное безопасное хранение документов, обеспечение конфиденциальности документов;

• оперативная работа с документами любых типов с учетом прав пользователей;

• коллективная работа пользователей с документами с возможностью рассмотрения, согласования, утверждения, исполнения и контроля исполнения;

• автоматизированная загрузка документов со сканера, электронной почты и других приложений.

• регистрация входящих, исходящих внутренних документов;

• ведение регистрационно-контрольных карточек, номенклатуры дел, журналов передачи, рассылка и контроль местонахождения документов и т.д.;

На российском рынке наиболее широко представлены продукты западных компаний: Documentum, Paragon 2000, DOCS Open, Domino.Doc. К сожалению, особенностью зарубежных систем является то, что все они созданы без учета специфики традиционного российского делопроизводства. Для приобретения систем, разработанных за рубежом необходимо обращаться к партнерам этих компаний в России.

Наиболее распространены на российском рынке: Босс-референт; Дело.

- Босс-референт: ориентирован на поддержку управления организацией и эффективной работы сотрудников, на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы. Основное применение – создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающий управленческий бизнес процесс. Поддерживая делопроизводство, организационное управление, согласование документов.

- Система «ДЕЛО», – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Преимущества: быстрый поиск док-ов; отслеживание движения док-ов; сокращение сроков подготовки док-ов.

Основное отличие западного СЭД от российского в том, что Изначально отечественные системы электронного документооборота создавались как приложения для автоматизации конкретных задач. В основном они необходимы были для того, чтобы автоматизировать российское делопроизводство. Они развились до полноценных платформ гораздо позже. А западные системы электронного документооборота уже изначально являлись платформенными инфраструктурными решениями, необходимыми для создания масштабируемых хранилищ документов. С течением времени в них также появились средства разработки различных приложений и соответствующие решения.

Когда приобретают продукт западных партнеров, потом всегда дополнительно приобретают приложения от отечественных производителей.